Оглавление
- Что такое Microsoft SharePoint Portal Server 2001
- Рабочая среда сервера
- Поиск информации и подписка
- Управление документами
- Ведение Web-дискуссий
- Заключение
В данном обзоре мы ознакомимся с новым продуктом фирмы Microsoft - Microsoft SharePoint Portal Server 2001, предназначенным для создания корпоративных, документо-ориентированных порталов. Microsoft SharePoint Portal Server 2001 использует технологию Microsoft Digital Dashboard, и облегчает поиск, организацию и публикацию информации в организациях любого масштаба. Ниже мы рассмотрим следующие темы:
- Что такое Microsoft SharePoint Portal Server 2001.
- Рабочая среда сервера.
- Поиск информации и подписка.
- Управление документами.
Затем мы перейдем к более детальному обсуждению основных концепций и возможностей этого сервера.
Что такое Microsoft SharePoint Portal Server 2001
По мере того как в организации создается и собирается различная информация, сотрудники тратят все больше и больше времени на поиск, организацию и управление этой информацией. Обычно хранилища информации типа дисков большого объема с коллективным доступом трудны в использовании, поскольку единственный способ организации информации в них - создание иерархии каталогов и подкаталогов. Проблема управления информацией возрастает с появлением таких «нестандартных» источников информации, как Web-сайты, папки Microsoft Exchange и т.п. Чаще всего сотрудники испытывают сложности с коллективной работой над такими документами, с контролем доступа к этим документам, с публикацией документов в рамках организации - случается, что важные документы теряются, удаляются или обнаруживаются с большим трудом. Таким образом, переход на безбумажный офис не всегда облегчает повседневную работу - требуются специальные средства для управления растущим объемом корпоративной информации.
Одним из таких средств, позволяющих решить проблемы управления информацией и более легко организовать ее поиск и организацию, призван стать новый продукт фирмы Microsoft - Microsoft SharePoint Portal Server 2001. Этот сервер может работать совместно с Microsoft Windows Explorer, продуктами семейства Microsoft Office, а также с Web-браузерами. Microsoft SharePoint Portal Server 2001 позволяет:
- публиковать информацию на корпоративном Intranet-сайте, использующем технологию Microsoft Digital Dashboard;
- выполнять поиск документов, находящихся в различных хранилищах;
- осуществлять доступ к документам с учетом пользовательских ролей;
- следить за версиями документов;
- рецензировать документы и подтверждать возможность их публикации.
Устанавливая Microsoft SharePoint Portal Server 2001, администратор создает рабочую среду (workspace) и базовый Web-узел. Рабочая среда - это коллекция папок, средств управления документами, категорий и индексированной информации. Пользователь может создавать, рецензировать и публиковать документы в своей рабочей среде. В зависимости от конкретных требований в организации может быть одна или несколько рабочих сред.
Для доступа к рабочей среде используется либо Microsoft Windows Explorer (при использовании сервера можно обращаться к страницам свойств документов, применять новые контекстные меню и сортировать документы по категориям), либо продукты семейства Microsoft Office (пользователям становятся доступны дополнительные команды меню File, свойства документов, определенные в профилях, средства коллективной работы), либо Web-браузер (поддерживаются как Internet Explorer, так и Netscape Navigator версии 4.х и выше). В последнем случае пользователи работают с Web-узлом, созданным на основе Digital Dashboard.
Web-узел обеспечивает доступ к информации, хранящейся как внутри организации, так и за ее пределами. Используя такой узел, пользователь может выполнять поиск информации, а также публиковать документы независимо от их местонахождения или формата. Как мы уже отмечали, Web-сайты в Microsoft SharePoint Portal Server 2001 строятся на основе технологии Microsoft Digital Dashboard - собственно говоря, это яркий пример коммерческого использования данной технологии, а также хранилища данных на базе Web Storage System.
Web-сайты в Microsoft SharePoint Portal Server 2001 позволяют выполнять следующие стандартные операции:
- выполнять поиск по документам или просматривать категории документов;
- подписывать на содержимое какой-либо категории;
- осуществлять доступ к папкам и документам рабочей среды;
- отмечать документы, над которыми выполняется работа, как недоступные для изменений другими пользователями (эта концепция аналогична работе с проектами и файлами в Microsoft Source Safe);
- подтверждать возможность публикации документов.
Все основные операции реализованы в виде Web-компонентов (Web Parts) Microsoft Digital Dashboard, и, таким образом, внешний вид и местоположение этих компонентов могут быть легко изменены.
Прежде чем перейти к управлению документами в Microsoft SharePoint Portal Server 2001, следует сказать несколько слов о пользовательских ролях и защите доступа к информации.
В Microsoft SharePoint Portal Server 2001 определены три пользовательские роли:
- Координатор (Coordinator) - назначает и распределяет роли, устанавливает процесс подтверждения возможности публикации документов, организует информацию в рамках рабочей среды. Как правило, координатор назначается администратором при начальной установке сервера.
- Автор (Author) - создает и редактирует файлы. Просматривает черновые и опубликованные версии документов.
- Читатель (Reader) - выполняет поиск и просматривает опубликованные версии документов. Чаще всего читатели обращаются к рабочей среде через Web-сайт.
Роли могут назначаться как на уровне папок, так и на уровне рабочей среды. Роли в Microsoft SharePoint Portal Server 2001 базируются на механизмах аутентификации Microsoft Windows NT (Windows NT Access Control List, ACL) и традиционных правах доступа к файлам.
Сервер поддерживает два типа папок для хранения документов - стандартные папки и «расширенные» папки. Создание папок и организация хранения документов в них - одна из задач, выполняемых координатором. Документы, хранимые в стандартных папках, автоматически доступны читателям. В стандартных папках поддерживаются такие функции сервера, как профили документов и контроль доступа на уровне ролей. Обычно в таких папках хранятся документы, не требующие контроля версий. В расширенных папках можно установить различные представления документов, назначить процедуру подтверждения публикации и осуществить контроль версий.
После того как вы получили начальное представление о Microsoft SharePoint Portal Server 2001, давайте рассмотрим операции поиска информации и подписки, а также возможные способы управления документами, реализованные в данной версии сервера.
Мicrosoft SharePoint Portal Server 2001 поддерживает следующие способы поиска информации:
- поиск по ключевым словам - выполняется поиск по ключевым словам как внутри документа, как и в его атрибутах;
- поиск по категориям - для поиска информации можно просматривать категории.
Помимо этого Microsoft SharePoint Portal Server 2001 поддерживает функцию Best Bets - список наиболее подходящих данному критерию документов, которые специальным образом помечены координатором рабочей среды.
Сервер создает индекс информации, по которой можно производить поиск, включающий все содержимое рабочей области. Данный индекс может включать и информацию, расположенную за пределами рабочей области - в других рабочих областях, на Web-сайтах, в файловой системе, на серверах Exchange и в базах данных Lotus Notes.
Подписка позволяет пользователям отслеживать влияющие на их повседневную работу изменения в документах. В данной версии сервера можно подписаться на файлы, папки, категории, критерии запроса.
Сервер посылает нотификационные сообщения, уведомляющие подписчиков о произошедших изменениях. Пользователи могут просматривать изменения на Web-узле либо получать сообщения по электронной почте.
Одна из основных функций Microsoft SharePoint Portal Server 2001 - управление документами. Сервер поддерживает следующие функции:
- отмену доступа на редактирование - Check In and Check Out;
- отслеживание версий документов;
- подтверждение возможности публикации документов;
- создание профилей документов.
Ниже мы рассмотрим эти функции управления документами более подробно.
Отмена доступа на редактирование
Отмена доступа на редактирование - Check In and Check Out позволяет серверу следить за несколькими версиями документа. Процесс отмены доступа на редактирование и подтверждение доступа на редактирование гарантирует, что в данный момент только один пользователь может внести изменения в документ.
Когда пользователь выполняет операцию Check In, сервер присваивает новый номер версии документа и архивирует предыдущую версию.
Отслеживание версий документов
Сервер отслеживает историю создания документов. Каждый раз, когда пользователь выполняет операцию Check In, сервер изменяет номер версии документа. Все версии документа сохраняются; предыдущая версия может быть открыта в любое время. Пользователь с соответствующими привилегиями может заменить текущую версию документа на предыдущую.
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 использует следующую схему присвоения номеров версий: опубликованные версии получают основной номер - 1.0, 2.0 и т.д., тогда как черновые версии получают вспомогательный номер - 1.1, 1.2 и т.д.
Подтверждение возможности публикации документов
Координатор может сконфигурировать папки таким образом, чтобы документы отсылались специально назначенным сотрудникам, которые будут подтверждать возможность их публикации. Каждый документ, попадающий в такие папки, должен быть помечен как разрешенный к публикации. В текущей версии сервера существует два цикла подтверждения:
- Последовательный цикл - после того как первый сотрудник подтвердит возможность публикации документа, следующий сотрудник получает по электронной почте запрос на подтверждение публикации документа и т.д.
- Параллельный цикл - все сотрудники, участвующие в процессе подтверждения документа, получают запросы по электронной почте. Координатор определяет, достаточно ли подтверждения от одного сотрудника или от всех сотрудников для публикации документа.
После того как возможность публикации документа подтверждена, он публикуется на Web-сайте и с этого времени становится доступным всем читателям, обращающимся к данному сайту.
Сервер присваивает профиль каждому документу, помещаемому в рабочее пространство. Профиль - это коллекция свойств, ассоциированных с документом. Координатор может редактировать эти свойства и создавать дополнительные профили документов. К свойствам документов относятся данные об авторе, дате создания и модификации документа, а также дополнительные данные, зависящие от типа документа или категории, к которой он относится.
Когда Microsoft SharePoint Portal Server 2001 используется для обеспечения совместного доступа к документам, авторы могут помещать онлайновые комментарии используя Web-дискуссии. Такие дискуссии доступны либо через Microsoft Internet Explorer, либо через панель Colloboration в продуктах семейства Microsoft Office 2000.
Ключевые компоненты Web-дискуссий показаны на следующем рисунке, где: A - средство для доступа к дискуссиям; B - обсуждаемый документ; C - текущая дискуссия; D - панель управления дискуссиями.
В данном обзоре мы ознакомились с основными характеристиками нового сервера фирмы Microsoft - Microsoft SharePoint Portal Server 2001. Сервер позволяет управлять следующими типами документов (через механизм IFilter):
- документы, созданные средствами Microsoft Office 95, Office 97, Office 2000;
- HTML-файлы (поддерживается индексация содержимого META-элементов);
- текстовые файлы;
- в состав сервера входит программное обеспечение для оптического распознавания символов (позволяет индексировать текстовые документы в графическом формате TIFF);
- файлы Adobe Acrobat (PDF);
- документы, созданные средствами фирмы Corel;
- помимо этого разработчики могут использовать SDK для создания фильтров для других типов документов.
Разработчикам будет интересно узнать, что сервер Microsoft SharePoint Portal Server 2001 содержит обширную объектную модель, что делает возможным создание интегрированных решений на базе сервера. Помимо этого возможен доступ к информации с использованием таких стандартных механизмов, как Microsoft ActiveX Data Objects (ADO), OLE DB и CDO.
Для установки Microsoft SharePoint Portal Server 2001 требуется компьютер на базе Intel Pentium 600 МГц и выше с 256 Мбайт памяти, работающий под управлением Microsoft Windows 2000 Service Pack 1. Свободное дисковое пространство должно в 2 раза превышать объем документов, планируемых для хранения. Это требование включает наличие пространства для хранения индексов, версий документов и возможного увеличения числа документов.