Деятельность любого предприятия связана с обработкой данных. Если повседневный электронный документооборот не оптимизирован должным образом, то он порождает больше проблем, чем решает их. Ежедневно приносят убытки:
- утрата файлов (по причине сбоя, хакерской или вирусной атаки… но чаще - из-за банального недосмотра рядовых сотрудников);
- путаница с версиями одного и того же документа;
- использование устаревших данных;
- невозможность распараллелить редактирование одного файла между несколькими исполнителями (например, во время подготовки коллективного отчёта: пока один работает над своей частью, другие имитируют кипучую деятельность, раскладывая пасьянс).
- избыточная трата времени и трафика на поиск в Сети той информации, которая либо уже запрашивалась (и сохранена локально не-помню-где), либо может быть всегда актуализирована автоматически (курсы валют, котировки ценных бумаг, отраслевые новости);
- использование устаревшего средства внутренней коммуникации - телефона. (Сколько раз за день Вы просите перезвонить попозже? Удобно диктовать и записывать на слух цифры, имена файлов, веб-адреса?);
- полная индивидуализация и обособленность рабочего места, отсутствие единой структуры. (В случае невыхода сотрудника на работу, коллеги, как правило, не могут получить доступ к его документам и/или освоиться в его программной среде).
Давно возникшая потребность в надeжной и отлаженной ИТ-инфраструктуре худо-бедно решается лишь в некоторых (крупных) компаниях. Чего уж говорить о малом бизнесе, где сам ИТ-отдел порой отсутствует?
Как говорится, это было бы смешно, если бы не было так грустно… и привычно. Навыки работы за компьютером у всех разные. Более компетентные пользователи тратят своe рабочее время на обучение менее просвещeнных коллег, а в результате снижается производительность целого подразделения.
Замена печатных машинок на компьютеры с принтерами в своe время подняла работу с документацией на качественно иной уровень. Однако практика показывает, что это была хотя и необходимая, но явно недостаточная мера оптимизации.
Следующий логичный шаг - введение полноценной системы электронного документооборота (СЭД) - для многих компаний просто не наступил. Особенно это касается малого бизнеса, где руководители боятся новых затрат и необходимости переподготовки кадров. Между тем, незавершeнность решений по СЭД как раз и является одним из главных источников убытков.
Если рассуждать здраво и жить не только сегодняшним днeм, то затраты на внедрение СЭД уже представляются инвестициями, эффект от которых заметен практически сразу, а скорость окупаемости приятно удивляет. Переобучения сотрудников можно и вовсе избежать, если подобрать продукт интеграции, выглядящий знакомо.
Таким свойством обладает технология SharePoint, средства которой были заложены ещe в 2003-ю версию пакета MS Office. Ключевая идея данного средства программной интеграции состоит в том, что каждый служащий продолжает работать в привычной для него среде с интерфейсом MS Office, которая не просто адаптирована под его нужды, но и обеспечивает дополнительным функционалом.
Основными эффектами от внедрения решений на базе технологии Sharepoint можно назвать большую доступность и гарантию своевременности получения необходимой информации. Это прямое следствие унификации рабочих мест сотрудников и улучшения их взаимодействия. Решатся проблемы с утратой документов, исчезнет путаница с версиями файлов, станет возможна действительно коллективная работа (даже над одним документом одновременно), аналитическая и взаимосвязанная информация будут представляться нагляднее.
Персональным компьютерам место дома. Для предприятия же более удобна концепция рабочей станции, предоставляющий пользователю единый интерфейс независимо от формальной принадлежности тому или иному сотруднику.
Ключевая идея состоит в том, что каждый служащий продолжает работать в привычной для него среде с интерфейсом MS Office, которая не просто адаптирована под его нужды, но и обеспечивает дополнительным функционалом.
Доступность и своевременное получение необходимой информации можно считать основным эффектом от внедрения решений на основе технологий Sharepoint. Он возникает как следствие унификации рабочих мест сотрудников и улучшения их взаимодействия. Управление рабочим временем станет эффективнее, упростится организация менеджмента; аналитическая и взаимосвязанная информация станут нагляднее. По мере роста компании решение легко масштабируется. Более того, он внедряется уже в расчёте на будущий рост предприятия и фактически стимулирует его развитие.
Компания похожа на сложный механизм. Отрегулировать его один раз или постоянно заниматься подстройкой - решать, конечно, Вам… но даже ребeнок ответит, что кататься на велосипеде куда приятнее, чем изобретать его.