|
|
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Опыт практической реализации комплексной WorkFlow системы на базе платформы DocsVisionИсточник: docsvision
В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается очевидная потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. С одной стороны, в реальный бизнес все больше проникают подходы, связанные с процессным управлением и вызванные прежде всего развитием концепций TQM (Total Quality Management) и CPI (Continues Process Improvement). Это отражается во все большем распространении в отечественных предприятиях системы менеджмента качества на базе стандарта ISO 9000. Такие методы требуют наличия инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру. С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, автоматизация рутинных расчетных операций в бухгалтерии и финансовом учете или задачи, где организовать ручной учет крайне затруднительно, скажем, в MRP), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность кастомизации "на лету", возможность накопления консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства. Эти требования выходят за рамки традиционных подходов к автоматизации, что и вызвало появление нового класса систем - систем автоматизации бизнес-процессов или WorkFlow систем. И, наконец, индустрия автоматизации прошла длительный путь и накопила опыт в реализации различных средств, упрощающих разработку программного обеспечения, в том числе различные средства параметрического описания приложений, что позволяет реализовать достаточно удобные механизмы настройки и модификации приложений без привлечения высококвалифицированных программистов, являющихся неотъемлемым компонентом Workflow-систем. Для решения каких задач используется WorkFlow система? WorkFlow системы могут использоваться в самых различных задачах. В данной статье мы будем рассматривать, прежде всего системы, ориентированные на автоматизацию процессов обработки различных документов в бизнес-процессах. Прежде всего, нужно определить для автоматизации каких процессов, необходимо использовать именно системы класса Workflow. Данные процессы характеризуются следующими особенностями:
Примерами подобных задач могут служить такие процессы как: формирование и согласование договоров, согласование и утверждение бюджетов, согласования задания на платеж, обработка заявки на обслуживание от клиента и многие другие. Компоненты и функции WorkFlow системы Строго говоря, термин Workflow скорее отражение тенденции в реализации подхода к автоматизации, нежели четко оформленный стандарт. Несмотря на определенные попытки формирования спецификаций, предпринятые различными организациями, каждый производитель волен интерпретировать данный подход. На наш взгляд, модели идеальной Workflow-системы, - которая позволяла бы с помощью параметрического описания реализовывать произвольный процесс во всей полноте функций потребных для его автоматизации, - индустрия до сих пор не представила. К классу Workflow-систем обычно относят системы, содержащие те или иные средства описания процессов в виде последовательности этапов обработки. Как правило, данное описание реализуется в видеграфической диаграммы, хотя в некоторых системах данное описание фиксируется в виде таблицы состояний и описания переходов между ними. Помимо этого, от Workflow системы требуется наличие "движка", позволяющего запускать экземпляры данного процесса. Обычно наличие двух этих инструментов и дает возможность производителям добавить к названию своего продукта расширение Workflow. При этом функциональное наполнение, класс автоматизируемых процессов и "степень покрытия" реальных нужд потребителей таких систем может существенно отличаться. Кроме того, существуют дополнительные компоненты Workflow-систем, например, средства мониторинга реального состояния процессов, средства отладки и имитационного моделирования процессов, наличие универсальной очереди заданий и интегрированного клиентского рабочего места, средства разработки и настройки объектов, обрабатываемых в рамках процесса, наличие инструментов интеграции с различными прикладными системами. Разные производители систем предлагают различные наборы подсистем в составе предлагаемых ими продуктов. На наш взгляд в настоящий момент на рынке мало представлены системы, ориентированные именно на реализацию сложных многофункциональных процессов обработки документов, включающих функции взаимодействия с различными приложениями уже установленными в компании, а также содержащие все необходимые инструменты для контроля и модификации процессов, а также встроенные инструменты расширения базовых функций системы. Но именно такие системы и востребованы в последнее время компаниями, которые задумываются об оптимизации бизнес процессов. Система DocsVision 3.1 Workflow разрабатывалась как ответ на вышеозначенный вызов рынка. Система подытоживает своим появлением продолжительный опыт развития платформы автоматизации документооборота DocsVision, уже на протяжении семи лет разрабатываемой в компании Digital Design. При проектировании системы Workflow на базе платформы DocsVision основной акцент на следующих аспектах системы:
Проблемы автоматизации сложных процессов и способы их реализации в системе DocsVision При реализации системы DocsVision Workflow, как уже было сказано, основной акцент был сделан на удобство автоматизации сложных бизнес-процессов обработки документов без программирования, путем интерактивной настройки системы, а также максимально удобному сопровождению процессов. Далее кратко сформулированы основные проблемы с которыми пришлось столкнуться при разработке системы, а также то как эти проблемы были преодолены. Динамическое управление ходом исполнения процесса При разработке процессов на базе WorkFlow системы очень важную роль играет возможность динамического изменения параметров процессов в ходе их исполнения. Так, например, при инициализации процесса могут назначаться роли исполнителей процесса, в процесс могут передаваться ссылки на обрабатываемые объекты и прочая информация, например сумма обрабатываемого платежного документа, название компании контрагента и пр. Данная информация может использоваться в процессе для параметризации отдельных этапов процесса. Например, исполнитель роли введенный при инициализации процесса может определять адрес доставки задания по обработке документа, сумма платежа может определять условие запуска процедуры утверждение платежа, в зависимости от контрагента, процесс может направить документы тому или иному сотруднику, отвечающему за взаимодействие сданным контрагентом и пр. Более того, в отдельных случаях может потребоваться определить те или иные параметры этапа обработки непосредственно в ходе процесса, а не при его старте. Например, исполнитель очередного этапа процесса может быть определен на предыдущем или очередной срок контроля исполнения может быть рассчитан в зависимости от типа обрабатываемого документа и т.п. В системе DocsVision данная проблема решается с помощью механизма динамической параметризации этапов процесса. Система обеспечивает возможность определения параметров или переменных процесса, которые могут быть заполнены при старте процесса или непосредственно в ходе выполнения процесса. При этом все настройки отдельных этапов процесса могут быть связаны с переменными процесса, что обеспечивает динамическое изменение настроек процесса при его исполнении. Так например функция условного ветвления процесса может получать в качестве критерия для определения маршрута обработки платежного документа переменную, содержащую стоимость платежа. Гибкость организации этапов ручной обработки Важнейшую функцию в автоматизации процесса обработки документов играют этапы, на которых конечные пользователи осуществляют взаимодействие с документами и другими объектами которые требуют обработки в рамках процесса. К сожалению, при практической реализации любого более-менее сложного бизнес процесса функции, которые требуется реализовать в процессе, не сводятся в простой доставке файла документа на рабочее место пользователя. Кратко перечислим функции, которые должна поддерживать WorkFlow система на этапах ручной обработки:
При разработке новой версии платформы DocsVision WorkFlow учитывались все вышеперечисленные требования Наличие элементов свободной маршрутизации в процессах Реальные процессы обработки документов редко сводятся к жестко структурированному маршруту обработки. На отдельных этапах обработки очень часто возникает необходимость обеспечить пользователям системы возможность свободной маршрутизации - передачу заданий на обработку документа произвольным сотрудникам или сотрудникам из заранее определенного списка. При передаче можно потребовать возврата задания (делегирование) или передать без возврата. При использовании данного механизма, DocsVision Workflow обеспечивает гибкую комбинацию жестких и свободных элементов маршрута прохождения документов. Автоматическая обработка нештатных ситуаций и сбоев в процессах Важнейшей достоинством WorkFlow системы является возможность обработки различных нештатных ситуация в ходе автоматизируемого бизнес процесса. Нештатные ситуации могут возникать либо в силу различных проблем с выполнением отдельных этапов ручной обработки, например, нештатному отсутствию сотрудника на рабочем месте, либо по причинам различных сбоев в реализации процесса например при нарушении структуры обрабатываемых в процессе документов. Система Workflow должна обеспечивать механизмы для разрешения обеих ситуаций. В системе должны иметься механизмы управления состоянием (принудительное завершение, переадресация, изменение сроков исполнения и пр.) уже запущенных в обработку заданий при наступлении различных нештатных ситуаций, а также должны иметься механизмы диагностики и обработки различных сбоев в ходе процесса (включая организацию специальных служебных процессов). Помимо этого в системе должны поддерживаться механизмы журнализации ошибок и системных сообщений и возможность реализовывать различные сценарии обработки данных сообщений. Управление изменениями процессов Важнейший аспект сопровождения функционирующей в организации WorkFlow системы - управление изменениями бизнес процессов. Проблема заключается в том что процессы могут иметь весьма высокую продолжительность, и их может быть очень много. При внесении изменений в модель процесса необходимо обеспечить возможность автоматического внесения изменений в экземпляры уже запущенных процессов. Без поддержки подобного механизма сопровождение подобной системы в условиях частых изменений процессов может превратиться в крайне трудоемкий процесс. Универсального механизма для решения данной проблемы не существует, в система DocsVision данная проблема может быть разрешена декомпозицией процесса. В том случае если процесс представляет собой композицию подпроцессов, то при достижении очередного этапа родительского процесса система автоматически стартует подпроцесс по актуальному в настоящий момент шаблону. При использовании подобной методологии внесении изменения в шаблоны подпроцессов будут автоматически отражаться на реализациях уже запущенных бизнес процессов. Расширения базового набора функций К сожалению, все разнообразие функций управления процессами невозможно свести к набору элементарных примитивных операций, аналогичных операторам языков программирования. Для обеспечения хорошей читаемости и обеспечения удобных средств мониторинга необходимо чтобы этапы бизнес-процесса были достаточно высокоуровневыми и специализированными. При этом основная парадигма подходя Workflow требует минимизации программирования при описании процессов. Все это приводит к необходимости расширения набора высокоуровневых функций, которые с помощью отдельных параметров описывают некие типовые элементы бизнес процессов. DocsVision обеспечивает три возможности расширения базового набора функций:
Интеграция с другими прикладными системами Как уже было отмечено выше крайне важным аспектом внедрения Workflow системы в организации является возможность включения в процессы информации и функций реализуемых в различных уже функционирующих в информационной системе приложений. Можно выделить следующие сценарии взаимодействия WorkFlow системы с произвольной прикладной системой:
К сожалению, формат журнальной статьи не позволяет достаточно подробно осветить все аспекты внедрения системы управления бизнес процессами Workflow в организации, но надеюсь мы привлекли внимание читателей к данной проблеме. Более подробную информацию о продукте DocsVision WorkFlow можно получить на WEB сайте www.docsvision.com, там же можно получить доступ к полнофункциональной демоверсии продукта.
Ссылки по теме
|
|