В отличие от традиционных писем подготовка письма, направляемого по электронной почте, имеет свои особенности. Подчеркиваю, что я сейчас говорю не о неформальной переписке между друзьями, а об использовании электронной почты для деловой переписки. Хотя в некоторых учебно-методических пособиях и на страницах Интернета уже стали появляться рекомендации по написанию деловых писем, направляемых по электронной почте, многие пользователи по-прежнему делают это безо всяких правил.
А правила рождаются "на поле боя". На первый взгляд, это вещи очевидные, однако на практике часто игнорируемые. Итак, вы нажали кнопку "Написать".
Поле "Кому". Заполнение этого поля выполняет две функции. Вы указываете адрес, куда вы хотите отправить сообщение (как на конверте), и конкретное лицо, которому адресовано это сообщение. Однако, если это не домашний адрес, а, например, общий адрес организации, то чтобы ваше письмо быстро попало в нужные руки, не забудьте указать в поле "Тема" фамилию и инициалы адресата. Например, "Для А.А.Петровой".
Если в поле "Кому" указан не один адресат, а два и более, это значит, что вам должен ответить каждый из них. Если вам достаточно получить ответ только от одного из адресатов, лучше направить письмо одному человеку, а остальных указать в копии. В этом случае вы сэкономите время ваших корреспондентов и избежите ситуации, когда получатели письма, понадеявшись друг на друга, просто не ответят вам.
Также можно использовать правило, действующее при "бумажной" переписке. При направлении запроса в несколько подразделений в поле "Кому" первым поставьте имя адресата, который должен подготовить консолидированный ответ. Все остальные должны направлять свои соображения лицу, ответственному за подготовку ответа. Однако если такой порядок не был ранее установлен в вашей организации, вы должны сообщить всем адресатам о предлагаемом порядке подготовки ответа, указав ответственного.
Поле "Копия". Получателям, имена которых указаны в этом поле, письмо направляется для информации. В принципе, получив сообщение, адресованное вам в копии, вы не должны отвечать на письмо. Если возникла необходимость уточнить направленную информацию, также как при вмешательстве в разговор двух собеседников, целесообразно начать свое сообщение с извинения.
Поле "Скрытая копия". Это поле полезно использовать для рассылок, для того, чтобы не знакомить всех адресатов с вашей адресной книгой.
Поле "Тема" . Думаю, что многие из вас получали письма с пустым полем "Тема". Хорошо, если адресат вам знаком, либо вы ждете ответа от кого-либо.Тогда, включив режим сортировки по адресатам, вы легко найдете нужное вам письмо. А если письмо пришло от незнакомого вам человека, либо вы получаете ежедневно большое количество писем? В этом случае вы просмотрите поле "Тема", чтобы найти среди новых писем те, которые требуют немедленного ответа. Поэтому направляя письмо, не оставляйте это поле незаполненным. Адресат, получивший ваше послание, не раскрывая его, должен оценить, насколько оно важное и срочное. Что касается формулировки темы, то как и в "бумажной" версии она должна кратко отражать суть письма. А если в поле "Тема" вы пишете "привет", "вопрос", "поздравляю", ваше письмо могут запросто выкинуть в корзину, посчитав спамом.
Поле "Важность письма" также позволяет обратить внимание адреса на ваше сообщение. Но пользоваться флажком "высокая важность" все-таки лучше в тех случаях, когда речь идет действительно о срочном сообщении. Иначе получится, как в известной истории про пастуха, который дважды кричал "помогите, волк", когда на самом деле никакого волка не было. Когда же волк действительно напал на стадо, то пастух помощи уже не дождался. Так и ваши адресаты, привыкнув к тому, что вы ставите флажки "высокая важность" на все сообщения подряд, на этот значок просто перестанут обращать внимание. Если же вы решили повеселить коллег и направить им смешную картинку или ссылку, не имеющую отношения к работе, целесообразно все-таки помечать такие сообщения флажком "низкая важность". Тогда сотрудники, выполняющие срочную работу, смогут не отвлекаться на ваше послание, отложив его до момента, когда освободятся.
Поле письма. Структура самого письма, направляемого по электронной почте похожа на структуру письма, которое готовится на бумаге. Обращение, текст сообщения, состоящий как минимум из двух частей, подпись. В официальных письмах, адресованных партнерам, не принято использовать "смайлики", также не допускается смешение различных шрифтов и смешение кириллицы и латинского шрифта. Дурным тоном считается использование транслитерации. Если вы готовите письмо на компьютере, который не поддерживает русский шрифт, позаботьтесь о том, чтобы установить специальную программу.
Часто само деловое сообщение отправляется во вложении. В этом случае поле письма не должно оставаться пустым, обязательно нужно написать сопроводительный текст. Так вы не только проявите вежливость по отношению к адресату, но и уменьшите риск удаления вашего письма из-за опасения "подхватить вирус". Во многих компаниях письма с вложенными файлами, но без текста сообщения, автоматически удаляются.
Подпись. Наличие подписи является хорошим тоном, даже если адресат вас знает. В иных случаях, кроме имени и должности, желательно указывать номер вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта. Для ускорения подготовки сообщений можно сформировать несколько вариантов подписей на разные случаи. Вот, например, образец подписи, который был рекомендован в одной из организаций всем ее сотрудникам:
"С уважением,
Иванова Нина Петровна,
Начальник отдела маркетинга,
ОАО "ХХХХХХ"
Тел. (495) ХХХ-ХХ-ХХ
Факс: (095) ХХХ-ХХ-ХХ
Е- mail : хххххххххххх
www . xxxxxx . ru "
Если вы пишете письма, вы получаете и ответы. Для того чтобы ваш почтовый ящик не распухал от непрочитанных писем, проверяйте почту хотя бы два раза в день - утром и после обеда. Полученные письма лучше сразу прочитать и оценить, требует ли они быстрого ответа. Часто задержка с ответом может застопорить работу других людей и затянуть решение вопроса. Если вы не можете ответить на письмо быстро, по крайней мере, сообщите партнеру о получении письма, чтобы он был уверен, что оно дошло. Полезно также указать, когда вы сможете дать ответ.
Если вы получаете письма в течение всего рабочего дня, настройте автоматическую доставку/получение почты на каждые десять минут.
И последнее. Иногда переписка с партнером выливается в диалог. Если все это происходит в течение рабочего дня, вы помните, о чем вас спрашивали, что вы отвечали, и наоборот. Когда ваш диалог растягивается на неделю, целесообразно, отвечая на вопрос, сохранять всю переписку, начиная с первого письма. В этом случае, отвечая на письмо, мы обычно пользуемся кнопкой "Ответить". Если письмо было направлено нескольким адресатам, чтобы ваш ответ не прошел мимо всех адресатов, включенных в рассылку, полезно всегда пользоваться кнопкой "Ответить всем". Это позволит сохранить всех адресатов начального письма и держать в курсе дела всех членов группы. Безусловно, если вы не стремитесь к информированию кого-либо из группы адресатов, вы можете удалить нежелательного получателя из списка, либо добавить в поле нового человека.