Хочу поделиться впечатлениями о СЭД DocsVision, а точнее платформе управления бизнес-процессами и документами, одноименной компании.

Знакомство с новой системой, обычно начинают с "инструкции системного администратора". Этот чисто технический документ свободен от всяческих PR влияний, и позволяет сразу ответить на целый ряд интересующих нас вопросов.

Сразу бросаются в глаза весьма серьезные требования к "железу":

Не менее высоки и требования к качеству связи:

"DocsVision в основном рассчитан на работу внутри локальной сети (10-100Mbps). Работа системы при пропускных скоростях канала связи с сервером < 1Mbps может быть неприемлемо медленной."

В таблице ниже приведены примерные рекомендации по организации каналов связи.

  * Рекомендации приведены из расчета типовых операций, включающих в себя работу со стандартными карточками, и файлами размером до 100k; с учетом отсутствия других приложений, использующих данный канал
** Приемлемыми показателями онлайн-работы считаются следующие значения:

·         Первоначальное соединение с сервером (создание сессии) - до 30 секунд

·         Создание новой регистрационной карточки - до 10 секунд

·         Открытие существующей регистрационной карточки - до 5 секунд

Так же весьма высоки требования к профессиональному уровню системных администраторов.  "Доморощенный специалист" тут вряд ли уместен.

Из всего вышеперечисленного уже можно сделать вывод, что потенциальными клиентами  DocsVision являются развитые компании, обладающие высокой степенью централизации и мощной IT структурой. Если вы причисляете свою компанию к таковым, то  продолжаем знакомство с DocsVision дальше.

DocsVision основан на современной платформе Microsoft .NET и устанавливается на связку Windows + IIS + Microsoft SQL Server - хорошо известную и хорошо себя зарекомендовавшую.  Пользовательский интерфейс основан на Internet Explorer, однако, в него встраивается "толстый клиент" из набора ActiveX-компонентов.  Заметим, что, несмотря на полноценный WEB интерфейс, DocsVision в основном рассчитан на работу внутри локальной сети, однако, при необходимости, можно работать и через Internet (при наличии достаточно широкого канала связи).  В тоже время, "система поддерживает выгрузку всех объектов в формате XML, что позволяет организовать взаимодействие большого количества серверов DocsVision, которые находятся в разных офисах или в разных компаниях. Взаимодействие может быть организовано с помощью Microsoft BizTalk Server."

Система аутентификации пользователей интегрирована с Microsoft Active Directory. А так же такая интеграция позволяет синхронизировать данные справочника сотрудников и системы каталогов Active Directory.  Сюда же можно отнести интеграцию с Microsoft Exchange. Все это упрощает оперирование учетными записями пользователей и исключает риск возникновения ошибок.

DocsVision имеет программные шлюзы к

·         1С 8.0

·         Microsoft SharePoint Portal Server

·         Microsoft Dynamics AX

К тому же разработчики предлагают создать шлюз к уже существующей на предприятии системе ERP. (Например, iRenaissance).

Так что же такое DocsVision?

Начнем с того, что DocsVision это уже не совсем СЭД в привычном нам понимании. Это программная платформа предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. 

Программная платформа DocsVision - включает средства моделирования приложений, сервер приложения системы и базовое клиентское обеспечение системы. Платформа DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений и программ, созданных на ее базе, и единое пространство управления документами и процессами в организации. Очень грубо говоря, DocsVision для документооборота - это примерно как 1С для бухгалтерии.

Интегрированные приложения на платформе:

DocsVision "Делопроизводство" - обеспечивает автоматизацию традиционных процессов обработки документов: создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, формирование отчетности о состоянии исполнения документов.

DocsVision "Управление процессами" - обеспечивает возможность автоматизации процессного управления в организациях, в том числе в соответствии со стандартом ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001).

Так же в разработке находятся дополнительные приложения:

DocsVision "Управление договорным процессом" - обеспечивает автоматизацию стандартного процесса формирования, согласования, визирования договора и сопровождение договорного процесса в организациях.

DocsVision "Управление качеством" - корпоративная система на базе платформы электронного документооборота DocsVision, решающая задачи построения, поддержки и развития Системы менеджмента качества компании.

Теперь несколько подробнее:

Интерфейс системы строг и аскетичен (см. рис. 1)

 

Рис. 1. Интерфейс системы DocsVision

И хотя существуют системы с более привлекательным дизайном и "эргономичностью" интерфейса (к примеру, PayDox, "Летограф"), этого вполне достаточно для работы. Основным инструментом пользователя является  "Навигатор", очень напоминающий "проводник" Windows. Так что у пользователя привыкшего работать с "проводником" не возникнет никаких осложнений в работе с "навигатором".

Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации, включая:

·         Ведение картотеки документов

·         Создание электронного архива документов компании

·         Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации

·         Организацию циклов разработки согласования документов

·         Организация контроля исполнения документов и заданий

·         Маршрутизация документов в организации и вне её

·         Автоматизация разнообразных процессов обработки документов

·         Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Система включает следующие возможности настройки системы:

·         Модификация структуры папок

·         Изменения прав доступа к папкам и типам документов

·         Настройка представлений папок и определение прав доступа к представлениям

·         Создание папок отчетов, определение фильтра и представления для отчета

·         Создание шаблона задания

Приложение "Делопроизводство" позволяет в полной мере реализовать, так называемый "канцелярский" документооборот, существующий в компании.  Не стану заострять внимание на этом приложении.  Оно качественно, функционально, и мне не удалось смоделировать ситуацию, которую имеющимися средствами нельзя было бы разрешить.  Единственное, что огорчает, это отсутствие, так называемого "ежедневника", типо "Клендаря" в Microsoft Outlook или "Календаря событий", так хорошо организованного в PayDox. ( Пожелание разработчикам - полезная вещь! J ) Однако и данную функциональность можно осуществить, хорошо разработанной системой поисковых запросов.

Более интересным мне показалось приложение "Управление процессами". В большинстве существующих систем СЭД  удобству управления бизнес-процессами уделено не слишком большое внимание, а порой это вообще можно с большой натяжкой назвать "управлением бизнес-процессом".

В DocsVision это выделено в отдельное приложение. (см. рис. 2)

 

Рис. 2. Окно приложения "Управление процессами"

Используя его набор встроенных функций, можно создать бизнес-процессы, которые:

·         выявляют происходящие события - например, появление новой карточки с заданной темой или изменение уже существующей карточки; появление в файловой системе файла с определенным названием; получение почтового сообщения по указанной теме;

·         реагируют на происходящие события предусмотренным образом - например, отправляют определенным сотрудникам задание на выполнение какой-либо работы по исполнению документа, оповещают сотрудника о чем-либо, создают новую карточку или даже отдельный бизнес-процесс, предназначенный для автоматизации исполнения какого-либо документа;

·         выполняют функции таймеров - предупреждают о приближении сроков выполнения задания или поручения, рассылают оповещения группам сотрудников в определенное время или выполняют какое-либо другое действие в указанный час;

·         собирают сведения об имеющихся в системе объектах и т. д.

Описание бизнес-процесса производится при помощи специальной карточки, содержащей список всех доступных функций - как основных, так и поставляемых шлюзами к внешним системам (файловая система, электронная почта и т. д.). Функции в этой карточке представлены в виде пиктограмм; создание бизнес-процесса сводится к заданию последовательности функций с подробным описанием параметров каждой из них, а также указанию связей, согласно которым будет происходить передача управления бизнес-процессом от одной функции к другой.

При описании и отладке бизнес-процесса создается шаблон, на основе которого в нужный момент любой сотрудник (обладающий соответствующими правами доступа) может создать экземпляр бизнес-процесса. Однажды созданный шаблон может служить до тех пор, пока не изменится регламент описываемой им процедуры.

Удобный графический  редактор  позволяет смоделировать бизнес-процесс практически любой сложности встроенными средствами без программирования ( от составителя требуется лишь понимание как составить алгоритм), но если этого не достаточно, предусмотрено программирование необходимых этапов на VB.NET или С#. И это не просто схема, а реально работающий бизнес-процесс. Т.е. создаются карточки документов, вносятся данные, происходит маршрутизация и т.д.  Исполнители выполняют этапы процесса, а мы видим этапы исполнения. Часть этапов уже завершена - закрашена серым цветом, а текущий этап выделен желтым.  Мало того, подобная функциональность применима не только для исполнения бизнес-процессов по документообороту, но и может использоваться для внутренней настройки системы.  Например периодически просматривать папку входящей почты на почтовом сервере, сортировать ее, по определенным признакам, создавать карточку документа и направлять ее по заложенному маршруту.

Интеграция с Microsoft Exchange

Взаимодействие с Microsoft Exchange предоставляет пользователям дополнительные возможности маршрутизации заданий:

·         отправка исполнителю письма, содержащего ссылку на карточку задания;

·         маршрутизация off-line, при использовании которой сотрудник получает по электронной почте специальное сообщение, внешне похожее на карточку задания; этот способ маршрутизации позволяет также шифровать задания перед отправкой, что дает гарантию доступа к нему только того сотрудника, для которого оно предназначено;

·         отправка исполнителю письма с описанием задания (при этом обратной связи с сотрудником нет, и данные о выполнении задания от него в систему не поступают).

Помимо дополнительных способов маршрутизации взаимодействие с этим инструментом позволяет приложению "Управление процессами" осуществлять функцию слежения за появлением в почтовом ящике входящих сообщений с определенными параметрами, а также формировать свои сообщения во время исполнения бизнес-процесса.

После того как исполнитель берет задание в работу, в приложении Microsoft Outlook (папка Tasks) создается соответствующая запись, в теле которой присутствуют основные атрибуты задания (название, автор, срок исполнения, исполнитель, контролер), а также URL, по которому находится карточка задания, что позволяет работать с карточкой и через DocsVision Навигатор, и через Outlook.

Очень хорошо выполнена интеграция системы с Microsoft Office.

Рис. 3. Дополнительная панель инструментов в приложениях MS Office

Работать с файлами, присоединенными к карточкам документов или хранящимися в карточках файлов, можно непосредственно из приложений Microsoft Office. Для этого при установке приложения "Делопроизводство" в программах Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint и Outlook) появляется дополнительная панель инструментов DocsVision (рис. 3), а также соответствующий дополнительный пункт в главном меню этих программ, дублирующий команды панели инструментов. Этот встраиваемый инструмент позволяет работать с файлами документов соответствующих форматов, не обращаясь к Навигатору: редактировать файлы, присоединенные к карточкам документов и карточкам файлов, а также присоединять редактируемые документы к существующим карточкам или создавая специально для них новые карточки для хранения. При этом определенные пользователями поля карточки документа DocsVision можно синхронизировать со свойствами документа Microsoft Office.  

Причем в DocsVision возможно не только вносить данные из карточки документа в специально созданный шаблон Microsoft Word, но и так же получать их из Word обратно в систему. ( можно импортировать строки, расставлять чекбоксы и т.д.)

По поводу данной возможности,  хочется привести некий пример из практики:

В мою бытность руководителем отдела IT некой сети медицинских клиник, передо мной стояла задача выбора системы автоматизации.  Дело очень существенно тормозило сопротивление пользователей, так как персонал - высококвалифицированные врачи 20, а то и 30 лет заполняли "историю болезни", форма которой оставалась в неизменном виде. Многие из них никогда  не имели дела с компьютером, и представить, что вместо знакомого формуляра им придется заполнять множество непонятных электронных карточек… Многие просто обещали уволиться.  Благодаря же возможности DocsVision импортировать данные из, созданного по специально разработанному шаблону,  документа MS Word,  можно было бы предоставить им на экране знакомого вида формуляр, тем самым, сняв страх перед работой с системой. 

Еще одним пожеланием была возможность принятие заказа от клиента (пациента) через Интернет. И эта задача в DocsVision имеет возможность быть реализованной, благодаря шлюзу в Microsoft SharePoint Portal Server:

1.    На внешнем сайте компании, потенциальный клиент оформляет заказ, внося информацию в карточку созданную средствами средствами InfoPath.

2.    Новые данные на портале обнаруживаются системой DocsVision. Для этого в DocsVision работает бизнес-процесс, осуществляющий мониторинг объектов портала.

3.    Обнаруженные данные передаются через задание DocsVision сотруднику, ответственному за выполнение соответствующих операций (задание доставляется в личную папку сотрудника в системе DocsVision).

4.    На портале (если требуется) автоматически публикуется информация о текущем состоянии обработки данных пользователя-инициатора. Это может производиться на каждом этапе, вместе с публикацией промежуточных результатов этапов бизнес-процесса.

5.    Текущий исполнитель выполняет требуемые действия и фиксирует результат в задании DocsVision по его завершении.

6.    В зависимости от результата выполнения этапа, в соответствии с регламентом бизнес-процесса, формируется задание исполнителю следующего этапа. При этом может осуществляться ветвление процесса на основании заданных условий. Например, если данные инициатора были признаны некорректными, он получит через портал уведомление о необходимости их скорректировать.

7.    Исполнители, получающие задания в соответствии со схемой бизнес-процесса, выполняют свои задания и фиксируют результаты (ставят визы согласования, добавляют необходимые данные и т.д.).

8.    Финальный результат бизнес-процесса публикуется на портале для пользователя-инициатора или другого пользователя, являющегося потребителем данного бизнес-процесса.

При этом заинтересованные пользователи могут видеть часть информации о ходе и результатах процесса, а менеджер-владелец процесса - все данные об исполнении процесса.

О достоинствах DocsVision можно говорить еще очень много, но заинтересовавшимся лучше ознакомиться с ними на сайте компании, где эта информация представлена в полной мере.

В заключение об одном из главных достоинств: (информация с сайта компании DocsVision)

Базовый прайс-лист Код Название Кол-во лицензий Поддержка репликации Состав компонент Цена 1, Руб. dvs36-10 DocsVision  Standard 1-10 Подписчик Платформа + Делопроизводство + Управление Процессами 84 000 dvc36-25 DocsVision  Corporate 25 user 11-25 Издатель и/или Подписчик 165 000 dvc36-50 DocsVision  Corporate 50 user 26-50 276 000 dvc36-100 DocsVision  Corporate 100 user 51-100 438 000 dvc36-5-tri DocsVision  Corporate Trial 2 1-5 Подписчик 0 dvr36 DocsVision  Replication Module     Модуль репликации 56 000 dvg36-a DocsVision  Gate to Dynamics AX     Шлюз в Microsoft Dynamics AX (Axapta) 196 000 dvg36-sp DocsVision  Gate to SharePoint     Шлюз в Microsoft SharePoint 84 000 dvg36-1c DocsVision  Gate to 1C     Шлюз в 1С:Предприятие 8.0 42 000 dvl-u DocsVision Ukrainian localization kit       7 000 dve36-100 DocsVision  Enterprise 3 100 Издатель и/или Подписчик Платформа + Делопроизводство + Управление Процессами + Модуль репликации + Шлюз в Dynamics AX + Шлюз в Microsoft SharePoint call dve36-200-acl DocsVision  Enterprise Additional Client License 101-200 call dve36-500-acl 201-500 call dve36-2000-acl 501-2000 call dve36-2000p-acl 2001+ call Специальныередакции Код Название Кол-во лицензий Поддержка репликации Состав компонент Цена 1, Руб. dvse36-10 DocsVision  SharePoint Edition 10 user 1-10 Подписчик Платформа + Делопроизводство + Управление Процессами + Шлюз в Microsoft SharePoint 140 000 dvse36-25 DocsVision  SharePoint Edition 25 user 11-25 Издатель и/или Подписчик 223 000 dvse36-50 DocsVision  SharePoint Edition user 26-50 336 000 dvse36-100 DocsVision  SharePoint Edition user 51-100 502 000 dv1с36-10 DocsVision  1С:Edition 10 user 1-10 Подписчик Платформа + Делопроизводство + Управление Процессами + Шлюз в 1С:Предприятие 8.0 112 000 dv1с36-25 DocsVision  1С:Edition 25 user 11-25 Издатель и/или Подписчик 194 000 dv1с36-50 DocsVision  1С:Edition 50 user 26-50 306 000 dv1с36-100 DocsVision  1С:Edition 100 user 51-100 470 000 Upgrade 4 Код Название Дляпользователейредакции Цена, руб. dvc36-25-upg-s DocsVision  Corporate 25 user Upgrade DocsVision  Standard 97 000 dvc36-50-upg-s DocsVision  Corporate 50 user Upgrade DocsVision  Standard 208 000 dvc36-50 upg-c25 DocsVision  Corporate 50 user Upgrade DocsVision  Corporate 25 user 144 000 dvc36-100-upg-s DocsVision  Corporate 100 user Upgrade DocsVision  Standard 370 000 dvc36-100-upg-c25 DocsVision Corporate 100 user Upgrade DocsVision Corporate 25 user 306 000 dvc36-100-upg-c50 DocsVision Corporate 100 user Upgrade DocsVision Corporate 50 user 217 000 dve36-upg-c100 DocsVision Enterprise Upgrade 4 DocsVision Corporate 100 user call Пакетыобновлений Код Название Цена, руб. dvs36-10-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Standard 21 000 dvc36-25-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Corporate 25 user 41 000 dvc36-50-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Corporate 50 user 69 000 dvc36-100-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Corporate 100 user 109 000 dvr36-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Replication Module 14 000 dvg36-a-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Gate to Dynamics AX 49 000 dvg36-sp-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Gate to SharePoint 21 000 dvg36-1c-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Gate to 1C 10 000 dve36-100-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Enterprise call dve36-200-acl-1y Пакет обновлений на один год на DocsVision Enterprise Additional Client License call dve36-500-acl-1y call dve36-2000-acl-1y call dve36-2000p-acl-1y call Примечания Прайс-лист действителен с 7 ноября 2006 года. Мы оставляем за собой право изменить цены в любой момент. Старые цены будут продолжать действовать 2 недели после объявления новых. 1.    Цены действуют для расчетов на территории РФ и включают НДС. Для расчетов в иных валютах просьба запрашивать цены и условия оплаты в компании DocsVision. 2.    Время действия лицензии DocsVision  Corporate Trial составляет 120 дней. 3.    Все цены на редакцию Enterprise, включая Upgrade и пакеты обновлений, предоставляются только по запросу. При установке DocsVision Enterprise приобретается базовый пакет на 100 одновременно работающих пользователей, и, сверх базового пакета, необходимое количество дополнительных клиентских лицензий (Additional Client License). 4.    Стоимость Upgrade и пакетов обновлений специальных редакций системы рассчитывается также, как и для соответствующих им основных.

И как резюме:

DocsVision - серьезная, тщательно продуманная платформа, позволяющая реализовать необходимые нужды документооборота и интеграции приложений. Но DocsVision - это тяжелая артиллерия.