Автоматизация документооборота: взгляд изнутри

Тюрин Константин

Для многих предприятий все большее значение начинает приобретать политика оптимизации их деятельности путем внедрения корпоративных информационных систем. Организации стремятся автоматизировать свою деятельность, а также четко контролировать и оптимизировать бизнес-процессы, происходящие в компании. Системы электронного документооборота (СЭД) призваны решать подобные задачи, позволяя эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием.

Теме внедрения системы электронного документооборота DocsVision и посвящена наша беседа с Ефремцевым Вадимом Григорьевичем, директором по работе с корпоративными клиентами в компании "Интерфейс".

Что представляет собой российский рынок автоматизации электронного документооборота? Какова расстановка сил на нем?

В настоящее время рынок систем документооборота в России проходит стадию становления: производители как отечественные, так и зарубежные, четко не позиционируют свои системы ни по отраслевому признаку, ни по размеру организации. Системы делятся на дорогие (в основном зарубежного производства), и, соответственно, сориентированные в основном на крупного корпоративного заказчика, и относительно не дорогие, востребованные малыми и средними предприятиями.

На сегодняшний день наиболее близкими к DocsVision по функционалу являются: отечественные системы автоматизации документооборота СЭД "DIRECTUM", "Дело" и "ЕВФРАТ-Документооборот" и зарубежные - американская "Documentum" и канадская "DOCS Open".

В отличие от отечественных компаний, иностранные не рассматривают российский рынок в числе ключевых и поэтому неактивно продвигают свои системы электронного документооборота. Исключение составляют лишь несколько компаний. Среди них американская компания Documentum с одноименной системой, а другая - DOCS Open канадской фирмы Hummingbird.

Но наш опыт внедрений DocsVision показывает, что данная система является одной из самых современных и полнофункциональных.

Чем обусловлен выбор сотрудничества компании "Интерфейс" с DocsVision?

Во-первых, СЭД DocsVision реализована на платформе Microsoft, что позволяет внедрять данную систему электронного документооборота практически в любой организации.

Во-вторых, к моменту начала нашего сотрудничества с DocsVision, у последней было довольно большое количество успешно реализованных проектов - более пятисот.

Кроме того, компания DocsVision очень внимательно относится к своим партнерам, создавая доброжелательную обстановку при общении с ними, а также грамотно формируя свою партнерскую сеть, проводя ежегодные партнерские форумы, которые проходят в достаточно теплой обстановке. Именно на одном из таких мероприятий наша компания удостоилась специального диплома победителя по результатам работы с заказчиками в области консалтинга и внедрения DocsVision.

Компания DocsVision не стоит на месте, постоянно разрабатывает новые версии и релизы программных продуктов с учетом потребностей конечных пользователей. Каждый квартал клиенты нашей компании могут оперативно следить за последними изменениями в системе электронного документооборота DocsVision, получая свежие новости, обзоры, демоверсии СЭД, а также принимая участие в бесплатных семинарах и демо-днях по данной системе.

В каких отраслях, возможно, использовать систему электронного документооборота DocsVision?

DocsVision - это серьезная система электронного документооборота, ориентированная на средние и крупные предприятия численностью от 250 человек, хотя некоторые покупают СЭД DocsVision и на 10-15 рабочих мест.

Так что система электронного документооборота DocsVision может использоваться практически в любой отрасли, так как у всех компаний существует свой внутренний документооборот, который необходимо автоматизировать.

Как происходит процесс внедрения системы электронного документооборота DocsVision? Во сколько этапов?

Как правило, внедрение системы электронного документооборота DocsVision проводится в несколько этапов. На первом этапе наши специалисты разрабатывают концепцию решения, проводят детальный анализ процессов, подлежащих автоматизации, а на последующих настраивают и тестируют систему, подготавливая ее для развертывания в рабочей среде. Затем проводятся консультации и обучение пользователей, уровень подготовки которых разный. В среднем курс индивидуального обучения занимает около трех часов. Пользователям просто необходимо освоить весь функционал системы, что в принципе несложно, так как система достаточно понятна на интуитивном уровне. Также при внедрении системы электронного документооборота DocsVision перед клиентами встают проблемы технического характера. В частности, далеко не всегда компьютерная техника удовлетворяет требованиям системы, хотя СЭД DocsVision не отличается особенно высокими требованиями.

Естественно, к каждому внедрению системы электронного документооборота DocsVision мы подходим индивидуально, и этапы, о которых было сказано выше, могут варьироваться.

Предоставляет ли ваша компания бесплатные консалтинговые услуги по системе электронного документооборота DocsVision?

Да, наша компания проводит бесплатные семинары и демо-дни по DocsVision, что помогает нам понять насущные проблемы наших заказчиков и предоставить им оптимальное решение. Мы осуществляем бесплатные консультации как до, так и после внедрения системы электронного документооборота DocsVision.

Консалтинговая политика компании "Интерфейс" всегда отличалась своей гибкостью и профессиональным подходом к нуждам заказчиков.

Каковы особенности использования системы электронного документооборота DocsVision?

При использовании СЭД DocsVision особых сложностей не возникает, так как данная система основана на платформе Microsoft, что позволяет говорить о ее гибкости и универсальности. Правда, обратной стороной этих преимуществ является ее многофункциональность, из-за которой решение одних и тех же проблем возможно различными путями.

Зачастую, если клиент сам занимается внедрением СЭД DocsVision, он не может найти правильное решение по оптимизации того или иного бизнес-процесса, перегружая систему большим количеством документов. Поэтому наша компания в Учебном Центре "Интерфейс" регулярно проводит курсы по настройке, администрированию и установке СЭД DocsVision, а также по разработке бизнес-процессов на базе данной системы электронного документооборота.

Почему, на ваш взгляд, выгодно использовать при автоматизации электронного документооборота СЭД DocsVision?

Система электронного документооборота DocsVision - это гибкое решение, позволяющее организациям перейти от традиционного "бумажного" управления документами к управлению бизнес-процессами, что позволяет повысить качество делового документооборота на предприятии, увеличить его эффективность за счет сокращения времени на поиск и согласование документов, повышения исполнительской дисциплины выполняемых работ.

Система электронного документооборота DocsVision предусматривает интеграцию с другими системами, в том числе с Microsoft Axapta, SharePoint, 1С, позволяя использовать данную систему практически в любой организации, так как продукты компании Microsoft широко используются в любой отрасли, а "1С:Предприятие" - лидер в бухгалтерском учете и аудите.

Кроме того, система электронного документооборота DocsVision позволяет организовать Центр обработки инцидентов на одной платформе с уже существующим в организации документооборотом с помощью специального модуля DocsVision ServiceDesk, который помогает компаниям эффективно взаимодействовать с клиентами.

С точки зрения ценовой политики, СЭД DocsVision ориентирована на средние компании, однако система успешно внедряется и в компаниях корпоративного сегмента.

Внедряя СЭД DocsVision, предприятия получают надежную систему электронного документооборота широкого класса, а также лучшее решение в плане интеграции с продуктами Microsoft.

Ссылки по теме