В семействе компьютерных информационных систем (КИС) класса ERP II система iRenaissance.ERP считается одной из перспективных: она имеет всю необходимую базовую функциональность и все преимущества, связанные с открытым кодом - возможность любых дополнений и изменений с использованием встроенного языка программирования.
В тесной связи между собой представлены полнофункциональный бухгалтерский и финансовый учет, учет первичной документации, производственный и материальный учет. В бухгалтерском учете возможно неограниченное количество параллельных учетов - отдельных вариантов денежного учета, налоговых, валютных, управленческих учетов и пр.
Локализация корпоративной системы, помимо перевода пользовательского интерфейса и документации, затронула такой принципиальный аспект, как формирование финансовой и налоговой отчетности в российском стандарте. Кроме этого, была усилена функциональность отдельных блоков "изнутри" и интегрированы несколько блоков, имеющих сугубо российскую специфику.
Вариант такого локализованного решения разработан и внедрен на предприятии ОАО "Московский Шинный Завод" компанией ЗАО "МНПП НАМИП".
Компания "НАМИП", занимающаяся внедрением корпоративных систем, сочла необходимым провести локализацию системы iRenaissance, добавив функциональные блоки:
- Стандартная российская финансовая отчетность
- Аналитический учет
- Бартер
- Бюджетирование/Финансовый анализ
- Управление персоналом и расчет заработной платы
Методология "НАМИП", примененная при локализации iRenaissance, заключается в том, чтобы использовать максимум встроенных возможностей системы, не затрагивая при этом имеющуюся логику процессов, а только настраивая ее. Это важно для преемственности версий от разработчика. Наряду с этим используются внешние блоки, уже готовые или разработанные специально, благо открытость и модульная организация системы дают для этого все возможности.
МОДУЛИ КИС iRenaissance.ERP И ДОБАВЛЕННАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ
I. Главная Книга
1.1. Формы отчетности
В системе iRenaissance есть встроенный генератор отчетов, так что она, как любая мощная система, позволяет получить практически любую информацию, предварительно обработанную или "сырую".
Важное преимущество отчетов iRenaissance состоит в том, что пользователь получает нужную информацию вне зависимости от операционной платформы, аппаратного обеспечения (типов принтеров, дисплеев, интерфейсов пользователя).
Однако, в силу названных причин, отчеты iRenaissance выполнены без использования графики, а только с помощью текстового формата и в результате носят скорее информационный, чем презентационный характер.
А поскольку бланки российских форм бухгалтерской отчетности стандартизированы, построение российских отчетов оказывается более сложным. Это привело к потребности улучшить блок отчетности iRenaissance, добавив к штатным средствам модуль "российской отчетности".
Для этих целей наиболее рациональным является использование специализированного платформенно-ориентированного внешнего генератора отчетов, навыки работы с которым входят в портфель общей квалификации IT-специалистов или могут быть получены на курсах. Выбор Crystal Reports фирмы Seagate Software был признан наилучшим для дополнительного модуля "стандартной российской отчетности", в случае его установки на Windows-платформы клиентских станций.
Итак, модуль "стандартной российской отчетности" состоит из набора отчетов в формате Crystal Reports и включает формы стандартной бухгалтерской и налоговой отчетности РФ и формы внутренней отчетности предприятия. Для пользователя вызов отчетов является контекстно-зависимым, "прозрачным", не требующим дополнительных действий по открытию другого приложения и работы с файловой системой. Это играет подчас чрезвычайную роль для операторов с низкой квалификацией и недостатком навыков работы на компьютере (например, кладовщиков цеха).
Эти же отчеты можно открывать и без запуска iRenaissance, что позволяет устанавливать их на специализированные АРМы без инсталляции системы.
"Законодательные" изменения стандартных форм отражаются в блоке "российской отчетности" в процессе периодической актуализации пакета отчетных форм. Возможны варианты, когда актуализация пакета отчетов может быть передана обученным сотрудникам IT-отделов предприятия.
Возможность использовать механизм встроенных отчетов iRenaissance также остается действенной, и они могут быть при желании также задействованы пользователями.
1.2. Аналитика
Мощь бухгалтерского учета в системе iRenaissance не в последнюю очередь связана с развитой структурой номера счета, состоящей из иерархических элементов. В обычной практике номер счета не имеет развитой структуры и не связан с дополнительными возможностями учета.
В системе iRenaissance структура номера счета отражает (и это становится видно при внедрении) целую концепцию учета на предприятии. Не случайно структура номера счета - первое, что настраивается при создании новой компании в системе. Технически в ней нет ничего необычного, а принципиально - возможность задать единице учета многоуровневый код. Номер счета может состоять из 15 элементов, из которых первые обычно заняты номером компании в холдинге, номером счета, номерами субсчетов нескольких уровней, центрами затрат, номерами подразделений/филиалов. Остальные элементы открыты для использования под общие типы аналитик. В случае их использования система счетов по глубине детализации сравнивается с международной или американской.
Но заложенное в системе "пространство" для ведения аналитического учета становится "тесным", когда руководство предприятием развертывает полномасштабный аналитический учет, призванный усилить контроль над расходованием средств и улучшить управление финансами. Аналитика, привязанная к номеру счета, оказывается неудобной, когда количество типов аналитик становится значительным: связанное с этим увеличение числа бухгалтерских счетов затрудняет как обслуживание (модификацию) рабочего плана счетов, так и работу с ним операторов - бухгалтеров.
Разработанный компанией "НАМИП" блок "аналитического учета" в данном случае использует средства самого Ренессанса и позволяет вести потенциально бесконечное количество типов аналитик (в конечном счете, кол-во аналитик определяется здравым смыслом и эксплуатационным отношением частоты запроса по аналитике к трудоемкости ввода).
В блоке "аналитического учета" каждому счету соответствует отдельные списки типов и значений аналитик. Типы и значения аналитик не включены в номер детального счета, а автоматически привязываются к счетам в корреспондирующей паре при вводе проводки. Еще одно важное преимущество такого решения: отражение изменений аналитического учета предприятия затрагивает не центральный механизм системы - рабочий план счетов, а всего лишь списки типов аналитик, привязанных к счетам.
Ввод значений аналитик происходит при создании проводки, после введения корреспондирующей пары. Система запрашивает у пользователя только аналитики определенных типов, отбирая их из списка типов аналитик на счете.
Следует подчеркнуть, что оператор вносит только дополнительную аналитическую информацию, ту, которая не сохраняется в системе в первичных электронных документах. Сведения из первичных документов блок аналитического учета собирает автоматически. Причем количество аналитики, собираемой системой, оказывается существенно больше, чем добавочной, которую приходится вносить вручную. Это вполне может объясняться богатым опытом разработчика системы в вопросах логики аналитического учета и глубокой проработкой систем учета первичной документации.
1.3. Конвертация
Требования по стандартизации российской отчетности выявили и некоторые технические проблемы, связанные с расхождением в структуре хранимых бухгалтерских записей между системой западного учета и требованиями российского. Например, в системе: одной дебетовой записи в проводке может соответствовать несколько кредитовых и наоборот, хозоперация может состоять из нескольких корреспондирующих пар, и из них нельзя напрямую вычленить отдельную проводку в терминах российского учета.
К тому же в западной системе учета нет жесткого понятия допустимости корреспонденции, так что возможны проводки любого содержания.
Решение "НАМИП" осуществлено на базе штатных средств системы - скрипт конвертера написан на процедурном расширении Oracle SQL (PL/SQL) и исполняется на сервере по запросу пользователя.
Конвертер данных использует достаточно сложные алгоритмы, распознавая различные структуры хозопераций. Он обрабатывает содержимое БД системы, распознает и конвертирует проводки и формирует из них параллельный вариант учета, полноценный благодаря возможности iRenaissance вести много вариантов учета. Конвертированные проводки получают уникальный идентификатор, состоят только из двух строк, исследуются на допустимость.
Сильной стороной данного подхода является то, что конвертированные проводки, адаптированные для российских стандартов, при этом остаются в системе и доступны для обработки, полностью сохраняют ссылочную целостность и позволяют системе безо всяких изменений осуществлять доступ к первичным документам, на основании которых были сделаны исходные проводки.
Работа пользователя ведется через интерфейс iRenaissance и сводится к заказу объема исходных проводок по типу и временному диапазону. Пользователь может отменить результаты конвертирования в любом объеме (том же самом или другом) и за любой период.
II. Бартер
К вопросам российской специфики следует отнести широко применяемую схему бартера - операции взаимозачета встречными поставками между двумя контрагентами, исключающей денежные расчеты.
Доработав основные функции iRenaissance - операции закупки, поставки и соответствующих оплат - группа разработчиков "НАМИП" "связала" их на основании договора бартера. При этом от пользователя требуется только введение в систему штатными средствами договора бартера, а операции Закупок и Поставок в рамках этого договора осуществляются обычным образом.
III. Финансовый анализ
Что касается внешних модулей, то были интегрированы модули "Финансовое планирование" и "Финансовый анализ", разработанные и использованные "НАМИП" ранее как часть другой корпоративной системы.
3.1. "Финансовое планирование"
Модуль включает в себя функции построения и анализа распределенных потребностей, плана прихода денег и плана распределения расходов.
План расходов предприятия - это плановая потребность в денежных средствах, плановая потребность по зарплате и выплатам соц. характера, план-график погашения задолженности по налогам, и т.д. План расходов в модуле распределен по статьям расходов, которые агрегированы в статьи более высокого уровня. Например, статьи выплат по отдельным налогам собираются в статью "налоги". План расходов предприятия включает в себя все группы расходов: зарплаты, налоги и сборы, закупки сырья, основных средств, расчеты по долгам и т.д.
План поступления денег базируется на статьях: прибыль от продаж готовой продукции, внеоборотных активов, получение кредитов, и т.п.
Статьи плана можно создавать, настраивать и удалять по мере необходимости. План расходов можно подвергать ежедневной корректировке на основании фактического поступления денег. Можно создавать несколько версий плана расходов и поступлений, формируя таким образом более стабильный общий финплан предприятия.
Баланс финансово-товарных потоков рассчитывается как сравнение плана поступлений и расходов. В балансе ФТП участвуют также и операции бартера. Система анализирует баланс ФТП на наличие дефицита или профицита бюджета.
Зафиксировав окончательный вариант баланса ФТП, можно использовать его для корректировки в целях составления ежедневного распределения денежных средств.
Система строит все необходимые отчеты по результатам данных разделов: Плановой потребности и Баланса финансово-товарных потоков.
Для формирования плана поступления денежных средств модуль "Финансовое планирование" принимает из системы балансы контрагентов: суммы договоров, платежи по этим договорам и т.д. Статьи плановой потребности предприятия ведутся непосредственно в модуле.
3.2. "Финансовый анализ"
Модуль позволяет на основании данных бухгалтерского учета формировать и анализировать
- баланс компании (вертикальный баланс),
- динамику статей баланса (горизонтальный баланс),
- рассчитывать множество экономических показателей, собранных в группы (коэффициентный анализ).
Вертикальный баланс позволяет оценить значимость каждой составляющей в общем балансе предприятия. В зависимости от степени детализации можно сравнивать активы и пассивы баланса, структуру внеоборотных и оборотных активов предприятия, определять удельный вес собственного и заемного капитала, структуру капитала по видам и т.п.
Горизонтальный баланс представляет изменение статей баланса по отношению к началу отчетного периода и позволяет наглядно определить, за счет каких статей произошло изменение структуры активов (пассивов) баланса.
Как и в предыдущем модуле, статьи баланса для проведения вертикального и горизонтального анализов можно настраивать.
Коэффициентный анализ позволяет дать всестороннюю оценку деятельности предприятия по финансовым результатам и сформировать финансовые прогнозы. Поставляемый с модулем пакет коэффициентов включает в себя все общепризнанные показатели:
| Прибыль на 1 рубль реализованной продукции; Выручка с каждого рубля вложений во все активы Выручка с каждого рубля вложений в текущие активы … Собственный капитал Уточненная величина пассивов Собственный оборотный капитал Доля основных средств в общей сумме активов … Коэффициент текущей ликвидности Коэффициент быстрой ликвидности Коэффициент абсолютной ликвидности … Оборачиваемость основных производственных фондов Оборачиваемость запасов и затрат незавершенного производства Оборачиваемость готовой продукции Оборачиваемость дебиторской задолженности Коэффициент погашаемости дебиторской задолженности: Оборачиваемость денежных средств Оборачиваемость оборотного капитала |
Оборачиваемость собственного капитала … Коэффициент покрытия МПЗ Коэффициент покрытия МПЗ собственными источниками Коэффициент обеспеченности собственными средствами Коэффициент восстановления (утраты) платежеспособности Коэффициент финансовой независимости Коэффициент финансовой зависимости (доля заемных средств, леверидж) Коэффициент концентрации заемного капитала Коэффициент структуры заемного капитала Коэффициент соотношения заемных и собственных средств Коэффициент структуры долгосрочных вложений … Затраты на 1 руб. продаж Рентабельность продаж Рентабельность активов Рентабельность собственного капитала Рентабельность основной деятельности … и т.п. |
Кроме общего набора коэффициентов, поставляемого вместе с модулем, пользователь может создавать свои коэффициенты и группы коэффициентов, с помощью заложенной в модуле возможности создания пользовательских формул.
Показатели объединены в группы, в каждую из которых могут входить несколько основных и множество дополнительных, рассчитываемых в зависимости от целей анализа и управления. Показатели могут выводиться как в цифровом виде, так и в виде графиков.
Везде в работе с модулями доступно развертывание общих статей баланса или расходов к более детальным, вплоть до уровня первичных статей или проводок. Работа пользователя с обоими модулями проста и понятна интуитивно.
Данные, формирующие баланс предприятия за отчетный период, модуль получает из системы напрямую, из реестра проводок.
IV. Персонал
Еще одна особенность ERP - систем, работающих в России, - специфический блок учета персонала и расчета заработной платы. Модуль "Учет Персонала" был реализован "НАМИП" с помощью средств разработки Oracle Designer 2000 и использовался в комплексе с другими системами. Естественно, этот модуль включает в себя все особенности работы в этом секторе: списочный учет, табельный учет, тарифные сетки, формирование фондов и расчет заработной платы, ведение сводов начислений и удержаний, отчисление налогов и сборов, лицевые счета сотрудников и т.п. Причем, формулы для калькуляций можно модифицировать.
Организационная структура предприятия и планирование трудовых ресурсов включает в себя штатное расписание по подразделениям, классификатор тарифов по оплате труда, в котором поддерживается произвольный набор тарифных сеток в соответствии с разрядами по ЕТС, расчет норм рабочего времени по производственному календарю, расчет планового фонда оплаты труда.
Штатное расписание используется также для определения списка рабочих мест при расчетах с персоналом и вакансий при приеме на работу. Нормы рабочего времени (включая норму ночных часов в месяц) составляются по производственному календарю. На основании штатного расписания и норм рабочего времени рассчитывается плановый фонд оплаты труда. Плановые суммы по оплате труда группируются по подразделениям, категории персонала, по условиям труда, по типам рабочих недель.
Списочный состав включает карточки учета персонала, учет рабочего времени. В личных карточках сотрудника хранится набор различных данных, как личного (семья, образование и т.п.) так и производственного характера (трудовая книжка, отпуска и т.п.).
Учет рабочего времени включает в себя в режимы для работы с табелем и нарядами. Табель и наряды оформляются по списку сотрудников и ведутся на основе производственного календаря. Табель заполняется за каждый день, с подведением итогов за месяц. Кроме этого ведется журнал отсутствия на рабочем месте (прогул и т.п.) по различным причинам.
Расчет зарплаты ведется по каждому сотруднику на основании данных о его трудовых результатах, информации о произведенных выплатах и планируемых удержаниях (оклад, тариф, надбавки за условия труда, табель (итоги), наряды, аванс, б/листы, отпуска, постоянные оплаты, разовые доплаты, налоги и т.п.). При расчете зарплаты подготовленные данные (суммы и проценты) по сотруднику переписываются в лицевые счета сотрудников.
V. Модуль регистрации дефектов
Пример отдельных разработок при внедрении, уже не связанный с локализацией: модуль регистрации дефектов, который был разработан для одного из заказчиков "НАМИП". В модуле реализована обработка характеристик дефектов готовой продукции, с последующим анализом тенденций и зависимостей. Месторасположение дефектов оператор обозначает мышью на графической схеме - "карте" - готового изделия и фиксирует дополнительные параметры: идентификатор работника и контролера, номер установки, дату и номер смены и т.д. Коды дефектов заложены в соответствующем справочнике, доступном для изменений.
Модуль отслеживает систематичность появления дефекта, анализирует причины возникновения дефекта и оповещает оператора.
Кроме оперативных, в модуле есть набор информационных отчетов: классификатор дефектов, распределение причин дефектов, карты изделий, отчет по местоположению дефектов, отчет по дефектам за дату/период и т.д.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Локализованная "НАМИП" международная ERP-система iRenaissance покрывает все потребности современного предприятия от оперативного и управленческого учета до стандартной финансовой отчетности и реализует специальные технологические и отраслевые методики. При внедрении учитывается специфика не только общероссийских стандартов, но отдельных предприятий, к которым адаптируется система.