Автор: Сергей Курьянов, директор по развитию бизнеса компании DocsVision
Автоматизация управления бизнес-процессами стоит в повестке дня многих российских предприятий, она остается актуальной для многих и в условиях экономического спада, который ограничивает предприятие в ресурсах, заставляя откладывать многие запланированные инновации, но также обостряет имеющиеся недостатки в управлении, требует резкого повышения управляемости в "реальном времени", повышения эффективности управления и обеспечения его масштабируемости.
Ограниченные ресурсы в сочетании с острыми потребностями в области автоматизации бизнес-процессов оставляют для них сейчас только один путь - концентрацию усилий и инвестиций на ключевых для управления проблемах, задачах и процессах.
Процессный подход в управлении имеет очевидное преимущество по по сравлению с функциональным: каждый процесс по определению имеет измеримую цель, входящую в иерархию целей предприятия, конкретного владельца, отвечающего за качество управления процессом и конкретных исполнителей.
Мы планируем изложить наше видение ситуации и предложить конкретные решения в цикле из трех статей. В первой части мы рассмотрим перечень задач, входящих для предприятий сегодня в понятие "автоматизация управления бизнес-процессами" и классы предлагаемых на рынке систем, во второй - пути и архитектуру решений, оптимальных в различных ситуациях, в третьей - дадим обзор функциональности новой версии DocsVision WorkFlow как средства построение различных решений.
Мы надеемся на то что эта серия публикаций вызовет активное обсуждение тематики автоматизации бизнес-процессов, связи между управлением документами и бизнес-процессами, и, что наверное главное для нас - оценки того что мы делаем для решения этих задач нашими заказчиками.
Часть I. Задачи процессного управления и автоматизации бизнес-процессов. Классификация предлагаемых на рынке систем.
Автоматизация управления бизнес-процессами включает в себя для большинства предприятий следующие задачи:
- Автоматизацию управления ключевыми бизнес-процессами, важными сегодня для предприятий на базе "электронных регламентов" для обеспечения жесткого исполнения принятых правил и мгновенного анализа ситуации по любому экземпляру процесса, а также контроль исполнительской дисциплины по участвующим в процессе подразделениям и сотрудникам (в частности, это может быть процесс согласования договоров или платежей и соответственно мгновенный контроль состояния любого договора или платежа). В эту же группу задач стоит включить возможность быстрого изменения правил и перераспределения исполнительских ресурсов между этапами процесса.
- Интеграцию в едином шаблоне бизнес-процесса обработки неструктурированных документов (например договоров), информации из учетных систем (например дебиторской задолженности покупателей или состояния склада), формирование связанных с данным объектом поручений и контроль исполнения.
- Преодоление недостатков имеющейся "кусочной автоматизации" без перестроек сложившейся архитектуры корпоративной информационной системы и с минимальными затратами.
- Полный переход на процессное управление с реализацией замкнутого цикла управления качеством (цикла Деминга) на основе формализации описания процессов предприятия, анализа метрик их исполнения, и оптимизации процесса в результате анализа.
- Реализацию комплексной системы управления бизнес-процессами в рамках процессного управления, включающей проектирование процессов, их имитационное моделирование, реализацию (исполнение), анализ, модификацию и реверс-инжениринг измений в моделях процессов в регламентирующие документы.
На наш взляд последние две группы задач в условиях экономического спада может рассматриваться только как перспектива или как контекст решения первых трех задач, которые мы расположили в порядке убывания приоритетности для большинства предприятий (по нашей оценке).
Рассмотрим теперь более подробно первые три группы задач.
К ключевым бизнес-процессам в сегодняшних условиях следует в первую очередь отнести процесс исполнения решений руководящих органов предприятия. Решений, связанных с ситуацией, быстро изменяющейся внешней средой предприятия. Также сюда входят процессы связанные с продажей продукции предприятия, управления закупками, управления платежами кредиторской и дебиторской задолженностью. Объем "замороженных" на время принятия решений оборотных средств обратно пропорционален скорости исполнения этих процессов. Чтобы повысить скорость, нужна прозрачность управления для топ-менеджмента, постоянный контроль исполнителькой дисциплины, своевременное обнаружение проблемных ситуаций и их оперативное разрешение.
Задачи интеграции в едином бизнес-процессе, управляемом как единое целое, неструктурированной (документы) и структурированной (учетные данные, транзакции) информации из различных систем актуальны в первую очередь для топ-менеджмента предприятий.
Именно для "верхнего этажа" управления особенные проблемы представляет кусочная автоматизация, и отсутствие связи между управленческими документами (приказами, распоряжениями) и событиями, зафиксированными в учетных системах. Средний уровень управления как правило работает в рамках одного приложения (например CRM, ERP, бухгалтерской и бюджетной системах), закрывающего функции подразделения. Топ-менеджмент решает задачи, возникающие либо извне, и по определению не отнесенные заранее ни к какой из прикладных систем, либо являющиеся результатом экскалации возникших ниже проблем, требующих опять-таки единого информационного поля и единого представления управленческого решения. Точно также как для для интеграции данных на уровне принятия решений используются системы BI, для интеграции управления тоже нужна какая-то система, связанная с учетными системами, но обеспечивающая поток информации снизу и поток решений сверху вне зависимости от конкретной системы являющейся источником данных и приемником решений.
Из этих соображений очевидна связь между задачей интеграции управления и задачей интеграции информационных систем, составляющих общее "кусочное" пространство ИТ. Для интеграции управления нужна интеграция сущностей, представленных в разных, несвязанных друг с другом системах. Имеется в виду прежде всего справочники - контрагентов, товаров, сотрудников, а также транзакций (хозяйственных фактов) независимо учитывающихся в нескольких системах одновременно. Проблема тут не столько в повторном вводе данных, сколько в создании единого представления для анализа и принятия решения. "Лобовое" решение в виде замены кусочной автоматизации одной комплексной системой сегодня выглядит утопией как по оценкам затрат, так и по срокам его реализации. Нужно дешево и сейчас, а не дорого и в отдаленном будущем.
Одним из перспективных способов комплексного решения этих, наиболее актуальных на наш взгляд, задач является внедрение в компании системы автоматизации бизнес-процессов. При этом подобный подход обеспечивает оптимальную стоимость для оперативного решения задач начального уровня, предоставляя богатые возможности по расширению функциональности системы. Так, решая частные задачи автоматизации конкретных процессов обработки информации и сбора агрегированной информации из различных подсистем информационной системы, параллельно можно обеспечить фундамент для создания в компании комплексной системы поддержки процессного управления и менеджмента качеством.
Сегодня на рынке присутствует несколько классов систем, которые могут быть использованы для построения основы системы процессного управления, а именно:
- Системы документирования и моделирования бизнес-процессов
- Системы автоматизации потоков работ (Workflow)
- Комплексные системы управления бизнес-процессами (BPM).
В следующей части мы дадим обзор этих групп по отношению к перечисленным сегодня задачам и постараемся сформулировать оптимальные, на наш взгляд, конфигурации решений, которые можно построить быстро и недорого.