Особенности обновления DocsVision 4.0

Задания и Процессы Делопроизводства

В версии 4.0, из системы окончательно удалены устаревшие карточки Заданий и Процессов Делопроизводства.

ВНИМАНИЕ

При обновлении базы данных, все существующие данные этих типов карточек будут безвозвратно удалены!

Если в Вашей организации используются (или использовались) такие типы карточек, то для сохранения данных рекомендуется выполнить их конвертацию в формат Заданий и Бизнес-Процессов Workflow. Все существующие данные при этом будут сохранены в новых карточках.

Конвертации могут быть подвергнуты:

Все карточки Заданий Делопроизводства (независимо от состояния)
Шаблоны Процессов Делопроизводства
Активные и завершенные экземпляры процессов Делопроизводства

Примечание

Процессы, остановленные по ошибке, не подлежат конвертации. После обновления базы инсталляцией DocsVision 4.0 информация о этих процессах и их заданиях будет УТЕРЯНА.

· Для сохранения данных процессов рекомендуется перед конвертацией изменить статус процессов на Завершен, в этом случае процессы и задания по ним будут конвертированы в завершенные.

· Если требуется повторное выполнение процесса, приостановленного по ошибке, то перед конвертацией можно изменить статус процесса на Не начат.

Активные экземпляры процессов Делопроизводства в процессе конвертации потеряют данные о состоянии исполнения, и после конвертации их выполнение начнется сначала.

Конвертация накладывает следующие ограничения:

Периодические шаблоны процессов конвертируются, но становятся не периодическими. Рекомендуется после конвертирования оформить шаблон конвертированного процесса как подпроцесс периодического бизнес-процесса. Периодический процесс можно создать включив в процесс функцию расписания с периодическим типом исполнения.
Не переносится связь между родительским и подчиненным заданием
В полученных после конвертации заданиях бизнес-процессов не сохранится привязка к категориям, которая была в исходном задании Делопроизводства.
Типы маршрутизации "Не маршрутизировать" и "зашифрованное оффлайн задание" конвертируются в тип маршрутизации "по умолчанию".
Названия состояний задания, отличные от стандартных, не переносятся
В процессах делопроизводства Контролер получал задание на контроль последовательно от каждого исполнителя. В полученных в результате конвертации экземплярах бизнес-процессов задание контроля одно; и отправляться Контролеру оно будет после того, как все задания исполнителей будут завершены.
В конвертированном задании Контролера ссылка на задание исполнителя будет не на вкладке Контроль, а вместе с общими ссылками задания на вкладке Файлы и ссылки
Если у исполнителей задания ДП были заданы индивидуальные длительности исполнения задания, то после выполнения процедуры конвертации, нужно будет отредактировать даты начала и завершения в настройках полученного задания БП.

Для выполнения конвертации, предназначена специальная утилита - ProcessTransfer.

ВНИМАНИЕ

Конвертацию необходимо выполнить ДО начала обновления системы на версию 4.0, т.е. на установленной версии 3.6 (утилиту конвертации для более ранних версий необходимо запросить отдельно в службе технической поддержки)

Перед началом конвертации, рекомендуется создать резервную копию базы данных (backup); завершить все активные сессии пользователей; приостановить работу сервисов DocsVIsion.

Интерфейс утилиты выглядит следующим образом:

Для начала конвертации, необходимо указать значения обязательных атрибутов:

URL сервиса - URL-адрес сервера DocsVision. Пример: http://localhost/DocsVision36/StorageServer/StorageServerService.asmx

Имя БД - псевдоним базы данных, которую необходимо конвертировать (если в данном поле ничего не указать - будет конвертирована рабочая база данных)

Папка для размещения бизнес-процессов - в этой папке будут размещены ярлыки на бизнес-процессы, полученные при конвертации

Примечание

Процессы, привязанные к карточкам документов, после конвертации будут доступны в этих же карточках документов в виде связанных бизнес-процессов.

Все остальные конвертированные процессы будут доступны через ярлыки в указанной папке.

Конвертированные шаблоны размещаются по подпапкам в соответствии с их расположением в справочнике шаблонов процессов.

Тайм-аут (сек) - таймаут выполнения атомарной операции (если не указано - то используется значение по умолчанию)

Учетная запись администратора - этой записи будут автоматически выданы права на созданные карточки

Учетная запись сервиса бизнес-процессов - этой записи будут автоматически выданы права на созданные карточки

Конвертировать шаблоны - признак, который указывает на необходимость конвертации шаблонов процессов

Конвертировать процессы и задания - признак, который указывает на необходимость конвертации экземпляров процессов и заданий

Конвертировать завершенные процессы и задания - признак, который указывает на необходимость конвертации завершенных экземпляров процессов и заданий

Для начала конвертации, нажмите кнопку "Конвертировать".

ВНИМАНИЕ

Процесс конвертации может занять длительное время (в зависимости от количества карточек).

Результаты конвертации будут отражены в окне "Журнал".

В случае возникновения ошибок в процессе конвертации - сообщайте о них в службу технической поддержки (support@docsvision.com)

После завершения конвертации, рекомендуется войти в систему, и проверить (на нескольких типовых примерах) корректность выполненной конвертации.

ВНИМАНИЕ

Поисковые запросы, содержащие условия на поля карточек процессов и заданий Делопроизводства, после выполнения обновления будут нефункциональны. Все подобные запросы необходимо модифицировать (вручную).

Представления

Начиная с версии 4.0, кардинальным образом изменился формат описания представлений в системе. Все существующие описания представлений при выполнении миграции на версию 4.0 требуют принудительного обновления к новому формату.

Обновление описаний представлений будет произведено автоматически Консолью Настройки системы, в рамках общего процесса обновления базы данных.

Ход процесса конвертации записывается в общий журнал Консоли Настройки (здесь же будут отражены все ошибки конвертации, если они возникнут).

Особенности обновления представлений:

При обновлении представлений из их настроек будут удалены элементы, которые ccылаются на удаленные типы карточек (Задания и Процессы Делопроизводства). Если такой элемент был единственным в представлении - то оно будет удалено целиком. Об этом в журнале Консоли настройки будет сделана соответствующая запись
Если представление содержало колонку, значения которой формировались конкатенацией полей, одним из которых являлась дата - то теперь эта будет выводиться в полном формате (например, дата в представлении по комментариям к заданиям БП)
Если в представление выводились значения свойств, то в обновленном представлении будут выводиться только их отображаемые значения (типа строка)
Не конвертируется поле "Версия" в представлении "Карточка файла/Представление по комментариям". После обновления это поле будет пустым, и его описание нужно будет отредактировать вручную.
Если представление содержало группировку по Теме обработки, то после конвертации соответствующая группировка будет отсутстовать, и ее нужно будет пересоздать вручную
При построении представлений для разных типов карточек нельзя совмещать в одной колонке вывод поля документа, и вычисляемого поля.
После завершения обновления базы данных, желательно вручную проверить конвертированные описания представлений на предмет корректности.

В случае обнаружения отклонений в поведении конвертированных представлений - необходимо обратиться в службу технической поддержки.

Сценарии в карточках

Изменился формат вызова функции сценария в стандартных карточках Делопроизводства.

В версии 3.6 заголовок функции сценария выглядел следующим образом:

Function DoEvent(UserSession, CardHost, CardData, ActivateFlags, ModeID)

В версии 4.0, требуется следующий формат вызова:

Function DoEvent(UserSession, CardFrame, CardData, ActivateFlags, ModeID, FolderID)

Таким образом, изменился тип второго параметра (CardFrame на CardHost), и добавился новый параметр - FolderID.

Все существующие сценарии необходимо изменить вручную, заменив заголовок функции на новый, и добавив команду для поддержки нового типа второго параметра:

Dim CardHost

Set CardHost = CardFrame.Host

Примечание

Изменение типа второго параметра дает разработчику сценария больше возможностей по контролю поведения карточки, например - возможность принудительно закрыть ее.

Дублирующиеся номера

Предыдущие версии системы допускали наличие дубликатов выданных номеров в рамках одной зоны; но начиная с версии 4.0 такая ситуация считается ошибочной.

Поэтому в процессе обновления базы данных до версии 4.0, все обнаруженные дубликаты номеров будут принудительно переведены в специальные зоны под названием

<Название_оригинальной_зоны>_Dup(X),

где X - количество дубликатов номера в рамках зоны.

После завершения обновления базы данных, следует проверить наличие в нумераторах таких зон; и если они появились - то проверить соответствующие карточки (возможно, выдать им другие номера).

Ссылки по теме