Интеграция DocsVision с другими системами

Содержание:

Одно из наиболее важных свойств системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision - широкие возможности ее совместной работы с другими ИТ-системами, уже использующимися в организации. Так, пользователь может экспортировать в DocsVision файлы любых форматов, а затем открывать их непосредственно из системы и редактировать в тех приложениях, с помощью которых они создавались. Кроме того, средства интеграции позволяют системе DocsVision работать в тесном взаимодействии с Microsoft Office и Microsoft Exchange.

Благодаря URL-адресуемости всех объектов DocsVision, в интерфейсе других систем можно размещать ссылки на соответствующие документы DocsVision.

В качестве расширения workflow-подсистемы DocsVision реализован механизм шлюзов, позволяющий интегрировать DocsVision с другими системами в рамках выполнения сквозных бизнес-процессов.

Различные механизмы интеграции подробнее описаны ниже.

Интеграция с Microsoft Exchange

Взаимодействие с Microsoft Exchange предоставляет пользователям дополнительные возможности маршрутизации заданий:

отправка исполнителю письма, содержащего ссылку на карточку задания;
маршрутизация off-line, при использовании которой сотрудник получает по электронной почте специальное сообщение, внешне похожее на карточку задания; этот способ маршрутизации позволяет также шифровать задания перед отправкой, что дает гарантию доступа к нему только того сотрудника, для которого оно предназначено;
отправка исполнителю письма с описанием задания (при этом обратной связи с сотрудником нет, и данные о выполнении задания от него в систему не поступают).

Помимо дополнительных способов маршрутизации взаимодействие с этим инструментом позволяет приложению "Управление процессами" осуществлять функцию слежения за появлением в почтовом ящике входящих сообщений с определенными параметрами, а также формировать свои сообщения во время исполнения бизнес-процесса.

После того как исполнитель берет задание в работу, в приложении Microsoft Outlook (папка Tasks) создается соответствующая запись, в теле которой присутствуют основные атрибуты задания (название, автор, срок исполнения, исполнитель, контролер), а также URL, по которому находится карточка задания, что позволяет работать с карточкой и через DocsVision Навигатор, и через Outlook.

Интеграция с Microsoft Office

Работать с файлами, присоединенными к карточкам документов или хранящимися в карточках файлов, можно непосредственно из приложений Microsoft Office. Для этого при установке приложения "Делопроизводство" в программах Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint и Outlook) появляется дополнительная панель инструментов DocsVision (рис. 17), а также соответствующий дополнительный пункт в главном меню этих программ, дублирующий команды панели инструментов. Этот встраиваемый инструмент позволяет работать с файлами документов соответствующих форматов, не обращаясь к Навигатору: редактировать файлы, присоединенные к карточкам документов и карточкам файлов, а также присоединять редактируемые документы к существующим карточкам или создавая специально для них новые карточки для хранения. При этом определенные пользователями поля карточки документа DocsVision можно синхронизировать со свойствами документа Microsoft Office.

Рис. 17. Панель инструментов DocsVision в Microsoft Word

Кроме того, некоторые отчеты формируются в виде таблиц Microsoft Excel, в частности, в этот формат экспортируются списки прав доступа отдельных пользователей к объектам DocsVision, а также любые представления для сохранения и печати; последние конвертируются в заранее подготовленные и хранящиеся в системе шаблоны, позволяющие выводить информацию в требуемой форме.

Интеграция через механизм шлюзов

Все шлюзы DocsVision к другим системам реализованы как расширения workflow-подсистемы и обладают схожей функциональностью, каждый по отношению к соответствующей системе.

Основные функции шлюзов:

Мониторинг объектов внешней системы. Благодаря специфическому набору функций и их параметров для каждой внешней системы, шлюз обнаруживает требуемую информацию или её изменения в соответствии с заданными настройками мониторинга. При обнаружении определенной информации может быть запущен соответствующий бизнес-процесс DocsVision.
Чтение данных из объектов внешней системы. Шлюз осуществляет чтение данных из объектов внешней системы и передает их для дальнейшей обработки в переменные бизнес-процесса DocsVision. На основании этой информации может автоматически измениться ход бизнес-процесса, она может быть передана на следующие этапы процесса.
Маршрутизация информации и ссылок на объекты внешней системы. Полученная из внешней системы информация может маршрутизироваться в бизнес-процессе DocsVision. Например, в задании участнику процесса может быть передана ссылка на нужный объект внешней системы, по которой может быть запущено соответствующее приложение и открыт этот объект. Или соответствующая информация может быть представлена пользователю в виде значений параметров задания, или в виде вложенного файла.
Модификация данных во внешней системе. Из бизнес-процесса DocsVision через шлюз может быть произведена модификация данных во внешней системе. Это может быть новая запись или изменение какого-то поля в учетной системе, или публикация данных на портале и пр.

Благодаря этому универсальному механизму DocsVision может взаимодействовать в ходе выполнения бизнес-процессов с другими ИТ-системами, служить средством их процессной интеграции. Это особенно важно, потому что реальные бизнес-процессы, протекающие на предприятиях, как правило, затрагивают несколько различных систем и множество участников в различных ролях.

Ряд шлюзов включает дополнительные функции. Так, например, шлюз к Microsoft SharePoint Portal Server позволяет отображать содержимое папок DocsVision на портале через web-parts, и автоматически вызывать соответствующий компонент DocsVision для отображения элементов списка.

На сегодня выпущены шлюзы workflow-подсистемы к следующим системам:

Файловая система;
DocsVision;
Microsoft Exchange Server;
Microsoft SharePoint;
Microsoft Dynamics AX;
Microsoft Dynamics CRM:
1С:Предприятие.

Этот список постоянно расширяется. Кроме того, наличие DocsVision API и SDK позволяет разрабатывать шлюзы к другим системам в рамках проектов внедрения.

Модуль интеграции с Microsoft Project

Модуль интеграции с Microsoft Project реализует следующий сценарий интеграции:

Автоматическое создание структуры папок DocsVision, соответствующих структуре задач проекта;
Автоматическое связывание ссылками задач проекта с соответствующими папками DocsVision;
Запуск по задачам проекта бизнес-процессов DocsVision на основе предопределенных шаблонов;
Синхронизация информации о выполнении задач проекта из DocsVision в Microsoft Project.

Веб-расширения и комплект интеграции с Microsoft SharePoint

Комплект интеграции с Microsoft SharePoint включает шлюз и веб-расширения. Шлюз к Microsoft SharePoint позволяет осуществлять мониторинг документов на портале, передавать данные в бизнес-процесс DocsVision, публиковать документы на портале. Веб-расширения DocsVision позволяют организовать доступ к элементам DocsVision через портал:

Отображение дерева папок DocsVision на портале;
Отображение представления папок DocsVision на портале (как отдельные папки, так и синхронно с перемещением по дереву папок);
Окно для поиска карточке и документов DocsVision;
Доступ к элементам, отображаемым в представлении, автоматическим запуском соответствующей стандартной клиентской компоненты DocsVision;
HTML-карточка файла DocsVision.

Рис. 18. Веб-расширения DocsVision, доступ через портал Microsoft SharePoint

Ссылки по теме