Индивидуальная настройка приложений MS Office

Источник: КомпьютерПресс 11'2003

Александр Прохоров

Пакет MS Office - самое популярное офисное приложение в мире, инсталляционная база его поистине огромна. Вместе с тем офисный набор от Microsoft является в достаточной мере универсальным продуктом.

Если большинство программ четко относятся к тому или иному сегменту рынка (для домашних пользователей, для мелкого бизнеса, для крупных предприятий и т.д.), то приложения из пакета MS Office применяются буквально повсюду. Конечно, чтобы программу можно было подстроить под каждого пользователя, необходимо немалое число настроек. Более того, с каждым выпуском (этой осенью вышел очередной релиз Office 2003) появляются новые функции, а следовательно, и новые настройки.

Очевидно, что по умолчанию невозможно установить конфигурацию, которая будет оптимальной для всех. Опциональность - это почти всегда компромисс: если вы устанавливаете наиболее полный набор модулей, нужно будет пожертвовать свободным местом на диске; желаете максимально часто сохранять резервные копии - вам придется пожертвовать быстродействием и т.д. Не забывайте и о характеристиках вашего оборудования: имея мощный процессор, можно не заботиться об ускорении работы с программой, а на медленном процессоре эта задача может быть весьма актуальной. Иными словами, лишь при индивидуальной настройке можно создать комфортные условия для работы с программой и добиться максимальной производительности.

Рассказать о настройках всех приложений MS Office в одной статье было бы невозможно, если бы все они не имели сходной структуры интерфейса. Именно однотипное расположение основных настроек в различных приложениях MS Office позволяет легко осваивать одну программу за другой.

Несомненно, наиболее часто используемым компонентом MS Office является программа Word, и поэтому большинство пользователей в первую очередь осваивают настройки MS Word, а затем переходят к другим приложениям Office. По популярности за редактором Word следуют программы Outlook и Excel. В связи с этим данную статью я построил следующим образом: наиболее подробно расскажу об основных настройках в Word 2003, а затем кратко остановлюсь на аналогичных панелях в Outlook 2003 и Excel 2003, обращая внимание читателя на возможности, которые появились в последней версии Office.

Word 2003

Настройка панелей инструментов

Очевидно, что чем удобнее расположены рабочие панели и иконки инструментов на них, тем быстрее и эффективнее будет работа с программой. Начать рассказывать о настройке интерфейса следует с команды View > Toolbars, с помощью которой можно быстро добавить на экран нужные стандартные панели. Более подробную настройку интерфейса можно осуществить, используя панель Customize, которая вызывается по команде Tools > Customize (рис. 1). Во вкладке Toolbars можно просмотреть и активизировать все доступные вам инструменты, выставляя флажки в соответствующих пунктах (рис. 1) и добавляя на рабочий стол дополнительные панели. При этом можно не только добавлять заранее настроенные панели, но и создавать новые. Нажав на кнопку New, можно создать новую панель инструментов New Toolbar - по умолчанию с именем Custom 1, которая будет доступна в шаблоне Normal.dot (рис. 1).

Рис. 1. Панель Customize, вкладка Toolbar

Для того чтобы добавить во вновь созданную панель иконки инструментов, перейдите во вкладку Commands и в режиме drag-and-drop перетащите во вновь созданную панель нужные вам иконки инструментов (рис. 2). Иконки можно добавлять как на созданные пользователем, так и на стандартные панели, а также имеется возможность удалять иконки инструментов с панелей, перетаскивая их на поле текста.

Рис. 2. Панель Customize, вкладка Commands

Продолжая индивидуализацию интерфейса, можно не только создать новые панели, но и поменять изображения на кнопках-иконках. Для этого, пока на экране находится панель Customize, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по иконке, внешний вид которой вы хотите изменить, и активизировать меню, в котором следует выбрать пункт Change Button Image (если вы хотите сменить изображение на кнопке на одно из других, предлагаемых системой) или пункт Edit button Image (если вы хотите нарисовать свое собственное изображение для данной кнопки).

Во вкладке Commands определенным командам можно присвоить горячие клавиши. Для этого нажмите кнопку Keyboard, в результате чего появится панель, где можно определить горячие клавиши для выбранной вами команды.

Настройки панели Options

Основное количество настроек сконцентрировано в панели Options. Получить доступ к ней можно по команде Tools > Options, в результате появится панель, содержащая 11 вкладок (рис. 3).

Рис. 3. Панель Options

Прокомментировать все элементы настройки панели Options невозможно, поэтому остановлюсь лишь на наиболее важных и на тех, которые впервые появились в Word 2003.

View Во вкладке View следует обратить внимание на пункт Startup Task Pane (см. рис. 3). Установив флажок в этой строке, вы активизируете вызов панелей задач Task Panes при загрузке программы. Если у вас не слишком маленький монитор (как минимум 17-дюймовый), то такие панели весьма удобны.

На рис. 4 показана панель задач Research, которая впервые появилась в Word 2003. Она открывает доступ к сетевым справочным ресурсам. Для того чтобы перейти к индивидуальным настройкам данной панели, необходимо выбрать пункт Research Options, расположенный внизу панели Research, вызвав тем самым панель настройки (рис. 5), где следует указать нужные для поиска ресурсы.

Рис. 4. Боковая панель Research

Рис. 5. Панель Research Options

Настройки, собранные во вкладке View, могут не только изменить вид отображаемого документа, но и повысить скорость работы с ним. В этом плане заслуживает внимания раздел Picture placeholders (рамки рисунков). Активизировав данный пункт, можно существенно увеличить скорость перемещения по многостраничному редактируемому документу, поскольку вместо рисунков будут отображаться пустые рамки.

Увеличить скорость скроллинга по документу можно также при помощи еще одного параметра - Drawings, который отображает объекты, созданные с помощью инструментов рисования Word, в режимах Разметка страницы и Web-документ. В больших документах, содержащих значительное количество рисунков, управление данным параметром может также значительно увеличить скорость скроллинга и соответственно редактирования документа.

Если вы сравниваете два документа, разместив их в одном окне, площадь рабочего поля значительно сокращается. В этом режиме удобно на время убрать панель горизонтальной прокрутки Horizontal scroll bar, в результате чего объем читаемого текста несколько увеличится. Можно отказаться от отображения на экране панели горизонтальной прокрутки, убрав соответствующий флажок на вкладке View.

General

Во вкладке General следует обратить внимание на пункт Mail as attachment (отправлять документ по почте как вложение). Данный параметр влияет на способ отправки письма по команде File а Send to. В зависимости от установки данной опции будет доступна команда: отправлять документ по почте как вложение или как текст.

Я также рекомендую изменить параметр Recently used file list. Если вы пользуетесь списком недавно вызывавшихся файлов, то, вероятно, замечали, что по умолчанию там могут храниться только четыре ссылки. На мой взгляд, этого количества маловато - максимально можно установить девять ссылок.

Возможно, комментариев требует опция Automatically create Drawing canvas when inserting AutoShapes. Дело в том, что начиная с Word 2002 в программе появилась специальная функция Холст, предоставляющая дополнительные инструменты для позиционирования элементов, создаваемых с помощью панели рисования. Если вы не хотите, чтобы Холст появлялся каждый раз при использовании панели Рисование, отключите данный параметр.

Edit

В данной вкладке собраны настройки режима редактирования. Прежде всего следует обратить внимание на параметр Ctrl+Click to follow hyperlink, позволяющий переключиться с простого щелканья мышью по гиперссылке на режим Ctrl+Click. При редактировании текста с гиперссылками (в режиме, когда данная функция не активизирована) нередки ошибочные переходы по гиперссылке, вопреки вашему желанию. Этого легко избежать, выставив параметр Ctrl+Click to follow hyperlink.

Save

Вкладка Save позволяет настроить режим автосохранения. Следует отметить, что процесс автосохранения требует определенных системных ресурсов и, следовательно, может тормозить работу при редактировании объемных текстов. Учитывая, что последние версии Office достаточно надежно восстанавливают редактируемые документы в случае зависания системы, в целях ускорения работы можно рекомендовать поставить режим, когда документ будет автоматически сохраняться через более длительные промежутки времени.

Print

Во вкладке Print следует обратить внимание на опцию Hidden text (печать скрытого текста). Если вы печатаете текст для себя, а опция настроена так, что скрытый текст не печатается, то все "секреты" в бумажном документе исчезнут.

Track Changes

Во вкладке Track Changes я, например, часто меняю параметр Use Balloons. Дело в том, что мне удобнее просматривать замечания в режиме Balloons, а правку текста - в обычном режиме.

Security

Особое внимание нужно обратить на возможность исключения персональной информации. Активируя пункт Remove personal information from this file on save и сохраняя документ, вы удаляете из документа следующую персональную информацию:

свойства файла: автор, руководитель, компания и имя сохранившего последнюю версию документа;
имена пользователей, имеющих отношение к комментариям и режиму слежения за изменениями (track changes);
имя Saved by заменяется на Author;
заголовок e-mail-сообщения, который генерится кнопкой E-mail на панели инструментов.

Следует подчеркнуть, что указанная операция не устанавливается в редакторе Word по умолчанию. И даже если такой флажок установлен, он будет относиться только к текущему активизированному окну с документом. Поэтому данный режим должен устанавливаться для каждого документа отдельно.

File Locations

Во вкладке File Locations приведены пути для поиска системных и рабочих файлов.

Как известно, Word сохраняет личные файлы в папке С:\Mои документы. Если вы вместо папки "Mои документы" используете другую, логично прописать именно ту папку, которая вам нужна для вызова по умолчанию. Для того чтобы сделать какие-либо изменения, щелкните мышью по кнопке Modify и выберите нужную папку.

Spelling and Grammar

Если во время редактирования объемного документа программа работает слишком медленно, можно на время отключить проверку орфографии, убрав флажок в позиции Check spelling as you type.

Макросы как средство индивидуальной настройки Word

До сих пор мы говорили о стандартном наборе команд и о размещении их на различных рабочих панелях. Но в редакторе Word заложена возможность еще более индивидуализированной настройки - возможность создания собственных макрокоманд. Чтобы создать новый макрос, не обязательно уметь программировать на Visual Basic.

Если вам нужен макрос для выделенного участка текста, надо еще до его записи выделить этот текст. Если макрос нужен для текста в целом, то, наоборот, на момент записи не должно быть выделенных участков. Откройте документ с помощью шаблона, в котором вы хотите сохранить данный макрос, и выполните команду Tools > Macro > Record New Macro (в результате появится окно, показанное на рис. 6), введите имя вашего макроса или примите данное ему по умолчанию. При сохранении макроса в шаблоне Normal.dot он будет доступен как глобальный. В поле Description можно ввести описание макроса (по умолчанию там будет информация об авторе и дате создания).

Имя вашего макроса, вносимое в строку Macro Name, не должно содержать пробелов и специальных символов. Кнопка с молоточком (см. рис. 6) позволяет создать собственную панель для нового макроса.

Рис. 6. Панель Record Macro

При нажатии кнопки OK появляется панель с клавишами Стоп и Пауза, как на обычном магнитофоне, а курсор отображается в виде аудиокассеты.

Выполните те действия, которые будут записаны в макрос, и нажмите клавишу Стоп. Теперь по команде Tools > Macro > Macros появится панель, открывающая доступ к вашим макросам. По умолчанию такие макросы создаются в шаблоне Normal.dot. Готовые макросы можно копировать из одного шаблона в другой.

Импорт шаблона с настройками

Как вы уже знаете из предыдущего раздела, можно сохранить настройки в определенном шаблоне. В частности, в шаблоне могут быть определены индивидуальные панели, посредством которых можно применять конкретные стили форматирования. Настроив в шаблоне нужный интерфейс для использования определенного набора стилей, вы можете послать его вашим коллегам по почте, что позволит вам, например, оформлять главы одной и той же книги в едином стиле. Все элементы (подрисуночные подписи, маркированные списки, основной текст и т.п.) будут выполнены по одному шаблону, а для применения этих стилей все сотрудники могут пользоваться одним и тем же удобным интерфейсом.

Получив шаблон от коллеги и сохранив его на своем компьютере, вы выполняете команду Tools > Templates and Add-Ins и, используя кнопку Attach, присоединяете ваш шаблон (в примере на рис. 7 это файл Template2000.dot).

Рис. 7. Панель Templates and Add-ins

В результате вы можете использовать все те индивидуальные панели, которые были записаны в данный шаблон. В примере на рис. 8 показаны индивидуальные панели, служащие для применения регламентированного набора стилей, которые должны использоваться в создаваемом документе.

Рис. 8. При подключении шаблона настраивается нужный интерфейс

Настройка разрешенных стилей

В Word 2003 реализована весьма важная возможность настройки разрешенных стилей при создании документа. Для настройки разрешенных стилей выполните команду View > Task Pane, перейдите во вкладку Document task pane и выберите режим Protect Document. В результате откроется помощник, который позволяет закрепить стили (lock styles). Вы также можете применить эту функцию к части документа. Поставьте флажок в пункте Limit formatting to a selection of styles, затем нажмите на ссылку Settings, после чего появится панель Formatting Restrictions (рис. 9).

Рис. 9. Панель Formating Restrictions

В ней можно выбрать стили, которые будут использованы в данном документе. Таким образом можно предотвратить внедрение лишних стилей. В пункте Editing Restrictions (ограничения по редактированию) вы можете указать различные режимы ограничений редактирования, вплоть до режима Read only.

Outlook 2003

Microsoft существенно переработала интерфейс программы Outlook 2003, что обусловило появление ряда дополнительных настроек. Новый интерфейс позволяет представить область просмотра сообщений в виде вертикальной панели (рис. 10).

Рис. 10. Область просмотра имеет три варианта настройки: Right, Bottom и Off

Разработчики отмечают, что подобный интерфейс удобнее, и с ними нельзя не согласиться, но если вы хотите работать с привычным интерфейсом (горизонтальное размещение области просмотра), к нему несложно вернуться, используя команду View > Reading Page > Bottom

Из новых настроек в Outlook 2003 следует упомянуть возможность управления правилами оповещения, которые доступны по команде Tools > Rules and alerts > New Rule (рис. 11). Например, вы можете настроить правило, по которому при получении письма от конкретного абонента будет проигрываться определенная мелодия.

Рис. 11. Панель Rules Wizard

В панели Inbox появились новые возможности настройки представления электронной почты. Щелкнув правой кнопкой мыши по панели Arrange by date, вы получите меню, позволяющее упорядочить сообщения по размеру и по дате.

Добавилась возможность настройки так называемых папок поиска (Search Folders), которые представляют собой оперативные результаты поиска, позволяющие группировать письма, отвечающие определенному критерию.

Наряду с появлением новых настроек интерфейса сохранились все доступные ранее и уже рассмотренные нами на примере программы Word 2003 настройки. Настройки панелей интерфейса доступны во вкладке Customize, вызываемой по команде Tools > Customize.

Так же как и в программе Word, основные опционные настройки в Outlook собраны в панели Options. Из новых настроек следует обратить внимание на вкладку Preferences: пункт Junk E-mail позволяет настроить режим блокировки нежелательных писем.

Фильтрация основывается на анализе структуры сообщения с целью определения вероятности спама. Чтобы изменить настройки фильтра, следует нажать кнопку Junk E-mail (рис. 12) и в появившейся панели (рис. 13) настроить один из четырех уровней защиты: отсутствие защиты, низкий уровень защиты (удаляются только очевидные спам-сообщения), высокий уровень защиты (удаляются все подозрения на спам) и режим получения писем только по списку доверенных отправителей.

Рис. 12. Панель Options, вкладка Preferences

Рис. 13. Панель Junk E-mail Options, вкладка Options

Excel 2003

В большинство настроек, которые мы рассмотрели на примере редактора Word (настройка рабочих панелей в панели Toolbars и во вкладке Customize, запись макросов, настройка панелей Task Pane) вызываются и настраиваются в Excel так же, как и в программе Word.

Подобно программам Word и Outlook в Excel большинство настроек сосредоточено в панели Options (рис. 14).

Рис. 14. Панель Options, вкладка View

Некоторые вкладки, например Security, Speling, Edit, аналогичны вкладкам, рассмотренным на примере программы Word, в остальных вкладках панели Options собраны многочисленные настройки табличного процессора, связанные с параметрами расчета, отображения формул, форматов записи чисел и т.д. Рассмотрение всех этих параметров в рамках одной статьи невозможно, но читатель, ознакомившись с общей схемой представления настроек, сам разберется с подробностями, при помощи богатой справочной системы MS Office, а также широко доступной технической литературы по MS Office.

Говоря о нововведениях в Excel 2003, нельзя не упомянуть функцию сравнения документов Compare Side by Side. В редакторе Word 2003 эта функция также доступна, но, на мой взгляд, она особенно полезна именно при работе в Excel. Одновременный скроллинг двух Excel-документов в режиме Compare Side by Side позволяет легко сравнить различные значения в одинаковых строчках таблиц. Доступ к функции осуществляется по команде Window а Compare Side by Side with (рис. 15).

Рис. 15. Благодаря синхронному скролингу сравнивать документы удобно

Сохранение индивидуальных настроек Office

Итак, мы рассмотрели довольно большое количество настроек. Возникает вопрос: как перенести все индивидуальные настройки пользователя с одной машины на другую. Для этого необходимо вызвать помощник Microsoft Office 2003 My Settings Wizard, выполнив последовательность команд.

Данный помощник позволяет сохранить все ваши персональные настройки в файле с расширением *.ops и впоследствии воссоздать их из этого файла на другой машине, где вы будете работать.