В Microsoft Excel включены функции, используемые для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база_данных, поле и критерий.
Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.
C базой данных (списком) и полем (заголовком столбца) должно быть понятно, если, конечно, Вы читали предыдущие темы.
Область критериев представляет собой диапазон ячеек, по структуре похожий на список данных. Она состоит из строки заголовков и строк критериев (условий).
Примеры условий:
- Несколько условий для одного столбца
При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Субконто кредита1» значения «Белов», «Батурин» или «Рощин».
| Субконто кредита1 |
| Белов |
| Батурин |
| Рощин |
- Одно условие для нескольких столбцов
Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «20» в столбце «Дебет», «Белов» в столбце «Субконто кредита 1» и сумму проводки более 1 000 руб.
| Дебет | Субконто кредита 1 | Сумма |
| 20 | Белов | >1 000 |
- Разные условия для разных столбцов
Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «20» в столбце «Дебет», «Белов» в столбце «Субконто кредита 1», либо сумму проводки, превышающую 1 000 руб.
| Дебет | Субконто кредита 1 | Сумма |
| 20 | ||
| Белов | ||
| >1 000 |
- Один из двух наборов условий для двух столбцов
Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Субконто кредита 1», так и сумму более 3 000 руб., а также строки по сотруднику Батурину с суммами более 1 500 руб.
| Субконто кредита 1 | Сумма |
| Белов | >3 000 |
| Батурин | >1 500 |
- Более двух наборов условий для одного столбца
Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, включите несколько столбцов с одинаковыми заголовками. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает проводки суммой от 5 000 руб. до 8 000 руб., а также проводки суммой менее 500 руб.
| Продажи | Продажи |
| >5 000 | <8 000 |
| <500 |
Между условиями отбора в одной строке можно мысленно поставить логический оператор «И». Между строками условий - оператор «ИЛИ». (Аналогичная схема работает в конструкторе запросов Access).
Из функций работы с базами данных, на мой взгляд, наиболее полезны следующие:
ДСРЗНАЧ - возвращает среднее значение поля для выбранных по критериям записей базы данных;
ДМАКС - возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных;
ДМИН - возвращает минимальное значение среди выделенных записей базы данных.
БИЗВЛЕЧЬ - извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию.
БДСУММ - суммирует значения поля для записей, соответствующих критериям отбора.
Совет! Механизм отбора записей с использованием области критериев, описанный выше, можно использовать для фильтрации списка с помощью меню «Данные - Фильтр - Расширенный фильтр…».