Кризис - правильное время, чтобы внедрять DocsVision - Программные продукты

Источник: docsvision

Развертывающийся во всем мире финансовый кризис и экономический спад заставляет предприятия быстро решать задачи сокращения затрат, поиска и расшивки "узких мест" в управлении, снижающих его эффективность. Принимаемые с этой целью управленческие решения требуют жесткого контроля исполнения, а ситуация в управлении требует большей прозрачности.

Программное обеспечение, с одной стороны ложится на накладные расходы предприятия, с другой - является необходимым инструментом для решения перечисленных выше задач. Внедряя управленческое ПО, можно прямо сейчас получить значительное сокращение непроизводительных затрат в основной деятельности предприятия, снизить общий уровень накладных расходов. Однако проекты, связанные с внедрением нового управленческого ПО, должны сейчас проходить быстрее, стоить дешевле и быстрее давать отдачу на критичных для предприятия в условиях кризиса функциях и процессах.

Важнейшим ресурсом, определяющим качество и эффективность управления, во многом определяющим общий объем накладных расходов, является управленческий персонал. DocsVision, как система управления действиями персонала в процессе управления, содержит все необходимые инструменты для оценки загрузки и эффективности каждого работника, позволяя оптимизировать управленческий персонал и выравнивать загрузку менеджеров в соответствии с реальными потребностями предприятия.
Экономический спад при всей своей драматичности - период вынужденного повышения эффективности предприятия, причем, период ограниченный. Успеха добьются те, кто не просто переживет спад, а выйдет из него лучше подготовленным к посткризисным реальностям, кто лучше сумеет воспользоваться открывающимися возможностями.
Рассмотрим, как предприятие может сегодня использовать DocsVision во всех перечисленных контекстах.

DocsVision как средство антикризисного управления

Средство снизить затраты, повысить эффективность бизнеса

Каждое управленческое решение связано с ресурсами предприятия и пока решение находится в процессе принятия, все или часть связанных с ним ресурсов оказываются в "замороженном" состоянии. Например, оплата от клиента не поступит пока не будет согласован и подписан договор с ним, другие документы по поставке. Поэтому ускорение оборота документов и сокращение сроков принятия решений влечет за собой ускорение оборота ресурсов предприятия, сокращение потребности в них. Автоматизация управления документами позволяет значительно увеличить скорость принятия решений и оформления документов, скорость реакции предприятия на события, происходящие в его рыночном окружении.
В этом смысле система электронного документооборота позволяет достигать экономии затрат и сокращения потребности в оборотных средствах в основной деятельности предприятия. В силу масштаба относительно небольшое повышение эффективности управления оборотными средствами может дать предприятию значительно больше, чем экономия на накладных расходах.
Проблемы с эффективностью управления, как правило, связаны с наличием узких мест в управлении, когда скорость процесса определяется производительностью конкретных ключевых менеджеров и не может быть повышена простым увеличением численности персонала. Необходимо выявить узкие места, реально перегруженных сотрудников, выровнять загрузку, возможно, освободить избыточный в этих условиях персонал. Для этого необходимо контролировать загрузку (количество заданий, время их исполнения, ритмичность поступления) каждого конкретного сотрудника, причем в разрезе ключевых для предприятия процессов, с которыми связаны наибольшие объемы ресурсов и наибольшие возможные риски. Средства контроля исполнения заданий и отчетность DocsVision дают руководству инструмент для такого анализа, причем как в реальном времени, так и сгруппированные по дням, неделям, процессам, контрагентам и руководителям.
При ухудшении экономического состояния предприятия происходит смена приоритетов в выборе конкретных процессов, требующих наиболее жесткого и точного контроля и управления. В частности, на первое место выходят процессы управления согласованием платежей, согласованием договоров, пересмотра бюджетов, общей управленческой отчетности.
Платформенная архитектура DocsVision обеспечивает большую независимость между отдельными приложениями, построенными на ее базе. Чаще всего вы сможете установить к себе в систему дополнительное приложение без переделок и доработок или с минимальными доработками. В партнерской сети DocsVision имеется множество наработок высокой степени готовности по управлению отдельными процессами, в том числе и перечисленных выше. Достоинством таких наработок являются реализованные в них "лучшие практики" российского управления, поскольку они разрабатывались для конкретных предприятий. Обратившись к нам, пользователи могут быстро получить адреса партнеров, имеющих такие разработки в своем арсенале, быстро приобрести, установить на имеющуюся платформу, запустить такие приложения в работу и начать немедленно получать практическую отдачу.
Для тех, кто еще не использует платформу DocsVision можно порекомендовать приобрести такое приложение как "коробку", запустить его в работу, получить эффект, а потом постепенно расширять зону использования платформы на другие процессы, имеющие сейчас меньшую важность.

Средство поддержки быстрых управленческих решений, необходимых в период кризиса

Кризис - время повышенной активности менеджмента предприятий. Это время когда решения принимаются быстро, их принимается много, их нужно быстро и четко исполнять и контролировать результаты. Скорость нужна не только в принятии решений, но и в возможности быстро остановить исполнение уже принятого решения или изменить его цели и пути достижения. Такое управление называется ситуативным в отличие от регламентного управления по "прописанным" заранее оптимальным процедурам. В DocsVision эти методы управления не являются альтернативными, более того, в регламентированные процессы вы можете вносить изменения "на ходу", причем либо в каждом отдельном случае, либо меняя шаблон для всех процессов, проходящих по данному регламенту.
Встроенные в DocsVision инструменты позволяют быстро организовать ситуативное управление предприятием, включающее оперативный контроль заданий и резолюций, наряду с регламентным управлением.

DocsVision как система, которую можно внедрить быстро, недорого и с быстрой отдачей

Внедрение новых инструментов управления в условиях экономического спада - часто не только полезная, но и необходимая, иногда даже вынужденная мера для сохранения устойчивости предприятия. Однако скорость изменения ситуации и ограниченность свободных ресурсов в кризисный период накладывают на выбор системы для внедрения жесткие требования:

цели внедрения должны быть сформулированы предельно узко, концентрация - залог успеха внедрения;
внедрение должно проводиться очень быстро, эффект должен достигаться немедленно, т.е. решение должно быть высокого уровня готовности;
стартовые затраты должны быть минимальными;
доля сопутствующих затрат (инфраструктура, базовое ПО) должна быть минимальной;
новая система не должна требовать найма новых специалистов в ИТ.

В этом контексте DocsVision - оптимальное решение.
Реализованные в DocsVision решения, как правило, являются открытыми настройками и могут быть не только усложнены для учета специфики предприятия, но и наоборот, упрощенны для ускорения и удешевления внедрения, для максимальной концентрации на достижении конкретного результата.
Разработанная DocsVision и имеющаяся у каждого партнера методология внедрения позволяет внедрять сфокусированные решения очень быстро. В таких случаях обычными являются сроки от начала внедрения до начала эксплуатации решения в несколько недель или даже несколько дней.
Ценовая и лицензионная политика DocsVision позволяют существенно снизить стартовые затраты использованием базовой редакции системы, содержащей минимум функциональности для настройки, но позволяющей исполнять преднастроенные партнером бизнес-процессы и использовать преднастроенные расширенные отчеты. Базовая редакция системы прекрасно подходит для проведения внедрений высокой степени концентрации и в тоже время может быть потом заменена на расширенную или корпоративную редакцию при расширении области применения системы на предприятии.
Система DocsVision ориентирована на работу в системной инфраструктуре Microsoft, которая часто уже имеется у предприятия, как и квалифицированный персонал для ее обслуживания. Затраты на системную инфраструктуру могут быть значительно снижены путем приобретения системной платформы Microsoft (Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Server и других), а также Microsoft Dynamics CRM в комплекте с DocsVision. При масштабе внедрения на 100 пользователей уменьшение затрат при такой покупке может составить до 250 тысяч рублей!
Архитектура DocsVision позволяет внедрять систему как "дополнение" к уже использующимся системам, не нарушая стройности и сбалансированности используемого вами сейчас комплекса информационных систем. Имеющиеся в составе DocsVision шлюзы (к 1С:Предприятию, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, серверу электронной почты, файловой системе и др.) позволяют интегрировать ее быстро, без программирования.
Дополнительным средством снижения стартовых затрат, а также затрат на инфраструктуру является возможность приобрести DocsVision как услугу аренды системы, установленной в инфраструктуре хостинг-провайдера (в настоящее время может быть приобретена у провайдера Parking.Ru, являющегося официальным центром развития технологии Microsoft Software + Service в России).
Внедрение DocsVision может помочь и с оптимизацией загрузки ИТ-персонала предприятия или повысить качество обслуживания пользователей без увеличения его численности. Для этого DocsVision предлагает приложение DocsVision ServiceDesk, реализованное в соответствии с рекомендациями ITIL и позволяющее полностью автоматизировать управление обслуживанием пользователей предприятия. Затраты на эксплуатацию внедренного решения можно сократить, привлекая партнера DocsVision для обслуживания решения в режиме аутсорсинга.

Жизнь после кризиса - DocsVision как средство повышения эффективности и управляемости бизнеса

Кризис 1998-го года сделал российский бизнес эффективнее в первую очередь в области финансового управления - он заставил предприятия жестко, точно и быстро управлять бюджетами, активно использовать кредиты и инвестиционные заимствования и т.п. Есть ли у российских предприятий возможности для дальнейшего роста эффективности и в какой области они лежат? Какие показатели предприятия будут наиболее "востребованными" по окончании экономического спада?
По мнению Президента России Владимира Путина, высказанного им на заседании Госсовета 8 февраля 2008 года, Россия должна увеличить к 2020 году производительность труда в четыре раза. Низкая производительного труда - главная проблема российской экономики.
Очевидно это правильная оценка. А значит уже сейчас нужно увеличивать производительность труда на предприятиях. Если для увеличения производительности труда в технологических процессах отраслей реального сектора нужны большие инвестиции в современное оборудование, то для повышения производительности труда в управлении инвестиции нужны гораздо меньшие, и окупить их можно быстро, причем прямо в условиях кризиса за счет сокращения затрат на управление.
DocsVision - это система управления действиями сотрудников предприятия с документами, заданиями и поручениями. Поэтому в DocsVision есть все необходимые инструменты и отчеты, чтобы количественно, в динамике оценить загрузку и эффективность работы каждого сотрудника - пользователя системы.
DocsVision, включающая полноценную подсистему управления бизнес-процессами, позволяющую не только разрабатывать регламенты, но и контролировать каждый экземпляр бизнес-процесса, накапливать статистику, использовать различные метрики для измерения эффективности процессов, а также проводить их оптимизацию, является комплексной платформой внедрения процессного управления.
Для повышения производительности труда необходимо использовать современные методики управления - проектное, процессное, ситуативное управление. Практика внедрений DocsVision показывает, что на любом реальном предприятии один из таких подходов является основным, но другие также всегда присутствуют, хоть и в меньшей степени. Универсальность и платформенная архитектура DocsVision позволяют сочетать эти подходы в решении для конкретного предприятия в любом соотношении, что позволяет добиться высокой эффективности во всех - и в основных и во вспомогательных процессах предприятия.

Выводы

В заключение попробуем сформулировать оптимальную тактику использования DocsVision в период экономического спада и в подготовке для реализации возможностей, откроющихся в последующем подъеме.
Тем, кто уже использует DocsVision, можно рекомендовать:

с помощью DocsVision и наших партнеров найти и внедрить у себя типовые решения по автоматизации наиболее актуальных задач (акселераторы), по процессам, критичным для управления вашим предприятием в текущей ситуации;
шире использовать аутсорсинг партнеров DocsVision для обслуживания установленной у вас системы;
в границах нынешней области применения DocsVision на вашем предприятии максимально использовать имеющиеся в системе средства анализа загрузки и производительности труда сотрудников, занятых в управлении предприятием;
для автоматизации управления обслуживанием пользователей в ИТ и сокращения затрат внедрять DocsVision ServiceDesk;
на основе полученного в результате анализа эффективности организации управления различными процессами приступать к регламентации и автоматизации управления тех процессов, которые, по вашему мнению, будут определять скорость, с который вы сможете масштабировать свою деятельность в посткризисный период.

Тем, кто считает что кризис - это правильное время, чтобы вносить изменения в управление предприятием и хочет делать это быстро и эффективно, начав использовать DocsVision прямо сейчас:

активно использовать возможности снижения стартовой цены внедрения:
- приобретать лицензии DocsVision в комплекте с лицензиями Microsoft;
- использовать на этапе пилотного внедрения DocsVision в форме аренды приложения на инфраструктуре хостинг-провайдера (DocsVision Live);
начинать внедрение DocsVision с автоматизации критичных сегодня для вашего предприятия процессов (используйте решения-акселераторы), уделяя при этом максимальное внимание вопросам контроля производительности труда сотрудников, а также с автоматизации ситуативного управления и контроля исполнения планов и решений;
переходить затем к автоматизации тех процессов управления, которые, по вашему мнению, будут определять скорость, с который вы сможете масштабировать свою деятельность в посткризисный период.

Ссылки по теме