Большинство людей используют лишь часть встроенных возможностей приложений. Обычно пользователь выбирает несколько функций, которые кажутся ему наиболее полезными, и останавливается на этом.
Совет: Можно включить в программе Word автоматическую проверку орфографии и грамматики. Сначала убедитесь в том, что включена автоматическая проверка правописания. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Правописание . Установите флажки автоматически проверять орфографию и автоматически проверять грамматику . Введите текст в документ. Щелкните правой кнопкой мыши слово, подчеркнутое красной или зеленой волнистой линией, и выберите нужную команду или вариант замены.
Далее описаны пять функциональных возможностей текстового процессора Microsoft Word, входящего в пакет Microsoft Office, которые помогают мне экономить время и деньги на работе.
1. Создание и оформление бланка компании с использованием набора бесплатных картинок, предоставляемых корпорацией Майкрософт.
Любому предприятию необходим официальный бланк. Не обязательно покупать его. Если у вас есть представление о том, как следует оформить бланк, вы можете создать его в программе Microsoft Word и сохранить в виде шаблона для последующего использования.
Создать бланк несложно. Достаточно включить в него название, адрес и телефон компании. Word включает множество шрифтов и возможность изменения размера текста.
По желанию в бланк можно включить графику. Например, можно сканировать эмблему компании. Однако есть и другой вариант.
Корпорация Майкрософт предлагает огромную коллекцию бесплатных картинок. Картинки доступны в Коллекции картинок и мультимедиа на сайте Office Online.
Корпорация Майкрософт также предлагает бесплатные шаблоны писем, наклеек и форм. Они доступны в галерее шаблонов. (Большинство из них предназначены для Word, хотя некоторые требуют наличия других программ. Например, для использования шаблонов управления проектами необходима программа Microsoft Project 2000 или более поздней версии.)
2. Отправка сообщения нескольким получателям без многократного ввода адреса.
Иногда требуется разослать рекламное сообщение сразу всем заказчиками или объявить об изменениях в штате компании. Эта задача может показаться трудной, однако функция слияния в программе Word значительно упрощает ее.
Word использует список имен и адресов из таблицы. Таблица может быть создана в программе Word, Microsoft Access или даже Microsoft Outlook. Все эти программы входят в Microsoft Office.
Планирование позволяет оптимизировать выполнение задачи. Вероятно, вам потребуется база данных, поэтому программа Access может быть лучшим вариантом. Однако для освоения этой программы требуется гораздо больше времени, чем для создания таблицы в программе Excel (также входит в Microsoft Office). В качестве примера здесь будет использоваться Excel, однако следует помнить о том, что есть и другие варианты.
Сначала подготовим письмо. Оно будет разослано всем получателям, поэтому возможности индивидуальной настройки ограничены. При подготовке письма оставьте место для адреса и приветствия.
При создании таблицы в Excel вам потребуется имя и адрес получателя. Также необходимо создать поле приветствия. Если одного из получателей зовут Иван Аркадьевич Петров, можно использовать приветствие «Уважаемый Иван». Если у вас более формальные отношения, можно использовать приветствие «Уважаемый Иван Аркадьевич». Таким образом, в столбце «Приветствие» следует указать «Иван» или «Иван Аркадьевич».
Откройте письмо. Выберите «Сервис > Письма и рассылки > Слияние». Следуйте указаниям мастера на правой стороне экрана. Чтобы выбрать получателей письма, перейдите к списку контактов в базе данных Excel, Outlook или другой программы.
С помощью слияния можно подготавливать не только письма, но также конверты и наклейки. Это значительно упрощает работу.
3. Использование подложки для обозначения черновика.
При распространении предложения или плана между сотрудниками компании следует позаботиться о том, чтобы его не приняли за официальный документ. Для этого можно использовать подложку «Черновик», «Конфиденциально», «Образец» и т. д.
Подложка хорошо видна в документе, однако не снижает удобочитаемость основного текста. Можно самостоятельно выбрать цвет подложки.
В качестве подложки также можно использовать изображение. Предположим, вы владеете цветочным магазином. В этом случае на всех печатных материалах можно использовать рисунок или фотографию цветка.
Чтобы добавить подложку, выберите «Формат > Фон > Подложка». Выберите нужные параметры и нажмите кнопку «ОК». Если подложку предполагается использовать регулярно, создайте шаблон (см. пункт 1 выше).
Не забывайте, что грань между эффектным и раздражающим оформлением очень тонка. Если наличие подложки усложняет чтение документа, откажитесь от ее использования. Убедитесь, что выбран вариант «полупрозрачный» или «обесцветить».
4. Отслеживание изменений в документах.
Когда вам возвращают план продаж или другой документ, порой бывает сложно понять, какие изменения были внесены другими пользователями. Word позволяет легко увидеть эти изменения.
Далее приведены инструкции для Word 2002 и Word 2003. Откройте новую версию документа в программе Word. Выберите «Сервис > Сравнить и объединить исправления». Перейдите к исходному документу Word. Один раз щелкните документ, чтобы выделить его. Откройте раскрывающийся список в нижнем правом углу и выберите «Объединить в текущий документ».
Инструкции для Word 97 и Word 2000. Откройте меню «Сервис». Выберите «Исправления», «Сравнить версии». Перейдите к исходному документу Word и один раз щелкните его, чтобы выделить. Нажмите кнопку «Открыть».
Иногда создание документа сопряжено с такой громадной работой, что первоначальная цель теряется из вида. В этом случае помогает просмотр более ранних версий.
Word значительно упрощает эту задачу. Выберите «Файл > Версии». Установите флажок «Автоматически сохранять версию при закрытии». Теперь текущая версия будет сохраняться каждый раз при закрытии документа.
Для просмотра более ранней версии необходимо выполнить ту же процедуру. Все сохраненные версии указаны в диалоговом окне. Новейшая версия отображается вверху списка. Выделите нужную версию и нажмите кнопку «Открыть».
Для отключения этой функции снимите флажок «Автоматически сохранять версию при закрытии». Также можно удалять отдельные версии. Для этого достаточно выделить версию и нажать клавишу Del.
5. Использование сочетаний клавиш для выполнения различных задач.
Некоторые задачи можно выполнять с помощью клавиатуры быстрее, чем с помощью мыши. Вероятно, вам знакомы наиболее распространенные сочетания клавиш: Ctrl+C для копирования, Ctrl+V для вставки, Ctrl+Z для отмены, Ctrl+A для выделения всего, Ctrl+P для печати. Ниже приведен список других сочетаний клавиш, упрощающих работу в программе Word.
| Сочетание клавиш | Действие |
| ALT+CTRL+C | Добавление символа авторского права |
| ALT+CTRL+ТОЧКА | Многоточие |
| ALT+CTRL+R | Добавление символа охраняемого товарного знака |
| ALT+CTRL+T | Добавление символа товарного знака |
| CTRL+B | Выделение текста полужирным стилем |
| CTRL+E | Выравнивание абзаца по центру |
| CTRL+END | Переход к концу документа |
| CTRL+ВВОД | Вставка разрыва страницы |
| CTRL+F | Отображение меню «Найти» |
| CTRL+G | Переход к странице, закладке, примечанию, таблице, сноске, рисунку или другому элементу |
| CTRL+H | Отображение меню «Заменить» |
| CTRL+HOME | Переход к началу документа |
| CTRL+I | Выделение текста курсивом |
| CTRL+N | Создание нового документа |
| CTRL+S | Сохранение документа |
| CTRL+SHIFT+F | Изменение шрифта |
| CTRL+SHIFT+P | Изменение размера шрифта |
| CTRL+U | Подчеркивание текста |
| CTRL+W | Закрытие документа |
| CTRL+Y | Повтор последнего действия |
| ESC | Закрытие помощника или окна с подсказкой |
| SHIFT+F3 | Изменение регистра символов |
| TAB | Переход между ячейками таблицы |