Безграничные возможности печати для SharePoint

Представьте себе такую ситуацию: в компании недавно внедрена служба SharePoint. Вскоре в службу технической поддержки обращается помощник CEO с вопросом: "Как мне распечатать различные версии документа, не восстанавливая и не открывая по отдельности каждую?"

Специалист службы технической поддержки отвечает: "Мне потребуется некоторое время, чтобы разобраться с вашим вопросом и выяснить, как это сделать проще. Я обязательно вам перезвоню".

Затем менеджер из департамента продаж спрашивает: "Неужели, чтобы распечатать группу документов, я каждый раз должен открывать их по отдельности?"

И снова, поскольку очевидного ответа нет, сотрудник службы поддержки отвечает: "Мы еще не сталкивались с такой проблемой. Я разберусь и перезвоню вам".

Попытка найти ответ в справочной системе SharePoint и поиск по Internet показывает, что необходимая функциональность в стандартной поставке SharePoint отсутствует. Поэтому специалист службы поддержки с чистой совестью перезванивает пользователям и сообщает: "К сожалению, в SharePoint необходимая вам функциональность не предусмотрена".

Для печати SharePoint задействует сеть и средства печати пользовательской рабочей станции. Поэтому, открывая файлы из библиотеки документов, вы можете печатать их только по отдельности. Но часто возникает необходимость сделать нечто большее, чем распечатка отдельного документа. Решение Unbounded Printing Services for SharePoint фирмы Unbounded Solutions расширяет возможности печати SharePoint, интегрируя средства печати в сайт SharePoint. Это решение доступно в вариантах для малого бизнеса Small Business Edition, стандартном Standard Edition и корпоративном Enterprise Edition. При этом продукт не добавляет собственную службу печати, а использует встроенную очередь печати Windows, расширяя и дополняя функции печати SharePoint возможностями, которые часто требуются пользователям.

Службы печати

Установка службы Printing Services for SharePoint достаточно очевидна. Необходимо наличие Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007, Windows Server 2003 или более новая версия, Internet Explorer 6.0 или более новая версия и .NET Framework 2.0 или более новая версия. Кроме того, на компьютерах пользователей должен быть установлен Microsoft Office 2007 для локальной обработки файлов. По умолчанию функции продукта не устанавливаются на ферму SharePoint, поэтому необходимо включить назначенную службу печати в каждом сайте индивидуально. Это дает администратору дополнительные возможности управления функциями печати, предоставляемыми каждым сайтом, на котором установлена служба.

При работе с продуктом я оценил, насколько хорошо продумана структура служб печати. Службы печати Printing Services for SharePoint обеспечивают как общее, так и индивидуальное управление данными на уровне списков, папок и элементов. С учетом свойств документов службы Printing Services for SharePoint позволяют пользователям распечатывать свойства содержащегося в библиотеке документа (см. экран), историю версий для одного документа и даже для всех документов в библиотеке. Это позволяет отслеживать изменения важных документов. Такая возможность приобретает большое значение, например, при документировании комплексных процессов в биотехнологическом проекте, где изменения могут вноситься большим числом участников команды проекта. Часто в списки документов SharePoint включаются сообщения электронной почты с вложениями. Unbounded Printing Services for SharePoint позволяет пользователям распечатывать эти вложения как по отдельности, так и все сразу. Кроме того, данный инструмент позволяет пользователям распечатывать отдельные или множественные формы InfoPath, не открывая каждую из них по отдельности.

Службы печати Printing Services for SharePoint позволяют пользователю печатать только те документы, к которым у него есть доступ. Таким образом, исключается возможность компрометации сайта через распечатку хранящихся на нем документов с ограниченным доступом. При этом пользователи могут выполнить снимок библиотек и списков SharePoint. Также предоставляется возможность распечатывать элементы календаря и свойств событий, не открывая каждое событие вручную.

Благодаря предоставляемым возможностям печати пользователи получают более удобный и быстрый доступ к элементам, что должно способствовать принятию пользователями SharePoint на предприятии. Перед развертыванием продукта следует учесть некоторые соображения. Unbounded Printing Services for SharePoint не заменяет сетевые средства печати, а использует их в работе. Поэтому, если на предприятии существуют проблемы, связанные с организацией печати, Unbounded Printing Services for SharePoint не сможет их устранить. Продукт также не способен ускорить процесс печати документов, это по-прежнему зависит от имеющейся инфраструктуры сетевой печати и пропускной способности корпоративной сети. Названные факторы начинают играть решающую роль для пользователей удаленных офисов, которым требуется распечатывать большие объемы хранящихся в SharePoint данных.

Повышение продуктивности

Познакомившись с этим продуктом, я сразу вспомнил, как утратил первоначальный энтузиазм по отношению к SharePoint из-за ограниченных возможностей печати документов. Если в вашей организации интенсивно используются формы InfoPath, события календаря, приложения к элементам списков и отчеты, я рекомендую протестировать Unbounded Printing Services for SharePoint. Внедрение SharePoint позволяет значительно повысить эффективность работы с документами, но имеет существенные ограничения, связанные с распечаткой документов. Unbounded Printing Services for SharePoint устраняет эти недостатки.