Введение
Для эффективного использования при управлении предприятием работающей ERP системы необходима развитая система отчетности. Поэтому сначала рассмотрим общую схему создания отчетов. Далее рассмотрим примерный список отчетов и в заключении приведем несколько примеров необходимых отчетов.
Схема создания системы отчетов
Основой для получения отчетов для финансового директора на основе ERP систем является Главная книга, в которую попадают данные изо всех модулей по всем операциям. Поэтому основным требованием к настройке системы является грамотно настроенные план счетов и отражения операций в главной книге. Т.е. уровень аналитики должен соответствовать требованиям финансового директора.
Следующим этапом построения системы является настройка иерархий на основе плана счетов. Необходимо определить статьи и связь статей отчета (например, Актив = Текущие активы + Долгосрочные активы). И привязать статьи нижнего уровня к соответствующим счетам главной книги.
После этого, появляется возможность формировать данные отчеты, основываясь как на остатках по счетам, так и на обороте по счету (или дебету/кредиту счета).
Список отчетов
Отчеты необходимые для финансового директора можно разбить на следующие группы: Планирование и бюджеты, Фактические отчеты, Аналитические справки.
Приведем примерный список отчетов в порядке их составления в процессе планирования и контроля исполнения плана:
- Анализ и прогноз продаж
- План продаж
- План производства (сводный)
- План закупок
- График платежей полученных
- График платежей уплаченных
- Кредиты (сводный)
- Дебиторы, кредиторы
- Движение ТМЦ в количественном и стоимостном выражении
- Движение денежных средств
- Прямые затраты
- Косвенные затраты
- Прибыли и убытки
- Баланс (укрупненный и детальный)
При этом стоит учитывать, что данный список можно расширить вариациями данных отчетов. Например, построение отчета на заданную дату, сопоставление план-факт, построение трендов по статьям отчетов и т.д.
Заметим, что некоторые отчеты полностью попадают в какую-то группу (например, План производства в Планирование и бюджеты), другие могут находиться в нескольких группах (например, сопоставление плановых и фактических затрат).
Добавим также, что для анализа удобно также использование различных графиков и диаграмм. (См. последний пример)
Примеры отчетов
В этом разделе приведены примеры отчетов созданные по указанной выше схеме. Возможности Crystal Reports позволяют получить отчеты в HTML страниц. Именно в таком виде они и представлены ниже. Кроме того, имеется возможность экспортировать отчеты в другие форматы, такие как текст, MS Excel, MS Word, Lotus 1-2-3, Data Interchange Format, ODBC и др.
Укрупненный баланс
В данном примере представлен укрупненный баланс на указанную дату.
Иерархическая структура укрупненного баланса
Используя возможности иерархической сортировки Crystal Reports, можно перемещаться по отчету с помощью полученного дерева.
Отчет о прибылях и убытках
В данном примере представлен отчет о прибылях и убытках за заданный период. Как и в следующем примере, здесь используются обороты за заданный период, а не остатки на счетах как в предыдущем примере.
Отчет о движении денежных средств
В данном примере представлен отчет о движении денежных средств на указанную дату.
Укрупненный баланс по периодам
В данном примере представлен баланс, развернутый по месяцам года.
Отчет о прибылях и убытках по периодам
В данном примере представлен отчет о прибылях и убытках за год, развернутый по месяцам года.
Отчет о движении денежных средств по периодам
В данном примере представлен отчет о движении денежных средств за год, развернутый по месяцам.
Укрупненный баланс. Анализ план - факт
В данном отчете представлен плановый баланс, фактический баланс и отклонение плана от факта.
Отчет о прибылях и убытках. Анализ план - факт
Аналогично для отчета о прибылях и убытках.
Отчет о движении денежных средств. Анализ план - факт
Аналогично для отчета о движении денежных средств.
Финансовые показатели
Для проведения оценки финансового состояния предприятия необходимо использовать финансовые показатели. В этом отчете собраны основные фин. Показатели, необходимые для анализа. Кроме этого данные сгруппированы по валюте, году и типу баланса (план, факт и т.д.)
Финансовый анализ
Этот пример демонстрирует использование графических средств Crystal Reports для проведения финансового анализа. Используемые данные собраны за 7 лет и сгруппированы по годам.
Заключение
Представленная схема создания отчетов применима не только на сочетании продуктов iRenaissance и Seagate Crystal Reports. С небольшими обобщениями она позволит создать систему отчетности для любого сочетания ERP - генератор отчетов. Так же хотелось ба отметить, что для более эффективного использования ERP системы в работе финансового директора хотелось бы видеть подобную систему, использующую OLAP средства. Эти средства позволят проводить более детальный анализ, вследствие чего вырабатывать оптимальные планы и выявлять причины отклонений фактических данных от плановых. Что в свою очередь обеспечит более эффективную (прибыльную) деятельность предприятия.