Работая в Вебе, ведя переговоры преимущественно через Интернет, я поняла, что мои собеседники далеко не всегда имеют представление о том, как выглядят напечатанные ими слова со стороны.
Разговорный стиль, принятый в мессенджерах и на форумах, подчиняется своим законам. Общаться в Интернете легко, но всегда существует шанс быть понятым или совсем не правильно, или не совсем так, как хотелось бы. Ваш собеседник читает с экрана слова, вкладывая в них те мысли и чувства, которые владеют им в момент прочтения. И потому разговаривает он как бы не совсем с вами.
Не существует правил интернет-общения. Не написаны книги и учебники. Умные ученые, радеющие за соблюдение законов и догм, не читают об этом лекции и не защищают диссертации. Максимум, есть книги, анализирующие сленг и фольклор Рунета. Правил не существует. Однако, существуют не озвучиваемые вслух традиции, приемы, которые каждый для себя определяет и вырабатывает методом проб и ошибок. И ниже - некоторые из них.
Корректно заполните поле "От кого" в настройках почты. Анонимные письма реже читают и чаще удаляют. Доверия их содержимое вызывает крайне мало. Хорошо, если в письме есть подпись. Не важно, какую вежливую фразу вы в нее добавите: "С уважением", "Всего хорошего" или "Всяких вам пив и рыбок", как один мой приятель. Важно, чтобы подпись содержала ваше имя и e-mail. Это позволяет найти адресата в один клик, что иногда существенно экономит время и силы. Хорошо, если подпись включает в себя номер аськи и телефон. Но это уже по желанию...
Если вы прикладываете файл, не поленитесь, напишите об этом в тексте, а также укажите, что именно файл содержит. Частенько, когда у меня совсем мало времени, мои письма, кроме файла, содержат только одно слово: "аттач". Этого хватает. Редко, но приаттаченные файлы теряются. Предупредив, что письмо содержит файл, вы снижаете риски.
Отключите автоматическую опцию "Посылать уведомления о прочтении" в Microsoft Outlook. Это приятная развлекуха, когда вам приходит по два-три письма в день. Но когда в почтовый ящик сыплется по 200-300 писем ежедневно, подтверждения раздражают. Зачем вам лишние отрицательные эмоции у респондента? Если письмо важно, и вам необходимо убедиться, что человек его точно прочитал - так в тексте и укажите: "Пожалуйста, подтвердите получение этого письма". Еще один вариант - позвонить адресату через некоторое время после отправки.
И наоборот: подтверждайте получение важных писем. Можно просто отправить ответное письмо с одним словом: "получил".
По возможности пишите на индивидуальные адреса электронной почты. На e-mail типа info@чтототам.ru или news@комутотам.ru сыплется очень много спама. Шансы, что ваше письмо потеряют, больше, чем если вы отправите сообщение лично нужному вам человеку.
Если вы пересылаете ссылки, не вставляйте их в тему письма, лучше перенесите в основное поле и активизируйте (поставьте пробел или Enter в конце). Тогда по ссылке можно будет перейти, кликнув на нее, а не копируя ручками адрес в строку браузера. К ссылкам применим тот же принцип описания содержания, что и к файлам: укажите, куда ведет адрес, и почему вы считаете, что вашему собеседнику это должно быть интересно.
Да, заполняйте поле "Тема письма".
Интегрируйте почту и мессенджеры. Если нужно, чтобы человек прочитал ваше письмо быстро, киньте ему в аську: "см. почту". Точно так же можно подтверждать получение.
Как бы вы ни были заняты, здоровайтесь. Мы люди, не роботы. Немного тепла вас не обяжет, а человеку приятно сделает. Вежливость - наше все. Печатный текст не передает интонационные оттенки. Деловой стиль занятого человека может быть воспринят как холодность, отчуждение и осуждение. Вы же и не догадаетесь, в каком настроении ваш адресат. Он может присылать вам смайлики, а сам в это время пить горькую и глотать слезы крокодильи. Не создавайте неоднозначных ситуаций. Не используйте понятных только вам сравнений. Исключение составляют случаи, когда ситуацию, описанную выше, вы создаете сознательно.
Выполняйте обещания. Если уж обещали что-то прислать сегодня, то пришлите сегодня, а не завтра и не в понедельник. Даже если работа недоделана, можно выслать часть или сообщить, на какую дату вы переносите срок. Никто вас за это не убьет и не осудит. Если вас о чем-то попросили, и вы собираетесь просьбу выполнить - киньте дежурное "Ок". Вообще, лучше, чтобы любые диалоги заканчивались подведением итогов: "Спишемся завтра", "Пришлю сегодня".
Разделяйте абзацы. Вообще пишите с абзацами. Воспринимать длинный сплошной текст с экрана очень тяжело.
Пересылайте большие объемы текста по почте, а не по аське. Мессенджеры предназначены для "быстрого" общения. Тоже самое касается и файлов. Те, которые пересылаются через мессенджеры, потом крайне трудно находятся.
Прощайтесь с теми, с кем активно общались в течение дня или с кем общаетесь в конкретный момент. Принцип такой же, как и в случае с приветствиями. Во-первых, вы сообщаете им о том, что разговоры переносятся. Во-вторых, демонстрируете уважительное отношение.
Не разговаривайте из глухого инвизибла. У собеседника возникает неприятное ощущение, что вам он не особенно интересен.
Если собеседник занят, не обижайтесь на него/на нее, что он/она не может в данный момент с вами потрепаться на тему, как вы классно вчера в кино сходили. Для кого-то аська - средство хорошего проведения времени. А для кого-то - рабочий инструмент.
Хороший, проверенный долгим опытом общения в Интернете совет, - не устраивайте разборки по мессенджерам. Лучше увидеться и обсудить неприятные вопросы, смотря друг другу в глаза. Потому что шанс, что человек играет и лжет, достаточно велик. Уж очень канал коммуникации способствует. У этого принципа есть и обратная сторона - неприятные вещи проще написать по аське или почте, чем сказать лично.
Онлайн-общение по сути своей контекстно. С некоторыми адресатами нужно разговаривать в "высоком" стиле, подчеркнуто соблюдая все правила вежливости и грамматические нормы, другие воспримут это или как "объявление войны", или как утонченный стеб. Все описанные выше принципы не обязательны для исполнения. Не стоит следовать им, не задумываясь.