Алексей Шмуйлович
Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию, по одному или нескольким столбцам. Однако, неправильная сортировка может привести к потере данных. Сегодняшний урок о том, как избежать ошибок при сортировке.
Допустим, у Вас имеется список менеджеров и соответствующих объемов продаж. Вы должны выстроить рейтинг менеджеров.
Самый простой способ - стать на любую ячейку списка в столбце с объемами продаж и нажать одну из кнопок:
(сортировка, соответственно, по возрастанию и по убыванию).
Способ самый быстрый и удобный, но существует одна опасность. При таком способе сортировки список явно не определен и Excel автоматически пытается найти область сортировки. Программа считает списком всю область листа, в которой находится выделенная ячейка. То есть, она расширяет диапазон ячеек до тех пор, пока не найдет «рамку», состоящую полностью из пустых ячеек. В таком случае в область сортировки могут попасть строки «шапки» таблицы, какие-либо элементы оформления и т. п. В результате и оформление, и данные могут сильно пострадать от неправильного выполнения операции. Если вовремя не заметить и не произвести «откат» действий, работу придется переделывать.
Внимание! Прежде чем выполнять операции над списками данных, всегда делайте резервные копии файла.
Чтобы избежать ошибок с областью сортировки, следует явно выделить ячейки списка и провести процедуру сортировки с помощью пункта меню «Данные - Сортировка». Вам предложат выбрать одно или несколько полей (столбцов), по которым нужно отсортировать список и порядок сортировки по каждому полю:
Такой способ сортировки медленнее, но дает больше возможностей, например сортировка по нескольким полям.
Внимание! Аккуратно выделяйте все столбцы списка. Если Вы выделите только столбец с фамилиями, но не выделите столбец с объемами, сортировка произойдет только в выделенном диапазоне, и напротив фамилий окажутся чужие результаты продаж!
Если Вы выделяете более одной ячейки, Excel считает, что Вы хотите отсортировать именно выделенный диапазон и не пытается автоматически расширить область сортировки.
Чтобы можно было пользоваться быстрым способом сортировки и других приемов работы с массивами данных, список можно заранее подготовить. Я, например отделяю основную часть таблицы, содержащую строки данных, от шапки и итоговой строки пустыми строками. Их можно использовать в оформлении или скрыть. Кстати, если включить ячейки из пустых строк в формулу суммы в итоговой строке, Вы будете всегда уверены в том, что после вставки в конец списка дополнительных строк формула итога осталась правильной. Иногда я также создаю строку с техническим заголовками столбцов перед первой строкой списка. Ее можно скрыть, а во всех операциях со списками она будет мне помогать.
Еще одна возможность страховки от ошибок в определении границ списка - явное указание Excel’ю на его диапазон. Выделите весь список и выберите пункт меню «Данные - Списки - Создать список» или нажмите Ctrl+L. Теперь при выделении любой ячейки списка его граница будет подсвечена синей рамкой, внизу появится строка для добавления данных, а в названии столбцов появятся флажки автофильтра.
Ссылки по теме
