"Нет от вас никаких доходов, расходы одни…" - примерно так отвечает большинство руководителей, когда разговор заходит об учебе IT-персонала. Но чтобы подтвердить или опровергнуть это утверждение нужно основываться не на собственных ощущениях, а на расчетах. И только полученные цифры помогут определить, выгодно ли вкладывать деньги в обучение.
Сколько прибыло - сколько убыло?
Очевидно, что затраты на обучение персонала оправданы только в том случае, если они позволяют повысить эффективность работы организации. Руководителю полезно оценивать, насколько оправдано обучение сотрудников. Специалист, в свою очередь, может использовать те же аргументы, убеждая начальство в необходимости отправить его на курсы. Мы предприняли попытку показать, как может выглядеть расчет эффективности обучения.
В качестве примера рассмотрим гипотетическую компанию Новый Телеком. Предположим, ее информационная система (ИС) состоит из 100 рабочих станций и 10 серверов в центральном офисе, а также 50 рабочих станций и 3 серверов в филиале. Годовая прибыль составляет 700 тысяч долларов.
В какой мере прибыль, получаемая компанией, зависит от информационной системы? Попробуем задать руководству вопрос: "Если бы у Вас совсем не было информационной системы, как это повлияло бы на прибыль?". Мнений по этому вопросу может быть несколько: от полного отрицания до проведения прямой зависимости, тем не менее, мы получим среднюю оценку. Предположим, для нашей компании отсутствие информационной системы привело бы к потере 60% прибыли.
Второй необходимый параметр - степень использования ИС. Допустим, что информационная система эксплуатируется на 75% от своих возможностей. Таким образом, повышение эффективности ИС на 75% приносит фирме 60% прибыли. В этом случае нетрудно посчитать, что каждый процент повышения эффективности информационной системы дает 0,8% увеличения прибыли. Если, конечно, считать эту зависимость линейной.
Насколько можно повысить эффективность ИС, если в ней будет работать более квалифицированный персонал?
По оценкам Института компьютерной безопасности (США), более половины нарушений работы информационной системы вызваны ошибками персонала. Потери эффективности из-за неоптимальной конфигурации и настройки технических программных средств - еще 20%. Остальные 30% возникают по причинам, не зависящим от персонала.
Поскольку сейчас ИС компании работает с эффективностью 75%, общие потери эффективности составляют 25%, в том числе: 12, 5% ? из-за ошибок персонала, 5% - из-за неоптимальной настройки, 7,5% - по причинам, не зависящим от персонала.
Допустим, что при более квалифицированном персонале ИС ошибок будет втрое меньше (а это вполне реальный показатель после пройденного обучения), тогда потери из-за ошибок персонала составят 4,2% . Предположим, что потери из-за неоптимальной конфигурации уменьшатся в 10 раз и составят 0,5% (что тоже согласуется с реальной статистикой учебных центров). Потери по причинам, не зависящим от персонала, по-прежнему будут равны 7,5%. Таким образом, рост эффективности информационной системы после обучения составит 12,8%. Поскольку каждый процент увеличения эффективности ИС дает увеличение прибыли на 0,8%, то ежегодная прибыль компании увеличится на 10,3%, то есть на 73 тысячи долларов США в год.
Стоит ли овчинка выделки?
Теперь оценим затраты компании на фирменное обучение персонала. Стоимость такого обучения достаточно высока: приблизительно 35 долларов за курс при обучении пользователей, около 100 долларов в день при обучении администраторов и инженеров. Определим приблизительные затраты компании Новый Телеком на фирменное обучение всего персонала. Итак, в компании 150 пользователей, их обслуживают 13 серверов. Как правило, для технической поддержки такой инфраструктуры, с учетом филиала, необходимы 6 администраторов и 2 инженера. Среднее время обучения пользователя - 3 дня, администратора - 10 дней, инженера - 25. Следовательно, объем обучения пользователей составит 450 человеко-курсов, на что придется затратить 15,75 тысячи долларов. Затраты на обучение администраторов составят 6 тысяч долларов, инженеров - 5 тысяч долларов. На обучение всего персонала потребуется около 27 тысяч. Конечно, это большие деньги, но если учесть, что годовая прибыль составит 73 тысячи долларов, затраты на обучение окупятся всего за 5 месяцев.
Руководители, распоряжающиеся финансами, могут возразить, что специалисты способны повышать квалификацию и без дополнительных затрат на обучение, перенимая опыт у коллег, обучаясь на рабочем месте или читая специальную литературу. Однако эта точка зрения не соответствует реальному положению дел. По результатам опроса сертифицированных инженеров, только 20% из них смогли сдать экзамены на основании своего практического опыта, оставшиеся 80% проходили фирменное обучение.
Необходимо иметь в виду, что фирменное обучение проходит очень интенсивно: курсы для инженеров и администраторов проходят по 8 часов 5 дней в неделю. Пользователей - по четыре часа в день. Благодаря сжатым срокам проведения обучения, можно существенно ускорить ввод ИС в действие и выход ее на "проектную мощность". Что тоже дает экономический эффект - ведь технические и программные средства очень быстро устаревают морально. Если принять, что срок эффективного использования технических и программных средств составляет 3 года (36 месяцев), то получается, что каждый месяц задержки с внедрением ИС обходится организации в 3% ее стоимости.
Среди руководителей бытует мнение, что обученный сотрудник более склонен к поиску нового места работы. Однако статистика это полностью опровергает. Исследования, проводимые на протяжении нескольких лет во всем мире, показали, что количество людей, идущих на обучение с целью сменить работу, составляет не более 10%, а 20% идут обучаться для того, чтобы закрепиться на своем месте.
Большинство людей рассматривают обучение за счет фирмы, как поощрение. И наоборот, если человек хотел обучиться, но его так и не отправили на курс, он считает, что его не ценят, не рассматривают, как перспективного, постоянного сотрудника.
Проведите собственные расчеты
Если эти расчеты кажутся неубедительными, можно самостоятельно просчитать возврат инвестиций от вложений в обучение персонала. Существуют несколько сайтов, предлагающих собственные методики подобных вычислений, в режиме он-лайн. Например, www.astd.org, www.comptia.org.
Помимо оценки экономической эффективности обучения, важно понимать, насколько полезны получаемые на тренинге знания. Провести такой анализ легко: через полгода после обучения нужно попросить специалиста просмотреть программу курса и отметить, знания из каких разделов он реально использует в работе. Отношение используемых разделов к общему объему курса - хороший показатель того, насколько эффективным оказалось обучение.
Конечно, этот подсчет имеет довольно большую степень погрешности. Это связано с тем, что сотрудники склонны преувеличивать свою значимость на работе, объем выполняемых заданий. Однако определенная доля истины в нем, безусловно, есть. Правда, чтобы провести подобную оценку повышения эффективности обученного персонала, необходимо хотя бы одного сотрудника компании все же отправить на тренинг.