Microsoft Office 2003 новая стратегия

Мэттью П. Грейвен

Введение

Насколько возможны серьезные улучшения в очередной версии такого зрелого продукта, как комплекс Office? В зависимости от задач, для решения которых используется продукт, новшества Office 2003 можно оценивать как умеренно полезные или попросту революционные.

Индивидуальные пользователи, работающие с Office на настольных ПК, оценят удобство этих изменений, но вряд ли сочтут их существенными. Тем не менее произошедшие перемены - к лучшему, и результатом стал более эффективный набор программ. Например, в составе Microsoft Word появились усовершенствованные функции отслеживания изменений и аннотирования, дополнительные виды для работы с документами и другие улучшения, облегчающие работу. Радикальным изменениям подверглась программа Microsoft Outlook. Ее интерфейс лучше организован и в целом более эффективен, чем прежде. Среди удачных новшеств - возможность вывода на экран бок о бок совместно используемых календарей, а также значительно усовершенствованный фильтр спама. С помощью новой программы, Microsoft OneNote, можно совершенно иначе, чем в прошлом, делать заметки, если нужно записать мысли или идеи. Благодаря еще более тесной интеграции программ Office проще работать с данными разных типов и перемещать данные из одной программы в другую.

Общие улучшения будут полезны индивидуальным пользователям, но важнейшие изменения предназначены для совместной деятельности. Изменилась стратегия построения комплекса Office 2003. Теперь компания называет его не комплексом (suite), а «офисной системой» - Microsoft Office System. Смена названия отражает тот факт, что новые функции - ядро улучшений Office 2003 - выходят за рамки «Рабочего стола», обеспечивая доступ к данным всему коллективу.

Центральная идея Office 2003 - коллективная работа, эффективный и рациональный документооборот. Во-первых, новый Office хорошо интегрирован с усовершенствованной службой Microsoft SharePoint, которая позволяет сотрудникам всего предприятия совместно работать над документами и проектами. В центральном портале SharePoint члены группы могут публиковать файлы, участвовать в тематических (threaded) дискуссиях, обращаться к динамическому Web-контенту, генерировать таблицы на основе информации из корпоративной базы данных и выполнять другие операции. Но еще более важное новшество - прямая связь программ Office 2003 с корпоративной системой. Например, можно совместно работать над документами, не покидая Microsoft Word, и обмениваться замечаниями с коллегами, не выходя из прикладных программ.

В новой версии шире применяется XML. С помощью новой программы, Microsoft InfoPath 2003, можно проектировать шаблоны для извлечения информации из баз данных (БД) и ввода ее в формы, которые затем сохраняются в учрежденческой БД.

Данные больше не привязаны к файлам и прикладным программам. Например, сведения, введенные в Excel, могут быть независимы от Excel. В сущности, это XML-данные. Больше не нужно распечатывать электронную таблицу Excel и передавать ее в другой отдел, где данные из нее будут заново вводиться с клавиатуры в другую систему; исходный файл Excel можно связать с этой системой, и перенос данных будет выполнен электронным способом. Office 2003 обеспечивает всем сотрудникам компании доступ к самой свежей информации в реальном времени.

До сих пор для работы с XML требовалась определенная квалификация. Действительно, для развертывания и запуска XML-систем ИТ-персонал должен был тщательно изучить все их аспекты. Но специалисты Microsoft значительно упростили этот процесс, сделав технологии XML доступными для массового пользователя из сферы бизнеса. Владея элементарными знаниями, эти пользователи смогут настроить свои документы на конкретное применение и более эффективно организовать работу в офисе.

Office 2003 для учреждения

Фирма Microsoft возлагает большие надежды на Office 2003 как средство рационализации бизнес-процессов. Ключ к успеху - XML и Web-службы. Стратегия Microsoft перспективна, но для построения идеальной системы компании необходимы собственные специалисты, знающие XML.

Согласно недавнему отчету фирмы Gartner Research, в течение ближайших двух лет более половины опрошенных североамериканских компаний намерены выделить деньги на организацию Web-служб для выполнения транзакций между предприятиями. Такие Web-службы, построенные на базе XML-стандартов SOAP и WSDL, обеспечивают обмен информацией между разнородными системами и компьютерами на легкопонятном языке.

Серверы, базы данных и различные процедуры на предприятии могут быть совместимы с XML, но слишком многие старые программы формируют несовместимые документы с данными, которые трудно преобразовать в формат XML. Например, данные в бюджетном отчете, составленном в Excel, или отчете об издержках, подготовленном с помощью Word, фактически заперты внутри этих документов и их нелегко перенести в другую систему. Скорее всего, потребуется ввод отчета об издержках в корпоративную систему и кому-то придется сделать это вручную.

Вместо того чтобы запирать данные в Word, Excel и Access, теперь программы Office по умолчанию хранят информацию в формате XML, т. е. нет проблем с ее перемещением между машинами и программами. Например, достаточно однажды определить стандартный формат для бюджета компании, чтобы в дальнейшем составлять отчеты в Excel и использовать их в учрежденческой системе через Web-службы.

Благодаря новой программе Microsoft InfoPath 2003 (в составе Office 2003 Professional Enterprise Edition) проще строить связи между базами данных, XML-схемой и Web-службами. Это очень гибкий инструмент проектирования и заполнения форм, который, в соответствии с назначением XML, эффективно отделяет данные от их представления, что упрощает их просмотр и позволяет манипулировать ими наиболее удобным способом.

По дороге с InfoPath

InfoPath 2003 безупречно инсталлируется как отдельный инструмент в рамках Office 2003. Программа покажется знакомой всем, кто работал с Microsoft Visual Basic или какими-то другими современными языками программирования.

Мы протестировали InfoPath с использованием образцовых данных из системы инвентаризации PC Magazine Labs, предназначенной для отслеживания продуктов, поставщиков и исследуемых компонентов. Для начала мы установили соединение с базой данных SQL Server 2000. (InfoPath совместима и с Access.) Связь с другими БД необходимо организовывать через Web-службы. (К счастью, такие поставщики, как Oracle, уже позаботились об этой возможности, но хотелось бы, чтобы функции OLE DB были реализованы и для других БД.)

С помощью «мастера» пользователи выбирают таблицы и поля, которые войдут в электронную форму. По уровню сложности инструмент сопоставим с конструктором запросов Excel, и вы можете строить запросы, указывая и щелкая мышью на объектах. Одиночная таблица была построена без проблем, но при более сложных связях одного объекта с несколькими для отслеживания счетов-фактур и их деталей потребовалась дополнительная настройка «мастера». Второй источник новых форм - стандартные файлы XML Schema (с расширением .xsd). Мы без труда импортировали образцовую форму заказа, построенную в программе Microsoft Visual Studio .NET.

И наконец, мы попытались подключиться к нескольким простым Web-службам, построенным средствами C#, которые имитировали процесс оформления заказа в образцовом онлайновом магазине. Результаты теста были смешанными. До сих пор существуют некоторые разногласия относительно структуризации Web-служб - следует ли использовать множественные вызовы, чтобы передавались малые фрагменты данных или меньшее число вызовов для пересылки крупных пакетов информации. В InfoPath чаще приходится применять второй метод. Если Web-службы узко специализированы (т. е. не пересылают больших XML-документов), то следует подумать об их перестройке. Сделать это достаточно просто, но очевидно, что настройка API Web-служб - весьма важный шаг, который следует выполнить, прежде чем вы приступите к подготовке форм InfoPath.

К достоинствам «мастера» Web-служб относится возможность просмотра каталогов UDDI (Universal Description, Discovery and Integration - универсальный протокол описания, обнаружения и интеграции) для поиска доступных Web-служб и выбора режима передачи и/или приема вызовов XML. Затем программа выполняет синтаксический разбор исходного текста WSDL (Web Services Description Language - язык описания Web-служб) и генерирует форму с учетом формата данных Web-службы.

InfoPath генерирует стандартную форму из различных источников данных, с метками и окнами ввода для всех полей в файле. В течение многих лет для таких операций использовались инструменты БД и генераторы отчетов, но программа InfoPath предназначена для массового пользователя из сферы бизнеса, а не для программистов БД. Разработчики InfoPath в значительной степени избавили конечных пользователей от сложностей этого процесса.

В форме могут быть размещены элементы управления примерно десятка типов, в том числе раскрывающиеся списки и функции для формирования повторяющихся разделов (например, сведения и строки, общие для многих деловых документов). Пользоваться функциями повторения довольно сложно, но мы без труда генерировали специальную форму для счета-фактуры со множеством строк для отгруженных товаров. В полученную форму автоматически добавляются новые строки для ввода данных, что позволяет сэкономить место в реальных формах, если остаются свободные строки. Это очень удобно при работе с формами некоторых типов, так как они увеличиваются или сокращаются в соответствии с имеющимися данными. Мы по достоинству оценили более двух десятков готовых шаблонов форм, входящих в состав Office 2003, среди которых - увольнительные записки, документы для планирования проектов, повестки дня совещаний и заказы на товары.

В программе InfoPath обычно нетрудно изменить местоположение элементов управления, и каждому из них можно назначить свойства и задать условия проверки допустимых значений. Опытные пользователи могут даже организовать более сложную обработку с применением сценариев VBScript и JScript.

Подготовленные вами формы сохраняются в XML-файлах с расширением .xsn. При беглом взгляде на нашу форму счета-фактуры заметно использование XML Schema, в том числе пространств имен и атрибутов (схема хранится на сервере SharePoint Services, где мы опубликовали ее для рабочих групп). После того как в организации вопрос о типовых формах, соответствующих БД или Web-службам компании решен, их повторное использование не составляет труда - через встроенную общую библиотеку или окно группового рабочего пространства.

В режиме ввода форм InfoPath превращается в удобную утилиту ввода данных с мощными функциями, облегчающими работу пользователя. Во-первых, нам понравилось, что все поля данных легко выбирать с применением стандартного календарного элемента управления. С помощью функции автозавершения ввода мы без труда заполняли даже стандартные поля. Благодаря этой функции пользователям придется значительно меньше стучать по клавишам при наборе больших массивов данных. Например, очень удобно вводить часто встречающиеся номера телефонов и почтовые индексы.

Судя по нашему опыту, InfoPath - превосходный инструмент ввода данных. Чтобы пользователи могли редактировать XML-данные в наиболее знакомой им программе, например Word или Excel, потребуются некоторые дополнительные шаги (выполнить которые без помощи ИТ-персонала не удастся). Для использования форм InfoPath в Word необходимо создать XLST-файл в программе Microsoft FrontPage и с его помощью визуально форматировать «сырые» данные XML. Без XLST-файла можно просматривать и редактировать XML-данные, отображаемые внутри тегов. В Excel можно импортировать «сырые» данные XML в строку ячеек электронной таблицы. Тем не менее мы предполагаем, что InfoPath будет применяться в основном для ввода данных. Подготовительный этап, обеспечивающий возможность редактирования XML-данных в Word и Excel, требует времени, но эти функции могут оказаться очень полезными для работы с файлами определенных типов, например отчетами (в Word) и сметами (в Excel).

Можно ли решать эти задачи в Acrobat?

InfoPath как программа конструирования-заполнения форм имеет конкурента - Adobe Acrobat. Как и InfoPath, Acrobat обеспечивает интеллектуальные формы, заполняемые пользователями, а в последней версии Acrobat появились функции генерации специальных XML-форм. Компания Adobe готовит к выпуску программу конструирования форм, которая будет конкурентом InfoPath. Как правило, формы InfoPath - не точные пиксельные копии печатных форм, как в Adobe Acrobat 6. Круг пользователей бесплатной и кроссплатформной программы Adobe Acrobat Reader значительно шире, чем у аналогичных программ Microsoft, и в обозримом будущем ситуация вряд ли изменится. Хотелось бы, чтобы фирма Microsoft выпустила бесплатную или недорогую версию InfoPath для заполнения форм, но без функций проектирования. До тех пор пока InfoPath не завоюет широкого признания, ее вряд ли будут использовать для нужд компании или для подготовки личных документов, таких, как налоговые декларации и заявления для получения кредита.

Однако при работе со сложными документами InfoPath имеет преимущество благодаря комбинации печатной и цифровой технологий. Например, можно без труда добавлять в заказы на покупку новые строки для любого числа товаров. Обширный 20-страничный деловой документ, состоящий в основном из пустых полей, можно сократить в InfoPath до нескольких заполненных страниц. Но для документов, требующих точного соответствия стандартам, например юридических форм, которые должны всегда выглядеть одинаково, предпочтительна пиксельная имитация печатных материалов Adobe Acrobat.

В итоге

За последние два года число Web-служб XML на среднем уровне (промежуточном между Web-клиентом и БД) современных предприятий достигло критической массы. С помощью XML связываются воедино аппаратные средства Wintel и других компаний, в том числе унаследованные мэйнфреймы и программное обеспечение Java/J2EE. В настоящее время фирма Microsoft пытается помочь предприятиям сделать следующий, необычайно трудный шаг - обеспечить служащим компаний, возможность работать с XML на настольных ПК, что позволит перенести больше корпоративных данных в совместно используемые системы.

В целом InfoPath - перспективная технология. Ее внедрение на предприятии потребует участия ИТ-персонала, но в Microsoft рассчитывают, что этот простой в использовании инструмент поможет пользователям настольных ПК и ИТ-специалистам найти компромиссное решение для работы с документами на базе XML без традиционных трудностей, связанных с этими мощными, но очень сложными стандартами. С выходом Office 2003 и новой технологии InfoPath, как полагают в Microsoft, сократятся объемы дублируемых работ на предприятиях. В случае успеха компании сэкономят время и деньги и повысят свою конкурентоспособность.

Коллективная работа с Office 2003

В распоряжении пользователей прежних версий Office имелись удобные, хотя и весьма ограниченные функции для совместной работы с документами. Понимая, что в современных учреждениях важные документы редко составляются одним сотрудником, в Microsoft значительно расширили набор инструментов для совместной работы. Многие из этих изменений стали основой для превращения Office из комплекса в систему и затрагивают не только инструментарий клиентской стороны, но и сети клиентов с соответствующими серверами.

Для совместной работы в Office 2003 не нужно инсталлировать какие-то дополнительные компоненты на клиентских ПК. Необходимо установить один из двух порталов для интрасетей - Microsoft Windows SharePoint Services (поставляется бесплатно вместе с Windows Server 2003) или полнофункциональный Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (3999 долл. за один сервер и 71 долл. для одного пользователя).

Пользователи обоих продуктов SharePoint могут строить доступные через браузер рабочие пространства на основе одного или нескольких документов. Каждое рабочее пространство может быть рассчитано на лиц с различными правилами доступа к файлам, групповым календарям, спискам неотложных дел и Web-ссылкам к сопутствующим материалам.

К счастью, пользователям Office 2003 не нужно запускать браузер всякий раз, когда необходимо обратиться к документам в рабочем пространстве. В Word, Excel и PowerPoint появилась панель задач Shared Workspace (по умолчанию находится в правой части экрана). В ней можно строить новые рабочие пространства или перейти к библиотеке совместно используемых документов (и ссылок) для вашей группы, а затем коллективно работать в том же, на редкость интуитивно понятном, интерфейсе. Удобная инструментальная линейка в верхней части этой панели обеспечивает доступ к задачам, членам группы и совместно используемым документам и ссылкам.

Пригласить пользователей для участия в коллективном сеансе можно по электронной почте или с помощью встроенной функции для диалогового обмена сообщениями (Instant Messaging, IM) через Microsoft Office Live Communications Server 2003. Нам понравилась возможность увидеть состав участников сеанса с помощью встроенных индикаторов присутствия. Пользователи IM могут обсуждать разделяемые документы в реальном времени. Текст и рисунки отображаются в реальном времени на лекционной доске.

После того как пользователь открывает документ, SharePoint отслеживает версии, блокируя попытки редактирования со стороны других членов группы, которым разрешается в это время только читать документ. С помощью другой функции пользователям автоматически доставляется информация об изменениях в документе.

Если конфигурация настольных компьютеров настроена должным образом, то члены рабочих групп могут просматривать и даже совместно редактировать документы в реальном времени, как на виртуальном совещании, используя новую, просто фантастическую, функцию. (Когда другие участники вносят изменения, курсор мыши исчезает с вашего экрана.) После сохранения изменений обновляется документ на главном сервере SharePoint.

В целом консоль Shared Workspace интуитивно понятна, и пользователи могут совместно работать в знакомом интерфейсе таких программ, как Word и Excel. Панель задач Shared Workspace ускоряет поиск коллективных функций, а панель контента остается свободной для обычного просмотра и редактирования документов.

Защита документов

Разделяемые документы Office должны быть защищены от посторонних глаз, поэтому в стандартный комплект продукта входит встроенная функция управления правами доступа к информации (information rights managerment, IRM). (Компаниям, которые не используют компонент IRM, фирма Microsoft предлагает для аутентификации пользователей службу хостинга на базе Passport.) Доступ к разделяемым документам можно получить из меню File (Файл) любой программы Office и из панели Shared Workspace и пометить их как доступные только избранным пользователям или поставить отметку «не для распространения». Мы отметили бюджет Excel как доступный только определенным пользователям, тем самым скрыв его от глаз пользователей, не входящих в смоделированную нами группу менеджеров. (После просмотра двоичного представления этого файла мы убедились, что документ зашифрован.) Благодаря цифровым ключам, удостоверяющим личность пользователя с правами доступа к определенному контенту, интеллектуальная собственность компании надежно защищена.

В Office 2003 компания Microsoft приступила к реализации первых элементов доверенной вычислительной среды (trusted computing), которая обеспечит блокирование как программ, так и данных (правда, на уровне операционной системы) в зависимости от цифрового идентификатора пользователя. Если в организации применяется IRM, то права просмотра и доступа к документам Office 2003 будут зависеть от мандата пользователя.

Наш Outlook

Коллективные функции Outlook 2003 тоже впечатляют. Если какой-то файл присоединяется к почтовому сообщению, то программа предлагает альтернативу: поместить его в рабочее пространство SharePoint. В результате упрощается совместная работа всех его получателей над одной версией документа.

Кроме того, значительно улучшены календарь и планировщик. Нам понравилась новая функция одновременного вывода календарей на экран, которая позволяет сопоставить свои планы со свободными датами и часами другого пользователя. В прошлых версиях была возможность согласовать время встречи, но о просмотре всего дневного расписания коллеги с целью упрощения планирования не могло быть и речи. Имеются и групповые календари, в которых вы найдете информацию о запланированных мероприятиях и совещаниях рабочей группы.

Установка SharePoint

Самые лучшие групповые функции Office целиком зависят от SharePoint, поэтому мы хотели убедиться, что установка и запуск службы Windows SharePoint Services не слишком трудны. К счастью, процедура установки действительно проста по сравнению с традиционными порталами.

Сервер работает на платформе IIS 6.0 в Windows Server 2003, а в качестве БД используется Microsoft Data Desktop Engine. (Можно установить связь и с SQL Server.) Мы быстро запустили стандартный Web-узел SharePoint. На сайте можно разместить весь основной общий контент, в том числе публиковать документы и изображения, контакты, события и совместные задания.

Задача администрирования пользователей портала может быть сложной. В SharePoint найден хороший баланс между глубиной детализации функций и простотой использования. В ходе тестирования мы применяли стандартные инструменты Active Directory для моделирования организации со 100 пользователями, распределенными по 10 подразделениям, с перекрывающимися группами руководителей, менеджеров и других лиц управленческого звена. Из элегантной административной консоли на базе Web легко присваивать роли читателя, автора, редактора и администратора. С помощью таких основных ролей можно назначить лиц, имеющих права доступа к документам и право их изменения; эти роли точно соответствуют потребностям базового портала, хотя недостаточны для документооборота, требующего жесткого согласования и одобрения со стороны различных участников, как в полнофункциональном портале.

Одна из самых сильных сторон SharePoint - впечатляющие «мастера» для автоматического построения новых сайтов и совместного использования контента. Несколько выдающихся инструментов превосходят известные нам функции традиционных порталов. Очень просто загружать разнообразный контент на сервер. Наряду с публикацией материалов из различных программ Office, мы публиковали файлы Word, Excel, PowerPoint и Web-ссылки прямо с сайта SharePoint. Нам особенно понравились замечательные функции для загрузки на сервер и упорядочения изображений. Благодаря встроенным функциям для работы с миниатюрными изображениями и слайд-шоу, мы без труда опубликовали файлы со снимками пикника сотрудников в доме отдыха компании. (Интерфейс настолько хорош, что возникает соблазн использовать его для личной фотобиблиотеки.)

Для сотрудников, имеющих права добавления и изменения Web-контента, в SharePoint имеется несколько поэтапных «мастеров», упрощающих построение новых мини-сайтов для специальных событий, например собраний. Мы моделировали общее собрание компании и совещание по продажам с более узким кругом участников. Нам очень понравилось, что автоматически генерируемый Web-узел содержит полдюжины стандартных шаблонов для различных мероприятий, начиная с собраний с повесткой дня и кончая более неформальными встречами.

Извещения об изменениях контента можно рассылать по электронной почте (в реальном времени или по расписанию), поэтому пользователи могут быть в курсе последних событий. Конечно, и без того слишком занятым членам группы не нужны оповещения о каждом мероприятии, к тому же их почтовые ящики будут переполняться; мы рекомендуем ежедневные или еженедельные рассылки. Кроме того, все добавленные и отредактированные материалы помечаются как новые (new), что облегчает поиск.

Менять расположение элементов портала внутри сайтов можно лишь в ограниченных пределах, но все же пользователь может управлять размещением материалов. В новой версии SharePoint опять появилась чертежная доска с улучшенной компонентной моделью портала. Она по-прежнему называется Web Parts, но подвергалась серьезному пересмотру и теперь совместима со всеми современными браузерами (не только IE) и теснее интегрирована с XML. В состав SharePoint Portal Server входит множество подобных элементов управления. (Фирма Microsoft и ее партнеры работают над сотнями компонентов, которые должны быть выпущены в скором будущем.) Базовый набор компонентов SharePoint Services представляет данные общего пользования для Office.

SharePoint обеспечивает доступ к основным коллективным функциям из знакомого интерфейса, построенного на основе таких привычных элементов Outlook, как контакты, календари и задачи; появились и важные функции для бизнеса, в частности тематические дискуссии, оперативные опросы и простые функции управления контентом. Как показали наши тесты, интерфейс для подготовки опросов весьма эффективен. Еще один «мастер» позволяет вводить с клавиатуры вопросы и ответы, в том числе числовые, и несколько вариантов ответов. Благодаря графической обратной связи легко увидеть результаты голосования пользователей.

При публикации файлов можно отметить срок истечения действия материалов, и в SharePoint Services есть встроенная функция управления версиями для отслеживания изменений в ходе коллективной работы. Для организации простой процедуры утверждения документов, вероятно, потребуется более мощный SharePoint Portal Server. В SharePoint Services можно четко определить авторов и читателей, но служба плохо приспособлена для одобрения документа по цепи инстанций, в которую входят различные категории пользователей, например редакторы и юристы.

SharePoint Portal Server 2003, бесспорно, необходим предприятиям для интеграции нескольких сайтов и глубокой настройки новых разделов портала. Интеграция с BizTalk Server и коннекторы для стандартных систем ERP (планирования ресурсов предприятия), таких, как PeopleSoft, SAP и Siebel, также представляют собой неотъемлемую часть полной версии, наряду с библиотекой Web Parts, более богатой компонентами, чем бесплатная служба SharePoint Services, у которой их всего с десяток. Среди других улучшений SharePoint Portal Server 2003 - персональные Web-страницы для пользователей, упрощенные методы определения «аудиторий» контента и управления ими, а также усовершенствованный механизм полнотекстового поиска.

Работаем вместе

Благодаря почти моментальному доступу к порталу, обеспечиваемому службой SharePoint Services, облегчается управление совместно используемыми файлами и групповыми ресурсами в Office 2003. Прибегнув к услугам отличных «мастеров», отдельные группы могут работать с индивидуальными материалами почти без помощи специалистов ИТ-подразделений (если предварительно использовать Active Directory для моделирования подразделений и пользователей). Как и лучшие продукты для коллективной работы, Office (вместе с SharePoint) позволяет рядовым пользователям строить контент и управлять им, в том числе быстро готовить новые Web-узлы для конкретных проектов и совещаний.

Расчет Microsoft очевиден: служба SharePoint должна стать общим каналом для доступа пользователей к широкому набору функций Office 2003 через Web-браузер. Для более глубокой настройки неизбежно потребуется помощь ИТ-персонала, но стандартный портал - серьезный аргумент в пользу коллективной работы в новой системе Office. Сотрудники любой организации могут совместно использовать документы и все типы данных Office, механизмы обработки событий и оповещения при минимальных затратах времени и усилий со стороны ИТ-специалистов. В целом SharePoint Services поднимает планку требований к удобству облегченных порталов. Заметим, что SharePoint Services превосходно справляется со своей задачей - сделать коллективную работу главной особенностью новой версии Office. Безупречный интерфейс в стиле портала поможет любой группе без задержек приступить к совместной деятельности в Office.

Кому нужна модернизация?

Не все знают, что Microsoft - не единственная компания, выпускающая офисные комплексы (некоторые альтернативные продукты рассмотрены во врезке «Жизнь без Office»). Но в действительности главный конкурент Microsoft Office 2003 - Office XP и более ранние версии комплекса Office.

У большинства пользователей уже инсталлирована одна из версий Office. Поэтому важно ответить на вопрос: нужно ли приобретать новейшую версию продукта? Краткий ответ для огромного большинства пользователей - нет, модернизация не нужна. Прошло уже много лет, как Office достиг стадии зрелости, и вы можете прекрасно работать с имеющейся у вас версией. (Конечно, чем современнее версия, тем лучше.) Важнейшие усовершенствования в базовых программах Office 2003, таких, как Word и Excel, затронули в основном коллективные функции, связанные с системой Office. Изменения с целью улучшения бизнес-процессов коснулись SharePoint Services и SharePoint Portal Server, а также функций чтения и записи XML и интеграции с Web-службами.

Это превосходные функции, в основном успешно реализованные в Office 2003. Большинству предприятий следует по крайней мере изучить целесообразность модернизации, так как новые функции позволят повысить производительность труда в любой организации, в которой применяются программы Office. Однако для индивидуальных пользователей и компаний, не располагающих инфраструктурой для SharePoint и XML, преимущества Office 2003 сводятся к нескольким удобным новым функциям и новшествам интерфейса.

Даже индивидуальные пользователи найдут в Office 2003 несколько хороших функций, повышающих эффективность труда. Почти все изменения в Word, Excel, PowerPoint и Access - к лучшему. Например, новый вид Reading View в Word значительно упрощает чтение документов. Но из-за этих новшеств вряд ли стоит спешить с покупкой нового Office.

Хорошим основанием для неотложной модернизации может стать новая версия Outlook, которая подверглась серьезному пересмотру. Теперь стало гораздо легче перемещаться по интерфейсу и читать почту, бороться со спамом и работать дистанционно. И без того хороший почтовый клиент стал значительно лучше.

Фирма Microsoft выпускает несколько разновидностей Office 2003, поэтому нужно выбрать редакцию, наиболее полно отвечающую конкретным нуждам. Домашним пользователям, решившим приобрести Office 2003, следует обратить внимание на Student and Teacher Edition. Эту версию может купить каждый, кто хоть раз переступал порог школы. А пользователям из сферы бизнеса, покупающим продукт в розницу, напоминаем, что владельцам любой прежней версии комплекса, вплоть до Office 97 или сравнительно недавней версии Microsoft Works, достаточно заплатить цену модернизации.

Следует учесть, что система Office 2003 тесно связана с новейшими серверными технологиями Microsoft, т. е. приобретением только Office 2003 не обойтись. Многие новые функции Office 2003, особенно коллективный инструментарий, работают только в среде Microsoft.

Microsoft Excel 2003

Большинство важных улучшений Microsoft Excel 2003 связано с функциями для рабочих групп, но есть и несколько других новшеств, которые могут побудить к модернизации индивидуальных пользователей.

Ключевое новшество Excel, помимо XML, IRM (information rights managerment, - управление информационными правами) и SharePoint, функция List. Благодаря ей устраняются некоторые недостатки, традиционно присущие спискам, - в частности, некорректное поведение функции SUM при обработке фильтрованных списков. Список, построенный щелчком на команде Data / List / Create List, выделяется синей рамкой, четко показывающей его начало и конец. Последняя строка списка содержит звездочку, что очень напоминает таблицы Access. При вводе данных в любую ячейку данной строки (в списке) к нему добавляется новая строка.

Для каждого столбца по умолчанию активизирована функция AutoFilter, что позволяет быстро фильтровать и сортировать список. Для подсчета итога столбца достаточно щелкнуть на кнопке Toggle Total Row в новой инструментальной линейке List и выбрать одну из имеющихся для каждого столбца функций, таких, как Sum, Count, Average, Max или Min. Списки Excel можно опубликовать на сайте SharePoint, при необходимости синхронизируя локальный и серверный экземпляры документа.

Для запуска новой функции Compare Worksheets нужно открыть две рабочие книги и выбрать режим Compare Side by Side в меню Window. Excel располагает листы вертикально и, как и Word, синхронизирует их, в результате перемещаются оба документа при прокручивании одного, что облегчает сравнение данных.

В некоторые статистические функции (VAR, STDEV, STDEVP, DVAR, FORECAST, SLOPE, INTERSEPT, PEARSON, RSQ, STEYX и другие) внесены исправления, - в частности, изменены методы их вычислений, чтобы снизить вероятность неправильных результатов. В прежних версиях эти функции иногда выдавали неверные ответы из-за округлений при расчетах с большими числами.

Среди других изменений - новая функция Date Smart Tag, с помощью которой можно запланировать совещание или отобразить календарь Outlook Calendar. А новая функция Person Name Smart Tag позволяет извлечь данные из контактов Outlook, по адресам которых недавно были отправлены почтовые сообщения. Пользователи Excel, как и Word, могут удалить личные данные из рабочей книги перед ее сохранением (эта функция отключена по умолчанию). Чтобы активировать ее, следует использовать команду меню Tools / Options / Security.

Microsoft Word 2003

Для индивидуальных пользователей настольных ПК Microsoft Word 2003 сравнительно мало отличается от Word 2002. Однако внесенные изменения полезны. Основные новшества - в том числе совместно используемые рабочие пространства, управление информационными правами и прочие функции, описанные в других разделах обзора, - относятся к комплексу Office в целом. Однако есть несколько новых функций и в самой программе Word, например Reading Layout.

В виде Reading Layout, в отличие от видов Normal и Page Layout, игнорируется разбиение на строки и страницы. В результате на экране умещается больше текста. В полноэкранном режиме текст делится на два изменяемых столбца; при сужении окна сужаются и столбцы. Если сузить окно слишком сильно, вид преобразуется в один широкий столбец. Мы обнаружили, что гораздо легче читать текст в двух узких столбцах, чем в одном столбце (как в других видах).

Среди других новшеств - неоценимые функции Protect Document. Если вам приходилось после долгой и тщательной разработки стилей документа получить вскоре экземпляры с ручным форматированием или измененными стилями, то вам понравится новая возможность ограничить форматирование только стилями, с использованием указанного вами списка стилей. Посылая документ коллегам, следует предупредить их об ограничениях, иначе они придут в недоумение, обнаружив, что выделить текст жирным шрифтом, курсивом или как-то иначе изменить формат не удается.

Еще одна новая функция из серии Protect Document позволяет защитить некоторые разделы документа от редактирования, а затем составить список лиц, имеющих право редактировать каждый раздел. Данная функция не работала на наших тестах, но представители Microsoft заявили, что это известная проблема испытанной нами последней бета-версии, которая будет устранена в окончательной редакции.

Среди других небольших, но удачных новшеств - возможность вызвать диалоговое окно для просмотра обнаруженных в результате отслеживания изменений (которого нет в Word 2002). С его помощью можно автоматически отыскать следующий вариант, если пользователь принимает или отвергает поправку (этой функции очень не хватало в Word 2002). Новая функция Compare Documents открывает две редакции файла в расположенных бок о бок окнах. При прокручивании одного окна соответственно перемещается и текст в другом. Любую из этих операций можно выполнить вручную, но синхронная прокрутка значительно упрощает сравнение документов.

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook 2003 настолько перенасыщен новыми функциями, что у нас здесь нет возможности, чтобы даже перечислить их все, а тем более подробно обсудить. Самое замечательное, что они хорошо исполнены и пользователи без труда освоят их. Скорее всего, изменения будут восприниматься естественно, и остается только удивляться, почему фирма Microsoft не позаботилась о них раньше.

В совокупности все эти очевидные изменения наложили заметный отпечаток на внешний вид и поведение программы. При запуске Outlook привлекает внимание расположенная слева вертикальная панель Navigation Pane, похожая на список папок Folder List. Панель разделена на две части. У нижнего края находятся кнопки для всех категорий данных, обрабатываемых Outlook, - задач, почтовых сообщений и др., а также кнопки для «быстрых» команд и собственно список папок. Если выделить категорию, щелкнув на кнопке, выбрать пункт нового меню Go или использовать «быструю» клавишу, то в верхней части панели будут отображены только папки с данными такого типа. Например, если выбрана категория Contacts, то на экране появится список папок с контактами и список видов, с помощью которого нетрудно изменить формат просмотра.

Благодаря Navigation Pane значительно упрощается работа с бесчисленными типами данных в Outlook. К сожалению, в Microsoft учли далеко не все потребности пользователей. Например, панель была бы значительно полезнее, если бы пользователи могли определять новые кнопки и связывать их с папками.

Изменения в облике и поведении программы обусловлены в основном функциями электронной почты. В почтовых папках отображаются три вертикальных окна: Navigation Pane, список почтовых сообщений и Reading Pane, в котором выводится текст выбранного в данный момент сообщения. Благодаря новой организации экрана можно одновременно видеть больше текста.

Среди других полезных улучшений - возможность отмечать отслеживаемые сообщения цветными флажками, папка For Follow Up, в которой автоматически сохраняются все отмеченные сообщения, и папка Unread Mail (отдельная от входного ящика), в которой собраны все непрочтенные послания из всех папок. С помощью программы легко группировать сообщения по дате, размерам, принадлежности к переговорам, теме и другим критериям, а новая функция визуального оповещения показывает имя отправителя, тему и позволяет отметить, открыть или удалить данное сообщение.

Для борьбы со спамом используется фильтр «мусора», который довольно успешно обнаруживает спам и автоматически сохраняет его в специальной папке. В программе можно заблокировать загрузку изображений и других файлов, когда пользователь просматривает или открывает сообщение (этот режим активирован по умолчанию), сделав исключение для определенных сообщений и отправителей.

Одна из функций заслуживает упоминания, хотя мы не смогли протестировать ее (так как не использовали Microsoft Exchange Server 2003). Она обеспечивает безопасное соединение с Exchange Server через Интернет без VPN (Virtual Private Network - виртуальная частная сеть). Если данная функция активирована, то Outlook сначала пытается установить прямое соединение с Exchange Server. Но если связи с локальной сетью нет, то соединение устанавливается через Интернет.

Очень полезна функция просмотра сразу двух календарей. Например, планируя встречу с другим сотрудником, можно вывести на экран свой и его календари и отыскать свободные часы.

В состав Office 2003 Professional Edition входит Microsoft Outlook вместе с программой Business Contact Manager для отслеживания деловых контактов и нацеленной рассылки рекламных почтовых сообщений.

Благодаря этим и другим функциям Outlook 2003 значительно отличается от предшествующих версий. Многие новшества новой версии Outlook понравятся как индивидуальным пользователям, так и сотрудникам компаний.

Microsoft OneNote 2003

Первые версии продуктов Microsoft редко бывают удачными. Но новая программа для заметок, OneNote 2003,- один из лучших дебютных продуктов Microsoft, которые нам приходилось видеть. Эта удобная программа обеспечивает единый интерфейс для ввода заметок, в том числе форматированного текста, структур текста, графических изображений, фрагментов Web-страниц и даже рисунков. В OneNote очень просто вводить информацию и - самое важное - находить ее впоследствии.

Записи организованы по страницам (Pages) и подстраницам (Subpages). Subpages представлены закладками на правой стороне экрана, а Pages - закладками в верхней части экрана. На следующем уровне иерархии можно сохранять многочисленные разделы в папках.

OneNote - хорошее решение для построения структуры сложного текста. Достаточно поместить курсор в любом месте страницы, и можно начать новую структуру. Если на странице расположено несколько структур, то между ними легко переносить элементы мышью. Для надлежащей компоновки материала, возможно, придется подбирать ширину каждого раздела структуры.

Нетрудно дополнить заметки картинками. Владельцы Tablet PC могут вводить рукописные заметки, которые преобразуются в печатный текст или просто распознаются в процессе поиска. Кроме того, в программе OneNote можно вставлять фрагменты Web-страниц, и программа автоматически генерирует ссылки на источник.

В OneNote имеется интересная и пока несовершенная функция звукозаписи. Можно записать совещание в аудиофайле, и программа автоматически синхронизирует звуковые записи с заметками. Затем можно щелкнуть на аудиопиктограмме, расположенной возле какого-то фрагмента заметок, и воспроизвести запись, сделанную в это время. К сожалению, когда мы попытались записать совещание и одновременно вводили заметки на ноутбуке, при воспроизведении записи были слышны в основном звуки ударов по клавишам.

Отыскивать информацию, как правило, очень легко. Достаточно ввести ключевое слово, и программа просмотрит все заметки и выдаст список результатов, показывая страницы, на которых обнаружены совпадения.

Дважды щелкнув мышью на пиктограмме OneNote в системной панели, можно добавить Side Note, которая выглядит как наклейка на листе бумаги, но в действительности представляет собой сокращенную версию полной программы. Если увеличить окно Side Note определенного размера, то программа появляется целиком.

OneNote не входит в состав комплекса Office 2003. Как и Microsoft FrontPage, Microsoft Visio и некоторые другие связанные с Office программы, она продается отдельно. Цена программы (со скидкой 100 долл.) 99 долл.

Хотелось бы, чтобы OneNote была дополнена функциями безопасности, такими, как защита паролем и шифрованием, и тесно интегрирована с Outlook.

Благодаря OneNote значительно упрощается обмен заметками по почте и публикация их на серверах SharePoint, но было бы удобно использовать для заметок собственный формат Outlook. В программе OneNote легко составлять списки неотложных дел и преобразовывать фрагментарные заметки в задачи Outlook Tasks, но компании Microsoft следовало бы интегрировать два этих метода.

Другие компоненты Office

Microsoft Office - это не только Word, Excel и Outlook. Каждую программу комплекса можно приобрести отдельно, а некоторые продукты считаются частью семейства Office, но не входят ни в одну редакцию Office.

Access 2003

Из панели задач этой СУБД с ее улучшенным интерфейсом удобно находить и исправлять типичные ошибки и выявлять взаимозависимости объектов. Среди прочих усовершенствований - более мощные функции импорта-экспорта и возможность связывать таблицы. (Professional Edition, рекомендуемая изготовителем цена 229 долл.)

FrontPage 2003

В существенно обновленной программе построения Web-узлов и управления ими появилось множество новых функций и элементов управления, отсутствовавших в прежних версиях, в том числе средства для работы с Flash-файлами и инструментарий для генерирования текстов JavaScript и XML. (199 долл.)

PowerPoint 2003

В состав новой версии PowerPoint вошли интеллектуальные теги, коллективные функции для рабочих групп и средства управления информационными правами. Функции мультимедиа упрощают пользователям задачи сохранения файлов PowerPoint 2003 на CD и воспроизведения потоковых аудио и видео в слайд-шоу. (229 долл.)

Project 2003

Гибкие функции отчетов и анализа этой предназначенной для управления проектами программы позволяют оптимизировать ресурсы и назначать рабочие приоритеты. Версия Professional - клиентский вариант продукта Microsoft для управления учрежденческими проектами, предусматривающий ссылки на Project Server и Project Web Access. (Standard - 599 долл.; Professional - 999 долл.)

Publisher 2003

В знакомой программе деловых публикаций фирмы Microsoft появились расширенные функции Web, новые комплекты макетов, улучшенные функции коммерческой печати, «мастер» электронной почты, с помощью которого можно увидеть, как будут выглядеть публикации в различных почтовых клиентах, и функция слияния каталогов. (Professional и Small-Business Edition - 169 долл. каждая; вместе с Digital Imaging - 209 долл.)

Microsoft Visio 2003

В программу построения диаграмм Visio 2003 входит несколько новых типов диаграмм, а интерфейс обновлен таким же образом, как у других продуктов комплекса. Версия Professional, предназначенная для ИТ-специалистов, инженеров и проектировщиков, дополнена службами каталогов и диаграммами сетевых стоек. (Standard - 199 долл.; Professional - 499 долл.)

Жизнь без Office

В деловом мире чаще всего используются документы Word, электронные таблицы Excel и презентации PowerPoint, ставшие фактическим стандартом. Кажется, у Office нет альтернативы, даже если вам не нравится его цена, схема активации его программ или вообще компания Microsoft. Однако в действительности существует множество альтернативных, менее дорогостоящих продуктов. Они не могут сравниться с Office 2003 полнотой, но вполне справляются со всеми типичными задачами, в том числе чтением и записью файлов Office.

Два основных конкурента - StarOffice 7.0 Office Suite фирмы Sun Microsystems (прямая загрузка из сети - 79,95 долл., www.sun.com/staroffice ****0) и Corel WordPerfect Office 11 (Standard - 299,99 долл.; Professional - 342 долл., www.corel.com ****0). В оба комплекса входят мощные программы, эквивалентные Word, Excel и PowerPoint. Комплекс WordPerfect Professional дополнен СУБД Paradox.

Пользователи Microsoft Office относительно безболезненно перейдут на StarOffice, хотя им придется запомнить иные названия некоторых функций. Переход на WordPerfect Office потребует больше усилий, так как за годы эволюции у программ этого комплекса сложился собственный стиль пользовательского интерфейса. Однако уникальные функции WordPerfect, такие, как Reveal Codes и предварительный просмотр форматной разметки в реальном времени, оправдают эти усилия.

StarOffice имеет общую с бесплатным продуктом OpenOffice (www.openoffice.org) программную базу, а для последнего часто выпускаются новые версии. Фирма Sun тщательно проверяет программы перед выпуском, предоставляет консультации и дополняет комплекс полезными утилитами, не относящимися к категории открытого ПО. Предприятия предпочтут такую стабильность постоянному обновлению продукта. Компании, использующие различные вычислительные платформы, по достоинству оценят совместимость StarOffice с Windows, Linux и Solaris.

Пользователи обеих программ получают предупреждения о возможных потерях данных при сохранении документов в форматах Microsoft - мы и сами столкнулись с этой проблемой. После нескольких циклов редактирования данной статьи в Word, WordPerfect и StarOffice функция проверки правописания StarOffice пометила все слова как содержащие грамматические ошибки, а в программе Word файл вообще не открывался. Мы рекомендуем сохранять файлы в собственном формате программы и при необходимости экспортировать в соответствующий формат Office.

Среди других альтернативных продуктов - gobeProductive 3.0 фирмы Gobe (99,95 долл., www.gobe.com), единая программа с функциями целого комплекса, и EasyOffice компании E-press (бесплатно для личного использования, www.e-press.com), состоящий из 19 отдельных программ. Более подробно об этих и других продуктах можно прочитать в разделе «Альтернативы для Office» статьи «Office: практические советы» (PC Magazine/RE, 10/2002, с. 122).