Возможность сохранения в формате PDF или конвертации в него является одним из важных требований к функциональности бизнес-ПО. Cуществует множество решений, которые выполняют функцию перевода файлов в PDF под разными платформами. Чем же выгодно использование именно оригинального фирменного решения от Adobe для компаний?
На этот вопрос сама компания Adobe отвечает, что преобразование различных типов информации в PDF - это только одна, и не самая главная возможность Acrobat. Но начнем именно с этого, с преобразования.
В Adobe Acrobat реализуются несколько способов получения документов в формате PDF. В качестве источников могут выступать файлы потенциально любого формата. Для ряда наиболее используемых в офисной жизни форматов, таких как файлы MS Office, графические и видеофайлы, веб-документы, ряд форматов САПР, Acrobat предоставляет встроенные возможности преобразования. Важно, что поддерживается преобразование ряда документов в единый файл PDF, представляющий пакет документов. Этот специальный формат PDF, который называется портфолио, умеет создавать только "фирменное" решение от Adobe - Acrobat. Кроме того, приложение поддерживает сканирование бумажных документов с последующим сохранением в PDF. Еще в девятой версии Acrobat к этим возможностям прибавилась функция создания PDF-документа из почтовой переписки (сбор сообщений из почтового клиента, причем вместе с вложениями) и генерация документов из буфера обмена. Во всех этих случаях пользователю предоставляется интерфейс для тонкой настройки параметров файла, чтобы можно было отрегулировать размер документа, сжатие изображений и так далее. Рассмотрим основные возможности всех этих инструментов.
PDF-портфолио
Именно с этого специального формата PDF, пожалуй, стоит начать. Он действительно несет в себе нечто большее, чем просто возможность объединения многиx файлов разного формата в один. Это брендированный пакет документов и информации, который пользователь получит в красиво и профессионально оформленном виде и который будет целостно воспринят и сохранен без потери составляющих. При этом, как обычно, для открытия этого документа достаточно бесплатного Adobe Reader.
PDF-портфолио - формат, позволяющий собрать пакет документов в один файл
Представим частую задачу любого сотрудника в офисе, когда нужно отправить кому-то несколько описательных документов, пару картинок, а желательно еще и видеоролик и специальный файл, например .exe. И хочется ведь, чтобы все документы и информация дошли до адресатов и не были потеряны или не просмотрены среди многих вложений в email. А также хочется оформить этот пакет в корпоративном стиле, с сохранением брендинга и оформления. Вот именно это и позволяет сделать PDF-портфолио.
Сканирование и оптическое распознание
В сегодняшней бизнес-среде очень актуально использование решений для автоматизации делопроизводства. Для этих целей бумажный документооборот постепенно переводится в электронную форму. В промышленных масштабах оцифровка обычных документов производится с помощью сканеров, соответственно, все эти данные нужно сохранить в универсальном виде, который одинаково подходит и для дальнейшей работы с документами (просмотр, вывод на печать, редактирование, распространение, публикация), и для архивирования (компактный размер, формат, доступный для корпоративных систем и обычных настольных приложений). Безусловно, для работы со сканерами существуют различные приложения и службы, например, собственный TWAIN-интерфейс, который разрабатывают производители такой оргтехники, или WIA-интерфейс (упрощенный вариант реализации службы получения изображения в Windows-системах). Тем не менее в этих решениях часто нет многих востребованных опций и настроек, которые обеспечивают профессиональный уровень сканирования.
В Adobe Acrobat X есть несколько инструментов для обработки изображения перед сканированием - это возможности работы с цветом (профили), настройка разрешения и формата отсканированных материалов (а также файла источника), набор схем сканирования (двустороннее и одностороннее сканирование, сканирование дополнительных страниц, разбивка каждой страницы на отдельные файлы), добавление метаданных к цифровой версии документа, а также включение возможности оптического распознавания текста. Для последнего используется специальный программный компонент от стороннего разработчика I.R.I.S. Group, лицензируемый Adobe для своих решений. Вендор считает данную технологию самой удачной из существующих на рынке, превосходящей по возможностям даже массово распространенные решения. В связке с OCR-модулем работает и механизм проверки правописания. Надо заметить, что качество распознавания русского языка действительно высокое - начиная с версии Acrobat 9, Adobe сделала существенный рывок вперед.
Виртуальная печать документов
Еще одна возможность Adobe Acrobat X касается оптимизации отсканированных PDF-документов. Для этого есть несколько опций, позволяющих уменьшить итоговый размер файла при точном сохранении внешнего вида оригинала (адаптивное сжатие, несколько профилей обработки изображений в монохромном режиме и в градациях серого цвета, удаление фона и растра, повышение четкости текста). Кроме этого, в приложении есть специальные параметры для оптимизации PDF-файла для постраничной загрузки при веб-публикации (ускоряет загрузку контента).
В большинстве существующих на рынке приложений для конвертации в PDF данный процесс связан с установкой в систему виртуального принтера, через который производится "печать в файл". Результат при этом может быть получен через продолжительное время - это зависит от многих факторов, в том числе, от форматирования оригинального документа. Варианты создания PDF из отдельных страниц или файлов методом, аналогичным генерации слайд-шоу или презентации, также существуют (яркий пример - сохранение PDF из редактора Open Office.org Writer), но они менее распространены и не подходят для бизнес-использования в силу возможной потери оформления оригинала и меньшей совместимости конечных форматов файлов (формат PDF имеет несколько версий, причем последние работают полноценно только в новых версиях ПО, при этом точно задать версию PDF в большинстве утилит не представляется возможным), невозможности добавления дополнительных метаданных и тегов, чрезвычайно скудных настроек выводного файла.
Конвертацией файлов из популярных приложений для авторинга (например САПР или графических пакетов) в Adobe Acrobat X занимается приложение PDFMaker. Оно реализовано в виде плагина, устанавливаемого в интерфейс многих программ, который позволяет преобразовать данные в PDF-формат и, в зависимости от выбранного сценария, отправить их в другие приложения, например, в почтовый клиент как вложение к составляемому письму, в СЭД, опубликовать на веб-портале и так далее.
Функциональность утилит для конвертации в PDF-формат обычно предполагает или обычную пакетную операцию (пользователь просто добавляет некоторое количество файлов в очередь, задавая базовые форматы), или выполняет конвертацию пофайлово. В таком случае говорить об автоматизации операции не приходится и данные решения малопригодны для коммерческого использования. В Adobe Acrobat X с этой целью применяются стили - группы параметров, которые определяют ход процесса создания файла (заранее заданные размеры, выходные расширения, цветовые профили и так далее), сохраняемые в формате .joboptions. Он воспринимается всеми приложениями для авторинга контента от Adobe.
Расширенная мультимедийность
Заметим, что большинство приложений для конвертации PDF обеспечивают только базовые возможности для перевода документов в данный формат. Мультимедиа-файлы (за исключением некоторых популярных форматов, например, JPEG и TIFF), например, видео или аудио, перевести в PDF обычными утилитами невозможно. В случае же с Adobe Acrobat последних версий поддержка мультимедиа реализована через фирменную технологию Flash - соответствующие интерактивные элементы, содержащие код данных, могут встраиваться и воспроизводиться напрямую из самого документа. При этом пользователь Adobe Reader не задумывается о наличии flash-плеера - он встроен в Reader еще в версии 9. Функции перевода писем электронной почты в PDF-документ нет ни у одного из существующих конвертеров, выполненных в виде отдельных утилит или плагинов. В Adobe Acrobat X данная возможность реализована через сохранение переписки (отдельных писем, папок с сообщениями) из MS Outlook и Lotus Notes в виде отдельного PDF-файла или PDF-портфолио. У таких документов автоматически может создаваться индекс для упрощения поиска информации внутри. Практически таким же образом (меняются возможности фильтрации контента - слоев, книг, объектов и пр.) происходит конвертация в PDF нескольких файлов MS Visio, MS Access, Autodesk AutoCAD.
Для веб-документов, представляющих собой обычно документы на базе HTML, соединенные между собой гиперссылками, Adobe Acrobat X предоставляет возможность не только сбора всех данных в единый PDF-файл, который будет статичным и автономным, но и сохранение интерактивности динамического содержимого (карт, флеш-анимации, кнопок, меню и так далее). В итоге сам файл PDF, несмотря на расширение, действует так же, как веб-страница - в Adobe Reader, например, можно нажимать на навигационные элементы страницы и подгружать из Сети нужные данные. Для этого преобразования достаточно добавить URL-сайта в программу или выбрать необходимый пункт в меню, находясь в браузере MS IE или Mozilla Firefox.
Таким образом, можно констатировать, что разнообразные бесплатные и платные конкуренты Adobe Acrobat X, хотя и могут использоваться для создания документов в PDF-формате, на порядок отстают от флагмана этого ежедневного процесса и зачастую не могут удовлетворить требованиям пользователя.