Не секрет, что при создании документов Microsoft Office в них помимо основного текста, таблиц, графиков и картинок сохраняются имена авторов, сведения о совместной работе, различные метаданные, примечания и прочие скрытые от рядового пользователя элементы, которые могут содержать информацию конфиденциального характера. Далеко за примерами ходить не нужно - достаточно на досуге тщательно поизучать содержимое файлов пресс-релизов, рассылаемых разными компаниями по электронной почте, и тайное станет явным. Естественно, возникает вопрос, как сделать так, чтобы посторонний человек (например, конкурент по бизнесу) не смог обнаружить и прочитать подобного рода сведения?
Существует несколько способов воспрепятствовать просмотру скрытой в офисных файлах информации. Если на компьютере установлен Office 2003/XP, то ликвидировать все лишние данные из документов Word, Excel и PowerPoint поможет майкрософтовская утилита Rhdtool. После инсталляции она интегрируется в меню "Файл" офисного пакета и доступна для использования всякий раз перед отправкой документа по e-mail или его публикацией в Сети. При работе с надстройкой всегда следует сохранять результаты в файле с новым именем, не изменяя при этом содержимое исходного файла. Подобная предусмотрительность позволяет сохранить копию документа, содержащую первоначальные данные. И еще один важный момент: средство удаления скрытых данных нельзя использовать для обработки файлов, защищенных цифровой подписью или с помощью средств Information Rights Management. Приложение Rhdtool распространяется корпорацией бесплатно, однако для его загрузки потребуется в обязательном порядке пройти проверку подлинности установленной на компьютере копии Microsoft Office.
При наличии Office 2007 пользоваться сторонними программами нет необходимости. Все дело в том, что в новой версии офисного пакета функция по удалению комментариев, свойств документа, личной информации, скрытого текста, XML-данных, "водяных знаков" и примечаний уже встроена и носит гордое имя инспектора документов.
Инспектор документов располагается в общем меню офисных приложений, открывающемся по щелчку мыши на кнопке Microsoft Office, во вложенном меню команды "Подготовить". Диалоговое окно инспектора содержит пять типов информации, которые можно отыскать и удалить из документа. Опять-таки, столь серьезный инструмент следует применять к копии документа, потому как восстановить данные, удаляемые средством, не всегда возможно.
Наконец, избавиться от личных сведений и прочей скрытой информации, сохраняемой в свойствах файла формата doc, можно средствами бесплатной утилиты Doc Scrubber. Разработанная американской компанией Javacool Software программа с легкостью выудит из вордовских документов секретные данные, ликвидирует их и автоматически сохранит результаты обработки в отдельный файл. Программа взаимодействует с документами, созданными в редакторах Word 97, 2000, XP, 2003, и напрочь не понимает используемый Word 2007 формат данных docx. Это единственный недостаток Doc Scrubber. Если кто-либо из читателей знает о существовании еще каких-нибудь программных решений для чистки документов Microsoft Office от метаданных, просим отписаться в комментариях к заметке.