Управление бизнесом становится более гибким, оперативным, в основе принятия решений лежит изменение объективных показателей. Важной характеристикой такого "интеллектуального" бизнеса является понимание руководством предприятия необходимости внедрения более производительных аналитических систем, способных эффективно обрабатывать непрерывно растущий поток неструктурированных данных.
Одним из заметных результатов эволюции бизнес-среды в современном мире стала интеллектуализация бизнеса. Выражаясь фигурально, сегодня можно говорить о возникновении так называемого "интеллектуального бизнеса", обладающего рядом важных преимуществ.
Например, планирование - обязательная часть интеллектуального бизнеса. Не меньшее значение имеет анализ факторов, способствующих снижению или повышению спроса на товары и услуги. А это путь скрупулезного изучения различных информационных потоков, что в современном бизнесе нередко осложняется запутанностью и изобилием данных. Способность собирать, сопоставлять и анализировать данные из разных источников эффективно и точно - ключ к построению настоящего интеллектуального бизнеса.
Интеллектуальный бизнес - это, прежде всего, хорошо управляемая структура с возможностью оценки эффективности работы по фактическим данным, полученным на основе точных индикаторов производительности. Он характеризуется способностью менеджеров понимать и управлять ключевыми процессами, деловой стратегией и скоростью, с которой бизнес способен находить, реагировать и устранять возникшие или назревающие проблемы.
Если пойти от противного и поставить с ног на голову все характерные черты интеллектуального бизнеса, то получится "неинтеллектуальный" бизнес: плохая управляемость, несогласованность систем и отсутствие гибкости.
Но бизнес далеко не всегда может сформулировать то, что ему надо, и здесь ИТ-директор должен выступить советчиком для бизнеса. При этом следует помнить, что чрезмерное увлечение системой интеллектуального анализа данных (Business Intelligents, BI) вместо развития интеллектуальности бизнеса не принесет желаемых результатов. Программный продукт или платформа сами по себе не в состоянии перевести бизнес на "интеллектуальные рельсы". Они служат всего лишь поддержкой критически важных элементов при переходе: четко определенного набора стратегических задач и ясных и общедоступных показателей производительности, с которыми согласны все сотрудники предприятия.
Время пришло?
На любом предприятии для принятия решений, необходимых для выполнения каждодневных задач, требуется информация. Основной мотив для развития бизнес-аналитики на предприятии - это возможность создавать недостающие сведения. Ни для кого не секрет, что весьма часто коммерческие решения принимаются интуитивно или на основе накопленных знаний, не имеют под собой четких оснований и нередко зависят от личных оценок, понимания (или непонимания) возможных последствий принятия решения и чьего-то мнения том, что есть правильно. В некоторых случаях такой способ принятия решений незаменим, и в то же время наличие согласованных и достоверных данных значительно снижает деловой риск.
Часто бизнес-аналитику путают с представлением отчетов, это "детский" подход. Бизнес-аналитика - это не реализация продукта, не выбор системы и, конечно же, не метод массового создания информации. Это - идея, способная оказать глубокое влияние на бизнес.
В администрации предприятия, нуждающегося во внедрении систем бизнес-аналитики, часто можно услышать, что на создание отчетов уходит слишком много времени и нет никакой уверенности в точности цифр. Это явно указывает на неточности и непоследовательности в отчетах и данных, связанных с бизнесом, когда создание информации происходит вручную, управление - вручную, а источниками информации служат несопоставимые, неинтегрированные системы. Обычно на таком предприятии кто-то тратит уйму времени на извлечение данных из систем, сохранение их в нужном формате, например в электронной таблице, и манипуляции с ними. В результате многократного повтора процесса сбора данных для каждой из основных систем предприятия обычно получается набор отчетов, основанных на данных, которые зачастую сопоставлены вручную и претерпели столько обработок, что порой их невозможно связать с источником.
Административный контроль
Зачастую информация создается путем "надстраивания" исходных отчетов, спонтанно, не по регламенту и непоследовательно. Это является следствием неверного определения ключевых показателей эффективности и отсутствия ясной стратегии.
Процесс доставки информации, как правило, отличается инертностью. Нередко мы видим, как в результате выполнения легитимного запроса создается нерегламентированный отчет и доставляется конечному пользователю. Конечный пользователь не утруждает себя тем, чтобы связаться с поставщиком информации и сообщить, полезен ли данный отчет и следует ли его создавать в другой раз. Так, отчет начинает доставляться регулярно, - независимо от того, нужен он или нет, - потому что пользователь не выполняет пересмотра исходных требований. Вместо этого отчет, вероятно, просто летит в корзину.
Таким образом, административный контроль неэффективен без четко сформулированных и соблюдаемых требований к предоставляемой информации.
Что может дать бизнес-аналитика?
Успех бизнеса во многом зависит от конкуренции. Главное преимущество, которое дает применение системы бизнес-аналитики, заключается в более глубоком понимании бизнеса и всех его составляющих: ключевых факторов и стратегических целей, а также критериев оценки эффективности и средств достижения успеха. Совмещение неодинаковых источников данных и объединение информационных активов в один центральный источник обеспечивает организации преимущество в точности и последовательности данных. Комплексный просмотр информации в едином представлении способствует принятию оптимальных бизнес-решений.
Достижение стратегических целей немыслимо без возможностей, открываемых качественной технологией бизнеса. Хорошо реализованные, правильно интегрированные системы ежедневно обеспечивают пользователей всеми средствами, необходимыми для работы, и выступают в качестве катализатора развития бизнеса. Системы создают основную информацию и данные, необходимые для принятия верных решений и внесения изменений, которые также необходимы для достижения деловых целей. Видимый результат от предоставления персоналу качественной информации и сообщения четкой стратегии бизнеса заключается в том, что у сотрудников появляется возможность видеть ситуацию в целом и принимать решения в соответствии с общими стратегическими задачами организации.
Подготовка к внедрению BI
Прежде всего, необходимо принятие твердого и аргументированного решения о внедрении системы интеллектуального анализа данных со стороны руководства предприятия. На данном этапе значительно возрастает роль ИТ-директора, который должен выступить советчиком для бизнеса, так как бизнес способен определить стратегическую задачу, но далеко не всегда может вникнуть в технологию ее решения и грамотно сформулировать требования к системе.
При этом не стоит спешить с выбором технологической платформы, поставщика или продукта. Разным предприятиям подойдут различные решения. Для правильного выбора системы рекомендуется пройти несколько обязательных этапов подготовки.
Прежде всего, необходимо изучить бизнес данной отрасли, оценить его успешность и ключевые факторы, а также объяснить всем сотрудникам предприятия важность внедрения системы бизнес-аналитики. Последнее является едва ли не самым главным, так как любая самая светлая идея может оказаться бесполезной при халатном отношении пользователей.
Каждой группе пользователей информация должна доставляться в разных формах. Оперативному пользователю, как правило, достаточно небольшого подмножества имеющихся данных, часто в статическом и простом виде. Менеджерам требуется информация, поддерживающая обзор их сферы ответственности с возможностью получения более подробных сведений для того, чтобы получать ответы на вопросы, возникающие при работе с высокоуровневыми данными. Пользователям руководящего уровня часто нужны лишь высокоуровневые обзоры всего предприятия, отражающие работу отдельных подразделений. Это позволит им быстро находить потенциальные или растущие проблемы производительности.
При выборе метода бизнес-аналитики, продуктов и подрядчика необходимо понимание конкретных потребностей всех установленных групп пользователей с соответствующим анализом, проработкой и документированием их требований. Соответствие конечного решения требованиям пользователей поможет смягчить управление изменениями и заинтересовать персонал, что крайне важно для успеха проекта.
Необходимо помнить о том, что не существует универсального способа внедрения бизнес-аналитики, а тем более "типичного" решения. Подобно тому, как уникально каждое предприятие со своими сильными и слабыми сторонами, неповторима и каждая платформа бизнес-аналитики, и каждый заказ на создание отчета или управленческой информации.