Система EOS for SharePoint разработки компании "Электронные Офисные Системы" широко известна на рынке ECM, в первую очередь, как прикладное решение, реализующее функции электронного документооборота на платформе Microsof SharePoint Server. Однако, как показал проект в группе компаний "Термекс", возможности решения выходят далеко за рамки традиционных функций СЭД, помогая решать специфические бизнес-задачи. Об особенностях проекта и этапах его реализации рассказывает руководитель ИТ-проектов ГК "Термекс" Антон Крупнов.
CNews: Почему ваш выбор остановился на EOS for SharePoint?
Антон Крупнов:Нам было нужно портальное решение и документооборот, а компания "Офис-Док" предложила решение ЭОС, которое нас устроило. Большим плюсом было то, что все поставлялось "в одном флаконе" - вместе с документооборотом мы получили платформу, на которой можно развивать и портальное решение.
CNews: Был ли у вас в компании SharePoint до того, как вы решили внедрять продукт ЭОС на этой платформе для управления электронным документооборотом?
Антон Крупнов:Нет, не было. При выборе системы мы отталкивались не от платформы, ее наличия или отсутствия, а от задач. Нам предстояло реализовать большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД. Мы нашли и то, и другое - подходящую платформу и адекватное прикладное решение на ней.
CNews: На заседании Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров вы говорили, что, в числе прочего, используете EOS for SharePoint для приема и обработки заявок в ИТ-службу, для согласования счетов, бронирования переговорных, согласования контрагентов со службой безопасности и других задач. Для СЭД это не совсем традиционная область применения, не так ли?
Антон Крупнов:На самом деле ничего удивительного в этом нет. Поясню на примере бизнес-процесса приема заявок в ИТ-службу и их прохождения. Большое количество заявок у нас составляют специфические заявки по техподдержке и внесению изменений в конфигурацию 1С. Я устроил таким образом, что задача не просто через портал приходит в ИТ-отдел, а сначала поступает ключевым пользователям на согласование, чтобы решить, нужно ли вообще это делать. Только после их согласования заявка попадает к специалистам ИТ. Средствами системы специалисты ИТ могут запросить информацию у коллег, создать подчиненную задачу или создать новую заявку со связкой и т.д. В общем, помимо приема заявки через портал мы задействовали средства коллективной работы EOS for SharePoint - как до момента регистрации заявки, так и в процессе ее исполнения.
CNews: Получается, что простую задачу - "прием заявок" - средствами СЭД вы расширили до уровня автоматизации целого бизнес-процесса?
Антон Крупнов:Да. Мы действительно использовали типовые возможности СЭД, для автоматизации бизнес-процессов. Если рассматривать любой бизнес-процесс любой организации, то, с большой долей вероятности, его элементы уже реализованы в СЭД. Отпадает необходимость создавать процесс "с нуля". Так что границы использования EOS for SharePoint оказались гораздо шире термина "система электронного документооборота".
CNews: Есть ли еще области применения функционала решения, которые упростили процесс реализации проекта?
Антон Крупнов:Безусловно. Вот, например, в нашем Центре Документов в основном задействованы стандартные возможности хранилища портала SharePoint (здесь лежат сертификаты на продукцию, типовые договоры, регламенты, шаблоны и пр.), а механизм атрибутного поиска мы использовали от системы EOS for SharePoint. Или еще пример: мы используем средства интеграции EOS for SharePoint со сторонними системами, эти средства входят в функционал решения. Служба EOS for SharePoint выгружает данные в таблицу обмена MS SQL, а оттуда мы забираем данные в 1С.
CNews: Скажите, пожалуйста, как пользователи встретили новую систему? Было ли предубеждение против системы или внедрение прошло на ура?
Антон Крупнов:Мы изначально создавали портал, которым захотят пользоваться все сотрудники. Идея состояла в том, чтобы запускать задачи последовательно. Первой задачей должна была стать такая, которая привлечет большое количество пользователей на портал, и, в то же время, будет актуальной для организации. Начинали мы с заявок в ИТ-службу и постарались сделать все максимально удобным. Сначала там была одна кнопка - "Отправить заявку". Запросы мы структурировали таким образом, чтобы ни у кого не возникало соблазна нажимать какие-то лишние кнопки. Бывали, конечно, ошибки, но в основном все как-то справлялись с новой системой. А после того как увидели обратную связь, когда пошла отработка заявок, необходимость кого-то убеждать отпала сама собой. Таким образом пользователи получили удобный и организованный инструмент для обращений, а мы - эффективную систему для работы.
CNews: Пользователи просто сами привыкли, вам даже не пришлось применять каких-то "насильственных" мер, чтобы люди стали работать в системе?
Антон Крупнов:Раньше было несколько каналов доставки заявок - люди писали в ИТ отдел, звонили, обращались лично. Мы сказали, что больше не принимаем ни письма, ни звонки, если нет оформленного запроса. Это была единственная "насильственная" мера по отношению к пользователям. Обработка заявок, конечно же, не единственная сфера применения решения. Это был старт, чтобы "заманить" пользователей на портал и сделать некий корпоративный продукт, который бы можно было дальше развивать. У нас уже много сервисов завязано на эту систему, например, новые контрагенты согласуются со службой безопасности таким же образом, как и заявки. Компания имеет более 90 филиалов, люди находят новых контрагентов, оформляют заявку, все это дело попадает через их руководителя на согласование в службу безопасности, она их проверяет, потом перегружаем данные в 1С. А ввод новых контрагентов непосредственно в 1С мы закрыли.
CNews: Интеграцию продукта EOS for SharePoint с 1С вы делали самостоятельно или вам помогли?
Антон Крупнов:Механизм интеграции, как я уже говорил, входит в решение EOS for SharePoint. А настройки, как и большинство имеющегося на портале функционала, выполнили специалисты нашего подрядчика - компании "Офис-Док", партнера ЭОС.
CNews: Интересно было бы уточнить еще один момент: SharePoint позиционируется как среда для социального взаимодействия. Используете ли вы какие-то его социальные сервисы и как вообще к этому относитесь?
Антон Крупнов:Мы используем социальные сервисы пока только на уровне "как побыстрее найти нужный контакт". Зашел на портал, набрал фамилию, и сразу увидел должность сотрудника, в каком подразделении он работает. Если пришла заявка, тоже можно посмотреть от кого, кем сотрудник является в системе компании. А внутренние контакты и общение сотрудников в социальной сети мы не используем.
CNews: То есть, вы развиваете ваш SharePoint больше в сторону портального решения?
Антон Крупнов:Именно, но здесь нужно определиться с терминологией. Существует мнение, сформированное многими разработчиками ПО, что корпоративный портал - это некий информационно-справочный ресурс с элементами базы знаний и социальной сети. То есть, например, не знаешь в каком кабинете сидит тот или иной сотрудник, когда день рождения у главного бухгалтера или тебе нужна типовая форма служебной записки - в этом тебе поможет корпоративный портал. И всё. Мы же под корпоративным порталом подразумеваем инструмент для коллективной работы и реализации бизнес-процессов. Поэтому каждый сотрудник, заходя в систему, сразу попадает на персональную страницу, где описаны все его задачи, стадии их выполнения и другая первоочередная информация. Мы считаем недостаточным просто разместить на портале, например, регламент согласования договоров, для нас важно запустить на портале бизнес-процесс согласования договоров со всеми участниками. И здесь EOS for SharePoint, как прикладное решение с готовыми механизмами, экономит нам массу времени и денег.
CNews: Что вы считаете самым важным достижением при реализации этого проекта?
Антон Крупнов:Конечно, это вовлеченность пользователей. Мы считаем, что закрыли этот вопрос. У нас все знают, что такое портал, знают, как туда войти и как там работать. В принципе, это была самая большая задача: быстро заинтересовать 2 тыс. пользователей в портале, чтобы дальше развивать его. Мы начали просто с обращений в ИТ-отдел, а сейчас автоматизируем сложные процессы, например, взыскание просроченной дебиторской задолженности. В процессе задействованы сбытовые подразделения филиалов (их более 90), служба безопасности, юристы и бухгалтерия. К слову сказать, обмен данными с "1С" в ходе этого процесса задействуется 3 раза. При внедрении новой задачи мы рассказываем про то, какой функционал появился, и нет необходимости объяснять, что такое портал, зачем он нужен. Пользователи понимают, что этот инструмент будет полезен в их работе.