Электронный документооборот - тема, интерес к которой развивается вне зависимости от кризисной ситуации. Предприятия начинают новые проекты, финансируют внедрения СЭД, несмотря на общее сокращение бюджетов и нестабильное экономическое положение. Анализируя ситуацию, сложившуюся с рынком СЭД в Самарском регионе, мы попробуем найти причины возрастающего спроса именно на этот сегмент решений.
За основу были взяты данные по проектам СЭД, внедрением которых занималась компания "Программные Технологии". Для сравнения, за первую половину 2008 года было реализовано лишь два крупных проекта по автоматизации документооборота - и это в "здоровой" и стабильной экономической ситуации. Данные за первую половину 2009 года говорят сами за себя - заключено восемь договоров на внедрение СЭД, по семи из них полностью произведены работы. Чтобы изучить факторы, которые влияют на процесс принятия решения о внедрении, мы обратились к клиентам с одним простым вопросом: "Почему именно СЭД и почему именно сейчас?"
"В нашей компании проводится политика по сокращению издержек, затрат и потерь. В рамках этой политики система электронного документооборота позволяла решить часть проблем. К примеру - несоблюдение регламентов по работе с документами, простои на этапах согласования и рассмотрения, дублирование выполняемых функций из-за потери информации и т.п. Мы ожидаем, что автоматизация документооборота даст нам возможность технического контроля над всеми перечисленными процессами" - поясняет Станислав Супотницкий, начальник отдела ИТ компании Solition Engineering. В данной организации был проведен пилотный проект внедрения системы DocsVision, в рамках которого Станислав Супотницкий является не только техническим руководителем, но и основным пользователем системы.
Инвестиционно привлекательным считает проект внедрения СЭД и заведующая канцелярией "Росскат" Елена Долгова: "Наша компания завершила внедрение системы DocsVision в июне 2009 года, и в данный момент находится на этапе опытной эксплуатации. Могу сказать, что даже за этот короткий период мы увидели результат. Помимо более простой и прозрачной работы с документами, на наших глазах меняется отношение сотрудников к информации. Теперь процесс ее движения в компании можно отследить на любом этапе, что полностью исключает простои в согласовании и движении документов. Сейчас мы делаем первые шаги, которые вскоре приведут нас к новым возможностям бизнеса".
Выявление избыточных функций и работ становится приоритетным практически для всех отраслей бизнеса. Кризис - время, когда пересмотру подвергаются все процессы, протекающие на предприятии. В стремлении к оптимизации и экономии средств, руководители все чаще задаются вопросом: с помощью какого инструмента можно отследить и проанализировать события, происходящие в организации? Наталья Черкашина, руководитель направления по продажам DocsVision в "Программных Технологиях", знает ответ на этот вопрос: "У нашей компании есть такой инструмент, и мы готовы предоставить его клиентам. Электронный документооборот - это не только возможность оптимизировать работу сотрудников, но еще и мощное управленческое средство для руководителя. Кризис обнажил многие проблемы в организациях, и именно автоматизация бизнес-процессов помогает их решать".
Жизнь после внедрения
Мнения клиентов, начинающих внедрение системы документооборота, их ожидания и планы довольно оптимистичны. Однако подходить к изучению данного вопроса следует разносторонне. Мы часто слышим о начале и завершении ИТ-проектов по автоматизации тех или иных бизнес-процессов. Однако информацию о том, как "чувствуют" себя компании после внедрения, найти не всегда просто.
В 2006 году руководством компании "Волгабурмаш" было принято решение о необходимости автоматизации архива Бюро внешней приемки отдела технического контроля на базе СЭД. В рамках проекта был автоматизирован архив документов по входному контролю материалов и комплектующих Бюро внешней приемки отдела технического контроля. С тех пор система DocsVision непрерывно функционирует на предприятии, полностью выполняя все изначально заложенные в неё функции.
Своим мнением поделился Александр Кудряшов, заместитель директора по качеству "Волгабурмаш": "Система находится в эксплуатации уже 3 года. Мы активно используем инструменты хранения и поиска документов, сопровождающих поступление материалов на завод. За это время накоплен большой объем информации, доступ к которой имеется у руководящего состава. Внедрение системы позволило нам сократить время доведения результатов входного контроля до специалистов. Если говорить количественно, то объем сопровождающих документов сократился с 6-8 листов до 2-4 по каждой позиции, а таких позиций в месяц через завод проходит до 1000".
Наиболее важными результатами Александр Кудряшов считает удобство работы с информацией. "Сейчас все данные в рамках подразделения хранятся системно и упорядоченно. Строго ограничены права доступа к ним для каждой групп пользователей, что позволяет предотвратить утечку конфиденциальной информации".
Человеческий фактор
Бизнес-преимущества, полученные после внедрения - это одна сторона медали, однако с системой работают в первую очередь люди, которые могут воспринимать перемены болезненно. "В ходе введения в эксплуатацию системы менялась сама идеология отношения моих коллег к работе с документами. Адаптацию можно назвать борьбой с привычкой, и на стороне "победителей" оказались те сотрудники, кому действительно важна информация и ее доступность в любой момент" - говорит Александр Кудряшов.
В процессе внедрения иногда приходится корректировать систему, так как организация - это живой организм, она развивается и вместе с ней должна совершенствоваться сама система. "Например, в процессе реализации решения на "Волгабурмаш" были созданы дополнительные виды карточек, разработаны специализированные отчеты, уникальные печатные формы документов, интегрированные в офисный пакет. Система DocsVision позволяет вносить изменения не только на этапе разработки, но и в рамках последующей промышленной эксплуатации, что делает процесс совершенствования простым и безболезненным" - поясняет Евгений Бармин, руководитель проектов компании "Программные Технологии".
Как отметил Александр Кудряшов, "хотелось бы иметь возможность создания системы прослеживаемости качества изготавливаемых деталей и собираемых изделий по всем производственным подразделениям. Система DocsVision подходит для решения этой задачи как нельзя лучше. При развитии системы DocsVision на всех участках производства, открывается возможность осуществления дополнительных функций, таких как контроль за расходом и остатком материалов и комплектующих, правильность оформления маршрутных листов при сборке изделий и т.п.".
Как мы видим, система "Волгабурмаш" эффективно выполняет свои задачи, и при этом не стоит на месте, а развивается вместе с самим предприятием. Начиная проекты внедрения, клиенты имеют четкие ожидания, которые оправдываются уже на первых этапах, а также в дальнейшем, когда этим ожиданиям присоединяется ответственный подход и решимость.
В данной статье приведены несколько мнений относительно автоматизации бизнес-процессов, однако все они схожи в одном - СЭД является окупаемым и выгодным в любых экономических условиях.
Умение делать выводы из текущей ситуации и прогнозировать последующие шаги, - пожалуй, самое ценное в кризис. Становится понятно, что информацию нужно не только накапливать, но и уметь ее анализировать. Именно тот, кто сможет грамотно управлять информационными и человеческими ресурсами внутри компании, получит наивысшие награды - прибыль и расположение клиентов.