На момент запуска проекта по внедрению системы управления предприятием в компании НПП "ТЭК" уже работала система электронного документооборота на базе DocsVision. Интегратором выступила компания "Утилекс АйТи" (г. Новосибирск). "В ходе проекта по автоматизации документооборота в научно-производственном предприятии "Томская электронная компания" была развернута система DocsVision для 50 одновременно работающих пользователей, проведена экспертиза предприятия с точки зрения задач управления документами, обучена команда внедрения DocsVision со стороны заказчика" - вспоминает руководитель проекта по внедрению СЭД Антон Солдатов. Руководитель проекта со стороны НПП "ТЭК" Денис Марьясов добавляет: "В СЭД были автоматизированы или частично автоматизированы ряд наиболее важных процессов, в числе которых "Открытие и закрытие заказов", "Работа с договорными документами".
По сути своей работа с заказами сводилась к оформлению специальных распорядительных документов, регламентирующих начало или окончание работ по тому или иному проекту. Процесс этот уже долгое время работал в компании, сначала в бумажном виде, а затем и в электронном. Технология была отлажена, но связи между системой документооборота и учетной системой не было, приходилось повторно вносить данные. В связи с этим возникла необходимость определить точки возможного соприкосновения систем. Возникла идея двусторонней синхронизации данных: из ERP в СЭД передавались бы параметры открываемого заказа, обратно шла бы передача статуса распоряжения для определения статуса заказа в Microsoft Dynamics AX и дальнейшей работы в учетной системе.
"Распоряжение на открытие производственного заказа должно быть согласовано с целым рядом служб внутри нашего предприятия - с коммерческой, планово-экономической и, естественно, с производственной", - делится Денис Марьясов. - "Затягивание этого процесса было крайне невыгодно с экономической точки зрения, поэтому мы были заинтересованы в том, чтобы минимизировать время между принятием решения и запуском продукции в производство"
Горизонт интеграции ERP с СЭД в НПП "ТЭК": согласование документов возложено на DocsVision
"Что касается договорных документов", - продолжает Денис Марьясов. - "То на момент запуска проекта по внедрению ERP согласование договоров выполнялось вручную на бумаге, несмотря на то, что мы были полностью готовы к автоматизации этого процесса. Внедрение системы управления предприятием на базе Microsoft Dynamics AX стало своеобразным катализатором для запуска процесса согласования договоров в DocsVision. В ERP-систему необходимо было передавать информацию о договорных документах, которая может служить основанием для инициирования каких-либо работ (договоры, дополнительные соглашения, спецификации), а при нашем объеме документооборота без электронного архива согласованных договорных документов в DocsVision это было практически неосуществимо.
Осознанная потребность в реализации этих функций фактически сформировала задание на реализацию задачи по интеграции. Задачу синхронизации системы документооборота и системы управления предприятием облегчало то обстоятельство, что, предвидя потребность в интеграции ERP и ECM решений, руководство НПП "ТЭК" ещё на стадии выбора платформы для СЭД поставило условие относительно легкой интеграции системы документооборота с современными системами ERP класса, что является одним из преимуществ платформы DocsVision. Сыграл свою роль и тот факт, что партнёром НПП "ТЭК" вновь выступила компания "Утилекс АйТи".
Перед командой проекта были поставлены две основные задачи, связанные с интеграцией: автоматизация процесса согласования договоров и передача информации о договорах в ERP-систему, а также построение процесса автоматического формирования распоряжений на открытие производственного заказа. За счёт этого планировалось достичь ряда результатов. В первую очередь, упорядочить и регламентировать процессы по ведению справочников, формированию и согласованию документов. Во-вторых, обеспечить централизованный ввод данных в информационные системы предприятия, избавить пользователей от многократного внесения одной и той же информации в разных системах и обеспечить связь систем только на уровне необходимой информации. Это позволило бы добиться сокращения трудозатрат сотрудников и снижения количества ошибок при внесении информации.
Типология и ход проекта:
Внедрение системы управления предприятием на базе Microsoft Dynamics AX в НПП "ТЭК" началось в 2007 году. Внедрение процесса согласования договоров в DocsVision шло одновременно с проектом по внедрению системы управления предприятием и ее интеграции с СЭД.
Построение процесса согласования договоров было реализовано силами сотрудников НПП "ТЭК". "Для описания и выстраивания подобных процессов необходимо досконально понимать всю "кухню": организационную и производственную структуру предприятия, алгоритм взаимоотношений между подразделениями, сложившийся жизненный цикл документов и проч. Привлечение сторонних консультантов на этом этапе может быть полезным, но не более, поскольку критичным является участие именно "носителей знаний", то есть сотрудников самой компании" - отмечает Денис Марьясов, - "Кроме того, в результате реализации проекта внедрения DocsVision мы обладали всеми необходимыми знаниями и навыками для решения этой задачи. Но автоматизацию, затрагивающую несколько систем, необходимо отдавать профессионалам, поэтому на этапе решения задачи интеграции к проекту подключились специалисты "Утилекс АйТи".
"Для эффективной реализации синхронизации договорных документов в ходе проекта сотрудники НПП "ТЭК" проделали также серьезную работу по упорядочиванию справочников клиентов и поставщиков", - рассказывает Елена Кошкарова, руководитель проекта со стороны "Утилекс АйТи".
При реализации проекта внедрения ERP-системы и ее интеграции с DocsVision специалисты "Утилекс АйТи" использовали методологию, согласно которой проект внедрения состоит из пяти основных этапов: анализ бизнес процессов и формирование функциональных требований; дизайн (проектирование) решения; разработка и тестирование системы; развёртывание системы и запуск в тестовую эксплуатацию; сопровождение тестовой и запуск в промышленную эксплуатацию.
"Использование данной методологии позволяет нам наиболее полно учитывать все требования заказчиков и выполнять проекты с минимальными затратами и рисками" - делится Елена Кошкарова.
Результаты проекта:
"Жизненно важным для организации процессом является согласование договорной документации. Его построение и автоматизация позволяет существенно повысить эффективность документооборота, обслуживающего (сопровождающего) производственные и учётные бизнес-процессы компании. Существенно сокращается время на согласование необходимых документов, а значит и на принятие важных решений", - отмечает Денис Марьясов.
"Сейчас в СЭД DocsVision находится основной электронный архив всей договорной документации, со всевозможными ссылками и специфическими бизнес-процессами для обработки этой документации, а также большой справочник контрагентов. В ERP-систему передаются не все документы, а только необходимые для учета и инициирования работ.
При формировании производственных заказов в ERP-системе они автоматически генерируются в системе электронного документооборота, после чего процесс согласования документов происходит уже в решении на базе DocsVision". Запуск синхронизации происходит в Microsoft Dynamics АX с определённой периодичностью. При этом реализована возможность как автоматической, так и ручной синхронизации. "Все настройки интеграции были реализованы в системе управления предприятием. И это стало одной из особенностей проекта" - рассказывает Елена Кошкарова.
На уровне пользователей системы, за счёт централизованного ввода информации, отпала необходимость в многократном вводе данных, что повлекло за собой не только сокращение временных затрат сотрудников на ввод этой информации, но и снизило число ошибок при ручном внесении информации.
В настоящее время рассматривается возможность включения в систему распоряжений на открытие заказов по проектной продукции, а также синхронизация систем управления предприятием и электронного документооборота по другим направлениям, например, точки соприкосновения складского учета и сопровождающей изделие документации.