Глоссарий
Данный глоссарий определяет ключевые термины, используемые в спецификации MoReq (как в требованиях, так и в описании модели).
Администратор / Administrator
Роль пользователя в системе. Отвечает за повседневное применение регламента работы со служебными документами в организации.
Это есть некоторое упрощение. Особенно в больших организациях, задачи, отнесенные в данной спецификации к обязанностям Администратора, могут быть разделены между несколькими ролями, такими как руководитель службы ДОУ (Records Manager), сотрудник службы ДОУ (Records Officer), архивист и т.д.
Протокол аудита / audit trail
Информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (в т.ч. и элементы метаданных), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.
Замечание: Системный журнал состоит в основном из одного или более списков или базы данных, которые представлены в человекочитаемой форме. Списки могут создаваться автоматически компьютерной системой (для системных транзакций) или вручную (для действий, выполняемых вручную); но данная спецификация фокусирует внимание на первом.
Аутентичность / authenticity
(Только в контексте управления документацией). Свойство быть подлинным.
Источник: адаптированное и сокращенное определение "аутентичности документа" из глоссария UBC-MAS .
Замечание: в контексте документа это свойство означает, что документ является именно тем, чем он претендует быть; свойство аутентичности не касается вопросов достоверности информации или фактов, изложенных в документе.
Замечание: аутентичность документа подтверждается его видом, формой и/или режимом передачи и/или способом хранения и обеспечения сохранности. Для более детальной информации см. глоссарий UBS-MAS.
Регистрирование / capture
Регистрация, классификация , добавление метаданных и сохранение документа в системе, которая управляет документами .
Класс / class
(Только в данной спецификации.) Часть иерархии, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемы классификации ко всем папкам лежащим ниже нее.
Замечание: это может соответствовать в классической терминологии понятию "основной класс", "группа" или "серия" (или подкласс, подгруппа, суб-серия и т.д.) на любом уровне схемы классификации.
Классификация / classification (действие)
Систематическая идентификация и расположение деловых активностей и/или документов по категориям, согласно логически структурированным соглашениям, методам и процедурным правилам, представленным в схеме классификации.
Источник: ISO 15489.
Схема классификации / classification scheme
См. классификация.
Источник: определение "Системы классификации" в ISO 15489.
Замечание: схема классификации часто представляется в виде иерархии.
Допуск / clearance
См. security clearance.
Закрытие / close (действие)
Процесс изменения атрибутов тома электронного дела таким образом, чтобы стало невозможным помещение в него дополнительных документов .
Закрытый / closed
Описывает том электронного дела, который был закрыт и в который более нельзя помещать документы.
Этап конфигурации / configuration time
Точка в жизненном цикле АСЭД, когда производится ее установка и настраиваются ее параметры.
Уничтожение / destruction
Процесс ликвидации или удаления документов, после чего их восстановление невозможно.
Источник: ISO 15489.
Цифровой / digital
См электронный / electronic.
Информационный ресурс / document (существительное)
Зафиксированная информация или объект, который следует рассматривать как единое целое
Источник: ISO 15489.
Замечание: документ (информационный ресурс) может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных, графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Документ может состоять из одного или нескольких объектов данных.
Замечание: информационные ресурсы отличаются от служебных документов ( records ) в некоторых важных аспектах.
24-ФЗ и ГОСТ Р 51141-98: Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
АСУИР / EDMS
Автоматизированная система управления информационными ресурсами - Electronic Document Management System.
Замечание: функциональность, требуемая для EDMS не включена в данную спецификацию. Однако EDMS часто используется в тесной интеграции с ERMS - АСЭД.
Электронный / electronic
Для целей данной спецификации слово "электронный" используется в том же значении что и "цифровой".
Замечание: аналоговые записи, хотя и могут считаться электронными, не рассматриваются как "электронные" в рамках данной спецификации, поскольку он не могут быть сохранены в компьютерной системе без преобразования в цифровую форму. Из этого следует, что в терминологии данной спецификации аналоговые записи должны рассматриваться как материальные документы.
Электронный информационный документ / electronic document
документ, который существует в электронной форме.
Замечание: использование термина электронный документ не ограничивается только текстовыми документами, создаваемыми при помощи текстовых процессоров. В это понятие также включаются сообщения электронной почты, электронные таблицы, графика, изображения, HTML/XML-документы, мультимедиа и составные документы, и другие типы документов.
Электронная папка / electronic file
Совокупность взаимосвязанных электронных документов .
Источник: Функциональная спецификация PRO, понятие "электронной папки"
Замечание: этот термин обычно свободно используется в значении электронный том.
Электронный документ / electronic record
Документ , который существует в электронной форме.
Замечание: документ может оказаться представленным в электронной форме в результате того, что он изначально создается при помощи прикладной программы или в результате оцифровки, т.е. путем сканирования бумажного документа или микрофильма.
АСУД / ERMS
Автоматизированная система управления документацией - Electronic Record Management System.
Замечание: АСУД/ERMS отличается от АСУИР/ EDMS в некоторых важных аспектах.
Экспорт / export (процесс)
Процесс создания копии укомплектованных электронных папок (дел) для другой системы.
Замечание: Дела остаются в АСЭД после экспорта, в отличие от передачи .
Выписка / extract
(из документа ) Копия документа с изменениями, которые были сделаны, чтобы удалить или скрыть, но не добавить или изменить смысл существующей информации.
Источник: определение "экземпляра" / "instance" в функциональной спецификации PRO.
Замечание: изменения обычно производятся в результате требований по ограничению доступа к информации. Например, документ может быть доступен в виде копии только после того, как из него удалены имена и/или собственноручные подписи; в этом случае создается выписка , в которой имена и/или подписи не видны. Процесс маскирования иногда называется редактированием (redaction).
Дело (папка) / file (существительное)
(1) Когда этот термин используется изолированно, он обозначает как электронные дела, так и бумажные.
(2) Когда этот термин используется вместе с определением, т.е. электронное дело или бумажное дело, то применимо соответствующее определение.
Гибридная папка / hybrid file
Совокупность взаимосвязанных электронных документов и/или материальных документов , хранящихся частично в электронном деле в АСЭД и частично в соответствующем бумажном деле вне АСЭД.
Источник: Функциональная спецификация PRO, определение "гибридной папки"
Метаданные / metadata
(в контексте документооборота) Структурированная или полу-структурированная информация, которая обеспечивает возможность создания, управления, и использования документов в течение времени и внутри и вне организации, в которой они созданы.
Источник: рабочее определение Archiving Metadata Forum (http://www.archiefschool.nl/amf).
Замечание: различие между данными и метаданными может быть неочевидно. Например, обычно понятно, что такие существенные индексные данные документа как заголовок, дата и т.д. есть часть метаданных документа. Однако, данные системного журнала, относящиеся к документу или порядок хранения документа вполне могут рассматриваться как данные или как метаданные в зависимости от контекста. Различные типы метаданных могут быть определены, например, для индексирования, длительного хранения, отображения документа и т.д. Подробное рассмотрение вопросов, связанных с использованием метаданных находится за рамками спецификации MoReq.
Открыть, открытый / open
(действие) Процесс создания нового тома электронного дела.
(определение) Определяет том электронного дела , который еще не был закрыт и, следовательно, в который можно помещать дополнительные документы.
Бумажная папка (дело) / paper file
Приспособление для хранения материальных документов .
Источник: Функциональная спецификация
Замечание: примерами бумажных дел среди прочего могут быть конверты, шкафы и папки-скоросшиватели.
Portable Document Format - переносимый формат документа.
Замечание: этот формат является собственностью Adobe Inc., но широко используется. Его включение в глоссарий никоим образом не является посягательством на авторские права.
Документ / record (существительное)
Документ, составленный или полученный лицом или организацией в процессе своей текущей деятельности и сохраняемый этим лицом или организацией.
Источник: адаптированное определение функциональной спецификации PRO
Замечание: Локальные национальные определения также допустимы.
Замечание: служебный документ может быть составным и объединять несколько информационных документов на любом носителе и в любом формате. В дополнение к содержательной части, документ должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (в т.ч. информацию, описывающую компоненты служебного документа). Ключевое свойство служебного документа есть его неизменность.
ГОСТ Р 51141-98:
официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Два данных определения совместно близко соответствуют определению глоссария.
Редактирование, цензурирование / redaction
Процесс сокрытия конфиденциальной информации в документе.
Замечание: это может включать наложение непрозрачных прямоугольников, чтобы скрыть имена, подписи и т.д. (электронный эквивалент цензорского контроля) или удаление отдельных страниц.
Замечание: во всех случаях подлинник электронного документа не подвергается изменению. Редактируется только копия электронного документа; подобная копия называется выпиской.
Регистрация / registration
Действие присвоения документу уникального идентификатора в системе.
Источник: ISO 15489 (проект международного стандарта).
Замечание: регистрация обычно подразумевает запись в "регистр" важных метаданных, в т.ч. "всех данных, необходимых для идентификации лиц и действий , имеющих отношение к документу и документарного контекста служебного документа.".
Воспроизводить / render
Процесс создания воспроизведения.
Воспроизведение / rendition
Демонстрация электронного документа , представленного в виде, в котором пользователь может к нему обратиться.
Замечание: это может включать изображение на экране, на печати, воспроизведение аудио или мультимедиа.
Замечание: точная сущность представления может определяться программным и аппаратным обеспечением. Обычно, различные представления одного и того же документа могут отличаться в деталях в зависимости от параметров фонта, длины строки, разбиения на страницы, разрешения печати или экрана, глубины цвета, палитры и т.д. В большинстве случаев эти различия допустимы. Однако, в некоторых случаях следует более внимательно относиться к подобным эффектам; эти случаи не рассматриваются в данной спецификации.
Опись дел / repertory
Список существующих заголовков дел на каждом нижнем уровне схемы классификации.
Порядок хранения / retention schedule
Последовательность инструкций, назначенных классу или делу чтобы задать продолжительность времени, в течение которого служебные документы должны оставаться в организации в связи с потребностями текущей деятельности и окончательную судьбу служебных документов по истечении установленного срока хранения.
Источник: адаптированное определение "disposal schedule" из функциональной спецификации PRO
Роль / role
Совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей.
Источник: Функциональная спецификация PRO.
Гриф ограничения доступа / security category
Один или несколько термов, ассоциированных с документом , которые определяют правила доступа к нему.
Замечание: грифы ограничения доступа обычно назначаются на уровне организации или на государственном уровне. Примерами грифов доступа в государственных организациях в большинстве европейских стран являются: "Совершенно секретно", "Секретно", "Конфиденциально", "Ограниченного доступа", "Без ограничения доступа". Иногда эти грифы сопровождаются дополнительными термами, такими как "Только для граждан западноевропейских стран" или "личные дела".
Замечание: этот термин не является общеупотребимым.
Уровень допуска / security clearance
Один или несколько термов, ассоциированных с пользователем , которые определяют к документами с какими грифами ограничения доступа данный пользователь имеет доступ.
SQL
Structured Query Language - язык структурированных запросов.
Замечание: язык SQL является стандартом для реляционных баз данных, которые широко используются для хранения метаданных в АСЭД. Стандарт определен в ISO 9075
Передача / transfer (действие)
Процесс перемещения завершенных электронных дел в другую систему.
Источник: адаптированное определение из функциональной спецификации PRO
Замечание: дела часто передаются вместе с другими делами в составе класса в схеме классификации (номенклатуре дел) в целях передачи дел в архив на постоянное хранение.
Замечание: см. также экспорт .
Пользователь / user
Любое лицо, использующее АСЭД .
Замечание: может включать (в числе прочего) Администраторов, сотрудников организации, представителей общественности и внешних организаций, например, аудиторов.
Версия / version
( документа ) Состояние документа в некоторый момент его разработки.
Источник: Функциональная спецификация PRO.
Замечание: версией обычно считается один из проектов документа или финальный документ. В некоторых случаях, однако, законченный документ существует в нескольких версиях, например, техническое руководство. Следует заметить, что служебный документ также может существовать более чем в одной версии; см. также выписка / extract.
Том / volume
Часть электронного дела или бумажного дела.
Источник: Определение "части" / "part" в функциональной спецификации PRO.
Замечание: подразделы создаются чтобы улучшить управляемость содержимым дела путем разбиения его на отдельные не слишком большие единицы учета. Деление на подразделы является скорее механическим (по числу документов или по времени), чем интеллектуальным.