В Gartner считают, что по причине дороговизны доступ к ECM-решениям в организациях имеет ограниченное число работников. Тоби Белл, вице-президент по исследованиям Gartner, считает, что и подход по обеспечению доступа всех сотрудников к СЭД, базирующийся на понятиях ROI или других показателях эффективности, также нельзя считать корректным. По его словам, первой ошибкой в любых проектах по внедрению СЭД становится непонимание глубины изменений, которые будут внесены в бизнес-процессы компании. "Обычно в фирмах сразу переходят к этапу выбора вендора. Мы же считаем, что для проектов стоимостью более 300 тыс. евро организациям необходимо потратить от 6 до 9 месяцев для выработки плана и поиска разработчика ECM". Для этого в Gartner составили список из 6 тактических подходов, руководствуясь которыми, как полагают аналитики, компании могут сэкономить до 1 млн евро на внедрении. В формулировках этих подходов идет речь об устранении лишнего и ненужного контента в организации, который дублируется в разных корпоративных приложениях до внедрения ECM; о создании политик управления документацией в ECM-системе (разделение между "мгновенным" и готовым контентом с акцентированием на хранение последнего в ECM), о включении в план open-source-решений и ориентации на поставщиков не только самого ПО, но и других услуг (обучения, внедрения, консалтинга), об исключении ручной обработки данных от заказчиком, полученной через интернет (она должна автоматически вноситься в ECM), об использовании "зеленых ИТ" (безбумажные хранилища данных) и о переходе на "облачные хранилища" для электронной почты. Кроме того, аналитики Gartner указывают на необходимость расчета TCO (совокупной стоимости владения) ECM-системы на 5-летний срок, с учетом, что стоимость лицензий составит 5-20% от этой суммы.
Опрошенные CNews участники рынка СЭД выразили недоумение по поводу представленных Gartner советов и расчетов по внедрению ECM-решений. Критике подвергся, в основном, общий перечень подходов, предложенный аналитиками. По мнению большинства игроков рынка, он неполон, не является универсальным и не содержит главной идеи внедрения ECM для конкретной компании. По мнению Вадима Ипатова, заместителя генерального директора по развитию бизнеса "Интертраст", после формирования цели отдельные из приведенных подходов могут потерять смысл, но при этом появятся новые факторы, которые могут стать решающими с точки зрения оценки выгоды. "Не вызывают сомнения рекомендации по разработке политики управления контентом информационной архитектуры; выбора поставщика, который не просто предоставляет программное обеспечение, но способен предложить консультации в области управления контентом, выполнить внедрение, оказать другие услуги (в частности, обучение пользователей); принятия в расчет "зеленых" возможностей предлагаемых технологий". Эксперт считает, что многие из комментариев к представленным подходам имеют отношение к "западным" проблемам, связанным с управлением документами и контентом. В частности, по его словам, задача "разделения" документов на записи (свидетельства) и остальной контент (intermediate) перед большинством российских СЭД не стоит в силу специфики работы с документами, которые с момента их создания до утилизации "живут" по определенным регламентам, исключающим саму возможность смешения. "Электронная почта с точки зрения большинства отечественных СЭД, является транспортом, а не носителем свидетельств деятельности организации и ее персонала, которые могут быть использованы в регулятивных целях", - заключает господин Ипатов. Андрей Трещук, заместитель исполнительного директора Terralink, замечает, что некоторые из предложенных Gartner походов, являются сомнительными (использование Open Source) или не универсальными (обмен большими объемами данных с заказчиками по сети интернет не всегда возможен из-за плохих каналов в некоторых регионах), а в некоторых случаях подходом объявляется одна из целей внедрения ECM (например, избавление от бумаги часто является самоцелью): "Список подходов можно расширять до бесконечности. Например, "разрабатывать эргономичные, интуитивно понятные интерфейсы для снижения издержек на адаптацию персонала". В свою очередь, по мнению Николая Пестерева, руководителя проекта внедрения Directum, список Gartner ориентирован на европейский рынок, поэтому говорить о его полноте или неполноте не совсем корректно: он соответствует европейским реалиям, но должен быть адаптирован к ситуации в России. "Отечественный рынок испытывает сильное влияние государства, особенно в сфере обеспечения безопасности. Усиление законодательства в этой сфере и государственные инициативы обуславливают настороженное отношение как ИТ-вендоров, так и заказчиков к различным нововведениям (open-source решения, "облачные" сервера), гарантия безопасности которых не проверена временем", - рассуждает эксперт. Поэтому, эти подходы, выделенные Gartner, пока не получили реализации в России и как следствие не могут рассматриваться как путь экономии. "Что касается "зеленого" ИТ, часть этого подхода - перевод бумажных документов в электронное состояние (как следствие сохранение деревьев) - бесспорно, экономит средства на бумагу. Однако вопрос об экономии за счет "зеленых" решений в оборудовании остается открытым, поскольку их производительность пока значительно уступает производительности "не зеленых". Иными словами, использование "зеленого" оборудования ведет к снижению эффективности работы заказчика, к увеличению временных затрат на производственную деятельность, и, как следствие, увеличение финансовых затрат компании", - продолжает господин Пестерев. Дмитрий Романов, независимый эксперт, указывает на то, что при внедрении необходимо думать не о сокращении стоимости владения ECM-системой, а о том, как с ее помощью больше зарабатывать, расширять бизнес, выходить на рынки с новыми продуктами, управлять знаниями и инновациями. Ключевым фактором здесь, по мнению спикера, является ускорение информационных потоков в организации.
Сумма в 1 млн евро также вызвала неоднозначную реакцию. Директор по развитию компании DocsVision Сергей Курьянов оценивает распределение сэкономленных средств на внедрение следующим образом: 15% будут относиться к предварительной подготовке контента до внедрения ECM, а 20% - при создании политики распределения контента внутри ECM. Еще 30% компании сэкономят на консалтинге в области управления контентом и на использовании open source-решений. Обработка введенных через веб-формы данных автоматически сразу в ECM сократит затраты на персонал и принесет экономию в 10%, тогда как безбумажный документооборот и эффект от использования "облачной почты" на транзакционной модели с оплатой за каждое письмо (вместо малоиспользуемого почтового аккаунта на корпоративном сервере Exchange)для сотрудников, для которых эта форма связи не слишком востребована, принесет еще 20% и 5% экономии, соответственно. Андрей Лубенец, менеджер по развитию вертикальных продуктов ABBYY Россия, тем не менее, полагает, что внедрение Open Source решений позволит заказчику однократно сэкономить на стоимости лицензий от 5 до 20%, но "снизит ли это общую стоимость владения Open Source решения - неочевидно". Также у эксперта вызывает сомнение совет Gartner хранить почту менеджеров на почтовом сервере компании, а почту самых рядовых сотрудников передать во внешние организации из-за сложности в обеспечении конфиденциальности данных. Несколько иное соотношение факторов экономии предлагает Дмитрий Романов. По его расчетам, уменьшение TCO на 5-20% на интервале в пять лет с интегральным эффектом в 1 млн евро означает, что совокупная стоимость владения ECM-системой составляет от 1 до 4 миллионов евро в год. "Такие цифры реальны только для очень крупных организаций с десятками тысяч пользователей. Скорее всего, на таких масштабах 80% экономии будет достигаться за счет внедрения решений на Open Source, оставшиеся проценты могут дать перенос электронной почты на внешние серверы и сокращение площадей под архивы бумажных документов", - объясняет свою точку зрения эксперт. По мнению Андрея Трещука, "можно привести пример, когда экономия только на избавлении от бумаги и ее хранилищ, будет больше миллиона евро, и примеры, когда все указанные меры практически ничего не дадут". Несколько других участников рынка, опрошенных CNews, отказались от предложений разделить сэкономленные на внедрении деньги по каждому из направлений согласно указанным Gartner подходам.
Оценивая российский рынок СЭД, его участники отмечают, что указанные Gartner значения по TCO выглядят вполне адекватными. По оценке Сергея Курьянова, в России доля затрат на лицензии была бы несколько выше, потому что трудозатраты собственного персонала, связанные с внедрением и эксплуатацией, часто не включаются в TCO. Дмитрий Романов приводит статистику, согласно которой средние сроки окупаемости при "правильном" внедрении СЭД (все сотрудники, так или иначе работающие с документами, являются пользователями СЭД) составляет от 6 месяцев до года, а доля лицензий и платежей за техподдержку обычно составляет около 20-40% от общей стоимости проекта и дальнейшего сопровождения. Николай Нестеров считает, что в России достичь экономии с помощью названных Gartner подходов можно будет лишь через 10-15 лет.
В то же время, как указывает Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies, говорить о ECM решениях как о СЭД нельзя, так как концепции ECM предполагает работу с информацией в существенно более широком смысле, тогда как для СЭД больше подходит термин DCM (Document and Content Management). "Поэтому, приведенные Gartner подходы экономии при внедрении, неприменимы для решений класса СЭД. По разным причинам это касается использования "зеленых технологий", переноса электронной почты на удаленные "облачные" сервера, использования провайдеров контент-сервисов. В свою очередь, наличие политики внедрения является необходимым условием для успешного внедрения любой ИС, а исключение дублирования контента и организация обмена данными - одни из задач, решаемых внедрением СЭД", - отмечает спикер.