Современные компании вкладывают значительные средства в приобретение программного обеспечения, которое широко используется как для управления предприятием (от офисных пакетов и программ для работы с электронной почтой до сложных ERP-систем), ведения бухгалтерского и финансового учета, так и непосредственно в процессе производства товаров и оказания услуг клиентам. Развитие информационной инфраструктуры предприятия и разнообразие используемых программных продуктов приводят к необходимости эффективного управления лицензиями на ПО.
В целях удовлетворения потребностей всех категорий пользователей производители ПО разрабатывают разнообразные программы лицензирования. Для того, чтобы воспользоваться наиболее подходящим вариантом лицензирования, оптимизировать и спланировать расходы на развитие информационной системы, а также обосновать необходимость инвестиций в ПО, мы рекомендуем внедрить Технологию управления лицензиями.
Технология управления лицензиями
Процесс внедрения технологии управления лицензиями представляет собой набор последовательных этапов:Этап 1. Сбор необходимой информации. Уточняются инфраструктурные и организационные аспекты деятельности компании, выясняются политика в области закупки и использования программного обеспечения.
Этап 2. Проведение инвентаризации установленного ПО. С помощью специальных программ производится инвентаризация установленного программного обеспечения.
Этап 3. Сопоставление лицензий и программного обеспечения. Сравнивается количество установленных программ с количеством приобретенных лицензий, выявляются недостающие лицензии, инициируется их приобретение.
Этап 4. Разработка стратегического подхода и практических процедур. Разрабатываются и/или совершенствуются имеющиеся правила и процедуры. Вырабатывается четкая, реализуемая политика в отношении всего используемого программного обеспечения. Определяются правила закупок, установки, списания программного обеспечения, назначается ответственный исполнитель.
Этап 5. Разработка плана управления лицензиями. Разрабатывается план дальнейшего управлениями лицензиями в соответствии с результатами инвентаризации и выработанными политиками и процедурами.
Результатом внедрения технологии является проработанный стратегический план управления активами, который позволяет контролировать приобретение программных продуктов, благодаря оптовым скидкам экономить денежные ресурсы и повышать эффективности работы как ИТ-службы, так и всей организации в целом.
Отсутствие или слабое управление лицензиями приводит к тому, что:
-
компания использует не в полной мере возможности программного обеспечения, что может негативно отразиться на общей эффективности бизнеса;
-
компания совершает избыточные траты на приобретение и обслуживание программного обеспечения, поскольку не занимается его учетом, планированием расходов и не имеет инструментов анализа его использования;
-
компания подвергает себя риску нарушения авторских прав ввиду отсутствия системы контроля над распространением программного обеспечения внутри организации, а также правил и процедур его приобретения и использования персоналом.
Внедрение технологии управления лицензиями на программное обеспечение позволяет:
-
повысить эффективность работы, используя самые современные технологии.
В организациях, где программное обеспечение приобретается децентрализовано и спонтанно, зачастую сосуществуют разные версии одних и тех же программ и разные программные платформы. Это приводит к возникновению проблем совместимости форматов файлов, следствием чего являются простои и излишние траты времени на выполнение рутинных операций. Управление лицензиями позволяет ввести единые стандарты на используемое программное обеспечение, своевременно выявлять потребности в новых продуктах и поддерживать тем самым высокий технологический уровень использования ПО в организации. -
оптимизировать и планировать расходы на развитие информационной системы, а также обосновать необходимость инвестиций.
Квалифицированное управление лицензиями помогает определить, какие программные продукты наиболее подходят для использования в конкретной организации. Кроме того, технология управления лицензиями позволяет выбрать оптимальную программу корпоративного лицензирования, которая может предоставить значительные скидки и возможность рассрочки платежей на оптовые закупки лицензий.
Заблаговременно позаботившись об управлении лицензиями, можно оценить, какую можно получить отдачу от вложенных инвестиций в программное обеспечение, своевременно выявить необходимость модернизации ПО и эффективно спланировать будущие инвестиции. -
сделать свой бизнес более устойчивым за счет снижения рисков.
Управление лицензиями на программное обеспечение позволяет оградить организацию от юридических, технологических и бизнес-рисков, минимизировать вероятность непредвиденных издержек, связанных с простоями и сбоями в работе информационной системы, и обеспечить своевременную техническую поддержку используемых продуктов.
Управление лицензиями также позволит препятствовать появлению нелицензионных копий продуктов на компьютерах организации, что обеспечит защиту перед государственными органами, занимающимися проверкой соблюдения авторских прав на программы для ЭВМ.