Оптимизация расходов на СЭД: подрядчики знают, как сэкономить

Источник: cnews

Отечественный рынок систем электронного документооборота можно назвать "островком стабильности" в сфере ИТ. По итогам 2009 года аналитики ожидают, что его объем хоть незначительно, но увеличится. Тем не менее, рецессия в стране продолжается, поэтому по-прежнему остаются актуальными вопросы экономии. Способы сокращения расходов обсудили участники круглого стола "СЭД: возможности оптимизации", организованного CNews Conferences и CNews Analytics.

На российском рынке продолжает оставаться актуальной проблема оптимизации затрат на СЭД. Тех, кто только планирует приобрести систему электронного документооборота и внедрить ее на предприятии, сегодня в первую очередь волнуют вопросы снижения расходов. Предприятия, уже использующие СЭД, также заинтересованы в экономии ресурсов. При этом спрос на СЭД только растет, чему есть несколько причин.

На российском рынке продолжает оставаться актуальной проблема оптимизации затрат на СЭД

С одной стороны, сегмент электронного документооборота имеет мощную поддержку со стороны госсектора. Президент требует от подчиненных скорейшего перехода на инновационные рельсы и построения "информационного общества", которое немыслимо без использования СЭД. В итоге заметная часть бюджетных денег идет не только на поддержание уже заключенных в прошлом контрактов и докупку рабочих мест, но и на новые проекты. Со стороны бизнес-сообщества спрос также стимулируется регулятором. Например, недавно появился еще один повод внедрить СЭД - появились новые требования государства в области хранения документов. Наталья Храмцовская, член Гильдии управляющих документацией и ARMA International, отметила, что в последнее время ужесточились требования к работе с документами в коммерческих организациях. Так, были внесены дополнения в гл.13 Кодекса об административных правонарушениях, в результате административный штраф за нарушение требований законодательства о хранении документов увеличился с 5 тыс до 200-300 тыс. рублей. Наталья Храмцовская отмечает, что потеря этих сумм уже болезненна для бизнеса. С июня 2009 года были ужесточены требования по обеспечению сохранности документов. В законе о банкротстве теперь прописана персональная ответственность высшего руководства за хранение документов. Ужесточение требований государства к работе с документами, по словам г-жи Храмцовской, приведет к повышению спроса на СЭД и будет способствовать более широкому внедрению этих систем.

ТСО: считать или не считать?

Легче всего убедить бизнес в необходимости внедрения системы электронного документооборота при помощи цифр. Расчет ТСО - важная составляющая проектов по автоматизации. Этот критерий понятен бизнесу, но всегда ли он удовлетворяет самих внедренцев? Наталья Храмцовская, говоря о ТСО, отметила, что при применении этого оценочного критерия стоит помнить и понимать, что он включает в себя только денежные затраты, не учитывая, сколько система помогла сэкономить. Зачастую ТСО в 3-6 раз превышает первоначальную стоимость ПО. Соответственно, ТСО имеет слабые места в качестве главного критерия при выборе системы.

Не согласился с тезисом, что "выбор платформы не влияет на ТСО" Андрей Трещук, заместитель управляющего директора TerraLink. По его словам, на ТСО нужно смотреть, как на критерий, включающий в себя развитие платформы. Рассуждая об оценке эффективности внедряемой системы электронного документооборота, Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании Directum, предложил рассматривать не только экономический эффект, но и стратегический, который заключается в достижении поставленных перед компанией целей.

Оптимизировать ИТ

В непростых экономических условиях внедрение систем электронного документооборота многим компаниям представляется весьма сложной и дорогостоящей задачей. Но постепенно нарастающее давление государства заставляет бизнес, пока работающий по старинке, задумываться об автоматизации своего документооборота. Участники круглого стола абсолютно уверены, что "у страха глаза велики" - при необходимости можно уменьшить стоимость почти каждого этапа внедрения СЭД.

Стоимость любой системы электронного документооборота складывается из цены оборудования, платформы и лицензий, услуг по внедрению и сопровождению системы. Алексей Будин, директор компании "Элевайз", напомнил собравшимся закон Парето: 20% усилий дают 80% результата. Экстраполируя его на внедрение СЭД, он отмечает, что именно среди этих 20% нужно искать возможности для экономии.

В это число не входит цена платформы и лицензий, все остальные стадии проекта, по мнению г-на Будина, поддаются оптимизации. С ним согласна и Евгения Капустина, директор по развитию продукта компании "БОСС-Референт". По ее словам, на этапе выбора платформы можно найти некоторые формы сокращения расходов, такие, например, как использование web-клиента, применение схемы лицензирования OEM или переход к решениям Open Source, но риски в данном случае слишком высоки. Алексей Будин также отметил, что вклад Open Source в схеме оптимизации затрат не превысит 10%, поэтому не принесет ощутимой экономии.

На этапе внедрения, по мнению Евгении Капустиной, также существуют возможности для экономии. Она особенно подчеркнула то, чего делать не нужно: отказываться от проведения обследования организации, проводить обследование собственными силами и подготавливать описания процессов "to be". В этом случае велика вероятность реализации рисков, когда получившиеся процессы не будут соответствовать реальным. Алексей Будин также отметил, что на этапе внедрения лучше пользоваться услугами специалистов. Но, по его словам, этап сопровождения лучше передать в ведение собственных специалистов. Евгения Капустина рассматривает три возможных варианта - собственная поддержка, аутсорсинг и частичный аутсорсинг, отдавая предпочтение последнему.

Возможности сокращения расходов на СЭД

Источник: БОСС-Референт, 2009

Евгения Капустина, говоря об экономии, заметила, что главное при оптимизации - помнить, что, уменьшая стоимость проекта, мы увеличиваем риски.

Оптимизировать бизнес

Поиски путей оптимизации при внедрении СЭД можно не ограничивать рамками самого проекта. Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision призвал "искать деньги не в ИТ, а в основном бизнесе предприятия". Он предложил несколько стратегий, позволяющих повысить доходы при помощи средств автоматизации, не повышая при этом расходную часть. Каждый бизнес-процесс имеет свою стоимость. Одна из предложенных им стратегий - выбрать ключевой бизнес-процесс, связанный с оборотным циклом, и автоматизировать его исполнение. Вторая стратегия - контроль за исполнением документов и поручений он-лайн. Говоря о том, что в нынешних условиях бизнесу очень важно получать деньги как можно быстрее, а не в среднесрочной перспективе, г-н Курьянов, предлагает следовать третьей стратегии - утилизировать уже сделанные инвестиции, в том числе и в собственный персонал, и радикально сократить сроки начала промышленной эксплуатации внедряемой системы.

Говоря об особенностях электронного документооборота между юридическими лицами, Владимир Лукоянов, заместитель начальника управления информационных технологий ОДК, отметил, что успешность внедрения СЭД определяется следующими факторами: волей руководства, наличием грамотного руководителя проекта и несопротивлением пользователя.

Решить вопросы на практике

Круглый стол CNews стал площадкой для анонсов новых продуктов. Так, Павел Завгородний, менеджер по продаже решений SAP, заявил, что SAP выходит на российский рынок с собственной ЕСМ-системой, созданной в сотрудничестве с компанией Open Text. Известно, что до недавнего времени SAP не была представлена на рынке СЭД. Сейчас же российским потребителям предлагается продукт "топового класса", тесно интегрирующийся с другими решениями SAP. Андрей Трещук рассказал о новом продукте Microsoft SharePoint 2010, который клиентам компании TerraLink доступен уже сейчас. Как известно, в открытую коммерческую эксплуатацию SharePoint предполагается запустить в середине следующего года.

В мероприятии участвовали компании-заказчики, которым было что рассказать о практической стороне вопроса. Сергей Иванов, начальник управления делами "Межрегионгаза", обратил внимание на особенности проекта по внедрению СЭД, реализованного на этом предприятии. "Межрегионгаз" - крупнейшее дочернее предприятие "Газпрома", состоящее из 60 компаний, - полностью перешло на электронный документооборот. Это позволило повысить оперативность взаимодействия подразделений компании, региональных структур и отдельных сотрудников, сделало прозрачным механизм согласования документов. В целом, внедрение СЭД существенно повысило эффективность производственной деятельности компании.

У рынка СЭД есть еще несколько "козырей", способных поддержать его рост в ближайшее время. Например, мощным стимулом перехода на электронный документооборот может стать формирование правовой базы, придающей юридическую силу е-документам, оптимизация бизнес-процессов компаний с целью повышения скорости принятия бизнес-решений, наконец, реализация госинициатив. Готовность участников рынка СЭД к оптимизации расходов заказчиков на СЭД также продолжит стимулировать развитие отрасли.

Александр Аксельрод: Западные решения становятся доступнее российскому пользователю в плане стоимости и адаптации к условиям российского бизнеса

На вопросы CNews ответил Александр Аксельрод, директор департамента Documentum "Корус Консалтинг".

CNews: Какие факторы выбора СЭД, на ваш взгляд, являются на сегодняшний день ключевыми?

Александр Аксельрод: По моему мнению, существует несколько основных факторов выбора СЭД. В первую очередь, это функциональные возможности системы, которую предполагается создать. Например, необходимо определить, будет ли эта система выполнять функции канцелярии или будет "обслуживать" договорной отдел. Это может быть большой архив для безопасного хранения финансовой, конструкторской, сметной или других видов документации. Здесь же рассматривается необходимость сканирования и распознавания документов. Помимо этого, большое значение имеют предполагаемое количество пользователей, которые будут работать в системе, объем документооборота в компании, выбор платформы - Windows, UNIX, а также необходимость интеграции с другими информационными системами, например, учетными. Кроме того, стоит обратить внимание на территориальную распределенность компании - есть ли у нее филиалы, зависимые дочерние общества, другие формы обособленных подразделений. И, наконец, немаловажную роль играет стоимость системы. Этот фактор - заключительный в списке, но далеко не последний по значимости. При этом стоимость определяется тремя составляющими: стоимость внедрения системы, стоимость лицензий и стоимость владения.

CNews: Насколько востребованы отечественные разработки СЭД и западные СЭД, адаптированные для России?

Александр Аксельрод: Востребованы системы и российского производства, и западных вендоров. При этом западные системы, адаптированные для России, востребованы в большей степени. На крупных предприятиях, для которых характерны большая нагрузка на систему, большое количество пользователей, большие объемы документооборота, чаще внедряют западные системы. Малый и средний бизнес выбирает преимущественно российские решения. Здесь мне бы хотелось отметить тот факт, что последнее время наблюдается сглаживание различий продуктов отечественных и западных вендоров. Западные решения становятся доступнее российскому пользователю в плане стоимости (как внедрения, так и лицензий и владения) и адаптации к условиям российского бизнеса. А решения российских разработчиков, в свою очередь, становятся более совершенными в плане функциональности и производительности.

CNews: В чем, на ваш взгляд, проявились кризисные тенденции на рынке СЭД в России?

Александр Аксельрод: Основная тенденция, которая возникла в связи с наступлением кризиса, - это поворот в сторону свободного программного обеспечения. Это характерно не только для систем электронного документооборота, но и для всех типов информационных систем. Также многие компании сократили бюджеты на развитие и на техническую поддержку систем: предприятия стали выполнять работы силами собственных ИТ-служб и / или приостановили функциональное развитие СЭД. Я думаю, что бюджет проектов по ведению документооборота сократился независимо от отрасли и от того, идет ли речь о крупном, среднем или малом бизнесе, крупном или небольшом проекте.

CNews: Можно ли экономить на СЭД?

Александр Аксельрод: Экономить нужно всегда и во всем, но с известной степенью разумности. Неважно, говорим ли мы о СЭД или о чем-либо другом. На этот вопрос следует отвечать, руководствуясь принципом целесообразности распределения финансовых ресурсов компании. Необходимо автоматизировать те бизнес-процессы предприятия, которые в наибольшей степени определяют эффективность его работы, являются ключевыми для бизнеса. Например, для проектных организаций критически важным является ведение электронного архива документов, поскольку формирование базы научно-конструкторской документации и безопасное хранение этой информации влияют на информационную безопасность данного типа компаний. В то же время для компании, работающей, например, в сфере телекоммуникаций, принципиальным является формирование системы организационно-распорядительной документации. Для всех компаний существует область, экономить на которой нельзя никогда, - это обеспечение технической поддержки информационных систем. Если у предприятия нет своего сильного ИТ-отдела, то экономия на технической поддержке может очень больно ударить по самому предприятию. Если не удастся восстановить утраченные по каким-то причинам документы или целый архив, то потери бизнеса будут достаточно существенными. Этого можно было бы избежать, работая с подрядчиком, профессионально занимающимся поддержкой системы.

Алексей Будин: Сегодня на российском рынке СЭД нет "открытых" решений, которые в достаточной мере соответствуют стандартам и отражают российскую специфику

На вопросы CNews ответил Алексей Будин, директор компании "Элевайз".

CNews: Как изменился рынок СЭД в России по региональному срезу?

Алексей Будин: Системы электронного документооборота уже давно доказали свою эффективность, поэтому вслед за столичными компаниями, которые как правило гораздо быстрее внедряют инновации, сейчас большой интерес проявляют региональные компании.

CNews: Нужны ли заказчикам сейчас проприетарные /открытые СЭД и почему?

Алексей Будин: На мой субъективный взгляд, сегодня на российском рынке СЭД нет "открытых" решений, которые в достаточной мере соответствуют стандартам и отражают российскую специфику.

Поэтому, если вести речь о нулевой стоимости лицензий, то, скорее всего, стоит рассматривать проприетарные бесплатные решения.

Например, наша компания выпустила бесплатную версию системы ELMA.

Как показала практика, даже бесплатная версия с определенными ограничениями позволяет компаниям начать работать "здесь и сейчас" и извлекать выгоду от электронной формы документооборота.

CNews: В чем, на ваш взгляд, проявились кризисные тенденции на рынке СЭД в России?

Алексей Будин: В кризисное время особенно актуальным становится микроменеджмент.

Раньше управленцы могли действовать на стратегическом уровне (читай просто: принять решение о внедрении СЭД) и "не забивать" себе голову микроуправлением в проекте по внедрению СЭД. Cейчас компании стараются уходить от "долгих" ИТ-проектов в сторону проектов с меньшей длительностью и более четкими целями - так гораздо легче получается контролировать отдачу от вложенных в проект усилий.

Поэтому на сегодняшний день более актуальны системы, которые позволяют получать результат "здесь и сейчас".

CNews: Можно ли экономить на СЭД?

Алексей Будин: Скорее надо говорить не об экономии, а о получении ощутимого результата и возврате инвестиций.

Добиться этого можно за счет грамотной организации процесса внедрения и выбора "подходящей" СЭД.

Никто и никогда для постройки клумбы не будет пользоваться услугами экскаватора. И наоборот - глупо рыть фундамент для большого дома с помощью лопаты.

Точно также дело обстоит и с системами СЭД. Российский рынок СЭД на текущий момент предлагает широкий набор инструментов для решения задач именно вашей компании.

На вопросы CNews ответил Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи".

CNews: Сегодня многие организации, имея ограниченные ИТ-бюджеты, вынуждены более целенаправленно и экономно их расходовать. Как определить, насколько обоснованы для организации в настоящее время затраты на внедрение СЭД?

Дмитрий Романов: ИТ-бюджет любой организации ограничен, особенно в условиях экономического кризиса (который, к тому же, непонятно, как поведет себя дальше: пойдет ли на спад или, наоборот, усугубится). В любом случае есть некоторое состояние неопределенности. Поэтому к вопросу внедрения любой информационной системы, и СЭД в том числе, надо подходить с полной ответственностью.

Необходимо четко ответить себе на вопрос: для чего нужна такая система, и какие проблемы с ее помощью могут быть решены? Нужны конкретные KPI (ключевые показатели эффективности), которые покажут, что именно сейчас в организации плохо и что можно улучшить, внедрив СЭД. Все эти параметры нужно переводить в деньги - это позволит четко понять, во что выливается проект внедрения, позволит учесть его расходную и доходную части. Надо также понимать, какие потери, убытки несет в себе текущая ситуация, и как она может измениться при успешной реализации проекта внедрения СЭД.

Если же организация не понимает, зачем ей нужна СЭД, если проблемы неочевидны или не носят жизненно важного характера для ее деятельности, то в таком случае и не надо внедрять систему. Во всяком случае, сейчас.

CNews: Насколько необходимо перед началом проекта внедрения СЭД производить расчет экономической эффективности создания системы электронного документооборота? Кто и как это должен делать?

Дмитрий Романов: Расчет экономической эффективности - это обязательная вещь, которую необходимо делать перед каждым проектом. Внедрять систему, не зная, для чего это делается, ни в коем случае не стоит. Соответствующий анализ организация может провести самостоятельно, а может попросить сделать это того консультанта-поставщика, который предлагает внедрять СЭД. Если подобные вопросы вызовут у него затруднения или же он не сможет предложить методику расчета экономического эффекта для конкретной организации, - это повод задуматься о профессиональной пригодности данного поставщика.

Необходимо понимать, что при расчете экономической эффективности практикуются два основных подхода. Первый из них - это так называемый подход TCO (оценка совокупной стоимости владения), при котором учитываются фактически только затраты на внедрение и владение системой в течение какого-то периода времени. Более правильным является подход, требующий помимо затрат, считать возможные выгоды, плюсы от внедрения системы. Таким образом, сделать нормальную оценку возврата инвестиций (ROI) и понимать за счет каких факторов организация получит экономический эффект, можно только четко понимая эти самые выгоды. Если поставщик решения не может найти таких выгод - его профессиональная пригодность должна вызывать еще большие сомнения.

Наталья Храмцовская: Идея отдельного законодательства для электронного документооборота сомнительна, особенно в нашей стране

На вопросы CNews ответили Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, и Елена Антошечкина, начальник отдела анализа и методологии компании.

CNews: В чем, на ваш взгляд, проявились кризисные тенденции на рынке СЭД в России?

Наталья Храмцовская: Как мне кажется, организации стали реже выбирать системы из соображений престижности. Гораздо чаще, чем раньше, ставится вопрос об экономической целесообразности СЭД, и используются количественные методы ее определения.

CNews: Можно ли экономить на СЭД?

Наталья Храмцовская: Думаю, это зависит от той роли, которую СЭД играет в деловых процессах организации. Если СЭД мало влияет на эффективность работы основных зарабатывающих подразделений, то, в крайнем случае, на ней можно и сэкономить. Если же СЭД позволяет организации больше зарабатывать (как минимум, окупая себя), существенно сократить расходы или без нее просто невозможно вести основную деятельность, - то тогда экономить на ней неразумно.

CNews: Как принятие закона об электронном документообороте отразится на отрасли?

Наталья Храмцовская: Если закон будет разрабатываться "как обычно", т.е. без учета мнения ведущих юристов и специалистов в области делопроизводства и архивного дела, то первоначальный эффект, скорее всего, будет негативным.

В законе с большой вероятностью появятся как формулировки, делающие ряд широко используемых сейчас технологий нелегитимными, так и положения, вынуждающие использовать только определенные технологии, и тем самым не позволяющие обеспечить гибкость законодательства в быстро меняющихся условиях.

Люди, активно лоббирующие идею такого законодательства, до сих пор были не в состоянии внятно объяснить, что же конкретно этим законом они хотят регулировать. Никто не занимался и анализом эффективности подобных законов и нормативных актов, принятых в Украине, Узбекистане и Казахстане, а напрасно: с одной стороны, в них правильно поставлен ряд проблемных вопросов, а с другой - предлагаемые решения способны иной раз больше навредить, чем помочь делу.

С моей точки зрения, сама идея отдельного законодательства для электронного документооборота сомнительна, особенно в нашей стране, где мы на самом деле идем к смешанному, бумажно-электронному документообороту. Электронный документ, в первую очередь, это документ, и только во вторую - электронный. Общие принципы делопроизводства и документооборота, если уж их и фиксировать в законах, должны быть едиными, а технологическим особенностям место в подзаконных актах.

CNews: Как развивается проект по созданию национального стандарта СЭД, в котором вы принимали участие?

Елена Антошечкина: В настоящее время разработана первая редакция проекта национального стандарта ГОСТ Р "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Требования к электронным сообщениям". Проведено и завершено публичное обсуждение текста первой редакции проекта стандарта и сбор отзывов и замечаний. Сейчас идет работа по их анализу. Следующим этапом станет доработка текста с учетом замечаний - разработка окончательной версии проекта национального стандарта.

В рамках ПНС-2010 (Программа национальный стандартизации) мы планируем принять участие в следующих двух работах. Первая - разработка ГОСТ Р "Системы автоматизации и их интеграция. Системы электронного документооборота. Общие требования". Стандарт будет разрабатываться с использованием Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records (MoReq2), принятого Евросоюзом в 2008 году. Вторая работа - разработка Р 50 "Системы автоматизации и их интеграция. Системы электронного документооборота. Терминологический словарь". Правила будут вводить основные термины, определения и понятия в области электронного документооборота.

Ссылки по теме