С января 2013 г. в Правительстве Камчатского края работает единая система электронного документооборота, созданная на базе СЭД "ДЕЛО" компании "Электронные офисные системы" (ЭОС), объединяющая 34 исполнительных органа государственной власти и 7 структурных подразделений аппарата губернатора и Правительства Камчатского края. О результатах внедрения системы и об использовании e-документооборота в одном из самых удаленных, но вместе с тем важнейших российских регионов, а также дальнейших планах по развитию проекта CNews рассказал заместитель председателя Правительства Камчатского края - руководитель аппарата губернатора и Правительства Камчатского края Алексей Войтов.
CNews: Почему была выбрана именно СЭД "Дело"?
Алексей Войтов:До внедрения СЭД "Дело" у нас использовалась система, сложный интерфейс и запутанные рабочие процессы которой постоянно создавали неудобства сотрудникам, из-за чего нам фактически пришлось снова перейти на бумажный документооборот. Однако в связи с ростом объемов документации, подлежащих ежедневной обработке, назрела необходимость в такой системе электронного документооборота, которая бы полностью удовлетворяла нашим потребностям и соответствовала всем нормативным требованиям делопроизводства государственных организаций. Было проведено исследование рынка и изучен опыт использования систем в федеральных и региональных органах исполнительной власти Российской Федерации. Мы остановили свой выбор на СЭД "Дело", по достоинству оценив функционал системы, удобство использования, возможность обмена электронными документами по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), соотношение "цена-качество", возможность мобильной работы и положительный опыт внедрения системы в Законодательном собрании Камчатского края.
CNews: Каковы результаты внедрения системы в исполнительных органах государственной власти Камчатского края?
Алексей Войтов:На момент старта проекта в структуру исполнительных органов государственной власти Камчатского края входило 17 министерств, 7 управлений аппарата губернатора и правительства, 17 агентств, служб и инспекций. Было принято решение создать систему документооборота, объединяющую все органы исполнительной власти в одной базе данных. В соответствии с нашими потребностями была осуществлена поставка 860 полнофункциональных рабочих мест "Дело", 172 лицензий опции "Электронная подпись и шифрование", 12 - "АРМ Руководителя", 49 - "Мобильный кабинет", подсистема оповещения и уведомления DeloViewer, "Сервер проверки электронной подписи".
CNews: Не могли бы вы подробнее рассказать, кто и как сегодня работает в СЭД.
Алексей Войтов:С начала этого года все сотрудники перешли на работу в СЭД "Дело", в которой выполняется регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также обеспечивается переписка между исполнительными органами государственной власти.
В системе ведется контроль исполнения документов и поручений руководителей всех уровней. Итоги первых двух месяцев эксплуатации системы впечатляют: в СЭД "Дело" зарегистрированы 47 тыс. документов; 3,5 тыс. проектов документов; к РК прикреплены 42 тыс. файлов; вынесены 50 тыс. резолюций. Размер базы составил 64 Гбайт.
Работы по внедрению, настройке и обучению пользователей проведены специалистами компании "ДиЛеММа" (г. Хабаровск) - официального партнера компании "Электронные офисные системы" в ДФО.
CNews: Сохраняется ли бумажный документооборот и с чем это связано?
Алексей Войтов:Да, от смешанного документооборота нам пока не уйти. Прежде всего, это поручения Президента и Правительства Российской Федерации, их мы получаем в бумажном виде, так как наш регион пока не подключен к МЭДО. Кроме того, собственные нормативные правовые акты мы принимаем и храним в бумажном виде, здесь требуется внести изменения в законодательную базу, чтобы на законодательном уровне был бы определен механизм сдачи в архив электронных документов.
Мы не можем себе позволить перейти на электронный документооборот и в работе с органами местного самоуправления, прежде всего потому, что у нас пока нет узаконенного регламента обмена документами в электронном виде, но и к тому же не во всех органах местного самоуправления установлены системы электронного документооборота. При этом распорядительные документы им сначала направляются по электронной почте, а затем досылаются в бумажном виде. Сюда же необходимо отнести и ведение муниципального регистра.
CNews: Ощутили ли вы снижение объемов бумажных документов?
Алексей Войтов:Как я только что сказал, у нас еще сохраняется частичная работа с бумажными документами. Думаю, основное, что дала нам система, это сокращение бумажного документооборота в части деловой переписки между исполнительными органами государственной власти, которая переведена полностью в электронный вид. Это принципиально важно не только для экономии бумаги, но и, прежде всего, для повышения оперативности взаимодействия между органами власти.
CNews: Как повлияло внедрение системы на работу госслужащих?
Алексей Войтов:Безбумажный документооборот сделал работу более оперативной. Наши исполнительные органы находятся в разных зданиях, поэтому порой очень приятно слышать уже через несколько минут после отправки поручения губернатора, как в исполнительных органах уточняется механизм его реализации. Значительно ускорены сроки подготовки ответов и рассмотрения запросов ответственными исполнителями, минимизировано использование бумаги.
CNews: Потребовалась ли вам разработка особых регламентов по смешанному документообороту?
Алексей Войтов:В настоящий момент разработан проект регламента, определяющий прохождение в системе документооборота документов в электронном виде. Он находится на стадии согласования. Нам предстоит разработать регламенты, определяющие порядок взаимодействия в электронном виде Правительства и органов исполнительной власти Камчатского края с органами местного самоуправления. Решение этого вопроса запланировано как раз на текущий 2013 год.
CNews: В рамках проекта внедрения была автоматизирована довольно специфическая деятельность Главного контрольного управления?
Алексей Войтов:Да, действительно. Более того, именно Главному контрольному управлению губернатора и Правительства Камчатского края принадлежит очень большая роль в проекте внедрения электронного документооборота на базе СЭД "Дело". Руководитель управления Дмитрий Коростелев стал едва ли не главным инициатором этого проекта, так как именно его подразделению отводится первостепенная роль по контролю исполнения поручений Президента Российской Федерации и поручений и распоряжений губернатора края. В настоящий момент все эти вопросы решены в "Дело".
CNews: Работа с обращениями граждан также была автоматизирована с помощью системы "Дело"?
Алексей Войтов:К сожалению, пока нет. Федеральное законодательство предусматривает защиту персональных данных, и для этого нам пришлось бы защитить рабочие места во всей сети, так как программа "Дело" установлена практически у каждого сотрудника, а такие расходы пока в нашем бюджете не запланированы. Для учета обращений граждан мы используем систему собственной разработки, которая установлена только в отделе по организации работы с обращениями граждан и взаимодействию с приемной Президента РФ и Председателя Правительства РФ. В ней накоплена база обращений граждан с 2003 года. Тем не менее, я уверен, что к проекту автоматизации работы с обращениями граждан посредством СЭД "Дело" мы обязательно вернемся.
CNews: Расскажите о дальнейших планах по развитию проекта.
Алексей Войтов:На 2013 год у нас запланировано внедрение СЭД "Дело" в 11 муниципальных районах Камчатского края, а также переход на взаимодействие с муниципальными образованиями в электронном виде с использованием СЭВ (сервер электронного взаимодействия). Таким образом, возможность практически мгновенного обмена документами в электронном виде станет ключевым фактором повышения эффективности государственного управления региона, учитывая, что в некоторые районы края можно добраться только авиатранспортом. Кроме того, в наших планах подключение СЭД Правительства Камчатского края к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО) и к "АС Обращения граждан". Координатором работ по подключению правительства региона к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО) являются Министерство экономического развития, торговли и предпринимательства Камчатского края совместно с Агентством по информатизации и связи Камчатского края.