В Domino 7 мы переделали некоторые существующие функции в шаблоне R&R и добавили новые. Мы даже добавили некоторые новые функциональные возможности, связанные с R&R, в почтовый шаблон, чтобы еще больше облегчить использование R&R. Все изменения и дополнения, описанные в данной статье, были взяты из нового шаблона Resource Reservations, за исключением новых возможностей в почтовом шаблоне. Новые функциональные возможности почтовой системы описаны в последнем разделе данной статьи.
Все новые функциональные возможности R&R в Domino 7 можно использовать с любой версией Notes-клиента. Вам не нужно обновлять все ваши Notes-клиенты до версии 7, чтобы воспользоваться преимуществами новой системы R&R и ее возможностями (хотя мы настоятельно рекомендуем, чтобы вы использовали Notes-клиенты, версии которых находятся в пределах двух версий используемого вами сервера Domino). Исключение составляют новые дополнения Calendaring и Scheduling (C&S) в почтовый шаблон Notes для R&R; они требуют использования Notes-клиента версии 7.
Данная статья предназначена для всех пользователей и администраторов Notes.
Что нового в Rooms и Resources в Domino 7
Давайте начнем с рассмотрения новых функциональных возможностей Rooms и Resources (R&R) в Domino 7. В дополнение к нескольким изменениям на уровне представлений (view), мы добавили несколько новых способностей и функциональных возможностей в шаблон.
Благодаря пересмотренному дизайну системы R&R в Domino 7, существует одно незначительное изменение в работе пользователя с регистрацией ресурсов, которое должно быть выделено перед тем, как мы начнем рассматривать новые возможности. Из-за дизайна R&R-шаблона до версии 7 Domino, пользователи привыкли (несколько неправильно) предполагать, что "Если я могу сохранить запрос на резервирование в базе данных, значит мое резервирование было принято, и только я имею это помещение/ресурс". Хотя часто это было так, но не всегда. В попытке сделать это изменение понятным для пользователей, была обновлена форма Reservation Request, которая стала содержать уведомление об этом эффекте (см. рисунок 1):
Рисунок 1. Новое сообщение о регистрации
Примечание: Ради краткости фраза "помещение или ресурс" просто обозначается словом "помещение" в оставшейся части статьи. Где бы вы ни увидели ссылку "помещение", она равнозначно относится и к ресурсу. Любые имеющие значение различия, при их наличии, будут, при необходимости, отмечены.
Интеграция с Sametime
Самым заметным дополнением к функциональности R&R в Domino 7 является интеграция Sametime с базой данных R&R, как на уровне представления (см. рисунок 2)...
Рисунок 2. Интеграция с Sametime (уровень представления)
...так и на уровне резервирования (см. рисунок 3):
Рисунок 3. Интеграция с Sametime (уровень резервирования)
Это означает, что вы теперь можете быстро создать почтовое сообщение для владельца зарезервированного места, передать ему мгновенное сообщение, или добавить в ваш список контактов. Если вам нужно конкретное помещение, а другой человек уже зарезервировал его, вы можете легко связаться с ним и попытаться организовать обмен помещениями.
Автоматические напоминания
Поскольку мы долго поддерживали резервирование помещений и ресурсов с использованием C&S из почтового файла, для многих пользователей стало привычкой создание "зарегистрированных напрямую" зарезервированных мест в базе данных R&R, для того чтобы гарантировать, прежде всего, наличие помещения. Затем они используют C&S для передачи приглашений на собрание всем участникам, включая помещение, которое они предварительно зарезервировали - они просто игнорируют полученный для помещения ответ "отказ", поскольку они его уже резервировали напрямую (и очевидно, что это "новое" приглашение должно быть отклонено). К сожалению, это означает, что существует разрыв связи между реальной календарной записью в пользовательском почтовом файле и зарезервированным местом в базе данных R&R. Изменения или аннулирования, сделанные для календарной записи, не применяются в запросе на резервирование в базе данных R&R.
Такая практика может привести к дополнительным регистрациям, которые больше не являются корректными или точными. Раньше единственным решением для пользователя было не забыть вернуться в базу данных R&R и вручную изменить или удалить запрос на резервирование. Многие пользователи заметили это (как и мы) и просили выработать какое-то решение. Для этого мы добавили в Domino 7 функцию автонапоминания (autoreminder). Эта функция генерирует письмо-напоминание, передаваемое инициаторам запроса на резервирование, напоминающее о зарезервированных ими местах и предоставляющее им ссылки (doclink) на каждое такое место, имеющееся в базе данных R&R. Если зарезервированное место является тем, которое они все еще хотят зарезервировать, не нужно предпринимать никаких действий. Если зарезервированное место - это не то, что нужно, они могут легко последовать по предоставленным ссылкам к зарезервированному месту и удалить его, освобождая помещение кому-либо еще.
Эта функциональная возможность настраивается на основе сайтов (site) при помощи профиля Site в базе данных R&R. Эта функция полностью настраивается администраторами. Когда она разрешена, администратор может настроить несколько различных параметров. Первый определяет, должны ли автонапоминания передаваться для всех помещений, или только для выбранных. Это позволяет администраторам настраивать автонапоминания на передачу только для тех помещений, которые больше востребованы, либо просто для помещений, требующих дополнительного внимания.
Второй параметр позволяет администраторам определять, кто должен получать автонапоминания - каждый инициатор запроса помещения ("All reservations"), или только те, кто зарезервировал помещение напрямую в базе данных вместо использования C&S ("Manually created reservations only"). Операции резервирования, проведенные с использованием C&S, будут сохраняться в синхронизации с копией в почтовом файле инициатора запроса, поэтому существует очень малая вероятность необходимости напоминания. Большинство администраторов, вероятно, будет выбирать вариант "Manually created reservations only", то есть, автонапоминание посылается только тем пользователям, для которых существует большая вероятность "висящих" или забытых зарезервированных ими мест.
Третий параметр позволяет администраторам решить, насколько часто передаются почтовые сообщения с автонапоминанием. Значением по умолчанию является Weekly on Sunday (Ежедневно по воскресеньям). Это означает, что по воскресеньям система будет генерировать напоминание всем соответствующим пользователям по запросам, начинающимся на следующий день, понедельник, до следующего воскресенья. Это должно мягко напомнить пользователям, которые забыли удалить неиспользуемые зарезервированные места, о возможности удалить их, чтобы сделать доступными для других. Однако если администраторам этого недостаточно для работы с пользователями, которые просто не "понимают намека", настройка Daily (ежедневно) начинает передавать напоминания более часто. При выборе этого варианта вы можете передавать напоминания с настраиваемым интервалом (см. рисунок 4):
Рисунок 4. Настройки автонапоминания Daily 
Администратор имеет возможность передавать до трех автонапоминаний для зарезервированного места. На рисунке 4 администратор решил передавать первое автонапоминание за 14 дней, второе - за 7 дней и последнее - за 2 дня. Если вы хотите передать только два автонапоминания, установите последний параметр в 0, и третье автонапоминание не будет передано. С появлением этой функциональной возможностью пользователи больше не должны искать оправдания, что не удалили зарезервированные места, которые им больше не нужны, поскольку забыли о том, что зарезервировали их 6 месяцев назад. Автонапоминания предоставляют им как информацию о резервировании, так и ссылки на каждое резервирование.
Пример автонапоминания выглядит примерно так, как показано на рисунке 5.
Рисунок 5. Пример еженедельного автонапоминания
Пользователи легко могут открыть зарезервированное место, в котором они больше не нуждаются, и удалить его при помощи кнопок Action Bar, делая, таким образом, помещение доступным для других. В некоторых случаях вы можете иметь несколько резервирований для данного помещения, но видеть только одну ссылку, поскольку автонапоминание настроено администратором на "Manually created reservations only" вместо "All reservations", а другие резервирования были созданы при помощи C&S из вашего почтового файла.
Ограничение будущих резервирований
Другая практичная функциональная возможность управляет тем, на какой период в будущем пользователи могут резервировать помещения. Клиенты сообщали, что некоторые пользователи любят резервировать помещения в будущем просто на тот случай, что им когда-нибудь может понадобиться помещение. Это может привести к нехватке доступных помещений, поскольку пользователи зарезервировали их на очень длительные периоды времени без реальной необходимости в них. Для того чтобы предотвратить практику такого рода, мы добавили в Domino 7 функцию "Ограничить будущие резервирования". Эта функция позволяет администраторам устанавливать предельный период, на который пользователи могут зарезервировать помещение в будущем.
Эти параметры настраиваются на основе помещения, точно также как и время доступности. Мы добавили эту функцию в секцию Availability Settings документа Resources. Существует два способа, которыми администратор может настроить функцию: ограничить резервирования конкретным количеством дней в будущем, либо ограничить резервирования определенной датой. Значением по умолчанию является ограничение на конкретное число дней (90). Это означает, что пользователи могут зарезервировать это помещение на любую дату между сегодняшним числом и 90 дней от сегодняшнего числа. Если вы попытаетесь зарезервировать помещение за пределами установленного количества дней, то получите уведомление об отказе от Rooms and Resource Manager, либо не сможете сохранить запрос, который попробуете зарегистрировать напрямую в базе данных R&R. Уведомление об отказе различает помещение, недоступное из-за конфликта, и помещение, дата резервирования которого находится слишком далеко в будущем. Пользователи, пытающиеся создать запросы на резервирование непосредственно в базе данных R&R, получают более специфичную обратную реакцию о том, какой предел существует (см. рисунок 6).
Рисунок 6. Диалоговое окно Decline, появляющееся из-за превышения установленного предельного периода
Установка ограничение-помещения-по-конкретной-дате полезна тогда, когда помещение переходит в неисправное состояние по каким-либо причинам, например, реконструкция в течение неопределенного времени, или прекращение эксплуатации помещения.
Quick Reservations
Клиенты спрашивали о возможности быстро регистрировать резервирование без поиска помещения или выбора месторасположения. До Notes/Domino 7 форма запроса на резервирование позволяла пользователю выбрать дату и время, а затем выполнить поиск доступного помещения либо путем выбора месторасположения и помещения, либо путем поиска любого доступного помещения на основе введенной даты/времени. Для ускорения процесса резервирования помещения мы создали функцию Quick Reservation (Быстрое резервирование). Эта возможность предназначена для тех случаев, когда вы знаете, что желаемое помещение доступно в нужное вам время. Просто введите желаемое помещение, дату, время и нажмите кнопки Save и Close.
Форма Quick Reservation имеет меньше изменяемых настроек и не имеет элементов управления для поиска доступности, присутствующих в обычной форме запроса на резервирование, поэтому она загружается быстрее. В дополнение к кнопке действия Quick Reservation мы включили способность вызывать быстрое резервирование из меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши. При создании Quick Reservation поля Date, Start time, End time и Resource Name нового запроса Quick Reservation основаны на выбранном в настоящий момент времени резервировании в текущем представлении. Наследуя данные из существующих резервирований, мы еще больше ускорили процесс запроса резервирования для пользователей. Все что вам нужно установить перед сохранением запроса - это желаемую дату и время. Форма Quick Reservation показана на рисунке 7.
Удалив (ради скорости) возможность поиска помещения, мы предоставили пользователю возможность изменять помещение, которое отобразилось для него по умолчанию. Простое нажатие кнопки Select room вызовет отображение списка доступных помещений, которые могут быть запрошены. Мы не удаляли верификацию доступности перед сохранением запроса, поэтому перед сохранением запроса пользователям отобразится информация о том, действительно ли доступно помещение.
Transfer Reservation (Перенос резервирования)
Несомненно, самым популярным новым добавлением в R&R для Domino 7 является функция Transfer Reservation (Перенос резервирования). До Domino 7 единственным способом для пользователей уступить или обменять зарезервированное ими помещение с кем-то еще был способ, похожий на хореографический набор почти одновременных действий по аннулированию и запросу на резервирование, который не гарантировал, что кто-то еще не сможет, тем временем, получить помещение.
Мы заметили, что наши продвинутые пользователи разработали различные средства для обмена помещениями: они просто договаривались устно об обмене или уступке помещений, а затем помещали имя другого человека в поле Reservation Description. Они делали так потому, что это был единственный способ, которым они могли уступить зарезервированное помещение или безопасно обменять его с кем-нибудь. Эту альтернативу танцу отменить/зарезервировать было легко реализовать, но она не предоставляла владельцу текущего запроса действительный контроль над резервированием - первоначальный инициатор запроса мог делать любые изменения.
В Domino 7 мы решили устранить эту проблему и сделать процесс уступки/обмена зарезервированного помещения легким и простым. Так появилась функциональная возможность Transfer Reservation. Владельцы зарезервированных помещений могут быстро и легко уступить их кому-нибудь еще, нажав кнопку действия Transfer Reservation на любом резервировании, которое они создали непосредственно в базе данных R&R, а затем указав имя владельца нового запроса (см. рисунок 8).
Рисунок 8. Transfer Reservation
Нажатие кнопки OK немедленно сделает указанного человека владельцем запроса. Он сможет перепланировать запрос, отменить его, переместить в другое помещение или даже переместить куда-нибудь еще. Обмен помещениями теперь стал таким же простым, как передача пользователями своих зарезервированных мест друг другу. Нет больше танцев отмена/запрос; изменения проводятся немедленно и не оставляют шансов кому-либо еще зарезервировать помещение, занятое другими пользователями.
В дополнение к способности владельцев зарезервированных мест уступать или обмениваться ими с кем-то еще, администраторы теперь тоже имеют возможность передавать резервирования другому человеку. Это полезно тогда, когда владелец зарезервированного места недоступен, потому что находится в отпуске, покинул компанию или не может по каким-либо причинам выполнить передачу самостоятельно. Администратору не нужно больше удалять зарезервированные места для того человека, который ушел из компании, поскольку заменивший его работник может создать свои собственные резервирования. Эта функциональная возможность, несомненно, является самой популярной новой возможностью R&R, которую мы добавили в Domino 7, основываясь на полученной нами информации от потребителей программы Domino 7 Beta, как внутренних, так и внешних.
Calendaring & Scheduling с Rooms and Resources
Функциональностям Notes 7 Calendaring & Scheduling (составление календаря и планирование) также было уделено внимание (касательно R&R). Многие пользователи сообщали, что хотя их компания может иметь много помещений или ресурсов, они регулярно использовали только некоторые из них. Обычно, те, которые расположены наиболее близко или наиболее удобно для пользователя. Для того чтобы сделать задачу выбора помещения проще, мы добавили функцию Preferred Room (Предпочтительное помещение) в почтовый шаблон Notes 7. Функция Preferred Room хранит названия тех помещений, которые вы предпочитаете использовать для собраний, и предлагает этот список пользователю для выбора перед списком всех возможных помещений или ресурсов.
Пользователи сначала увидят что-то похожее на рисунок 9, когда будут выбирать Room или Resource в форме приглашения на собрание. Нажатие кнопки выбора приведет к появлению диалогового окна, содержащего предпочтительные помещения.
Рисунок 9. Диалоговое окно выбора Preferred Room 
Если желаемого помещения нет в списке, просто измените адресную книгу/каталог с Preferred Rooms на любую другую адресную книгу/каталог, затем выберите любое помещение, которое захотите. Эта функциональная возможность предназначена также для того, чтобы узнать, какое помещение каждый пользователь считает предпочтительным. Если приглашение на собрание содержит помещение, не присутствующее в вашем списке предпочтительных помещений, отобразится запрос на его добавление в этот список (см. рисунок 10).
Рисунок 10. Диалоговое окно для автоматического добавления Preferred Room 
В этом диалоговом окне вы можете указать нужно ли добавить помещение в ваш список предпочтительных помещений, и должна ли система продолжать узнавать предпочтительные помещения при будущих действиях по резервированию. Функция предпочтительных помещений также может быть настроена вручную путем выбора закладки Calendar & To Do - Rooms and Resources почтового файла Preferences (см. рисунок 11). В нижней половине этой закладки настраиваются предпочтительные помещения и ресурсы.
Рисунок 11. Настройка Preferred Room
Нажатие Manage Rooms List позволяет вам изменить текущий список любым способом. Если помещение больше не доступно (или не является больше предпочтительным), вы можете легко удалить его из вашего списка. Добавить помещения так же просто, как выполнить двойной щелчок по названию помещения в списке выбора и нажать кнопку OK для возвращения в диалоговое окно Preferences. Кроме того, если вы ранее выбрали "Do not prompt me again" ("Не запрашивать меня опять") (см. рисунок 10), но позже изменили свое мнение, здесь вы можете сбросить эту настройку. Выбор варианта "Prompt me to add rooms to my list when scheduling meetings" ("Запрашивать у меня добавление помещений в мой список при планировании собраний") (см. рисунок 11) сбросит эту настройку в первоначальное значение по умолчанию.
Настройки Preferred Room также используются для действий "Find Room(s)" или "Find Resource(s)", выполняемых при нажатии кнопки действия Find Room or Resource. Диалоговое окно Scheduler, используемое для поиска доступного помещения, имеет новый параметр: "Limit search to preferred rooms for this site" ("Ограничить поиск предпочтительными помещениями для данного сайта"). Если этот флажок отмечен перед нажатием кнопки Search, Notes будет искать только помещения из вашего списка предпочтительных помещений в указанном сайте. В противном случае система будет искать все доступные помещения. Эта дополнительная фильтрация помогает пользователям при поиске помещения для собраний игнорировать те, которые их не интересуют. Например, без фильтра предпочтительных помещений вы должны были бы прокрутить список всех доступных помещений (в относительно маленьком окне), чтобы определить, доступно ли какое-то конкретное помещение. Однако если вы сначала установите флажок, Notes ограничит поиск более удобным списком.
Функция предпочтительных помещений делает использование R&R в корпоративной среде намного менее пугающим. Она также хорошо работает и для более маленьких предприятий, в которых пользователи имеют меньшее число вариантов, но используют только их подмножество.
Другие дополнения, связанные с R&R, в клиенте Notes 7 были сделаны в диалоговых окнах выбора помещения. Теперь в адресной книге при выборе помещений вы найдете больше доступной информации (см. рисунок 12).
Рисунок 12. Диалоговое окно Room selection 
Если помещение имеет какие-то ограничения, установленные владельцем, возле его названия будет отображаться пиктограмма "охотники за привидениями" (красная окружность с диагональной линией) (см. рисунок 12). Это позволит вам сразу же узнать, что помещение имеет какие-то ограничения, установленные владельцем, и что ваш запрос этого помещения может не обработаться автоматически, а также может быть не принят/отклонен. Кроме того, отображается и другая информация, например, вместимость помещения или описание (без необходимости прокручивать панель в диалоговом окне), просто при движении курсора мышки над названием помещения. Подробная информация о помещении будет отображаться в текстовом всплывающем окне тоже без необходимости прокрутки, поэтому вы можете найти помещение для работы быстрее, чем прежде.
Заключение
Функциональность Rooms и Resources в Domino 7 претерпела очень существенную ревизию и изменение внешнего вида. Кроме полной реконструкции ее архитектуры было добавлено несколько новых функций в Rooms и Resources вместе с некоторыми улучшениями для пользователей C&S. Многие из новых функций были основаны на предложениях и запросах пользователей, а также на нашем внутреннем развертывании R&R и анкетировании наших наиболее активных пользователей. Почти все эти новые возможности можно использовать как клиентами Notes 7, так и Notes-клиентами более ранних версий. Это означает, что установленную клиентскую базу не обязательно обновлять для начала использования этих отличных функциональных возможностей R&R.
Мы настойчиво пытались улучшить и усовершенствовать как работу пользователя, так и способность администратора управлять установками R&R.