Возможности настройки и модификации DocsVision

Содержание:

В целях обеспечения соответствия возможностей системы управления документами и бизнес-процессами потребностям каждой организации DocsVision предоставляет гибкие механизмы как настройки отдельных объектов, входящих в ее состав, так и создания собственной разработки на базе существующей платформы.

Настройка карточек документов

В DocsVision можно гибко настраивать внешний вид и поведение карточек как без программирования, так и используя программные расширения в этих карточках (о разработке самих карточек средствами программирования см. раздел "Разработки на базе платформы").

Основной инструмент настройки

Основным инструментом настройки карточек документов является Справочник типов, выполняющий в системе роль редактора карточек. В нем можно задавать новые виды и подвиды карточек, которые вы будете использовать в своей работе, и настраивать их содержание, внешний вид и поведение.

Рис. 19. Справочник типов - основной инструмент настройки карточек

Настройка формы карточки

Для карточек Входящего, Исходящего и Внутреннего документов можно:

Скрыть неиспользуемые поля вкладки Основная;
Скрыть неиспользуемые вкладки карточки, кроме вкладки Основная;
Создать дополнительные вкладки и поля на них.

Можно использовать различные типы полей: числовые, строковые, с выбором даты из календаря, с выбором значений из справочников DocsVision, делать табличные разделы и т.д. Необходимое расположение полей на форме вкладки настраивается визуально.

Карточка Универсального документа настраивается "с чистого листа":

Определяется необходимый набор пользовательских вкладок и полей на них;
Настраивается расположение полей на пользовательских вкладках;
Определяется необходимый набор стандартных вкладок (Категории, Документы и ссылки, Задачи, Согласования и т.д.).

Рис. 20. Настройка карточки: состав вкладок, полей и их расположение

Для карточки файла можно настроить список свойств, категорий, правил синхронизации полей карточки и свойств офисного документа.

Рис. 21. Настройка карточки файла

Кроме состава атрибутов и внешнего вида для карточки документа можно задать перечень состояний документа и допустимую последовательность переходов между ними в соответствии с этапами жизненного цикла документов данного вида. Эта информация задается в настройках в виде списка и графа состояний и переходов.

Также для каждого вида карточки документа может быть настроена программная обработка событий карточки. Среди них - стандартные события (открытие, закрытие, сохранение, переход по вкладкам, выделение номера), а также определяемые пользователем и вызываемые нажатием специальных кнопок на панели инструментов. Сценарий обработки каждого события задается на языке VBScript.

Настройка карточек Согласований, Задач и Заданий

В Справочнике типов можно также настроить виды Согласований, Задач и Заданий DocsVision.

Настройки видов этих объектов в Справочнике типов определяют основные черты их внешнего вида и поведения. Дополнительные возможности предоставляются при настройке шаблонов Согласований и Задач.

Например, для вида Задачи можно определить:

Состав вкладок, в т.ч. Вкладку свойства с настраиваемыми пользовательскими полями;
Отображение и поведение стандартных полей;
Функциональные кнопки на панели инструментов (стандартные и пользовательские, с программной обработкой);
Уведомления о различных событиях, которые должны получать участники исполнения Задачи;
Разрешенные виды подчиненных задач;
Параметры заданий, входящих в задачу.

Рис. 22. Настройка вида Задачи, Полей карточки

Позднее, для каждого вида Задачи, при настройке шаблонов можно указать типовой маршрут исполнения, содержание заданий исполнителям, параметры завершения заданий и т.д.

Аналогично, с учетом их специфики, настраиваются вида Подчиненных задач, Согласований и Заданий.

Настройка представлений

Представления служат простейшими интерактивными отчетами в системе. Инструменты DocsVision позволяют создавать представления, выводящие в табличной форме содержание любых полей карточек, одновременно сортируя и группируя их в соответствии с требованиями, пропуская несущественные данные, не отображая ненужные карточки и выделяя цветом строки с определенными данными.

В представлении можно отобразить:

информацию, которая хранится либо непосредственно в карточке (в одной из ее секций), либо в некоторой секции другой, связанной с исходной, карточки (например, данные по заданиям порожденным из данной карточки);

отображаемое значение из пользовательского свойства карточки;
системную информацию о карточке (дату создания, дату изменения, системную тему и т.п.);
информацию о ярлыке (режим открытия, дату изменения и т.п.);
данные, которые не хранятся непосредственно ни в каких карточках (ни в исходной, ни в связанных), однако могут быть вычислены по некоторым правилам (вычисляемые поля).

Все настройки представлений задаются администратором (или пользователем, обладающим правами редактирования представлений) как комплекс атрибутов, полностью определяющих представление. Пользователь системы может переключаться между разрешенными администратором для папки представлениями, выбирая в меню команды Вид > Текущее представление.

Для изменения и редактирования доступны следующие свойства представления:

количество и состав полей карточки, которые будут отображаться в окне просмотра;
правила группировки карточек по определенному полю в окне просмотра;
правила сортировки карточек по определенному параметру;
фильтр, позволяющий выводить в представлении карточки, выбранные пользователем;
оформление (цвет, шрифт, линии сетки и т. п.).

Рис. 23. Диалог настройки Представления

Рис. 24. Диалог формирования колонок Представления

Рис. 25. Диалог настройки данных Представления

Можно также настроить группировку и сортировку данных представления, применить к нему фильтр на основе поискового запроса, использовать условное форматирование (т.е. выделение цветом записей, отвечающих определенным условиям).

Если в ходе настройки представления было настроено поле, которое может быть использовано в других представлениях, то существует возможность "запомнить" это поле, зафиксировав его в списке выбора как виртуальное поле.

Рис. 26. Результат применения Представления с группировкой и условным форматированием

Данные представления могут экспортироваться в таблицу Excel, для этого в настройках каждого представления указывается список доступных для него шаблонов, экспорта, задающих формат итогового документа.

Настройка расширенных отчетов

Модуль Расширенные отчеты позволяет строить три типа отчетов, настройки видов которых указываются в справочнике расширенных отчетов:

прикладной отчет - изначально является программным и не имеет пользовательского интерфейса, его источником может быть только хранимая процедура. Для запуска на исполнение прикладного отчета необходимо разработать собственную карточку;
базовый отчет - запускается на исполнение из карточки расширенного отчета, форма которой автоматически добавляется в систему при установке модуля.
отчет MS Reporting - также запускается на исполнение из карточки расширенного отчета, но генерируется не системой DocsVision, а Microsoft Reporting Services SQL Server 2005.

Настройка расширенных отчетов требует понимания структуры хранения данных, создания хранимых процедур SQL Server, XSLT преобразований для форматирования отчета, а также навыков работы с SQL Server Business Intelligence Development Studio (для отчетов MS Reporting).

Настройка справочников

Универсальный справочник - еще одно мощное средство расширения возможностей системы без программирования. Он позволяет хранить информацию об объектах, регистрация которых не предусмотрена ни в одном другом справочнике системы DocsVision (см. рис. 27).

Для каждой разновидности объекта создается свой тип записи, содержащий поля с описанием его свойств (например, типом записи может быть какой-либо вид выпускаемой продукции, полями записи, описывающими его свойства - его размеры, форма, цвет, количество штук в коробке и т. д.). Записи и типы записей могут выступать в карточках документов в качестве свойств типа Запись универсального справочника.

Подобно организации информации в других справочниках, типы записей могут образовывать иерархическую структуру, которая отображается на левой панели справочника. На правой панели в нескольких колонках отображается краткая информация обо всех записях, относящихся к выделенному типу записи.

Рис. 27. Универсальный справочник

Рис. 28. Настройка записи в Универсальном справочнике

Создание форм InfoPath

В качестве альтернативы карточкам DocsVision можно использовать экранные формы InfoPath, создаваемых в соответствующем приложении Microsoft Office. Они являются "псевдокарточками": структуру формы InfoPath можно сохранить в шаблоне карточки файла DocsVision. При этом значения полей синхронизируются со свойствами карточки, и все поля карточек, создаваемых по этому шаблону, могут редактироваться как непосредственно в DocsVision - в карточке файла, так и в Microsoft InfoPath.

Рис. 29. Использование формы Microsoft InfoPath в качестве карточки DocsVision

Поля формы InfoPath можно связать с таблицами БД DocsVision, так и с внешними источниками справочных данных.

Причем информация, введенная в поля формы InfoPath, может использоваться для поиска, для формирования представлений - таким же образом, как и значения в полях стандартных карточек DocsVision.

Создание шаблонов печати

Шаблоны печати представляют собой готовые формы для автоматического размещения на бумажном листе хранящейся в карточке информации. В DocsVision представлен только один шаблон печати для карточки каждого типа: стандартный шаблон печати, однако на его основе можно создать другие шаблоны - как более сложные, так и упрощенные. Шаблоны печати описаны при помощи языка XML, и для создания пользовательского шаблона печати можно просто модифицировать уже имеющийся шаблон в любом доступном редакторе и сохранить его с новым названием или же создать собственный новый шаблон. Для этой задачи можно использовать утилиту Редактор шаблонов печати DocsVision, позволяющую визуальными средствами на основе XML-схемы карточки создать шаблон печати в Microsoft Word.

Создание бизнес-процессов

Следующим шагом в сторону автоматизации процессного управления является использование бизнес-процессов, создаваемых при помощи инструментов приложения "Управление процессами" (см. раздел "Основные объекты DocsVision - Бизнес-процессы"). Используя набор встроенных функций визуального редактора, можно создать бизнес-процессы, которые:

выявляют происходящие события - например, появление новой карточки с заданной темой или изменение уже существующей карточки; появление в файловой системе файла с определенным названием; получение почтового сообщения по указанной теме;
реагируют на происходящие события предусмотренным образом - например, отправляют определенным сотрудникам задание на выполнение какой-либо работы по исполнению документа, оповещают сотрудника о чем-либо, создают новую карточку или даже отдельный бизнес-процесс, предназначенный для автоматизации исполнения какого-либо документа;
выполняют функции таймеров - предупреждают о приближении сроков выполнения задания или поручения, рассылают оповещения группам сотрудников в определенное время или выполняют какое-либо другое действие в указанный час;
собирают сведения об имеющихся в системе объектах и т. д.

Описание бизнес-процесса производится при помощи специальной карточки, содержащей список всех доступных функций - как основных, так и поставляемых шлюзами к внешним системам (файловая система, электронная почта и т. д.). Функции в этой карточке представлены в виде пиктограмм; создание бизнес-процесса сводится к заданию последовательности функций с подробным описанием параметров каждой из них, а также указанию связей, согласно которым будет происходить передача управления бизнес-процессом от одной функции к другой.

При описании и отладке бизнес-процесса создается шаблон, на основе которого в нужный момент любой сотрудник (обладающий соответствующими правами доступа) может создать экземпляр бизнес-процесса - для этого он не должен обладать никакими знаниями в области программирования и даже уметь составлять шаблоны бизнес-процессов. Однажды созданный шаблон может служить до тех пор, пока не изменится регламент описываемой им процедуры.

В версии DocsVision 4.0 возможности разработки бизнес-процессов расширены за счет подсистемы "Процессы WWF".

Создание сценариев

Еще более расширяет функциональность бизнес-процессов возможность создания сценариев - подпрограмм, выполняющихся в контексте соответствующей функции приложения "Управление процессами". Написание сценариев требует большей квалификации (в частности, знания языков C# или VB.NET) и может быть вызвано невозможностью выполнения какого-либо действия при помощи встроенных функций приложения.

Разработки на базе платформы

Наконец, если деятельность организации настолько специфична, что не может быть автоматизирована в рамках существующих приложений и возможностей настройки, можно избрать альтернативный путь решения задачи: расширение функциональности платформы DocsVision путем создания на ее основе собственной разработки. Это могут быть наборы карточек, совершенно отличных от карточек приложения "Делопроизводство", и другие программные расширения, реализующие дополнительную требуемую функциональность. Открытый программный интерфейс платформы (DocsVision API) предоставляет для этого широкие возможности. Также предусмотрены специальные инструменты (DocsVision SDK), обеспечивающие возможность визуального описания структуры карточек и справочников приложения, и средства автоматического создания хранилища документов. Разработка карточек может вестись на любом COM-совместимом инструменте разработки, в частности на Microsoft Visual Basic и Visual C++.

В помощь разработчикам предназначены:

Руководство разработчика на платформе DocsVision;
Руководство разработчика в среде СУБП DocsVision;
Описание полей стандартных карточек DocsVision;
Примеры кода прикладных компонент на платформе DocsVision;
Утилиты для разработки схемы данных, отладки и тестирования разработанных компонент и т.д.

Ссылки по теме