Об использовании роботизации или RPA (Robotic process automation), как еще называют эту технологию, активно заговорили примерно год назад. Этот тренд прослеживается и в промышленном производстве, и в офисной работе. Аналитики Gartner посчитали, что RPA быстро растет: объем рынка со временем будет только увеличиваться, в 2019 году он составит $1,3 млрд, а к 2022 году увеличится до $2,4 млрд. Чем роботизация отличается от автоматизации, зачем она нужна и какую пользу может принести компании в различных бизнес-процессах? Давайте разберемся.
Выявить и устранить
С годами любая компания обрастает множеством процессов, и они оттачиваются до автоматизма. Считается, что, если выполнять одно и то же действие из раза в раз, оно, скорее всего, будет доведено до идеала. Но это не так. Любые текущие процессы необходимо время от времени изучать и стараться сделать более оптимальными. Для этого их нужно оцифровать и перевести все действия сотрудников в так называемые "логи" - некие следы, которые они оставляют, работая в информационных системах. Анализируя "логи", можно понять, как устроен реальный процесс, где появляются узкие места и ненужное дублирование информации, сколько может стоить каждый процесс и многое другое. Фактически все огрехи вылезают наружу. Становится понятно, где и что нужно поменять. Если процесс стандартный, поддающийся определенному алгоритму действий, его можно отдать машине. Вот тут и начинается настоящая роботизация, ведь большинство RPA-программ работают на уровне графического интерфейса, имитируя действия человека и, согласно подсчетам McKinsey, способны на 20-35% снизить затраты и на 50-60% уменьшить длительность самого процесса.
Но есть еще одна причина, по которой российские компании все больше задумываются об использовании RPA. За годы активной автоматизации бизнес установил себе уже столько различных корпоративных систем, что связать их воедино и создать "умное" предприятие, управляемое данными, становится очень непросто. RPA как раз и может стать тем звеном, коннектором, который по ниточкам свяжет всю цепочку воедино, уберет неочевидные разрывы и создаст общий сквозной процесс. Например, вам надо завести данные в одну финансовую систему, а через три дня понадобится переложить их в другую. А в конце месяца еще и продублировать в третьей и учесть все это квартальной отчетности. Робот сделает это быстрее, так как может иметь связь сразу с тремя приложениями и автоматически заберет данные из одной в другую или распределит их по нужным системам в зависимости от прописанного алгоритма.
Робот-финансист
Финансы - традиционно одна из самых прогрессивных отраслей для технологий. Роботизация здесь может помочь с целым рядом задач. Например, с загрузкой проводок и банковских выписок в систему, а также с вводом входящих документов от поставщиков и покупателей. Робот в этом случае извлечет информацию из документа-счета, зайдет в учетную систему и внесет туда выбранные данные: название контрагента, сумму, дату и т. д.
Кроме того, роботизировать финансовый процесс можно в части выверки документов, когда необходимо получить консолидированную отчетность по филиалам. Допустим, у холдинга есть несколько юридических лиц и надо посмотреть на общую финансовую картину. У каждого филиала свой отчет, в отличном от другого формате. Роботу даются четкие правила, по которым он сводит все данные и взаиморасчеты, а также выявляет расхождения. В результате получается беспристрастная общая "картина мира". Поможет робот и со сравнением банковских выписок с собственными данными в компании. Ранее такой процесс осуществлялся всегда вручную с помощью сложных электронных таблиц.
HR-робот
Сотрудникам отделов управления персоналом часто приходится сталкиваться с похожими друг на друга запросами от коллег, поэтому использовать роботизацию очень удобно. Один из самых типовых и распространенных примеров - справка 2-НДФЛ. Обычно она выписывается автоматически из учетной корпоративной системы, но финальный вариант все равно проверяется сотрудником. А если это большая компания, в которой работает более 50 тыс. человек? Тут в день может быть несколько десятков, а то и сотни обращений по одному и тому же вопросу. В таком случае существует риск затянуть процесс на несколько дней. А робот очень быстро сформирует справку, проверит наличие сумм в нужных графах, отправит документ на печать и пришлет на почту сотруднику письмо о том, что его запрос выполнен.
Еще один пример использования RPA в HR - роботизированный подбор персонала, при котором на позицию рассматриваются кандидаты с определенным набором навыков или опытом работы. Робот сам находит кандидатов в разных источниках, просматривает резюме и раскладывает их по отдельным папкам. После этого рекрутер выбирает кандидатов для интервью. Похожий сценарий можно использовать и при приеме человека на работу. Наиболее тщательные проверки проходят кандидаты, устраивающиеся в финансовые структуры. Бывает, что служба безопасности готовит отчет по кандидату несколько недель, потому что проверяется множество источников: социальные сети, базы правоохранительных и регулирующих органов и др. Для оптимизации времени и уменьшения ручного труда такой процесс можно роботизировать. Человек в данном случае будет выполнять либо корректирующую функцию, либо принимать окончательное решение.
Робот-закупщик
Закупки - один из тех процессов, где подсчитать выгоду от применения технологий, пожалуй, проще всего. Экономя время при закупке, снижая цену аукциона и выбирая проверенных поставщиков, можно принести существенную прибыль компании. И роботизация здесь как раз будет надежным помощником.
Какой бы из сценариев и бизнес-процессов вы бы ни выбрали для роботизации, основные выгоды все равно очевидны. Это повышение эффективности процессов при сокращении времени на их выполнение, увеличение качества и сокращение количества ошибок, возможность работы 24/7 и соответствие корпоративными политикам компании. Впрочем, не стоит забывать, что робот выполняет стандартные действия на уровне пользовательского интерфейса в системе, но ответственность за его работу, настройку и результат все равно несет человек. И здесь как раз и должен произойти тот самый симбиоз разума и искусственного интеллекта, который при грамотной настройке способен принести ощутимую пользу вашему бизнесу.