Управление записями: компаниям не хватает определенности

Источник: cnews

Михаил Демидов

Опрос компаний по использованию решений по управлению документами (Record Management), проведенный Forrester Research, выявил, что только 20% респондентов могут охарактеризовать свою политику по управлению информацией в случае юридических претензий и судебных споров как "очень уверенную". Тем не менее, больше половины вендоров RM-решений планируют в 2010 году увеличить количество таких внедрений.

Согласно результатам совместного исследования Forrester Research и ARMA International, на вопрос: "Насколько вы уверены в том, что, если это потребуется, ваша компания сможет предъявить точную, достоверную и доступную информацию в электронном виде?", положительно смогли ответить только 49% опрошенных (20% "уверенно" и 29% - "просто уверенно"). В качестве иллюстрации важности задаваемого вопроса, в отчете Forrester приводятся два инцидента - с инвестиционным банком UBS Warburg и фармацевтической компании Merck, получивших рекордные штрафы в 29 млн и 253 млн долларов, соответственно, за несоблюдение процедур проверки документации. Исследование, проводимое среди 434 компаний-респондентов (95% из которых расположены в Северной Америке) также выявило, что 44% опрошенных не имеют представления о том, какие средства на покупку нового ПО или лицензий заложены в бюджет на 2010 год. Среди причин называются и неудовлетворенность существующими программными решениями, и сложность и изменчивость самого рынка RM-продуктов.

Отечественные вендоры СЭД полагают, что если бы такое исследование проводилось в России, то соотношение ответивших было иным. "Уверенность в том, что корпоративная информация, хранимая в электронном виде, доступна, точна и заслуживает доверия, во многом зависит от политики самой организации в области управления записями. Учитывая то, что североамериканские и во многом европейские компании подходили к формированию RM-политики эволюционно, во многих компаниях, особенно небольших, управление записями совершенно не развито", - говорит Алексей Афанасьев, директор по качеству компании "Интертраст". По его мнению, в России организации крупного и среднего бизнеса в большинстве своем внедрили или активно внедряют современные системы электронного документооборота в качестве части ECM и CRM. Массовыми также являются учетные и бухгалтерские системы. "Таким образом, если рассматривать крупные российские компании и государственные структуры, то их политика в области управления записями, а также ее финансовые показатели стали бы значительно выше указанных в исследовании 20 процентов, в исключительных случаях доходя до 90% и выше", - замечает господин Афанасьев. По оценке Андрея Трещука, заместителя управляющего директора Terralink, "очень уверенно" ответили бы 10-15% компаний, "просто "уверенно" - процентов 30. Причиной этого является несколько другая карта рисков, чем у американцев и европейцев: "В этом смысле наши компании, с одной стороны, должны чувствовать себя уверенней, так как им не грозит процедура EDD, с другой стороны, в технологическом плане, мы, конечно, отстаем от них".

Степень уверенности компаний в своей RM-политике

Источник: Forrester Research, 2009

"Дело в том, что в России пока не стоят массово задачи управления электронными документами в юридически значимом виде: ни практика этого не позволяет, ни законодательство не требует", - объясняет ситуацию Виктор Сущев, директор по консалтингу DocsVision, замечая, что в вопросе речь идет не в целом о "политике в области RM", а именно относительно информации, хранящейся в электронном виде (electronically stored information). "Как правило, пока юридически значимые документы обращаются в бумажном виде и управляются традиционным образом. И вот это отставание позволило бы россиянам продемонстрировать более высокий процент уверенности в своей политике в области RM (имея в виду управление бумажными записями)", - подчеркивает спикер. С ним согласен и Сергей Хахамов, заместитель директора департамента продвижения решений и продуктов корпорации "Электронный Архив". Он замечает, что в России RM фактически регламентируется только федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", и косвенно различными законодательными актами, связанными с государственным контролем деятельности хозяйствующих субъектов. "Как следствие этого, в РФ подходы организаций к RM носят несистемный характер и ограничиваются лишь потребностями продемонстрировать лояльность к проверяющим структурам лишь в момент проверки, тогда как в США и Евросоюзе RM является неотъемлемой частью ведения бизнеса", - говорит эксперт. Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies, считает, что говорить о RM в России как об отдельном классе систем нельзя, так как у заказчиков нет четкого понимания необходимости внедрения подобных решений, нет сформированного рынка, а преимущества RM позиционируются как преимущества систем других классов.

Бюджеты на RM, тыс. долл.

Источник: Forrester Research, 2009

Опрошенные CNews игроки рынка СЭД не согласны с тем, что компании не инвестируют в RM-решения. В Docsvision и ЭОС отметили, что этот сегмент рынка растет быстрее большинства других (во время кризиса - падает не так значительно), при этом абсолютные цифры, конечно, гораздо ниже американских. Это связано с размером экономик двух стран, уровнем применения технологий, рыночной средой и законодательством. По мнению Елены Ивановой, начальника отдела маркетинга компании ЭОС, на данный момент в России предлагается много RM-систем с очень богатой и обширной функциональностью для всех групп потребителей и для всех сегментов рынка. "Проблема в ИТ-бюджетах, которые сократились, и в том, что не всегда для потребителей очевидна эффективность от внедрения таких систем", - считает госпожа Иванова, отмечая среди других факторов несовершенство законодательной и нормативной базы и отсутствие единых стандартов. Виктор Сущев расширяет список факторов, сдерживающих развитие рынка RM в России. По его словам, к ним относятся, во-первых, высокая доля "нерыночных" факторов конкурентной борьбы, которые отодвигают оптимизацию бизнес-процессов как конкурентное преимущество (административный ресурс, личные связи, коррупционные и теневые схемы, рейдерство и другое); во-вторых, отсутствие законодательных требований к управлению электронными записями; в-третьих, недостаточность средств (или неверие в эффективность их вложений в ERM при условии существования первого и второго факторов); и, в-четвертых, низкий (относительно США) уровень проникновения технологий (включая, как наличие самих систем, так и готовность руководства и сотрудников). "Компании в России не вкладываются в RM, во-первых, потому что не "подстегиваются" законодательством, во-вторых, потому что просто не созрели для этого, а потому и не знают рынка, не зная рынка сложно анализировать предложения", - уверен Сергей Хахамов. Кроме этого, по его мнению, заказчики дезориентированы тем, что решения предлагаются не только специализированными компаниями, имеющими опыт: "Это результат кризиса и желание "ухватить" любой проект, выиграть конкурс любой ценой по принципу "там разберемся". Именно в этом причины неудовлетворенности потенциальных заказчиков решений по RM", - подытоживает спикер. "Они просто вкладывают ровно столько, чтобы закрыть те риски, которые считают серьезными для бизнеса", - уверен Андрей Трещук.

Ссылки по теме