Оглавление
- MS Word
- Заголовок с помощью клавиатуры
- Пустая строка над таблицей
- Быстрое разграничение абзацев
- Вставка тире
- Анимация для оживления текста
- Водяные знаки
- Фрагмент документа
- Сверка документов
- Индивидуальный единый стиль для всех документов
- Ввод русских и английских слов без переключения клавиатуры
- Новые возможности кнопки Создать
- Быстрый просмотр документа
- "Слои" в Word
- MS Excel
- MS Outlook
- MS PowerPoint
Большинство практических задач решается на компьютере в среде MS Office, в частности в Word, Excel, Outlook и PowerPoint. Хотя для работы с этими приложениями пользователю достаточно минимальных знаний, но во многих ситуациях дополнительные приемы не помешают, а иногда даже помогут сэкономить массу времени и усилий.
MS Word
Заголовок с помощью клавиатуры
Все привыкли, что в случае определения заголовка приходится обращаться к списку заголовков из панели инструментов Форматирование. Но есть и альтернативный вариант: выделив строку текста, которую нужно определить как заголовок, попробуйте выбрать нужный заголовок, нажимая комбинации клавиш Alt+Shift+ <- или Alt+Shift+ -> до тех пор, пока нужный стиль заголовка не окажется установленным.
Пустая строка над таблицей
Многие, наверное, оказывались в ситуации, когда сразу создали в начале документа таблицу и только потом решили заняться заголовком документа. Проблема в том, что добавить пустую строку перед таблицей для печати заголовка не удается, так как не получается поставить курсор перед таблицей. Чтобы добавить строку, нужно поместить курсор в первой ячейке таблицы в крайнее левое положение и нажать клавишу Enter.
Быстрое разграничение абзацев
Если вам необходимо абзац или несколько абзацев текста отделить сверху и снизу горизонтальными линиями, то совсем необязательно обращаться к панели Рисование и чертить линии вручную. Можно поступить проще: вместо предполагаемой линии в начале абзаца введите один за другим три знака «минус» и нажмите Enter. Word тут же преобразует их в тонкую линию, идущую от одного края страницы к другому.
Чтобы удалить эту линию, расположите курсор на абзаце, под которым находится эта линия, выберите команду Формат > Границы и заливка и на вкладке Граница в разделе Тип установите вариант Нет. После нажатия кнопки Оk граница исчезнет.
Вставка тире
Если обычный дефис присутствует на клавиатуре, то для вставки разных вариантов тире приходится прибегать к различным хитростям. В частности, длинное тире, использующееся в русскоязычных текстах, можно вставить, набрав комбинацию клавиш Ctrl+Alt+Gray-, а короткое тире для англоязычных текстов - комбинацию Ctrl+Gray-.
Если это слишком сложно, то вставку тире можно осуществлять с помощью автозамены, набрав команду Сервис > Параметры автозамены > Автозамена (рис. 1).
рис. 1 Окно настройки автозамены
Анимация для оживления текста
Путешествуя по Интернету, все уже привыкли, что Web-страницы оформлены с эффектами анимации. При желании вы можете оживить скучные документы в редакторе Word с помощью анимации. Внедрив анимационные элементы, вы не только сделаете документы более эффектными, но и сможете сделать акцент на их отдельных фрагментах. Для этого выделите фрагмент текста и примените команду Формат > Шрифт. В открывшемся окне перейдите на вкладку Анимация и выберите подходящий эффект (рис. 2).
рис. 2 Выбор варианта анимации текста
Водяные знаки
Понятно, что в данном случае речь идет не о настоящих водяных знаках, которые представляют собой видимое на просвет изображение на бумаге и обязательны для банкнот и пр., а всего лишь о светлом графическом изображении, которое является фоном для обычного текста. Такие водяные знаки нетрудно сделать самостоятельно, а выглядеть документы с логотипом вашей компании в виде водяного знака будут намного солиднее.
Чтобы создать водяной знак, вначале вставьте логотип в новый документ так, как обычный рисунок. Затем щелкните правой кнопкой мыши на изображении и выберите Формат рисунка. На вкладке Положение выберите вариант За текстом, а на вкладке Рисунок в области Изображение в качестве цвета установите вариант Подложка (рис. 3). При необходимости в этом же окне можно одновременно скорректировать опции Яркость и Контраст.
рис. 3 Определение особенностей отображения цвета в изображении
Фрагмент документа
Вполне возможно, что у вас есть тексты, которые приходится регулярно печатать, например обратный адрес, номер банковского счета и т.п. Конечно, удобнее напечатать их один раз, а затем просто вставлять в документы. Вариантов решения этой задачи много, и один из них - создание значка фрагмента документа на рабочем столе.
Выделите в документе Word текст, который вам нужен, и перетащите его на рабочий стол. В результате на рабочем столе появится значок с именем Фрагмент документа «хххххх», где «хххххх» - начало текста. Для вставки текста в документ перетащите его значок в нужное место.
Можно поступить и более привычным образом - скопировать текст в буфер обмена. Для этого достаточно выделить значок, щелкнуть правой кнопкой и выбрать команду Копировать, а затем вставить скопированный фрагмент из буфера в документ.
Сверка документов
Работа с документами, подготовка которых требует участия более чем одной стороны, предполагает многократную сверку текста, представляющую собой очень утомительную и длительную процедуру. В редакторе Word при работе с такими документами можно использовать режим рецензирования. Для его установки выберите команду Сервис > Установить защиту, а затем подсветите вариант Запись исправлений. Однако это не всегда возможно в силу того, что прибегнуть к вносить исправления должны обе стороны, а достичь согласия с партнерами в этом вопросе не всегда удается. В таком случае можно пойти другим путем. Получив отредактированную копию документа, можно автоматически сверить текст. Для этого откройте полученный документ в редакторе Word, выберите команду Сервис > Сравнить и объединить исправления - откроется окно, напоминающее окно открытия файлов. Выберите в нем предыдущую копию документа, с которой вы собираетесь сравнить новый текст, подсветите флажок Черные строки и щелкните на кнопке Сравнить. В итоге будет создан новый документ, в котором все сделанные противоположной стороной исправления будут выделены красным цветом (рис. 4).
рис. 4 Результат сверки двух копий документа
Индивидуальный единый стиль для всех документов
Большинству пользователей Word приходится создавать немало документов, оформленных в едином стиле. При этом на приведение документа к нужному виду, то есть на настройку стилей заголовков, основного текста, списков и пр., уходит немало времени. Для ускорения работы можно скопировать все созданные элементы стилевого оформления текста в файл normal.dot (или в другой специально созданный вами шаблон). Откройте документ или шаблон с настроенными стилями, выберите команду Сервис > Шаблоны и надстройки, нажмите кнопку Организатор, а затем перейдите на вкладку Стили. Если вы собираетесь копировать стили не в файл normal.dot, а в другой шаблон, то щелкните на кнопке Закрыть файл в правой части окна - внешний вид окна изменится, а вместо кнопки Закрыть файл появится кнопка Открыть файл, щелкая на которой можно будет выбрать нужный шаблон для копирования.
Затем в левой части окна выделите копируемые стили и щелкните на кнопке Копировать (рис. 5) - нужные стили будут добавлены в шаблон или изменены в шаблоне, если он уже содержал стили с данными именами.
рис. 5 Копирование выделенных стилей в файл normal.dot
Ввод русских и английских слов без переключения клавиатуры
Те, кому приходится много работать с текстовой информацией на русском и английском языках, прекрасно знают, как досадно то и дело перенабирать текст, по ошибке напечатанный на непереключенной клавиатуре. Например, вместо «Полезные советы по Word» вы получаете «Полезные советы по Цщкв», а все из-за того, что вы в нужный момент не переключили раскладку клавиатуры.
Эту проблему легко и просто решить, установив программу Punto Switcher, которая помогает набирать текст как в Word, так и в Excel. После установки программы о переключении клавиатуры при наборе текста можно будет забыть, а в правой части панели задач появится иконка Punto Switcher. Текст всегда будет набран нужным алфавитом независимо от того, на русском или на английском языке он должен быть напечатан. В основу программы положен принцип невозможности сочетания некоторых букв для русского и английского языков. Когда программа видит недопустимое сочетание (для этого Punto Switcher использует словарь), то происходит автоматическое переключение раскладки, а набранный текст преобразуется из одной раскладки в другую.
Подавляющее большинство слов программа распознает правильно, но если слово все-таки набрано неверно, то для исправления выделите нужный текст и нажмите комбинацию клавиш Shift+Break - и выделенный текст конвертируется. Бывает, что программа не срабатывает автоматически, и тогда с помощью данной комбинации клавиш текст можно быстро конвертировать.
Новые возможности кнопки Создать
По умолчанию при щелчке на кнопке Создать стандартной панели инструментов создается новый пустой документ. Это удобно при создании документов с чистого листа, но совершенно бесполезно, если при работе вы часто используете шаблоны. В таком случае стоит модифицировать кнопку, добившись того, чтобы при щелчке по ней открывалось диалоговое окно создания документа.
Чтобы изменить функцию кнопки, выберите команду Вид > Панели инструментов > Настройка. Активизируйте на вкладке Команды категорию Файл, после чего удалите кнопку Создать с панели инструментов, просто перетащив ее на открытое диалоговое окно. Затем найдите значок Создать... (рис. 6) и перетащите его на панель инструментов. После этого каждый раз при нажатии на кнопку Создать… панели инструментов вы сможете выбрать нужный шаблон документа.
рис. 6 Кнопка Создать… в окне настройки панелей инструментов
Быстрый просмотр документа
Пользователи редко обращают внимание на маленькую круглую кнопочку в правом нижнем углу окна редактора Word (рис. 7), а зря, ибо она выполняет очень полезную функцию ускорения просмотра документа.
рис. 7 Кнопка Выбор объекта перехода
После щелчка по данной кнопке на экране появляется дополнительная панель, кнопки которой помогут быстро пролистать однотипные объекты, например только заголовки или разделы документа, примечания или сноски, рисунки или таблицы и т.п. Так, получив объемный документ после редактирования его другим пользователем, можно, не просматривая заново всего документа, быстро пробежаться лишь по примечаниям, чтобы посмотреть, какие вопросы возникли у рецензента (рис. 8).
рис. 8 Выбор перехода по примечаниям
Стоит отметить, что, выбрав изначально вариант перемещения, затем вы сможете быстро перейти к следующему или предыдущему найденному объекту с помощью видоизмененных кнопок перехода на вертикальной полосе прокрутки (у кнопок цвет надписей изменится на синий).
«Слои» в Word
Представьте себе документ, например обычный рекламный текст, отдельные графические фрагменты которого, как слои, располагаются друг над другом (рис. 9). Если в качестве графических фрагментов выступают обычные автофигуры, то никаких сложностей нет: там заведомо предусмотрена возможность расположения таких «слоев» в том или ином порядке. А вот если речь идет о настоящей графике, то напрямую в Word такая проблема не решается.
рис. 9 Выбор перехода по примечаниям
Однако выход можно найти, если воспользоваться обычными колонтитулами - Вид > Колонтитулы. Дело в том, что Word умеет накладывать изображение основного текста на изображения колонтитулов, которые, в свою очередь, могут накладываться один на другой (нижний на верхний). Это позволяет расположить на странице фон, иллюстрацию и текст. При этом текст вводится как обычно, иллюстрация помещается в нижний колонтитул, а фон - в верхний.
Кроме того, необходимо правильно подобрать значения верхнего и нижнего полей страницы (команда Файл > Параметры страницы > Поля) и определить расстояния от края до верхнего и нижнего колонтитулов (команда Файл > Параметры страницы > Источник бумаги). Первое должно быть отрицательным (рис. 10), а второе зависит от конкретного документа. Знак «минус» в значениях полей страницы свидетельствует о том, что они по-прежнему отсчитываются в обычном направлении, то есть внутрь страницы, но при этом жестко фиксируются. Иными словами, размер полей не зависит от размера введенного колонтитула.
рис. 10 Определение отрицательных верхнего и нижнего полей страницы
MS Excel
Быстрое выделение данных
В Excel данные образуют некие смысловые группы, напоминающие прямоугольники, так как часто сверху, снизу, справа и слева они отделены от других данных пустыми столбцами и строками. Чтобы быстро выделить подобную группу данных, поставьте курсор в любую ее ячейку и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+*. Вместо указанной комбинации можно нажимать клавишу Ctrl и символ «*» на цифровой клавиатуре - эффект будет тот же.
Автофигуры точно по размеру ячеек
При использовании автофигур бывает необходимо, чтобы их размеры идеально совпадали с размерами соответствующих ячеек. Вручную подгонять их сложно, поэтому лучше при создании автофигуры сразу привязать ее к сетке, удерживая клавишу Alt во время рисования. В итоге при любом изменении сторон фигуры будут выравниваться в соответствии с границами ячеек.
Печать нескольких областей одновременно
Нередки случаи, когда распечатать требуется не весь лист целиком, а несколько отдельных его областей. Для этого, как правило, выделяют нужную область, а затем применяют команду Файл > Печать, подсвечивая вариант Выделенный диапазон (рис. 11). Эту операцию повторяют для каждой области.
рис. 11 Окно вывода на печать
Но можно поступить проще - сразу выделить все нужные области при нажатой клавише Ctrl. Затем точно так же выполняется команда Файл > Печать с вариантом Выделенный диапазон. В результате вы получите распечатку, в которой каждая область будет напечатана на отдельной странице (рис. 12). Правда, этот способ подходит только для областей, расположенных на одном листе.
рис. 12 Предварительный просмотр печати двух выделенных областей
Печать документа на одной странице
Предположим, что документ полностью подготовлен для распечатывания, однако при предварительном просмотре вы обнаружили, что данные выходят за пределы страницы. Естественно, печатать документ в таком виде нельзя.
Но не стоит спешить переделывать документ, изменяя размеры ячеек. Возможно, что вас вполне устроит изменение масштаба документа, в результате чего он впишется в отведенное для печати место. Для этого выберите команду Файл > Параметры страницы и на вкладке Страница установите флажок в строке Разместить не более чем на 1 стр. в ширину и на 1 стр. в высоту (рис. 13). При повторном открытии окна Параметры страницы вы сможете определить, в каком масштабе будет распечатан документ: проценты от натуральной величины документа будут указаны на переключателе Установить.
рис. 13 Изменение масштаба печати страницы
Печать сетки таблицы
По умолчанию Excel не печатает сетку таблицы, поэтому для разграничения ячеек приходится устанавливать границы. Если данный вариант вас не устраивает, то можно заставить программу печатать сетку. Для этого воспользуйтесь командой ФайлaПараметры страницы и на вкладке Лист поставьте флажок Сетка (рис. 14).
рис. 14 Включение печати сетки
Можно пойти еще дальше и изменить цвет границ рабочего листа при выводе таблицы на принтер. Для этого примените команду СервисaПараметрыaВид и, открыв список Цвет, выберите нужный цвет (рис. 15). После этого, при условии активизации печати сетки, граница рабочего листа будет напечатана соответствующим цветом. Правда, на цвете сетки это не отразится - она по-прежнему будет черной, хотя при предварительном просмотре и на экране цвет сетки изменится.
рис. 15 Изменение цвета сетки
Анализ данных
Если вам приходится заниматься аналитической обработкой информации полученной от внешних источников, то вы, как правило, получаете данные совсем не в том виде, в каком хотелось. В результате очень много времени уходит на удаление неверно введенной или вообще ненужной информации. Помочь при такой обработке информации могут широко используемые функции сортировки данных и их фильтрации. Впрочем, вполне возможно, что отбрасывать информацию и не потребуется - нужно лишь проанализировать одни данные на фоне других. В этом случае следует прибегнуть к автоматическому анализу данных. Чтобы им воспользоваться, вначале выделите анализируемые данные и наложите ограничения на ввод данных в ячейки командой ДанныеaПроверка, где на вкладке Параметры определите условия для ограничения (рис. 16).
рис. 16 Определение параметров проверки данных
Затем из меню Сервис выполните команду Зависимости формулaПанель зависимостей - в результате на экране появится дополнительная панель кнопок. Щелкните на кнопке Обвести неверные данные, и в результате этого не удовлетворяющие условиям данные окажутся обведенными (рис. 17). Для удаления обводки данных требуется щелкнуть на кнопке Удалить обводку неверных данных.
рис. 17 Результат автоматического анализа данных
Скрытие сообщений об ошибках при вычислении по формулам
В результате вычислений по формулам в таблице могут появляться ошибки, поэтому в ряде случаев отображение соответствующих результатов на бумаге может оказаться нежелательным. Такая ситуация, например, возникает при делении на ноль и, возможно, в реальности не свидетельствует об ошибке, а всего лишь говорит о том, что в задействованную в формуле ячейку не были введены данные. Конечно, результаты ошибочных вычислений можно скрыть, вручную удалив формулы из ячеек или опять же вручную изменив цвет шрифта в ячейках. Но это долго, неудобно, а кроме того, неразумно, так как при вводе значений в используемые в результате вычислений ячейки ошибок не будет и придется все возвращать. Лучше поступить иначе.
Первый вариант скрытия сообщений об ошибках предполагает использование условного форматирования. Чтобы им воспользоваться, выделите ячейки с формулами, результаты вычислений которых не должны отображаться в случае ошибок, в меню Формат выберите команду Условное форматирование и определите формулу вида =ЕОШИБКА(ссылка_на_ячейку), где ссылка_на_ячейку - это ссылка на активную ячейку выделенного фрагмента (рис. 18).
рис. 18 Ввод формулы в окне условного форматирования
После этого щелкните на кнопке Формат и в списке Цвет выберите белый. В итоге результаты вычислений с ошибками будут печататься белым цветом и потому видны на экране не будут (рис. 19).
рис. 19 Результат условного форматирования
Можно сделать по-другому: печатать вместо результата с ошибкой какой-нибудь нейтральный символ, например знак «минус» в качестве прочерка или просто «пустые кавычки», чтобы внешне ячейка казалась пустой. Для этого нужно видоизменить расчетную формулу, введя вариант вида: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(старая_формула);"символ";старая_формула). Например, вместо формулы вида =I1/H1 в этом случае потребуется вставить формулу вида =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(I2/H2);"-";J1) (рис. 20). В результате все ошибочные результаты заменятся на знак «-».
рис. 20 Видоизменение расчетной формулы и результат ее применения
MS Outlook
Отсрочка доставки сообщений
Если вы хотите, чтобы написанное вами сообщение было отправлено не сразу, а позднее, то можно задержать его доставку, щелкнув прямо в окне сообщения на кнопке Параметры, а в группе Параметры отправки установив флажок Не доставлять до и указав необходимые дату и время доставки сообщения.
Можно задерживать все или часть сообщений с определенными признаками, но тогда придется создать соответствующее правило. Для этого воспользуйтесь командой СервисaМастер правил, нажмите на кнопку Создать, установите вариант Создать новое правило и выберите вид правила Проверка сообщений после отправки. В следующем окне просто щелкните на кнопке Далее, чтобы это правило применялось ко всем сообщениям, или задайте условия отбора сообщений, к которым оно должно применяться. В списке Что следует сделать с сообщением? выберите вариант Задержать доставку на n минут (рис. 21) и укажите конкретное время задержки сообщения (длительность задержки не может превышать двух часов). При необходимости выберите исключения из правила и определите их.
рис. 21 Определение действий над сообщением
Загрузка заголовков сообщений
К сожалению, далеко не вся приходящая корреспонденция представляет интерес, и совсем уж не хочется загружать на свой компьютер письма с рекламой, содержащие объемные вложенные документы. Если такие письма - не редкость в вашем почтовом ящике, то попробуйте воспользоваться режимом заголовков сообщений, чтобы решить, какие сообщения стоит загружать, а какие нет. Получив и проанализировав заголовки (что намного быстрее, чем загружать сообщения в полном объеме), вы сможете пометить, что делать с сообщениями: загрузить или удалить. Затем вы снова подключитесь к почтовому серверу и загрузите нужные вам сообщения.
Чтобы загрузить только заголовки сообщений, воспользуйтесь командой СервисaОтправить/получитьaРабота с заголовкамиaЗагрузить заголовки из и выберите все учетные записи или определенную учетную запись, из которой следует загрузить заголовки. Затем отключитесь от почтового сервера и, уже не оплачивая время нахождения в Интернете, пометьте заголовки сообщений для загрузки или удаления сообщений, нажимая на каждом из заголовков правую кнопку мыши и выбирая команду Отметить для загрузки сообщения (рис. 22) - если вы хотите получить сообщение, или выделяя заголовок удаляемого сообщения и нажимая клавишу Del - при необходимости его удаления (в столбце заголовков в этом случае появится красный значок X, а само сообщение будет зачеркнуто).
рис. 22 Отметка загружаемого сообщения
После этого соединитесь с сервером и извлеките сообщения командой СервисaОтправить/получитьaРабота с заголовкамиaОбработать помеченные заголовки из, выбрав затем учетные записи, из которых следует загрузить заголовки. В результате на ваш компьютер будут загружены только помеченные элементы, а все отмеченные к ликвидации сообщения будут удалены с сервера.
Печать календаря
Как правило, при печати календаря в режиме «Ежемесячник» не имеет смысла печатать выходные дни - вы только зря потратите лишнюю бумагу и время. Можно запретить печатать субботние и воскресные дни, выбрав команду ФайлaПараметры страницыaЕжемесячник и установив флажок Не печатать выходные дни (рис. 23).
рис. 23 Отказ от печати выходных дней
Чтобы напечатать в календаре сведения о встречах и собраниях, в окне печати, открывающемся по команде ФайлaПечать, щелкните на кнопке Определить стили и выберите вариант Подробный календарь. Если же вы хотите отказаться и от встреч и собраний, и от задач и заметок, то при выборе того или иного стиля календаря (ежедневник, еженедельник или ежемесячник) по команде ФайлaПараметры страницы проверьте, чтобы соответствующие параметры были выключены.
Можно распечатать и пустой календарь - это имеет смысл, если вы предпочитаете заполнять календарь вручную. Для этого создайте новый элемент типа «Календарь» командой ФайлaСоздатьaПапка, перейдите в него и распечатайте в нужном вам варианте.
Одновременная печать элементов из нескольких папок
Если вам необходимо одновременно послать на печать несколько элементов из разных папок, например парочку писем, несколько контактов и т.п., то всем им нужно присвоить одну и ту же категорию. Для таких целей стоит создать специальную категорию Печать. Это можно сделать как предварительно с помощью команды ПравкаaКатегории, так и в ходе процесса присвоения категории, выделив нужный элемент, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав команду Категории.
Когда всем элементам нужная категория будет присвоена, в меню Сервис выберите команду Расширенный поиск файлов. В списке Просмотреть установите вариант Любой элемент Outlook. Потом щелкните на вкладке Другие условия, выберите нужную категорию, нажав на кнопку Категории (рис. 24), и щелкните на кнопке Найти - все элементы выбранной вами категории окажутся найденными. После этого выделите элементы, которые нужно распечатать, и воспользуйтесь командой ФайлaПечать.
рис. 24 Настройка расширенного поиска элементов Outlook
MS PowerPoint
Автоматический показ слайдов по кругу
Предположим, что вы готовите презентацию для выставки или другого подобного мероприятия, где предполагается многократный показ слайдов по кругу. Постоянно следить за ходом показа и вновь запускать закончившуюся презентацию довольно неудобно - лучше сделать показ автоматическим. Для этого выполните команду Показ слайдовaНастройка презентации и в группе Показ слайдов выберите вариант Автоматический (полный экран), как показано на рис. 25. Естественно, что при такой настройке предполагается смена слайдов по истечении определенного времени, которое должно быть установлено для каждого слайда. Непрерывный показ презентации будет остановлен при нажатии клавиши Esc.
рис. 25 Настройка автоматического показа слайдов по кругу
Быстрое создание итогового слайда
Довольно часто в начале или при завершении презентации демонстрируется слайд, обобщающий всю содержащуюся там информацию. Такой слайд можно быстро создать автоматически. Для этого в режиме Сортировщик слайдов выделите слайды, заголовки которых требуется использовать, и щелкните на кнопке Итоговый слайд. В результате будет создан новый слайд, содержащий маркированные заголовки выбранных слайдов и появляющийся при показе перед первым из них.
Уменьшение размера презентации
Одна из малоприятных особенностей презентаций - слишком большой их размер. Однако существуют некоторые технические приемы, с помощью которых вы сможете его уменьшить.
Во-первых, обращайте внимание на то, какие графические файлы вы вставляете в презентацию в качестве картинок. Если файлы имеют расширения, например, BMP, PNG или TIFF, то вы рискуете получить огромные по размеру презентации. Лучше использовать jpg-файлы, которые хорошо сжимаются и обычно имеют приемлемое для презентации качество. Другие форматы графики используйте только в том случае, если качество вставленной картинки вас действительно не устроит.
Во-вторых, имеет значение способ, с помощью которого вы вставляете изображения. Лучше всего пользоваться командой ВставкаaРисунокaИз файла. Если же вы предпочитаете перетаскивать или копировать картинки из одной презентации в другую либо с одного слайда на другой, то придется смириться с увеличением размеров создаваемых презентаций.
В-третьих, при необходимости создания похожих друг на друга слайдов с серией одинаковых элементов чаще всего прибегают к дублированию - команда ВставкаaДублировать слайд. Такого же эффекта можно добиться, если содержимое слайда скопировать в буфер, а затем вставить на пустой слайд. При этом размер презентации, созданной на основе дублирования слайдов, оказывается больше, чем во втором случае.
Использование книжной и альбомной ориентации при создании презентации
По умолчанию макеты слайдов имеют альбомную ориентацию, но в некоторых случаях требуется применение книжной ориентации. В рамках одной презентации задать для слайдов различную ориентацию не получится - придется создавать разные презентации и организовывать переход по ссылкам между ними.
Сменить ориентацию всех слайдов презентации можно с помощью команды ФайлaПараметры страницы, установив в подразделе Слайды флажок Книжная. Для перехода между презентациями выберите текст или объект, который следует связать с другой презентацией, щелкните правой кнопкой и выберите команду Настройка действия. После этого установите флажок Перейти по гиперссылке, в списке выберите пункт Другая презентация PowerPoint и укажите ее название (рис. 26). Возможно, что аналогичный переход по гиперссылке потребуется создать и для возврата в исходную презентацию. Для демонстрации созданных слайдов потребуется наличие обоих файлов презентаций, которые должны размещаться в одном каталоге, где находились при создании на них гиперссылок.
рис. 26 Настройка гиперссылки на другую презентацию
Отладка презентации
Во время подготовки презентации много раз приходится вносить правки, казалось бы, в уже готовую и отлаженную презентацию. Можно несколько облегчить и ускорить этот процесс, если запустить презентацию при нажатой клавише Ctrl. В этом случае показ слайдов будет производиться в уменьшенном виде в левом верхнем углу экрана (рис. 27), а любые сделанные вами исправления будут тут же отражаться в мини-презентации.
рис. 27 Показ мини-презентации
Создание рисунков из слайдов
Иногда при подготовке тех или иных материалов, например, в редакторе Word удобнее воспользоваться слайдами созданной презентации. В этом случае слайды следует сохранить в виде изображений в файлах с расширениями JPG или TIFF. Сделать это можно обычным способом с помощью команды ФайлaСохранить как, изменив тип файла с варианта Презентация на вариант Рисунок в формате…
Передача презентации другим пользователям
Когда вы отправляете презентацию по почте или выкладываете ее на своем сайте в Интернете, следует иметь в виду, что она может попасть к пользователю, у которого не установлен PowerPoint. Но даже если PowerPoint установлен, то запуск полученного ppt-файла приведет к открытию PowerPoint в режиме редактирования презентации. В итоге вполне возможно, что не знакомые с программой пользователи просто не смогут ее запустить. Желательно, чтобы презентация открывалась сразу в режиме показа. Для этого следует сохранить ее командой ФайлaСохранить как, указав тип файла Демонстрация PowerPoint. В результате будет создан файл с расширением PPS, а получившие его пользователи смогут запустить показ, щелкнув на имени файла.
Если вы решили разместить презентацию на своем сайте, то удобнее сохранить ее в виде обычной Web-страницы с помощью команды ФайлaСохранить как Web-страницу. В этом случае вместо одного файла презентации у вас получатся файл с расширением HTM и папка со всеми необходимыми файлами. Презентацию в таком виде посетители смогут посмотреть прямо на сайте без предварительного скачивания на свой компьютер.