Полезные советы по MS Office. Часть 2

Источник: КомпьютерПресс, 5'2003

Светлана Шляхтина

Нельзя не признать, что немалая часть практических задач решается сегодня на компьютере в среде MS Office, в частности в Word, Excel и Outlook. При этом значительную долю времени порой приходится тратить на выполнение достаточно примитивных операций, а ведь в ряде случаев все можно сделать и намного быстрее. На некоторых приемах повышения эффективности работы мы и остановимся.

MS Word

Неразрывный пробел

Word автоматически разбивает текст по отдельным строкам в тех местах, где поставлены пробелы, - в результате возможно появление нежелательных разрывов некоторых словосочетаний, например переход на другую строку инициалов (инициалы отделяются от фамилий), названия улицы или телефона (сокращение «ул.» отделяется от названия улицы, а «тел:» - от самого телефона) либо единиц измерения (единица измерения отделяется от цифрового показателя) и пр.

Чтобы этого избежать, поставьте между такими словосочетаниями неразрывный пробел, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Shift+Пробел».

Нумерация с ведущими нулями

Обычный стиль нумерации списка не включает ведущие нули. Однако если необходима нумерация с ведущими нулями, то в Word есть стиль, помогающий решить эту проблему. Для формирования списка с ведущими нулями выделите предполагаемый список и воспользуйтесь командой Формат>Список>Нумерованный, далее выберите один из вариантов нумерации, а затем щелкните по кнопке Изменить. После этого в открывшемся окне Изменение нумерованного списка раскройте список стилей нумерации и выберите вариант «01, 02...» - рис. 1.

Рис. 1. Окно изменения стиля нумерованного списка

После этого Word будет автоматически дополнять числа меньше 10 ведущим нулем. Если же вам требуется больше одного ведущего нуля, то достаточно щелкнуть в поле Формат номера и добавить дополнительные нули слева от имеющихся номеров, состоящих из двух цифр.

Нестандартные маркеры

Списки имеются во многих документах, причем нет необходимости ограничиваться поднадоевшими стандартными маркерами - документы с живописными нестандартными маркерами выглядят намного эффектнее.

Воспользоваться ими очень просто - выделите предполагаемый список, примените команду Формат>Список>Маркированный, выберите вариант изменяемого списка, а затем последовательно щелкните на кнопках Изменить и Рисунок. После этого в окне Рисованные маркеры укажите вариант понравившегося вам маркера (рис. 2). При этом совсем не обязательно довольствоваться имеющими маркерами - можно воспользоваться любой имеющейся на диске картинкой.

Рис. 2. Выбор маркера в окне "Рисованные маркеры"

Декоративные линии

Один из способов отделить один раздел документа от другого - вставить декоративную линию. Как правило, для создания таких линий в новой строке вводят три звездочки, три дефиса, три тильды или три символа подчеркивания подряд и нажимают клавишу Enter. В результате Word заменяет эти последовательности символов линией, проходящей от одного края листа до другого.

Однако перечень декоративных линий этим не ограничивается. Чтобы воспользоваться более изысканным вариантом, примените команду Формат>Границы и заливка, затем щелкните на кнопке Горизонтальная линия и выберите подходящий вариант (рис. 3).

Рис. 3. Окно выбора горизонтальных линий

Новые Автофигуры

Все прекрасно знают, что библиотека Автофигур содержит множество полезных рисунков, которые помогают создавать более эффектные документы. Существенно расширяет возможности применения Автофигур новый пункт «Другие Автофигуры», в котором представлено свыше 70 дополнительных Автофигур (рис. 4).

Рис. 4. Окно выбора автофигур

Как эффектно повернуть текст

В некоторых документах, например в рекламных, маркетинговых или в поздравительных, иногда с целью привлечения внимания текст располагают вдоль всех четырех сторон какого-либо объекта. Возможен такой эффект и в Word - для этого используются объекты WordArt.

Если вы хотите обогнуть длинной строкой текста стороны прямоугольного объекта, то создайте 4 одинаковых объекта WordArt и равномерно распределите по ним текст, который должен находиться вокруг рисунка. А затем с помощью вращения поверните каждый из четырех объектов WordArt должным образом.

Как подогнать текст по месту

Бывают ситуации, когда текст нужно обязательно разместить на странице, а он слегка не помещается - буквально на 2-3 строчки. Проблема эта легко разрешима за счет уменьшения межсимвольного интервала. Выделите текст, который не помещается должным образом, и воспользуйтесь командой Формат>Шрифт. В открывшемся окне перейдите на закладку Интервал, выберите уплотненный интервал и определите степень уплотнения шрифта, введя нужное количество пикселов (рис. 5). Следует иметь в виду, что устанавливать слишком большой интервал не желательно - в этом случае буквы будут располагаться слишком близко друг к другу и текст будет сложно читать.

Рис. 5. Окно изменения интервала шрифта

А можно поступить и по-другому - немного уменьшить размер шрифта. Сделать это несложно и вручную, но лучше обратиться к специально предназначенной функции «Подгонка страниц», при помощи которой Word мгновенно сократит число страниц в документе за счет уменьшения всех шрифтов на очень малую величину, например на полпункта. Воспользуйтесь командой Файл>Предварительный просмотр и щелкните по кнопке Подгонка страниц.

Как сэкономить время на сохранении или закрытии всех открытых документов

В ряде случаев в процессе долгой работы в текстовом редакторе одновременно открытыми могут оказаться очень много различных документов. Обычно для их быстрого закрытия приходится закрывать Word, а затем снова его открывать. Сохранять документы также приходится по очереди. Но это немалая потеря времени - можно поступить проще и сохранить или закрыть все открытые документы сразу. Для этого щелкните на команде Файл, удерживая нажатой клавишу «Shift». В результате команда Файл>Закрыть превратится в команду Файл>Закрыть все, а команда Файл>Сохранить - в команду Файл>Сохранить все.

Выбор команды Сохранить все приведет к сохранению последних изменений всех открытых документов без запрашивания подтверждения - сами документы при этом останутся открытыми. Щелчок на команде Закрыть все приведет к закрытию всех открытых документов и перезапуска программы не потребуется.

Как скопировать текст, не используя буфер обмена

Представьте, что вам нужно скопировать изображение или большой текстовый блок, который вы хотите вставить в свой документ несколько раз. Одновременно вы намерены копировать и вставлять различные куски текста. Проблемы, здесь, конечно, никакой нет, тем более что в буфере обмена может сохраняться до 24 фрагментов.

Но есть и другой способ - скопировать текст, не прибегая к буферу обмена. Для этого выделите текст, который требуется скопировать. Перенесите мышь в место копирования и щелкните ее правой кнопкой, одновременно удерживая нажатыми клавиши Shift и Ctrl, - в результате выделенный кусок текста будет вставлен там, где находился указатель мыши.

Быстрая вставка текста

Довольно часто приходится вставлять в документы текст, скопированный из внешних источников, например с Web-страниц. Если действовать обычным образом, то такой текст будет вставлен вместе с параметрами форматирования, что очень неудобно.

Поэтому приходится прибегать к специальной вставке с помощью команды Правка>Специальная вставка при выбранном варианте Неформатированный текст - (рис. 6), но для этого потребуется дополнительное время. Можно ускорить данный процесс за счет макроса, который сам вызовет диалоговое окно специальной вставки и выберет опцию Неформатированный текст.

Рис. 6. Окно специальной вставки

Для этого скопируйте в буфер какой-либо текст, затем войдите в меню Сервис>Макрос>Начать запись. Назначьте для нового макроса кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш, закройте окно настройки и начните запись макроса, применив команду Правка>Специальная вставка>Неформатированный текст. По окончании этих действий щелкните по кнопке Остановить запись в панели инструментов «Запись макроса».

Документы с разной ориентацией страниц

В больших документах, к примеру в отчетах, нередко возникают ситуации, когда за страницами с обычной книжной ориентацией идут одна или несколько страниц с альбомной ориентацией (например, с таблицами или графиками), а затем - вновь с книжной и т.д. В этом случае пользователи, как правило, создают отдельные документы, в которых страницы проставляют вручную. Удобнее создавать документы с разной ориентацией страниц - в этом случае и вся информация будет находиться в одном документе, и никаких проблем с нумерацией не возникнет.

Для этого предварительно в местах смены ориентации страниц следует вставить разрывы страниц с обязательным созданием нового раздела, применив команду Вставка>Разрыв и подсветив строку Новый раздел со следующей страницы (рис. 7). Затем внутри каждого раздела воспользуйтесь командой Файл>Параметры страницы и установите нужный вариант ориентации, применив его «к текущему разделу» (рис. 8).

Рис. 7. Создание нового раздела

Рис. 8. Установка ориентации страниц

Вставка текущей даты

Даты в том или ином формате фигурируют в большинстве документов. Можно значительно ускорить процесс вставки дат, причем вариантов для этого существует несколько.

Можно настроить автотекст таким образом, что набирать придется лишь первые четыре буквы месяца, например «февр», а оставшаяся часть будет дописываться автоматически (в данном случае - «февраль»). Для этого установите флажок Использовать автозавершение, воспользовавшись командой Вставка>Автотекст>Автотекст.

Можно вставлять текущую дату и время с помощью команды Вставка>Дата и время, выбрав нужный формат. При этом, если требуется вставить дату или время на другом языке, то предварительно следует выбрать нужный язык в поле Язык, причем если документ является стандартным и готовится с некоторой периодичностью, например ежемесячно, то бывает удобнее вставлять дату в виде поля. В этом случае вместо того, чтобы каждый раз проставлять дату вручную, создайте образец своего ежемесячного отчета и вставьте в него дату в виде поля, применив ту же команду Вставка>Дата и время и поставив флажок Обновлять автоматически. Дата будет обновляться автоматически при открытии и печати документа.

Смарт-тэги

Использование смарт-тэгов может существенно ускорить выполнение ряда процессов, таких как планирование собраний, открытие контактов или добавление новых контактов. Ознакомиться с полным списком смарт-тэгов можно, обратившись к команде Сервис>Параметры автозамены>Смарт-тэги. Как минимум в этом списке фигурируют имена, даты, время, адреса, места и телефоны.

Доступны смарт-тэги становятся только при включении флажка Добавить смарт-тэги к тексту (команда Сервис>Параметры автозамены>Смарт-тэги).

Если смарт-тэги активированы, то Word подчеркнет их точечной линией и при наведении на них курсором мыши покажет особую иконку, щелчком на которой открываются меню, индивидуальное для каждого типа смарт-тега.

Напишите в тексте имя, например Olеg Zaikin, и нажмите клавишу Enter - если имя известно программе, оно окажется подчеркнутым точечной линией. Наведите курсор мыши на начало имени и в открывшемся меню выберите команду Запланировать собрание (рис. 9). В результате загрузится окно собрания Outlook, а по завершении создания собрания произойдет автоматическая отправка приглашений на собрание всем указанным лицам.

Рис. 9. Всплывающее меню смарт-тэга «Имя»

Как заменить стандартную кнопку печати

Использование стандартной кнопки печати очень удобно, но при щелчке на данной кнопке все страницы документа отправляются на печать, причем на тот принтер, который стоит по умолчанию. В большинстве случаев этот вариант является оптимальным.

Однако бывают и другие ситуации, когда чаще всего приходится печатать лишь отдельные страницы из документа или (и) часто переключаться между несколькими принтерами. Тогда в обоих случаях придется прибегнуть к команде Файл>Печать. В то же время нажимать на кнопку намного быстрее, чем выбирать команду из меню. Поэтому разумно заменить стандартную кнопку печати на ту, которая по действию была бы идентична команде Файл>Печать, то есть вызывала диалоговое окно печати, а не отправляла бы весь текущий документ на печать.

Для этого воспользуйтесь командой Вид>Панели инструментов>Настройка и выберите вкладку Команды. Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке Печать из стандартного меню и выберите из открывшегося меню команду Удалить. Затем в категории Файл пролистайте список команд, найдите команду Печать... (рис. 10) и перетащите иконку команды на панель инструментов.

Рис. 10. Выбор команды Печать… в окне Настройки

О преимуществах схемы документа

Включение схемы документа превращает обычный документ Word в своеобразную Web-страницу с навигационной панелью в левой части экрана. Данная возможность может сохранить немало времени при работе с большими документами, правда при обязательном условии наличия абзацев, отформатированных как заголовки.

Чтобы включить схему документа, щелкните на кнопке Схема документа в стандартной панели инструментов или выберите команду Вид>Схема документа - в результате на экране появится панель, расположенная слева от документа (рис. 11). При этом заголовок пункта меню, где вы сейчас работаете, окажется подсвечен, а на панели будут перечислены все элементы текста, отформатированные с помощью стилей заголовков.

Рис. 11. Общий вид документа с включенной схемой

Для перехода к любому из соответствующих разделов документа, будет достаточно щелкнуть на соответствующем элементе в структуре документа, а чтобы развернуть, свернуть или настроить вид элементов этого списка, щелкните правой кнопкой мыши в структуре документа и выберите один из пунктов контекстного меню.

Как создать предметный указатель

Предметный указатель совершенно необходим в больших документах, и чаще всего его создают вручную, сотни раз перечитывая документ и указывая страницы, на которых упоминаются те или иные термины. В то же время данный процесс можно автоматизировать.

Для этого необходимо по ходу чтения документа тщательно помечать все слова, которые должны будут войти в указатель терминов, по очереди выделяя текст и нажимая комбинацию клавиш «Alt+Shift+X» для вызова диалогового окна «Определение элемента указателя» (рис. 12). Термины указателя можно принять в том виде, в каком они встречаются в документе, или же изменить. При этом основные элементы предметного указателя вводятся в поле Основной, а элементы следующего уровня - в поле Дополнительный. Здесь же при желании выбирают формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установив флажки Полужирный и (или) Курсив в группе Формат номера страницы. По окончании установки нажмите на кнопку Пометить или Пометить все, а затем закройте окно. При нажатии на первую кнопку будет отмечено только выделенное слово, при нажатии на вторую - все копии данного слова в документе.

Рис. 12. Окно определения элемента указателя

Некоторое неудобство представляет тот факт, что каждый раз после пометки терминов Word включает отображение непечатаемых символов и для продолжения работы их приходится отключать, щелкая на кнопке Непечатаемые знаки Стандартной панели инструментов.

После того как будут помечены все элементы указателя терминов, поставьте курсор в то место текста, где должен располагаться указатель терминов, и воспользуйтесь командой Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели, перейдите на вкладку Указатели и нажмите Оk. После окончательной редакции документа обновите содержание указателя терминов, установив курсор в текст указателя терминов и нажав клавишу F9. Указатель будет иметь примерно такой вид, как на рис. 13.

Рис. 13. Общий вид предметного указателя

Как удалить файл в меню Word

В меню Word команда Удалить файл отсутствует.

В то же время проблему можно легко решить - файлы несложно удалить из диалогового окна «Открытие документа».

Для этого воспользуйтесь командой Файл>Открыть, затем с помощью списка Папка перейдите в каталог, где лежат документы, которые нужно удалить. Выделите удаляемый файл, щелкнув на нем мышью, и нажмите клавишу Delete или щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить.

MS Excel

Как изменить установленный по умолчанию тип диаграмм

Если при подготовке документов вы используете всегда один и тот же тип диаграмм, то совершенно не обязательно каждый раз при создании новой диаграммы переназначать ее тип. Вместо этого следует просто изменить тип диаграмм, установленный по умолчанию, - тогда при нажатии на кнопку Мастера диаграмм Excel каждый раз будет создавать новую диаграмму именно этого конкретного типа.

Для этого создайте новую диаграмму или откройте лист с уже существующей диаграммой. Выделите диаграмму и воспользуйтесь командой Диаграмма>Тип диаграммы и щелкните на кнопке Сделать стандартной. Естественно, в любой момент тип диаграммы по умолчанию можно изменить.

Группировка строк и столбцов

Довольно часто при подготовке прайс-листов, отчетов и других хорошо структурированных материалов необходимо, с одной стороны, компактно представить все разделы документа, а с другой, иметь возможность просматривать подробные данные из любого раздела.

Самое разумное в этом случае создать структуру документа, прибегнув к группировке выделенных строк или столбцов. Для группировки строк (группировка столбцов осуществляется точно также) полностью выделите все строки документа (все разделы с итогами) и воспользуйтесь командой Данные>Группа и структура>Создание структуры. Результат может выглядеть примерно так, как на рис. 14.

Рис. 14. Окно таблицы после группировки

В результате группировки Excel добавит один столбец в области заголовков строк и объединит сгруппированные строки рамками. В нижней части каждой из рамок будут находиться кнопки со знаком «-», щелкнув на которых мышью, можно будет скрыть сгруппированные строки - при этом знак «-» превратится в знак «+». Для просмотра скрытых строк или столбцов потребуется нажать на кнопку «+».

Фильтрация данных

Фильтрация - это очень быстрый и легкий способ выделения подмножества данных, в результате которой в отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Часто фильтрацию применяют для выявления пустых, то есть не заполненных в данном столбце строк, или для отбора строк с определенным значением в выделенном столбце.

Однако наложение фильтра может помочь и для выделения, например, строк, в которых значения в определенном столбце не совпадает с указанным, больше или меньше его. В этом случае поможет Автофильтр с условием. Для подобного отбора строк выделите столбец, на основании данных которого будет осуществляться фильтрация, и включите режим Автофильтр с помощью команды Данные>Фильтр>Автофильтр. Затем раскройте окно Автофильтра - для этого потребуется щелкнуть на значке списка вверху столбца, выберите вариант «(Условие…)» и задайте условия для пользовательского автофильтра, например, как показано на рис. 15.

Рис. 15. Настройка пользовательского автофильтра

Фильтрация может помочь и в том случае, если вы имеете дело с большим количеством строк, в которых по нескольку раз повторяются значения ячеек в определенном столбце, например имена поставщиков. В то же время бывает нужно выявить всех поставщиков, упоминаемых в таблице, - в этом случае следует воспользоваться расширенной фильтрацией, которая оставляет только уникальные записи. Для такой фильтрации выделите нужный столбец с данными и примените команду Данные>Фильтр>Расширенный фильтр, включив флажок Только уникальные записи.

Формы для ввода данных

Если столбцов в таблице очень много и они не помещаются на экране, а данные - однотипные и без формул, то форма может существенно облегчить процесс ввода - при ее использовании не придется при вводе постоянно перемещаться по очень длинной строке. Форма позволяет отображать все заголовки столбцов в одном диалоговом окне с пустым полем рядом с каждым заголовком, предназначенным для ввода данных в столбец. При этом можно ввести новые данные, отредактировать имеющиеся и удалить строки из списка (рис. 16). Для вызова окна формы достаточно выполнить команду Данные>Форма.

Рис. 16. Ввод данных в форму

Чтобы опечаток было меньше

Ввод данных в таблицы - занятие достаточно кропотливое и требующее большой внимательности, и проверять себя приходится, бывает, не один раз. Однако число возможных опечаток можно снизить, например, при вводе станций-отправителей и станций-получателей, кодов продукции, фамилий из фиксированного списка и т.п.

Чтобы добиться подобного эффекта для отдельных ячеек, столбцов или строк, выделите диапазон ячеек, ввод данных в которые можно определить как некоторую закономерность, воспользуйтесь командой Данные>Проверка и в открывшемся диалоговом окне настройте правила проверки вводимых данных.

Так, чтобы обезопасить себя от ошибок при вводе кодов продукции, можно ввести перечень всех возможных для данной таблицы кодов, а затем при заполнении ячеек уже просто выбирать нужный код из списка. В этом случае следует установить тип данных - Список и указать источник списка (рис. 17).

Рис. 17. Установка параметров проверки вводимых значений

Для числовых данных, которые используются в вычислениях, бывает удобно установить условие проверки того, что введенные данные действительно являются числами. Это крайне важно, чтобы данные не «выпали» из общего итога - например на первый взгляд I5 и 15 довольно похожи, однако и понятно, что в итоговое суммирование первая величина никогда не попадет, подобные ошибки очень нередки. Предотвратить их можно, установив по команде Данные>Проверка тип данных «действительное» (рис. 18).

Рис. 18. Установка параметров проверки вводимых значений

О контроле за формулами

Как правило, при контроле ошибок в формулах пользователи долго и упорно просматривают все ячейки таблицы. Однако в программе имеется несколько специализированных средств для контроля за ошибками в формулах.

Excel автоматически проверяет правильность формул с помощью определенных правил. Эти правила не гарантируют стопроцентного отсутствия ошибок, но они помогают в какой-то степени их избежать. В результате сразу бросаются в глаза ячейки, в формулах которых неверен синтаксис, так как в них появляются сообщения об ошибках вида: #ДЕЛ/0!, #Н/Д, #ИМЯ?, #ПУСТО!, #ЧИСЛО!, #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!.

Сложнее обстоит дело с формулами, где синтаксис верный, но ошибки, тем не менее, имеют место. Если на основании правил программа приходит к выводу, что формула все-таки неверна, то в левом верхнем углу ячейки появляется зеленый треугольник, который должен привлечь внимание. Правда, просмотреть огромное количество ячеек на предмет наличия зеленых треугольников в больших таблицах с тысячами строк - удовольствие сомнительное. Поэтому в таких случаях лучше осуществить автоматический просмотр таблицы на наличие ошибок в формулах с помощью команды Сервис>Проверка наличия ошибок. По этой команде программа будет последовательно проверять все ячейки с формулами и выдавать запрос о том, что делать в каждом конкретном случае (рис. 19).

Рис. 19. Результат проверки формул на ошибки

Однако чтобы увидеть такие ячейки, все-таки придется в обоих случаях внимательно просматривать всю таблицу - при большом количестве данных это достаточно трудоемко, да и можно элементарно не заметить ячейку с формулой из-за обилия информации. В этом случае на помощь может прийти панель инструментов «Окно контрольного значения», благодаря которой придется обращать свое внимание только на ячейки с формулами и контролировать одновременно адрес ячейки, формулу в ней и полученный результат.

Для этого выделите ячейки с формулами, воспользовавшись командой Правка>Перейти, нажмите кнопку Выделить, а затем выберите параметр «формулы». Примените команду Сервис>Зависимости формул>Показать окно контрольного значения. Нажмите кнопку Добавить контрольное значение, а затем для удобства переместите панель инструментов «Окно контрольного значения» в верхнюю, нижнюю, левую или правую часть окна. Теперь для того, чтобы попасть в ячейку, на которую есть ссылка на панели инструментов Окно контрольного значения, достаточно на ней дважды щелкнуть (рис. 20), а всю остальную информацию просматривать не потребуется.

Рис. 20. Переход в конкретную ячейку с формулой

MS Outlook

Выделение встреч цветом

В календаре очень удобно выделять различные встречи при помощи одного из десяти заранее определенных цветов - с каждым цветом обычно связана конкретная метка (при необходимости текст метки можно изменить). Для этого выделите встречу, нажмите правую кнопку мыши, выберите команду Метка и определите ее цвет в соответствии с назначением встречи. В итоге календарь будет иметь примерно такой вид, как на рис. 21.

Рис. 21. Календарь с выделенными цветом встречами

Кроме того, можно установить автоматическое форматирование, которое будет выделять цветом все встречи, удовлетворяющие некоторому условию. Так, можно установить автоматическое форматирование для выделения красным цветом всех встреч, организованных директором. Для этого выделите встречу, нажмите правую кнопку мыши, выберите команду Автоформат, добавьте новое правило, щелкнув на кнопке Добавить и установив свойства правила, и определите условия для отбора встреч, щелкнув на кнопке Условие. Условие может быть сформировано, например, на основе поиска некоторого текста в поле темы, категории встречи или определяться именем организатора.

Фильтрация нежелательной почты

Многие пользователи пренебрегают возможностями автоматической обработки почты. И напрасно - ведь объем рассылаемого спама увеличивается чуть ли не в геометрической прогрессии, и самый простой выход из положения - воспользоваться встроенными возможностями Outlook.

Нежелательные сообщения можно выделять цветом, чтобы легко узнавать их, и (или) же сразу отправлять, к примеру, в папку «Удаленные» (или в любую другую). Чтобы автоматически перемещать или выделять цветом нежелательные сообщения, нажмите кнопку «Организовать», щелкните ссылку «Нежелательная почта», выберите необходимые параметры и нажмите кнопку «Включить» для каждого набора параметров (рис. 22). Здесь же можно пополнить списки адресов нежелательной почты и сообщений для взрослых. Список терминов, которые Outlook использует для отбора предполагаемых нежелательных сообщений, можно найти в файле Filters.txt.

Рис. 22. Настройка нежелательной почты

С помощью правил можно легко отфильтровывать корреспонденцию по различным критериям, скажем по отсутствию в поле Кому вашего точного адреса или по наличию в теле письма характерных для спама слов. Для этого выберите команду Сервис>Мастер Правил и создайте новое пустое правило, щелкнув на кнопке Создать и выбрав вариант Создать новое правило. Выберите правила вида «Проверка сообщений после получения», в следующем окне отметьте «не содержащие моего имени в поле Кому». В следующем окне укажите, что делать с такими сообщениями: «переместить их в папку Удаленные» (рис. 23), а затем при необходимости укажите исключения.

Рис. 23. Окно формирования правила

Печать нужных контактов

Как показывает практика, список контактов нужен не только на рабочем месте, но и, например, в командировке, куда приходиться отправляться, как правило, с одним лишь с мобильником. Конечно, синхронизировать контакты и получить их копию в памяти сотового телефона - не проблема, но при наличии большого их количества искать нужный контакт на мобильнике достаточно неудобно и в реальности часто приходится заводить две папки контактов: первую - со всеми контактами, а вторую - лишь с основными, с расчетом специально на телефон. И если на рабочем месте посмотреть полную папку контактов и соответственно получить доступ к нужному из них можно в любой момент, то в командировку, бывает, приходится брать полный список контактов (или его часть) в распечатанном виде.

Чтобы напечатать нужные контакты, выберите Вид>Текущее представление>Изменить текущее представление и, нажав кнопку Отбор, задайте параметры для отображения только тех контактов, которые требуется напечатать (рис. 24), а затем выполните команду Файл>Печать и определите стиль печати.

Рис. 24. Определение условия для представления контактов

Восстановление текста письма

Наверняка вам, как и многим другим пользователям, неоднократно приходилось получать письма, которые хотя и написаны кириллицей, абсолютно нечитаемы. Попытки прочесть такие письма в иной кодировке, например в КОИ-8, также не приводят к успеху. Это означает, что при прохождении через многочисленные почтовые узлы письмо подверглось множественным перекодировкам из одной кодовой таблицы в другую и на каком-то этапе очередное перекодирование было выполнено с ошибкой. К сожалению, средствами Outlook решить данную проблему до сих пор невозможно и приходится прибегать к услугам какой-нибудь русскоязычной программы-декодировщика, например TOT-RECODE II (http://www.smartline.ru/recode/) или Реаниматор (http://www.ars.ru/products/reanim/).

Все эти программы работают приблизительно одинаково - достаточно, например, скопировать «странный текст» в буфер обмена и обратиться к команде декодирования. Результат может выглядеть примерно так, как показано на рис. 25.

Рис. 25. Результаты работы программы TOT-RECODE II

Удаление вложенных файлов во входящей почте

Возможность отправлять в письмах файл любого формата - одно из самых полезных свойств электронной почты. Однако многие письма приходится хранить, а сообщения с вложениями занимают слишком много места. Долгое время вопрос о быстром удалении из почтовых баз присоединенных файлов при сохранении самих сообщений оставался открытым и приходилось пересылать письма самим себе, удалив вложение вручную. Теперь все делается элементарно - достаточно открыть полученное сообщение и удалить вложенный файл, воспользовавшись правой кнопкой мыши и сохранив письмо по окончании операции.

Очистка почтового ящика

Рано или поздно, неизбежно наступает момент, когда приходится заниматься чисткой своего почтового ящика. Удобнее всего делать это с помощью команды Сервис>Очистка почтового ящика, благодаря которой на одном экране оказываются объединены все опции управления размером почтового ящика.

Здесь пользователь может увидеть размер всех своих почтовых папок, включая размеры каждой отдельной подпапки; найти элементы папок, которые хранятся дольше заданного времени или имеют размер больше определенного. Это помогает быстро сориентироваться и решить, какие элементы следует удалить, а какие - просто переместить в .pst-файл.

Здесь же можно быстро запустить Автоархивацию почтового ящика (в соответствии с настройками Автоархивации), и наконец, очистить папку Удаленные (рис. 26).

Рис. 26. Окно «Очистка почтового ящика»

следущая статья серии

Полезные советы по MS Office. Часть 2

Оглавление

Ссылки по теме