Согласно исследованию, проведенному международной некоммерческой ассоциацией AIIM, переписка по электронной почте, несмотря на понимание ее важности для ведения бизнеса, до сих пор регулируется или очень слабо, или не регулируется вообще. Пользователи ежедневно получают письма, затрачивая в среднем от 1 до 2 часов на сортировку сообщений, удаляя рекламные рассылки и ошибочные письма. В итоге, как подсчитали специалисты AIIM, в случае возникновения юридических коллизий, 40% компаний вынуждены искать в резервных копиях переписки соответствующие электронные сообщения. 84% компаний не могут обосновать причины, почему письма того или иного типа время от времени удаляются с почтового сервера. В AIIM подчеркивают, что только сейчас бизнес приходит к осознанию того, что в ежедневно поступающей электронной корреспонденции находятся конфиденциальные и важные письма, которые должны обрабатываться так же, как и традиционная почта. Еще один негативный вывод исследования AIIM состоит в том, что больше половины респондентов, принявших участие в опросе, выражают неуверенность в том, что в их фирмах электронные письма, содержащие коммерческую и правовую информацию, резервируются в специальных системах на основе ECM/RM-решений. 45% опрошенных отметили, что сохраняют такого рода письма в пользовательских папках почтовых клиентов, а 18% - просто распечатывают эти сообщения на принтере. Имеют возможность перенести эти письма в хранилище данных или сделать доступным для просмотра внутри коллектива сотрудников компании, только 19% человек.
В свою очередь, уровень интереса российских потребителей ECM-решений к процедурам обращения с письмами электронной почты в целом находится на более низком уровне - так считают игроки рынка, опрошенные CNews.
"Многие пока не верят в то, что информация, хранящаяся в электронном виде, может служить доказательством в суде, хотя правоприменительная практика в России этой области существует. Конечно, она пока не может сравниться с правоприменительной практикой в США, где затребование переписки по электронной почте стало уже естественной частью процесса раскрытия информации во время судебных процессов", - считает генеральный директор ABBYY Россия Григорий Липич. Заместитель управляющего директора TerraLink Андрей Трещук также находит проблему отсутствия регулирования электронной почты в России менее актуальной, чем на Западе, но отмечает рост внимания к этому со стороны отечественных организаций. Сопоставляя цифры AIIM с положением дел в России, эксперт выразил предположение, что они будут очень похожими. "Существенное отличие будет лишь в оценке процента электронных сообщений, хранящихся в ECM-системах. Думаю, что в России таковых - менее 10%", - отметил господин Трещук. "Если бы такое исследование проводилось в России, все показатели наверняка были бы в существенно хуже, например, около 95-98% респондентов не смогли бы с уверенностью сказать о том, что в их организациях регламентированы и исполняются процедуры работы с письмами электронной почты, содержащими значимую коммерческую или юридическую информацию", - не соглашается с мнением господина Трещука Григорий Липич.
По оценке компании DocsVision, в России порядка 5-15% компаний, которые используют общие папки на сервере электронной почты для хранения деловой электронной корреспонденции. "При внедрении электронного документооборота регламентной обработке подвергаются, как правило, только письма, приходящие на общие почтовые ящики компаний, письма приходящие на личные почтовые ящики сотрудников регистрируются в системе ЭДО как входящие гораздо чаще, чем без системы ЭДО, может быть, в 20-30% случаев", - говорит Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision. По его словам, электронная почта является явно устаревшей технологией, предназначенной изначально для обмена сообщениями напрямую от пользователя к пользователю, и именно поэтому она часто заменяется бизнес-формами на портале, которые не только существенно снижают процент спама в деловых сообщениях, но и позволяют их стразу структурировать и направлять в дальнейшую обработку в зависимости от параметров структуры. Эксперт назвал это "вымыванием" почты из корпоративного документооборота. "Улучшить ситуацию можно путем внедрения ECM-решений в архивах электронной почты и систем мгновенных сообщений с глобальной индексацией по всем информационным хранилищам. Это позволяло бы искать прямо из СЭДО связанные с вопросом электронные письма и мгновенные сообщения", - считает господин Курьянов.
В компании "Интертраст" рассказали, что проблема внешнего регулирования электронной почты не является в России актуальной для заказчиков, поскольку при управлении архивом сообщений в переписке компании сам канал распространения носит вспомогательный характер. "Электронная почта с точки зрения отечественных СЭД не более чем транспорт, причем по большей части транспорт уведомлений о наличии ответственных документов", - утверждает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса "Интертраст". По его словам, одна из ключевых целей, которые преследуют внедряющие СЭД организации, состоит в том, чтобы избежать потерь важных документов, дублирования их и ускорить их нахождение и доставку. "На электронную почту, которая является личным, индивидуальным инструментом, просто нельзя возлагать такие задачи", - замечает спикер.
В отчете AIIM, впрочем, есть и положительный вывод. По результатам опроса порядка трети организаций все же планируют инвестиции в автоматизацию управления архивами сообщений электронной почты в ближайшие два года.