С помощью приложения Word можно создать документ, который можно применять как форму, однако Word лучше применять для работы с текстами, а не для создания форм. Приложение InfoPath, наоборот, предназначено специально для создания и заполнения электронных форм. Если необходимо преобразовать существующие документы Word в шаблоны форм InfoPath, можно воспользоваться мастером импорта InfoPath. После этого возможности приложения InfoPath можно применить для создания, публикации и заполнения форм. Например, в шаблоне формы отчета о продажах можно использовать условное форматирование (Условное форматирование. Процесс изменения внешнего вида элемента управления, включая его видимость и состояние чтения-записи, на основе значений, введенных в форму.) для автоматического применения красного фона, если число продаж ниже предполагаемого. В том же шаблоне формы можно использовать правило (Правило. Условие или действие или набор условий или действий для автоматического выполнения задач, основанных на событиях и значениях в форме.), чтобы формы, основанные на данном шаблоне, отправлялись как вложение в сообщении электронной почты, если нажать кнопку отправления. К тому же, шаблон формы можно сделать доступным большому кругу пользователей, создав совместимый с обозревателем шаблон формы (Активируемый обозревателем шаблон формы. Совместимый с обозревателем шаблон формы, который был опубликован на сервере с запущенными службами InfoPath Forms Services и который активируется обозревателем, чтобы пользователи могли не только просмотреть, но и заполнить форму в веб-обозревателе.).
При преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath итоговый шаблон формы будет совпадать с макетом документа Word. Кроме того, элементы в документе Word, отвечающие определенным условиям, автоматически преобразовываются в соответствующие элементы управления, в которые пользователи могут вводить данные. Например, если документ Word содержит скобки, окружающие несколько пробелов, приложение InfoPath распознает в этом место для ввода текста и автоматически преобразовывает его в элемент управления текстового поля в итоговом шаблоне формы. Все поля формы Word преобразовываются в соответствующие элементы управления InfoPath.
Настройки диалогового окна Параметры импорта можно использовать для изменения параметров преобразования документа Word в шаблон формы InfoPath.
Этот раздел описывает основную концепцию и процедуру преобразования документа Word в шаблон формы InfoPath, включая особенности и настройки, не поддерживаемые в процессе преобразования.
Преобразование документа Word в шаблон формы InfoPath
При преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath документ используется как схема для создания нового шаблона формы. Основная структура документа создается заново как можно ближе в шаблоне формы. В документе Word "поле формы" - это место, где введен определенный тип данных, например, имя или адрес. Поля формы приложения Word при преобразовании документа, элементов управления: текстового поля, флажков и раскрывающегося списка добавляются в шаблон формы на место, соответствующее полям в документе Word. Кроме того, приложение InfoPath автоматически обнаруживает части документа Word, которые могут быть повторяющимися таблицами и полями форматированного текста, и преобразовывает их в соответствующие элементы управления. Например, если документ авансового отчета будет включать пустую подчеркнутую область, в которой пользователи могут вводить примечания о конкретном расходе, приложение InfoPath преобразует эту область в поле форматированного текста. При этом пользователи смогут вводить текст в поле форматированного текста и форматировать его соответствующим образом.
Чтобы лучше понять взаимосвязь между документом Word, преобразуемым с помощью мастера импорта InfoPath, и итоговым шаблоном формы, представьте, что за прошедшие несколько лет организация использовала документ Word с именем ОтчетРасходы.doc для сбора данных отчета о расходах от сотрудников. ИТ-отделу нужно преобразовать этот документ в шаблон формы InfoPath так, чтобы данные формы могли быть отправлены как XML-файл (Расширяемый язык разметки (XML). Стандартный язык для описания и организации данных и обмена ими. В InfoPath шаблоны форм основаны на XML-технологиях, и данные форм сохраняются и представляются в формате XML.) в систему оплаты учетных записей.
При использовании мастера импорта для преобразования ОтчетРасходы.doc в шаблон формы приложение InfoPath создаст шаблон формы с именем ОтчетРасходы.xsn. В следующем примере таблица "Детали расходов" в документе Word преобразована в повторяющуюся таблицу в итоговом шаблоне формы InfoPath. С помощью повторяющейся таблицы пользователи могут вставлять или при необходимости удалять расходы, выбирая команды из контекстного меню.
При преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath макет и другие элементы сохраняются. По умолчанию число пустых строк в повторяющейся таблице InfoPath совпадает с числом пустых строк в таблице Word. Однако место в шаблоне формы можно сохранить путем отображения одной или двух строк по умолчанию.
Этот новый шаблон формы содержит элементы, аналогичные тем, что были найдены в документе Word, например, таблицу для сбора сведений о расходах. Однако, в зависимости от выбранных настроек в мастере импорта, некоторые возможности в итоговом шаблоне формы могут отличаться.
- При использовании мастера импорта для импортирования документа Word с сохранением только макета Итоговый шаблон формы содержит повторяющуюся таблицу для ввода строк элементов в отчет о расходах. Ни одно из полей поля форм из оригинального документа, например, текстовое поле "Имя", раскрывающийся список "Департамент" и флажки "Подразделения", в итоговом шаблоне формы не используется.
- При использовании мастера импорта для импортирования документа Word с сохранением макета и преобразованием полей формы Word в элементы управления (по умолчанию) Итоговый шаблон формы содержит повторяющуюся таблицу для ввода строк элементов в отчет о расходах. Все поля форм из оригинального документа, например, текстовое поле "Имя", раскрывающийся список "Департамент" и флажки "Подразделения", преобразуются в соответствующие элементы управления InfoPath.
- При использовании мастера импорта для импортирования документа Word с сохранением макета и преобразованием полей формы в элементы управления (пользовательские) Можно указать, какие именно поля должны быть преобразованы при импортировании отчета о расходах. Например, можно отключить параметр преобразования пустых ячеек таблицы документа в текстовые поля итогового шаблона формы.
Возможности и настройки приложения Word, поддерживаемые не полностью во время преобразования
Некоторые настройки и форматирование документов Word не поддерживаются в шаблонах форм InfoPath. При преобразовании документа Word, содержащего такие настройки, итоговый шаблон формы не будет содержать этих настроек или особенностей. Например, если документ Word содержит выделенные исправления, выделенные исправления не появятся в итоговом шаблоне формы потому, что приложение InfoPath не поддерживает эту возможность.
Область задач Проверка макета можно использовать в режиме конструктора (Режим конструктора. Среда разработки InfoPath, в которой пользователь может создавать и изменять шаблоны форм.) для обнаружения любых проблем с преобразованием. Эти ошибки затем можно исправить.
В следующем списке показаны настройки и особенности, не сохраняющиеся при преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath. В некоторых случаях отклоняется форматирование, но сам текст сохраняется. Например, если столбцы выполнены в стиле бюллетеня, приложение InfoPath отклонит столбцы, но импортирует текст, содержащийся в этих столбцах.
- Закладки
- Анимированный текст
- Темы
- Подложки
- Нумерация строк
- Границы страницы
- Сноски
- Макеты столбцов в стиле бюллетеня
- Вложенные файлы
- Связанные или приведенные объекты, например, листы Excel или документы Visio
- Рисованные объекты (включая автофигуры, кривые, линии и объекты WordArt)
- Разделение знака (включая масштабирование, обычный или межзнаковый интервал, текст, смещенный вверх или вниз, и кернинг для шрифтов)
- Элементы управления ActiveX
- Записанные исправления и примечания (включая вставки, удаления и изменения форматирования)
- Некоторые настройки печати (включая смешанное форматирование знаков в колонтитулах, различные четные и нечетные колонтитулы, различные колонтитулы для первой страницы, настройки переплетов, отрицательные значения для верхних и нижних полей, различная ориентация страниц и отдельные настройки разделов)
Следующий список содержит настройки и особенности, поддерживаемые частично при преобразовании документа Word в шаблон формы InfoPath:
Вертикальный текст Приложение InfoPath сохранит вертикальное форматирование текста, если вертикальный текст найден в ячейке таблицы. Приложение InfoPath отклонит вертикальное форматирование текста при преобразовании документа Word, если вертикальный текст найден вне ячейки таблицы, в другой части документа Word.
Текстовые поля В документах Word текстовые поля содержат текст, который может быть размещен на странице и изменен в размере. Если документ Word содержит текстовое поле, текстовое поле будет преобразовано в ячейку таблицы в итоговом шаблоне формы. Весь текст текстового поля отобразится в ячейке таблицы в итоговом шаблоне формы.
Подчеркнутый текст Подчеркивание поддерживается в шаблонах формы InfoPath. Однако любое декоративное или двойное подчеркивание документа Word преобразуется в одиночное подчеркивание в итоговом шаблоне формы.
Гиперссылки, относящиеся к неподдерживаемым протоколам Все гиперссылки преобразовываются, но если гиперссылка использует протокол, отличный от HTTP, HTTPS, FILE, FTP или MAILTO, гиперссылка не будет работать при нажатии ее в итоговом шаблоне формы.
Стили знаков и эффекты текста Стили форматирования: надстрочные, подстрочные и одинарное зачеркивание - сохраняются в процессе преобразования. Другие стили форматирования и эффекты, включая текст с контуром, скрытый текст и настройки тени, отклоняются в процессе преобразования. Текст с эффектом рельефа или гравировки преобразуется в серый текст в итоговом шаблоне формы.
Настройки раздела В приложении Word разделы используются для связи макета документа в пределах одной страницы или между страницами. Приложение InfoPath не поддерживает эти типы разделов, которые отклоняются в процессе преобразования. Все настройки, принятые для первого раздела в документе Word, принимаются для итогового шаблона формы InfoPath.
Форматирование колонтитулов Текст колонтитулов в документе Word будет преобразован в текст колонтитулов в итоговом шаблоне формы InfoPath. Некоторое форматирование знаков может быть отклонено в процессе преобразования. Например, при использовании полужирного форматирования и курсива одновременно в заголовке документа Word приложение InfoPath использует только первый стиль форматирования в итоговом шаблоне формы и отклонит оставшееся форматирование. Аналогично, все настройки, принятые для первого заголовка или примечания в документе Word, принимаются для всех заголовков или примечаний итогового шаблона формы InfoPath.
Преобразование фона Если на компьютере, на котором готовится импорт, недоступен фон, при создании нового шаблона формы в приложении InfoPath альтернативный фон выбирается автоматически и импортируется из документа Word.
Отрицательные поля страницы Отрицательные верхние и нижние поля будут импортированы со значением 0.
Отрицательные параметры полей, дополнения и отступов Отрицательные параметры полей, дополнения и отступов будут импортированы со значением 0.
Преобразование документа Word в шаблон формы InfoPath
- Если необходимый для импорта документ Word открыт, закройте его.
- В режиме конструктора в меню Файл выберите команду Импорт формы.
- В мастере импорта выберите пункт Программа для импорта документов Word в InfoPath, а затем нажмите кнопку Далее.
- Нажмите кнопку Обзор.
- Укажите расположение и щелкните документ Word, который необходимо преобразовать, а затем нажмите кнопку Открыть.
Примечание. При импорте документа Word с ограниченными разрешениями необходимо иметь право полного доступа к этому документу. Если есть только право доступа на чтение или изменение к этому документу, при попытке его импорта будет получено сообщение об ошибке.
- Для изменения стандартного поведения при импорте нажмите кнопку Параметры, а затем выберите необходимые параметры.
- Нажмите кнопку Готово.
Преобразование макетной таблицы в повторяющуюся
Если документ Word содержит таблицу, приложение InfoPath может преобразовать ее в макетную таблицу (Макетная таблица. Набор ячеек, которые используются для упорядочения содержимого формы, например текста или элементов управления.) или в повторяющуюся таблицу в итоговом шаблоне формы. Тип выбранной таблицы зависит от решений при создании документа Word. Для быстрого преобразования макетной таблицы в повторяющуюся можно использовать следующую процедуру.
Повторяющиеся таблицы можно использовать для предоставления пользователям дополнительных возможностей при заполнении форм. При использовании повторяющихся таблиц в шаблоне формы при первом открытии не обязательно должно отображаться множество пустых строк. Обычно пользователи видят одну строку, а дополнительные строки добавляют по мере необходимости. Это позволяет рационально использовать место в форме, а пользователи получают дополнительные возможности для персональной настройки.
- В шаблоне формы щелкните правой кнопкой мыши в пределах макетной таблицы, которую требуется преобразовать.
- В контекстном меню укажите Заменить на, а затем щелкните Повторяющаяся таблица.
- В диалоговом окне Заменить на повторяющуюся таблицу выполните одно или несколько следующих действий.
- Чтобы задать строки заголовка для повторяющейся таблицы, введите значение в поле Число строк для заголовка таблицы. Обычно строка заголовка используется для заголовков столбцов.
- Чтобы задать для повторяющейся таблицы строки нижнего колонтитула, введите значение в поле Число строк для нижнего колонтитула таблицы. Многие таблицы не содержат строки нижнего колонтитула.
- Чтобы задать число строк данных, введите значение в поле Число повторяющихся строк, включаемых при заполнении формы. Строка данных - это строка, которая может "повторяться" в форме столько раз, сколько необходимо.
- В меню Вставка щелкните Другие элементы или нажмите ALT+I, C.
- Вставьте элементы управления, которые должны отображаться в ячейках таблицы.
Преобразование флажков в группу переключателей
При использовании нескольких флажков в документе Word приложение InfoPath импортирует их как флажки в итоговый шаблон формы InfoPath. Если необходимо использовать группу переключателей, выполните следующие действия для преобразования флажков в группу переключателей в шаблоне формы.
Чтобы предоставить пользователям возможность выбрать только один вариант из набора вариантов, можно использовать в шаблоне формы Microsoft Office InfoPath группу переключателей.
- В шаблоне формы щелкните один из флажков, которые требуется преобразовать, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните каждый дополнительный флажок, который требуется преобразовать.
- В меню Правка укажите Заменить на и щелкните Переключатель.
Теперь на месте флажков в шаблоне формы отображается группа переключателей. Каждый переключатель связан с тем же полем в источнике данных. Когда пользователь щелкает переключатель, значение, связанное с этим переключателем, сохраняется в поле.
Отображение проблем преобразования в области задач "Проверка макета"
Иногда элементы из первоначального документа Word отображаются в итоговом шаблоне формы InfoPath не должным образом или удалены в процессе преобразования. Например, приложение InfoPath не поддерживает объекты WordArt (WordArt. Текстовые объекты, созданные с помощью готовых эффектов, к которым можно применить дополнительные параметры форматирования.) приложения Word и заменяет их замещающими изображениями в итоговом шаблоне формы.
Если приложение InfoPath распознает проблемы в процессе преобразования, то область задач Проверка макета открывается автоматически после закрытия мастера импорта. В области задач можно просмотреть список проблем и принять необходимые меры по их устранению.
- Если область задач Проверка макета невидима, выберите команду Проверка макета в меню Сервис.
Если существуют какие-либо проблемы с шаблоном формы, в области задач отобразятся сообщения.
- В области задач Проверка макета щелкните текст сообщения, которое необходимо отобразить.
Диалоговое окно отображает дополнительные сведения о проблеме.
Примечание. Если документ Word содержит объект, не поддерживаемый приложением InfoPath, например, нарисованный объект Word, приложение InfoPath добавляет замещающее изображение в итоговый шаблон формы, показывая место, где находился объект в документе Word. Для получения дополнительных сведений об объекте щелкните замещающее изображение правой кнопкой мыши в шаблоне формы, а затем в контекстном меню выберите команду Другие подробности.
- При необходимости устраните проблемы в шаблоне формы. Например, можно удалить все замещающие изображения, не нужные в готовом шаблоне формы.
Примечание. Заметьте, что область задач Проверка макета содержит кнопку Обновление. При нажатии кнопки Обновить сообщения, которые появляются в результате импорта документа Word в InfoPath, не будут обновлены. Если сообщения, появившиеся при импорте, необходимо удалить из области задач Проверка макета, следует открыть диалоговое окно Файлы ресурсов (меню Сервис), а затем удалить файл ImportErrors.xml. Этот файл создается автоматически при импорте документа Word в программу InfoPath. После удаления файла ImportErrors.xml нажмите кнопку Обновить в области задач Проверка макета, чтобы окончательно удалить сообщения, появившиеся при импорте. Для надлежащего функционирования шаблона формы файл ImportErrors.xml не требуется. В действительности этот файл рекомендуется удалить до публикации шаблона формы в целях обеспечения безопасности.