В этой статье приведены сведения о том, что такое правила и как их можно использовать для организации своей работы и отслеживания текущих действий в папке Входящие.
Как правила помогают управлять сообщениями
Правило - это действие, которое автоматически выполняется Microsoft Office Outlook при получении или отправке сообщения, отвечающего заданным в правиле условиям. С помощью мастера правил и оповещений можно выбрать большое количество условий и действий. Правила действуют только для непрочитанных сообщений, к прочитанным же они не применимы.
Все правила подразделяются на две основные категории: правила организации и правила уведомления. Мастер правил и оповещений содержит шаблоны для наиболее часто используемых правил.
- Организованность Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений, полученных от конкретного отправителя, например, от Алексея Орехова, чтобы его сообщения со словом "продажи" в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория "Продажи" и они были перемещены в папку с именем "Продажи Алексея".
- Информированность Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на сотовый телефон пользователя было автоматически отправлено уведомление при получении сообщения от члена семьи.
- Начать с пустого правила Эти правила создаются с нуля.
Рис. 2 Мастер правил и оповещений содержит несколько стандартных правил, называемых шаблонами.
Исключения
В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например, для сообщений, помеченных для исполнения или отнесенных к высшей категории важности. Правило не применяется, если сообщение удовлетворяет хотя бы одному из заданных условий исключения.
Создание правила на основе шаблона
- В области переходов (Область переходов. Столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как "Ярлыки" и "Другие ярлыки", а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку). выберите пункт Почта.
- В меню Сервис выберите команду Правила и оповещения.
- Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите нужную папку Входящие.
- Нажмите кнопку Новое правило.
- В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.
- В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку отправители или список рассылки, будет открыта адресная книга.
- В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.
- В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если это не было сделано ранее, а затем нажмите кнопку Далее.
- В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
- В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если это не было сделано ранее, а затем нажмите кнопку Далее.
- В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее.
- Чтобы завершить создание правила, введите его имя, а затем задайте все остальные нужные параметры.
- Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одной из папок, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в " папка ".
- Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты и папкам Входящие, связанным с каждой учетной записью, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.
- Нажмите кнопку Готово.
Создание правила с нуля
Чтобы создать правило, выбирая собственные условия, действия и исключения, выполните следующие действия:
- В области переходов (Область переходов. Столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как "Ярлыки" и "Другие ярлыки", а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.)выберите пункт Почта.
- В меню Сервис выберите команду Правила и оповещения.
- Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите нужную папку Входящие.
- Нажмите кнопку Новое правило.
- В группе Начать с пустого правила выберите вариант Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки, а затем нажмите кнопку Далее.
- В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.
- В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если это не было сделано ранее, а затем нажмите кнопку Далее.
- В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
- В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если это не было сделано ранее, а затем нажмите кнопку Далее.
- В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее.
- Чтобы завершить создание правила, введите его имя, а затем задайте все остальные нужные параметры.
- Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одной из папок, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в " папка ".
- Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты и папкам Входящие, связанным с каждой учетной записью, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.
- Нажмите кнопку Готово.
Создание правила на основе сообщения
Правило можно создать непосредственно из сообщения. Например, можно создать правило для перемещения сообщений от некоторого отправителя в определенную папку.
- Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого предполагается создать правило, а затем в контекстном меню выберите команду Создать правило.
В диалоговом окне Создание правила установите флажки для параметров, которые уже заполнены соответствующим сведениями, полученными из выбранного сообщения.
- Установите флажок Переместить элемент в папку.
- Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать новую папку для хранения указанных сообщений.
- Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно, а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил и оповещений.
Совет Чтобы выполнить правило сразу же после его создания, на последней странице мастера правил и оповещений установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в " папка ".
Все сообщения в папке Сервис или в любой другой выбранной папке, которые удовлетворяют условиям и исключениям, связанным с правилом, будут перемещены в указанную папку. Чтобы проверить действие нового правила, откройте эту папку и выясните, были ли сообщения перемещены так, как ожидалось.
Выполнение правила периодически, но не постоянно
Если правило нужно выполнять периодически, но не постоянно, выполните следующие действия:
- В меню Сервис выберите команду Правила и оповещения.
- В диалоговом окне Правила и оповещения снимите флажок рядом с правилом, чтобы отключить его.
- Нажмите кнопку Применить правила.
- В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с правилом, которое нужно выполнить.
- Выберите папку, к которой нужно применить правило.
- Выберите категорию сообщений, к которым нужно применить правило.
Например, правило можно применить только к непрочитанным сообщениям в папке.
- Нажмите кнопку Выполнить.
Правила сервера и правила клиентов
Правила сервера При наличии учетной записи электронной почты Microsoft Exchange сервер может применять правила к сообщениям, даже если приложение Outlook не запущено. Эти правила называются правилами сервера. Для них необходимо задать выполнение при получении сообщений в папку Входящие на сервере, и эти правила должны быть полностью выполнены на сервере. Например, правило нельзя полностью выполнить на сервере, если действие заключается в выводе сообщения на печать. Если правило нельзя выполнить на сервере, оно будет выполнено при запуске Microsoft Outlook.
Правила клиента "Клиент" - это программа для работы с электронной почтой, выполняемая на компьютере пользователя. Правило, которое не может быть выполнено сервером, является правилом клиента, т. к. оно выполняется только на компьютере пользователя. Если список правил содержит правила, которые могут быть выполнены на сервере, а также правила, которые не могут быть выполнены на сервере, правила сервера будут выполняться в первую очередь, а затем - правила клиента.
Уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии
Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения об отсутствии обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.) со словом "собрание" в поле Тема в определенную папку, все удовлетворяющие условию уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии тоже будут перемещены.
Примечание. Если ответ на голосование перемещен из папки Входящие, его автоматическое отслеживание в исходном сообщении не произойдет.
Приглашения на собрания, поручения и документы
Приглашения на собрания, поручения и документы обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.) со словом "собрание" в поле Тема в определенную папку, все поручения и приглашения на собрания, удовлетворяющие этому условию, тоже будут перемещены. Однако при создании правил следует помнить об ограничениях, связанных с этими типами элементов:
- Если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.
- Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.
- Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не будет добавлено в папку Календарь.
- Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.
Списки рассылки
Выполнение нового правила для списка рассылки зависит от способа создания правила следующим образом:
- Перемещение в папку сообщений, отправленных в список рассылки Если выбрать этот шаблон правила, в указанную папку будут перемещены только те сообщения, которые отправлены в список рассылки. Сообщения от лиц, включенных в список рассылки, не будут перемещены в указанную папку.
Примечание. Данное правило применимо только к учетным записям электронной почты Microsoft Exchange.
- Перемещение в папку сообщений от некоторого отправителя Если выбрать этот шаблон правила, сообщения от лиц, включенных в заданный пользователем список рассылки, также будут перемещены в указанную папку.
Пересылка сообщений за пределы организации
Если организация использует Microsoft Exchange, по умолчанию пересылка сообщений на внешние адреса электронной почты за пределы данной организации, использующей определенное правило, невозможна. Блокирование пересылки предотвращает утечку корпоративной информации и контролируется администратором сервера Microsoft Exchange.