Быстрота как способ выживания

- Почему вы решили внедрить у себя в компании решения Business Objects? Какие задачи ставились?

- Внедрение Business Objects не было нашей целью. На определенном этапе нашего развития стала задача получения некоего инструмента для управления компанией, который объединял бы все источники данных, информацию о текущей деятельности в одном месте, чтобы мы могли получать эту информацию оперативно, быстро, удобно, в нужном формате для принятия решений. Встал вопрос о том, что нам необходимы хранилище данных и система их анализа. Когда мы стали смотреть решения, которые есть в этой области, нам в том числе предложили Business Objects, который, как выяснилось, отвечал всем нашим запросам. До этого мы пользовались существующими транзакционными системами - системой бухгалтерского учета, системой учета средств доверительного управления, системой кадрового учета - то есть разрозненными источниками информации.

- И когда вы осознали необходимость в такой системе хранения и анализа данных?

- Когда в 2006 году бизнес компании достиг определенного уровня и объема, мы поставили перед собой стратегическую цель - активно расти, удваиваться каждый год, стать лидером на рынке в управлении активами. При этом мы поняли, что для того, чтобы эту задачу выполнить, нам надо принимать оперативные, взвешенные решения, а для этого нужна максимально полная, адекватная информация, чтобы мы могли гибко реагировать на ситуацию.

- Какие конкретно бизнес-задачи вы смогли решить с помощью Business Objects?

- Например, мы смогли проанализировать эффективность работы продавцов. Насколько активно покупаются наши продукты в разных отделениях и регионах. Какие продукты лучше продаются, какие хуже, что нужно сделать, чтобы улучшить те или иные показатели пунктов приема заявок. Раньше для решения этой задачи нам нужно было несколько дней. Мы по каждому пункту приема заявок запрашивали информацию, обрабатывали ее и строили графики. Сейчас эта задача занимает 30 секунд.

То же самое касается анализа качества управления активами. Для того чтобы проанализировать тот или иной портфель, необходимо было вручную в Exсel ввести все данные по составляющим его бумагам, сравнить и посчитать, сейчас это делается автоматически. И главное - отсутствуют ошибки, человеческий фактор, который традиционно имеет место в деятельности любой компании: кто-то что-то недописал, недосчитал или, наоборот, приписал лишнее.

Сейчас компанией можно управлять оперативно, гибко, быстро. Решения, принимаемые топ-менеджментом, носят более взвешенный характер. Раньше это было больше интуитивное управление по сметным учетам - информацию получали через две-три недели после того, как событие произошло. Сейчас решение принимается в этот же или на следующий день.

- А почему остановили свой выбор именно на Business Objects? Есть же и другие подобные решения?

- Нам она показалась оптимальной по критериям цена-качество и по удобству интеграции существующей системы. Срок внедрения также был одним из ключевых факторов в принятии этого решения. Здесь Business Objects (BO) оказалась несколько оперативнее своих конкурентов. Мы разбили процесс строительства хранилища данных и системы их анализа на несколько этапов. От постановки задачи до ввода в эксплуатацию по разным модулям прошло от шести до девяти месяцев.

Но в каждом отдельном случае все может быть по-разному. Все зависит от объема поставленных задач.

В нашем случае, несмотря на то что для внедрения системы мы привлекали сторонних специалистов, наши внутренние администраторы оказались в состоянии поддерживать работу системы сами, проектировать отчеты. Это позволило нам даже сэкономить деньги.

- Кто имеет доступ к данной системе?

- Непосредственно работают с системой и имеют доступы к ней только руководители подразделений. Другим по электронной почте высылаются отчеты, которые автоматически генерируются системой. Поэтому в общем можно сказать, что системой пользуется вся компания, за исключением только продавцов, которые сидят в удаленных офисах. То есть все, кто занимается управлением и принятием решений, имеют доступ к системе.

- Насколько положительно в вашей компании восприняли внедрение новой системы? Ведь, как вы сами сказали, человеческий фактор в сборе и анализе данных отсутствует. Это могло не понравиться, например, тем, кто хотел выдать желаемые результаты работы за действительные.

- Все ожидали, что кто-то чего-то не захочет показывать и анализировать. Но, к счастью, мы избежали таких проблем. Компания была быстрорастущей, и все были заинтересованы в том, чтобы получать объективную информацию и еще более эффективно работать.

- Как BO помогает пережить кризисные времена?

- Сейчас обострились все проблемы, и выживают те, кто умеет принимать быстрые и взвешенные решения. Поэтому Business Objects пришлась как нельзя кстати. К тому же сейчас больше факторов, которые надо учитывать при принятии решений, и проанализировать их вручную очень тяжело. Поэтому у нас больше шансов пройти кризис с минимальными потерями и занять еще большую долю рынка.

Если говорить конкретно, то мы работаем на фондовом рынке, где решения должны приниматься молниеносно, особенно сейчас, когда волатильность чудовищная - в течение дня рынок то растет, то падает, стоимость бумаг меняется сто раз на дню. Мы каждый день принимаем десятки инвестиционных решений, от которых зависит весь наш бизнес. Без Business Objects нам было бы гораздо тяжелее. Меняется и курс доллара по отношению к евро. Поэтому ежедневно надо принимать решения относительно всех многочисленных портфелей наших клиентов - в какой валюте позиции сокращать, в какой увеличивать. Если бы у нас не было собранной вместе информации, сегодня нам надо было бы проанализировать текущие позиции клиентов, потом принять решения об их изменении, и только через несколько дней мы бы приступили к каким-то действиям. Сейчас мы это делаем в течение нескольких часов.

- И все же сейчас практически все компании переживают проблемы с ликвидностью. Внедрение Business Objects потребует лишних расходов. Стоит ли идти на эти траты?

- Наличие такого инструмента - это огромный плюс. А вот стоит или не стоит внедрять именно сейчас, это зависит от компании - насколько критична для нее оперативность и взвешенность принимаемых решений. Мы считаем, что это стоит своих денег и доступно для небольших компаний. Это не решение для крупных корпораций, возможно, и не для малого бизнеса, поскольку у него нет необходимости в анализе большого количества источников информации, но для среднего бизнеса - вполне подходящее решение.

Есть еще один немаловажный фактор рациональности внедрения системы в период кризиса. Очень многие компании сокращают персонал. И то, что раньше делалось несколькими аналитическими отделами, - подсчеты данных, их анализ - вместо них может делать система. Она позволяет автоматизировать очень большой объем работы, при этом еще и повысить эффективность принимаемых решений за счет адекватной информации.

- Снижение издержек за счет сокращения сотрудников равноценно стоимости внедрения системы BO?

- Business Objects, кстати, может просчитать, насколько это равноценно. Мы, например, сейчас часто смотрим с помощью системы, что нам дешевле - внедрить новый модуль и сократить сотрудников или не внедрять его. Получается по-разному.

Но есть один аспект, связанный с синергией. Когда вы получаете информацию из одного места, это более целостно и эффективно, чем если вы получите отчеты из пяти разных мест, где информация будет противоречива. Зачастую, чтобы принять то или иное решение, надо проанализировать много разных данных, причем точных данных, без ИТ-системы сделать это очень непросто.

Получается, что кризис - это дополнительный фактор для принятия решения внедрить у себя Business Objects.

• Предлагаем подписаться на рассылку "ЕRP-Форум. Творческие дискуссии о системах автоматизации."
• Обратиться в "Интерфейс" за дополнительной информацией/по вопросу приобретения продуктов