Заказчики выдвигают все большие требования к СЭД, возлагая на них важные задачи по управлению бизнесом. При этом старых запросов тоже никто не отменял - СЭД по-прежнему должны обеспечивать классическое делопроизводство и документооборот. Компании Haulmont в своей СЭД ТЕЗИС удается совмещать эти противоречивые требования клиентов.
СЭД, предназначенные по сути для автоматизации рутинных процедур обработки документов, тем не менее обладают каким-то особым статусом в глазах заказчиков и разработчиков. Скорее всего, причина в том, что при помощи СЭД реализуются функции, связанные с выполнением властных полномочий в государственном и корпоративном управлении. И этот ореол причастности к таинству власти распространяется на СЭД в целом. Хотя на самом деле ничего таинственного в СЭД нет - это такая же информационная система, как и все другие.
Большинство отечественных СЭД создавались с единственной целью - обеспечить автоматизированное выполнение функций документооборота и дать вертикали власти инструмент контроля. Когда эта задача была успешно решена, разработчики задумались о расширении функциональности своих систем и начали говорить, что СЭД выходит за пределы канцелярии и позволяет решать любые бизнес-задачи. Но многие идеи и технические решения, заложенные в такие СЭД, своими корнями уходят в бюрократические процедуры, которые часто являются тормозом для любой продуктивной деятельности. Решать новые задачи при помощи старых систем хорошо не получится.
А что если с самого начала пойти другим путем? Ведь можно рассматривать СЭД как частный случай, как бизнес-приложение, реализующее функции документооборота, но при этом всего лишь одно из многих в архитектуре предприятия.
СЭД ТЕЗИС - бизнес-приложение на единой платформе
Таким путем пошла компания Haulmont, начав разработку системы электронного документооборота ТЕЗИС на своей универсальной Java-платформе создания бизнес-приложений CUBA. Фактически был применен подход "от общего к частному": СЭД разрабатывалась на платформе, в которой уже были реализованы многие базовые сервисы, востребованные в бизнесе.
На базовом уровне требования к корпоративным информационным системам достаточно схожи: необходимо обеспечивать надежное хранение информации, защиту данных и управление политиками доступа, управлять бизнес-процессами, обеспечивать гибкую настройку пользовательского интерфейса для работы со специфическими бизнес-объектами. Желательно, чтобы спецификации интерфейсов разных бизнес-приложений были разработаны в едином стиле, что облегчает работу пользователей. Разумеется, нужны мощные, адаптивные и гибкие средства поиска, причем сквозной поиск по всем информационным хранилищам (Enterprise Search) предпочтителен. И никак нельзя обойтись без аналитических инструментов (Business Intelligence).
Также на уровне платформы обеспечивается поддержка работы со всеми типами клиентских устройств и сред - обычные десктоп- и веб-клиенты, разнообразные мобильные гаджеты с разными мобильными ОС.
Элементарный экономический расчет показывает, что разработка таких компонент исключительно для нужд только лишь СЭД никогда не окупится. Другое дело, когда стоимость разработки этих компонент разносится на все приложения, реализуемые на единой платформе.
СЭД ТЕЗИС - воплощение в жизнь нового российского продукта, отвечающего спросу современных организаций и лишенного основных недостатков отечественных систем. Труд разработчиков заслужил высокую оценку: система ТЕЗИС была признана лауреатом более 10 различных премий и номинаций.
Следовать традициям и быть в тренде
Заказчики предъявляют к СЭД совершенно противоречивые требования, которые тем не менее приходится выполнять. С одной стороны, от СЭД ожидают, что она будет поддерживать классическое делопроизводство и документооборот, как это организовано в канцеляриях госучреждений и крупных промышленных компаниях (которые по своему менталитету на самом деле очень близки к чиновничеству).
Можно сколь угодно долго дискутировать о том, что бюрократический стиль управления является тормозом прогресса, но спрос на решения по автоматизации работы канцелярии в обозримом будущем продолжит существовать, и разработчики СЭД должны это учитывать.
С другой стороны, заказчики требуют, чтобы СЭД отвечала всем новейшим трендам в области ИТ-, потому что современная бизнес-среда характеризуется динамикой и сложностью и предъявляет к компаниям все более высокие требования, заставляя их постоянно работать над повышением своей конкурентоспособности.
Новые задачи в бизнесе и госуправлении требуют от организаций активного использования информационных ресурсов и автоматизации управления бизнес-процессами. Отсюда вытекают и новые расширенные требования к СЭД: для эффективного ведения бизнеса нужны комплексные решения, обеспечивающие накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации. Таким образом, можно говорить о расширении функционала СЭД до уровня ЕСМ (Enterprise Content Management).
Система ТЕЗИС предоставляет пользователям богатый набор технологий для работы с неструктурированной информацией и включает в себя решение задач по организации делопроизводства и электронного архива, управления процессами (BPM), а также комплекс специализированных приложений (управление совещаниями, управление проектами, Help Desk и прочее). И все это построено на базе единой платформы.
Надежность СЭД на "пять девяток" - требование времени
Вернемся мысленно всего на несколько лет назад. Во многих организациях СЭД уже внедрены и, судя по отзывам самих заказчиков и отчетам поставщиков вполне успешно эксплуатируются. Однако почти повсеместно эти системы лишь дублируют бумажный документооборот, помогая регистрировать документы и учитывать их движение.
Случись вдруг что-то непредвиденное, какой-то сбой в системе - и люди легко вернутся к своим регистрационным журналам, работа организации без СЭД не остановится.
Переход к настоящему электронному документообороту происходит как раз сейчас, на наших глазах, потому что только недавно изменения в законодательстве и развитие коммуникаций сделали возможным широкое использование настоящих электронных документов, то есть тех, которые создаются в цифровом виде и в этом же виде используются, без необходимости их распечатки и подписывания собственноручно.
Это драматическим образом меняет требования к надежности СЭД, которая теперь переходит в разряд систем, критически важных для бизнеса. Если все документы стали электронными, начальник уже не сможет послать свою секретаршу за нужной бумагой, если система зависла.
Надежность системы - это комплексное понятие, которое включает отказоустойчивость, доступность, обеспечение сохранности данных при сбоях, их долгосрочное хранение и другое. С инженерной стороны это реализуется посредством реализации распределенной системы, в которой нет единой точки отказа, включением в ее состав сервисов балансировки нагрузки, резервного копирования и восстановления, мониторинга и аудита.
Опять-таки вынесение этих сервисов на уровень платформы позволяет разработчикам СЭД фокусироваться на функциональной стороне, а проблемы обеспечения надежности решать на инфраструктурном уровне.
Кстати говоря, сама платформа CUBA компании Haulmont, на которой построена СЭД ТЕЗИС, проверку на надежность прошла: на ней был выполнен проект комплексной автоматизации компании Addison Lee, оператора услуг такси в Лондоне. Эффект от ее внедрения - 10 млн фунтов стерлингов в год.
Система поддерживает работу свыше 4 тыс. пользователей, обеспечивая выполнение более 30 тыс. заказов в день в режиме работы 24/7. Доступность системы - на уровне "пять девяток" (99,99999 %). Addison Lee плодотворно сотрудничает с компанией Haulmont в течение 5 лет, а ее бизнес ежегодно растет на 30 %, во многом благодаря надежной и адаптивной информационной системе. Для СЭД такая надежность тоже не помешает, если от нее зависит все управление компанией, а не только работа канцелярии по регистрации документов.
Работа в веб-среде: клиент клиенту рознь
Если несколько лет назад лишь немногие разработчики СЭД задумывались о предоставлении веб-доступа к своим системам, то сейчас реалии времени таковы, что веб-клиент в той или иной степени реализован в большинстве известных СЭД.
С формальной стороны, веб-доступ - это возможность работы в системе через интернет-браузер. Само по себе его наличие еще не гарантирует, что будет обеспечен полный функционал при работе через браузер. К тому же часто требуется установка различных специальных расширений, например, ActiveX, что фактически превращает тонкий клиент в толстый.
Особенность системы ТЕЗИС в том, что при веб-доступе функциональность обеспечивается на 100 %, что позволяет полноценно работать с корпоративной информацией из любой точки мира, где есть интернет, без привязки к рабочему месту. Полноценный веб-клиент также позволяет заказчику экономить существенные средства на этапе внедрения решения, поскольку не требует работ по развертыванию и настройке системы на рабочих станциях. И это значительно облегчает жизнь ИТ-службе заказчика при сопровождении СЭД.
Мобильность: новые горизонты и новые проблемы
Агитировать за мобильные технологии сегодня совсем излишне - бизнес уже оценил преимущества мобильности и сейчас активно осваивает новые способы коммуникации и взаимодействия с использованием планшетов и смартфонов.
Миллионы людей (многие из них - сотрудники различных организаций) приобретают мобильные устройства для себя, а потом используют их на работе. Этот феномен быстро набирает популярность и получил название BYOD (Bring Your Own Device).
Исследование консалтингового подразделения Cisco IBSG показало, что BYOD распространяется не только в США и не только в крупных компаниях. На глобальном уровне BYOD в целом поддерживают 90 % руководителей ИТ-подразделений крупных и средних предприятий, а 70 % относятся к этому феномену положительно - "весьма" либо "очень". Потрясающие показатели, свидетельствующие о том, что компании в разных частях света де-факто уже признали, что их сотрудники могут использовать собственные устройства для работы с корпоративной информацией.
Мобильный клиент СЭД ТЕЗИС независим от мобильной ОС, что при нынешнем многообразии мобильных платформ просто необходимость. Это достигается за счет того, что мобильный клиент это веб-приложение, оптимизированное для работы с сенсорными экранами (touch-screens). Соответственно, его можно использовать, просто открыв в браузере на любом мобильном устройстве.
Процессы
При всей схожести задач документооборота внутри любой отрасли, да и в более широком контексте, в каждой организации находятся какие-то свои нюансы в работе с документами и контроле исполнения поручений руководства, что делает невозможной жесткую программную реализацию этих функций. Для того чтобы преуспеть на рынке, ПО для документооборота должно быть очень гибким, особенно в части настройки деловых процессов.
Компания Haulmont обобщила свой более чем десятилетний опыт разработки приложений для бизнеса и создала гибкий конструктор бизнес-процессов, который позволяет поддерживать любые схемы движения документов в организации. Для описания процессов используется собственная удобная нотация, а дружественный и интуитивно понятный интерфейс облегчает вовлечение пользователей в работу с системой и минимизирует необходимость обучения.
Процесс может быть создан в визуальном редакторе, интегрированном в платформу, и затем развернут прямо в ходе работы приложения. Набор возможных состояний, действий, форм и таймеров закладывается в систему при разработке приложения.
Будущее ECM
Предсказывать будущее - дело неблагодарное и бесполезное. Например, в 2006 году аналитики Gartner прогнозировали, что бум мобильных устройств наступит только через 5-10 лет. А уже 9 января 2007 года Стив Джобс представил первую модель iPhone, который в корне изменил наши представления о мобильности. В связи с этим давайте не будем загадывать далеко, а остановим внимание на тех трендах, которые уже сформировались и определяют сегодня развитие индустрии ECM.
На горизонте 2-5 лет все так же значимыми в ИТ в целом будут три тенденции: мобильность, облачность и социальность. Но каждой отрасли предстоит по-своему их осмыслить и реализовать в новом поколении продуктов, в т. ч. и ECM. Сочетание классических подходов к автоматизации задач делопроизводства и контроля исполнения с современными трендами в области ECM позволяет СЭД ТЕЗИС решать различные бизнес-задачи, связанные с обработкой документов, одновременно следуя традициям и оставаясь в тренде развития технологий.
В мире много примеров внедрений, когда с помощью технологий ECM изменили бизнес: не просто создали единое информационное пространство предприятия, новые отношения в цепи поставок или с клиентами, а глубоко изменили всю корпоративную культуру. Эти примеры далеко не единичны, и они показывают, что сегодня любая крупная компания находится в точке выбора: игнорировать происходящие в мировой бизнес-среде изменения или принять их.
Нельзя забывать, что, какие бы масштабные задачи не возлагались на ECM-систему, она все равно остается частью общего ИТ-ландшафта предприятия. Будучи реализованной на универсальной платформе создания бизнес-приложений, СЭД ТЕЗИС обладает широкими возможностями по интеграции с другими системами, а ее открытый код позволяет выполнять любые доработки силами заказчика или партнера.
Но следует учесть, что процесс развития ECM в компании обычно не завершается, система должна расти и совершенствоваться постоянно. Компания должна искать, как и где внедрение инновационных технологий может принести улучшения и повысить эффективность бизнеса, делая фокус на достижении целей и получении преимуществ в своей основной деятельности.
СЭД ТЕЗИС также продолжает развитие по направлению к высокотехнологичному будущему, обеспечивая защиту инвестиций своих клиентов, а также надежность и масштабируемость бизнес-решений за счет универсальной платформы CUBA, на которой она реализована.