По мнению специалистов компании Gartner, большинство неудач в проектах по созданию систем бизнес-анализа обусловлено одной или несколькими типовыми ошибками. Причем связаны они, как правило, не с недостатком существующих информационных технологий, а с неправильным их выбором или использованием. Иначе говоря, это ошибки не технологий, а людей и запущенных ими процессов.
Аналитики Gartner сформулировали девять типичных ошибок при создании корпоративных систем для бизнес-анализа. По мнению Билла Хостманна (Bill Hostmann), вице-президента компании Gartner, даже одна такая ошибка может привести к провалу BI-проекта. И большая часть рисков, по утверждению экспертов, связана с такими задачами, как финансирование, корпоративная политика, корректность данных и т.п., а отнюдь не с вопросами развертывания инфраструктуры, разработки инструментария и создания приложений.
Несмотря на многие годы и значительные средства, потраченные на создание корпоративных BI-систем, многим компаниям так и не удалось по-настоящему связать аналитику и бизнес, заставить сотрудников отказаться от "мышления в стиле Excel", считает Билл Хостманн.
Тем не менее, "предупрежден - значит, вооружен". Итак, девять типичных ошибок, порождающих провальные BI-стратегии, по мнению аналитиков из Gartner, следующие:
Ошибка №1. Ценность BI-проекта не очевидна для бизнеса. Проект инициируется ИТ-службой, а среди руководства, бизнес-пользователей, нет понимания того, какие выгоды BI-система может принести для управления. В таких проектах зачастую получается, что созданием BI-системы и сбором данных для нее занято гораздо больше сотрудников, чем использованием ее в повседневной своей работе. Gartner рекомендует включать в проектные команды представителей бизнеса, а также организовать специальные центры компетенции по BI, которые объединяли бы в себе необходимые технологические и бизнес-знания, а также умели бы донести эти знания до конечных пользователей.
Ошибка №2. Во многих компаниях до сих пор распространен "бизнес-анализ в стиле Excel", когда сотрудники извлекают данные из различных корпоративных систем, обрабатывают их в собственных электронных таблицах, и пользуются полученными результатами в одиночку. Таким образом, результаты их работы не становятся доступны компании в целом, и зачастую одни и те же действия приходится повторять снова и снова. Кроме того, разными пользователями могут быть получены противоречивые результаты, которые будет трудно обосновать. Такие результаты не повышают общую прозрачность управления бизнесом. По мнению Gartner, у любого BI-проекта должны быть спонсоры и кураторы из состава топ-менеджмента, заинтересованные в установлении прозрачного управления, опирающегося на реальные данные, и готовые для достижения этих целей ломать корпоративные барьеры и менять сложившуюся культуру.
Ошибка №3. Недостаточное внимание к проблеме качества данных. Системы, основанные на неполных, некорректных или сомнительных данных, не могут использоваться для решения реальных управленческих задач. Люди не смогут доверять таким системам и полученным результатам. Чтобы избежать этого, компании должны иметь автоматизированные средства для выявления и исправления некачественных данных.
Ошибка №4. Недостаточное внимание к проблеме выбора BI-платформы. Зачастую компании склонны слепо доверять своему вендору, считая, что наилучшим решением будет приобретение всех корпоративных систем у одного поставщика. Однако такое решение, несмотря на экономию на интеграции, не всегда будет самым эффективным и, в конечном счете, самым выгодным. BI-системы - это не товары народного потребления, и их нельзя выбирать просто потому, что они идут "в комплекте" с ERP. Надо непременно анализировать различные конкурентные рыночные предложения и искать ту систему, которая наиболее полно соответствует потребностям данной организации.
Ошибка №5. Аналитическая система - это не статичный инструмент для формирования отчетности, который должен быть установлен "раз и навсегда". Система должна развиваться, так, чтобы следовать за меняющимися потребностями бизнеса. В течение первого года после внедрения BI пользователи обычно начинают требовать доработок, которые, как правило, в результате затрагивают от 35% до 50% функционала системы. Следовательно, компании должны иметь четкий план развития, который будет управлять всеми изменениями, чтобы отслеживать устаревшие задачи и реализовывать текущие.
Ошибка №6. Пытаясь сократить затраты и время внедрения, некоторые компании принимают решение о переводе BI-проекта на аутсорсинг. Однако в результате система часто получается недостаточно гибкой и плохо спроектированной. По мнению Gartner, аутсорсинг хорош только как временное решение, пока в компании формируются собственные BI-специалисты. Или же на аутсорсинг можно отдавать часть наименее значимых задач.
Ошибка №7. Компании не хотят финансировать создание глубоких аналитических систем, считая такие проекты слишком рискованными, длительными и дорогостоящими. Как правило, BI-проект ограничивается созданием нескольких панелей управления (dashbords), которые визуализируют некоторые бизнес-показатели. Однако такие показатели зачастую бывают "оторваны от жизни", они не отражают достижение стратегических целей компании. Gartner рекомендует ИТ-службам разрабатывать максимально наглядные отчеты, встраивая в них графики, диаграммы, пиктограммы и т.п.. Это отчасти закроет потребность бизнес-пользователей в быстром получении удобной для восприятия информации. И тогда создание глубоких, продуманных и отражающих суть бизнеса панелей управления можно будет включить в стратегический план развития BI-системы.
Ошибка №8. Во многих организациях проблема создания BI-системы упирается в недостаток взаимопонимания, вызванный отсутствием единой терминологии. Так, например, даже в термин "доход" сотрудники различных подразделений могут вкладывать разный смысл. Начинать внедрение BI, считают в Gartner, следует с определения основных, базисных понятий (мастер-данных) и распространения этого единого "словаря" среди всех сотрудников компании.
Ошибка №9. Последняя, и самая большая ошибка - отсутствие единой, проработанной и документированной BI-стратегии. Без нее развитие BI-системы становится лишь последовательностью узко-направленных и слабо взаимосвязанных проектов, не приближающих компанию к достижению ее стратегических целей. Gartner рекомендует создавать совместные команды из ИТ-специалистов и бизнес-пользователей, которые смогут разрабатывать, документировать, поддерживать актуальность и контролировать выполнение единой для организации BI-стратегии.