Оценка эффективности от внедрения и использования средств IBM Rational. Часть 1

Введение

Return on Investment (ROI) - возврат инвестиций - это значение, которое подсчитывает каждая компания при внедрении новых технологий или капитальной модификации существующих процессов. Перед началом проекта определяемое ROI всегда преподносится в лучшем свете, но в итоге на практике результат не подтверждается или про проверку выполненных расчетов спокойно забывают, так как проект закрыт и все стороны довольны. Цель данной статьи - показать основные методы, с помощью которых можно достичь максимального коэффициента ROI. Конечно, данная методика может использоваться как вспомогательный материал, но необходимо обратить внимание на то, что в каждой организации есть свои нюансы. При внедрении необходимо обращать внимание на размер компании, ее местонахождение, географическое распределение филиалов компании, возраст участников, культуру организации и т.д. Любая методика и технология хороша при грамотном внедрении, с учетом всех специфических особенностей. Данный материал основывается на реальных проектах и отражает практическое применение описанных методов. В подготовке данного материала активное участие принимал Александр Шамрай - руководитель отдела перспективных технологий компании СМ-Консалт, за что автор выражает ему свою благодарность.

Цели и задачи внедрения. Зачем мы что-то внедряем?

Какие цели мы ставим перед собой перед внедрением IBM Rational или какой-либо программной системы, будь то от компании IBM, Microsoft, HP или других компаний, которые предоставляют примерно похожие решения для автоматизации процессов разработки и сопровождения ПО? Чего мы хотим достичь, внедряя новые технологии? Результатом проекта внедрения должен быть прозрачный, четко регламентированный, документированный и автоматизированный процесс разработки и сопровождения. Прежде всего можно выделить следующие цели.

• Обеспечение стабильной повторяемости результатов с заданным качеством, что достигается за счет стандартизации, модификации, регламентации и документирования процессов.
• Снижение квалификационных требований к участникам IT-проектов. Процесс должен быть настолько прозрачен и понятен, чтобы обеспечить вливание в него новых сотрудников за минимальный срок, несмотря на их практический опыт - это студент или профессионал.
• Сокращение сроков выполнения IT-проектов. Каждый выполненный проект становится частью одной большой базы практик компании, которую могут использовать управленцы организации в своей дальнейшей работе. Управление каждым новым проектом базируется на основе статистических данных и типовых шаблонов прошлых проектов.

Кому необходимы технологии и методологии работ? Конечно, нужны они всем организациям. Все организации можно разбить на несколько групп.

1. Заказчики - компании, которые не имеют своих групп разработки и для выполнения работ нанимают аутсорсинговые компании. Этим компаниям необходимы методологии для того, чтобы правильно составить техническое задание, правильно принять и протестировать поставляемый продукт.
2. Разработчики - разрабатывающие ПО организации. Изначально все средства IBM Rational были направлены на эту группу организаций.
3. Сопровождающие организации - существуют компании банковские, металлургические и т.д., которые имеют свой отдел разработки, но разработка ПО не является их основным направлением. Для этих компаний необходима технология автоматизации процесса сопровождения.
4. Службы тестирования - для сборочного, приемочного, аттестационного, функционального и нагрузочного тестирования автоматизированных систем.

Эффекты от внедрения. Стоит ли игра свеч?

Эффекты можно разделить на две большие категории: эффект, получаемый на стратегическом уровне, т.е. на уровне бизнеса, и тактический эффект, который получат все участники процесса.

1. Стратегический эффект:
   • обеспечение прозрачности и измеряемости достижения стратегических целей, т.е. коэффициент попадания по стратегическим целям возрастает;
   • снижение вероятности проявления рисков в сфере информационных технологий, так как все проекты собираются в общую базу знаний, которая в дальнейшем используется как источник лучших практик компании в управлении проектами и рисками;
   • повышение рентабельности IT-услуг за счет снижения сроков проведения проекта, снижения издержек поддержки и т.д.;
   • повышение инвестиционной привлекательности IT-проектов, что очень актуально для внутренних отделов сопровождения, так как в бизнес-подразделениях больших компаний IT-отделы часто ассоциируются как отделы бесполезной нагрузки, которые что-то делают, а оно никогда нормально не работает;
   • повышение доверия бизнеса к IT за счет качественно обработанных запросов IT-отделами от бизнеса.
2. Тактический эффект:
   • уменьшение сроков и снижение стоимости обработки новых запросов, т.е. обработки новых требований, новых потребностей бизнеса и снижение себестоимости исправления дефектов;
   • улучшение качества IT-услуг - это вовремя выполненные работы с заранее определенным качеством;
   • увеличение эффективности используемых ресурсов - хорошо организованный и формализованный процесс позволяет четко определить роли и ответственности каждого участника этого процесса;
   • более четкое и реалистичное планирование, т.е. исключение формирования планов на основе "умножить на 2" и создание реальных плановых сроков, которым следуют все;
   • значительное уменьшение времени на принятие решения. Доступ ко всей проектной информации, статистике и проектной документации обеспечивает возможность оперативно принимать решения, необходимые для реализации возникших проблем или новых запросов;
   • снижение влияния человеческого фактора. Автоматизация часто повторяемых операций позволит участникам проекта сосредоточиться на решении более важных задач и обеспечит качественное и безошибочное выполнение этих операций.

Методики расчета эффекта от внедрения. Как оценить эффект?

Методик расчета ROI очень много, и каждая организация при внедрении своей технологии пользуется своими методами, которые держит в секрете. Какими же методами можно воспользоваться? Существуют три метода расчета, в основе которых лежит:

1. Эффект, приносимый бизнесом. Это хороший метод расчета эффективности, но его очень трудно применить на практике. Это объясняется тем, что реальную стоимость поддержки системы, которая разрабатывается, заказчик практически никогда не раскрывает, и рассчитать ROI по этому методу очень редко представляется возможным. Понятно, что если есть крупная отраслевая компания, для которой секунда простоя - это миллионный убыток, то, если эта секунда будет проявляться из-за того, что система не работает, экономия будет очень мала.
2. Аналогия. Этот метод базируется на основе уже выполненных проектов для компании выбранного сектора. После завершения проекта проводится измерение и оценка коэффициентов эффективности и строится некая математическая модель, которая уже применяется для будущих проектов. Но относиться к результатам оценки эффективности по этой модели стоит с осторожностью, так как каждый проект уникален, и на каком-то проекте результат может быть близок к реальности, а на другом значительно разниться как в лучшую, так и в худшую сторону.
3. Снижение издержек. Это самый распространенный метод, который использует большинство компаний. Перед запуском проекта проводится оценка выполнения операций, для которых будут применяться новые технологии, например время, которое уходит на планирование или обработку входящих запросов. Далее, к собранным данным применяются коэффициенты, которые покажут прогнозируемое снижение трудозатрат на выполнение операций после внедрения системы автоматизации. Полученные результаты умножаются на ставку сотрудника, который выполняет обследуемые работы, и принимаются как оценка эффективности внедряемых технологий.

Метод, основанный на снижении издержек

Как уже говорилось выше, этот метод определения возврата инвестиций основывается на проведении оценки длительности выполняемых операций, для которых будут применяться новые технологии, т.е. сколько персонал компании затрачивает времени на реализацию той или иной задачи до применения новых процессов. К полученным показателям применяются коэффициенты эффективности, которые покажут прогнозируемое снижение времени выполнения этих операций. Разница между значениями текущего времени и прогнозируемыми оценками времени выполнения задач принимается как основной показатель оценки экономии. Метод можно разделить на два вида.

• Статистический метод, когда все оценки и коэффициенты, которые применяются, основываются в основном на статистических показателях проектов, ранее выполненных внедряющей технологии компанией. Иначе говоря, каждая компания, которая занимается внедрением, выполняет оценку уже завершенных проектов, формирует базу, в которой учитываются все особенности таких проектов, т.е. учитываются отрасль организации, размещение, географическое разделение компании т.д. Далее эта база является источником основных показателей для следующих проектов.
• Глубокий метод, т.е. перед проведением проекта выполняется тщательный анализ всех текущих процессов, которые происходят в компании. Выделяются и исследуются текущие задачи, определяется состав исполнителей, их процентное участие в исследуемых операциях. Кроме того, оцениваются возрастные характеристики персонала, его возможности к восприятию и применению новых технологий и т.д. Соответственно, из-за такого глубокого обследования этот метод является более трудоемким, чем предыдущий. Однако этот метод является более точным, так как базируется не на общеотраслевой статистике, а на реальных показателях конкретной компании.

Кроме понижающих коэффициентов учитывается также число воспроизведений исследуемых операций в год, и при умножении этого числа на сэкономленное время события получается общее рабочее время сотрудников, которое экономится в результате внедрения новых технологий. Для того чтобы перейти от временных показателей к финансовым, необходимо умножить сэкономленное время на ставку сотрудника, выполняющего операцию, и определить количество людей, которые привлекаются к выполнению операций. Ниже (Таблица 1) показан небольшой пример анализа события.

Таблица 1. Анализ фактора

Если, например, взять событие "Принятие решения при поступлении нового запроса", то повышение эффективности этой операции обеспечивается возможностью оперативно получить информацию, которая необходима для принятия решения, и достоверностью этой информации. Другими словами, внедрение автоматизированных систем позволит быстрее получить необходимые данные и быть уверенным в их корректности, чем, допустим, если бы эта информация собиралась вручную. Временные показатели, которые можно оценить для этого события, следующие.

• Время поиска информации - время, которое необходимо для доступа к необходимым данным. После внедрения новых технологий это время минимизируется за счет оперативного доступа к проектным документам и трассируемости проектных артефактов.
• Время подготовки и анализа информации - зависит от полноты и реальности предоставляемой информации, т.е. внедряемые технологии должны обеспечить поступление данных, достаточных для принятия решения и не требующих дополнительного анализа.
• Время согласования решений - предоставляемая информация должна быть идентична для всех участвующих в согласовании решений сторон, чтобы обеспечить минимизацию времени согласования.

Результаты экономии, т.е. уменьшение времени на выполнение операции, и будут описывать эффективность внедряемой технологии для этой операции. Кроме этого события можно выделить еще ряд, например, подключение к проекту нового сотрудника, планирование реализации требований, выявление дефектов в требованиях и т.д., для которых также необходимо провести анализ и детализацию всех составляющих, для выполнения которых будут применяться технологии, и определить количество сэкономленного на выполнении этих операций времени.

При подсчете финансовых показателей повышения эффективности при выполнении событий необходимо руководствоваться следующими параметрами (Таблица 2).

• Время выполнения - сколько времени занимает выполнение операций до и после внедрения новых технологий, измеряется общим количеством часов, потраченных сотрудниками на ее выполнение.
• Разница - разница между временем выполнения операций до и после внедрения новых технологий.
• Частота - сколько раз операция выполняется в год.
• Процент работ сотрудника - часть работы, которая выполняется сотрудником при работе над событием.
• Итого - общая экономия времени по выбранной составляющей, которая определяется умножением разницы на периодичность проявления события.

Таблица 2. Подсчет возврата инвестиций для операции "Принятие решения о реализации нового запроса"

Общая сумма итоговых значений по каждой составляющей и будет определять экономию времени на выполнение операции одним сотрудником за один год. Произведение времени и ставки покажет финансовую экономию для одного сотрудника, а информация о количестве персонала, привлекаемого к выполнению операции, даст понимание, какая экономия при ее выполнении будет получена в целом для компании.

Но считать только положительный эффект считать было бы неверно, так как при внедрении новой технологии есть свои затраты, которые можно разделить на следующие составляющие.

• Одноразовые затраты, которые связаны с двумя моментами. Во-первых, это затраты на покупку программного обеспечения, необходимого для внедрения новых технологий. Во-вторых, это оплата работ внедряющей компании и затраты на проведение внедрения собственными силами организации. Эти затраты будут максимально влиять на показатель эффективности в первый год использования технологий, и не в положительную сторону, так как затраты на закупку лицензий и внедрение будут значительно выше, чем получаемый эффект.
• Ежегодные затраты. Этот вид затрат связан с поддержкой внедренных систем, т.е. оплату сотрудников компании, которые будут заниматься поддержкой, и возможные ежегодные затраты на поддержку от производителя программных систем, которые внедрялись.

Кроме того, следует принимать во внимание, что новые технологии, в втом числе и средства IBM Rational, как бы ни хотелось, но в полном объеме на первых порах после внедрения работать не будут. Связано это с тем, что сотрудникам необходимо адаптироваться к внедренным системам, новым правилам работы, т.е. привыкнуть к новым процессам, что может занять год или два. Поэтому при расчете эффектов для каждого года необходимо вводить поправочный коэффициент, который будет учитывать и этот момент.

• Подробнее о продуктах IBM Rational Software
• Курсы обучения по продуктам компании IBM Rational Software
• Обратиться в "Интерфейс" за дополнительной информацией/по вопросу приобретения продуктов