Office, необходимый для любого офисаИсточник: КомпьютерПресс, 7/2004 Александр Прохоров
Оглавление- Что такое Office? Примерно таким был диалог двух начинающих пользователей, который я случайно услышал. Однако и профессионалы дают не менее пространное определение. Например, в уважаемой мною энциклопедии Wikipedia приводится такое толкование офисных пакетов: "Офисный пакет (office applications suite), или office suite, offimatic suite, integrated offimatic program, - это набор взаимодействующих компьютерных программ, которые обычно распространяются совместно, имеют однотипный интерфейс и рассчитаны на офисных служащих (в оригинале использовано слово "клерк", - Прим. автора), а также людей, занятых в области обработки знаний (knowledge workers)". Согласитесь, определение довольно широкое. Впрочем, это объяснимо: количество задач, с которыми сталкивается пользователь домашнего, а тем более корпоративного офиса, растет очень быстро, и столь же стремительно увеличивается количество инструментов Office. Если в начале 90-х годов под Office подразумевался набор из текстового процессора, электронной таблицы, презентационной и коммуникационной программ, то со временем в него вошли и СУБД, и графические пакеты, и средства Web-дизайна. А в Microsoft Office System 2003 можно найти массу дополнительных компонентов: InfoPath 2003, SharePoint Portal Server 2003, FrontPage 2003, OneNote 2003, Project 2003, Visio 2003 и др. Наверняка в ближайшие годы появятся и новые приложения, которые пополнят семейство Office. Давая определение понятию "офисный пакет" мы не случайно сразу перешли на названия конкретных продуктов Microsoft. Общеизвестно, что сегодня Microsoft Office - это доминирующий офисный пакет, собственные форматы которого стали стандартом де-факто, а названия Word и Excel для многих превратились в синонимы понятий "текстовый процессор" и "табличный процессор". Несмотря на то что на рынке предлагается множество решений и некоторые из них даже на слуху (например, OpenOffice.org, StarOffice, WordPerfect Office, Lotus SmartSuite), все же наибольшая доля рынка, безусловно, принадлежит Microsoft Office, поэтому обзор офисных пакетов мы начнем именно с него. Microsoft OfficeMicrosoft Office совершенствуется уже более десяти лет. Первая версия пакета под номером 3.0 вышла еще в 1992 году. В набор программ тогда входили текстовый процессор Word 2.0c, табличный процессор Excel 4.0a, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовая программа Mail. Дальнейшая история развития пакета выглядит следующим образом:
Параллельно развивались версии для Apple Macintosh:
О последних версиях Microsoft Office для Windows (Office 2003), а также об Office 2004 для Apple Macintosh следует рассказать подробнее. MS Office 2003Microsoft Office 2003, преемник Microsoft Office XP, является ключевым компонентом системы Microsoft Office System, куда входит целый ряд дополнительных приложений, включая SharePoint Portal Server 2003, InfoPath, FrontPage, Project, Visio, OneNote для Tablet PCs. Все они считаются частью Office 2003 Family, но ни одна из этих программ не входит в пакет (bundled edition). В разные выпуски Office 2003 могут входить различные приложения системы Microsoft Office System (табл. 1).
Таблица 1. Варианты поставки Microsoft Office 2003 В виде коробочных продуктов, распространяемых по каналам розничной сети, доступны четыре версии пакета: Professional, Small Business, Standard, а также Student and Teacher. Системные требования Microsoft Office 2003Для установки Microsoft Office 2003 потребуется ПК с процессором Pentium 133 МГц или более мощным, рекомендуется Pentium III. Память - 64 Мбайт ОЗУ (рекомендуется 128 Мбайт) для операционной системы, дополнительно 8 Мбайт ОЗУ для каждого из приложений, работающих одновременно. Жесткий диск - 245 Мбайт свободного места на жестком диске и 115 Мбайт на жестком диске, на котором установлена операционная система (требования к наличию свободного места на жестком диске зависят от конфигурации, а также от компонентов, выбираемых в процессе установки). Операционная система - Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3), Microsoft Windows XP или более поздней версии. ИнсталляцияИнсталляционный процесс Office 2003 не претерпел особых изменений по сравнению с Office XP. Используя режим Customized installation, вы можете установить Word и Excel, но пропустить установку PowerPoint. При выборе всех компонентов офисный пакет будет занимать от 260 до 590 Mбайт в зависимости от версии. Office 2003 предусматривает не слишком удобный для пользователей процесс активации, примененный впервые в MS Office XP, при котором программа привязывается к определенному компьютеру. Недавно Microsoft ослабила свои лицензионные ограничения для Office 2003 Student & Teacher Edition, позволив инсталлировать данную версию на три разных компьютера. Остальные версии, находящиеся в розничной продаже, - Standard, Professional и Small Business - допускают установку только на два компьютера. Следует подчеркнуть, что Office 2003 выполняется только под управлением Windows 2000/XP. Новые возможности для домашних пользователей в Microsoft OfficeЦелый ряд функций, реализованных в Microsoft Office System, направлен на оптимизацию работы корпоративных пользователей, для которых важна поддержка eXtensible Markup Language (XML), а также возможность организации Document Workspaces - виртуальной среды общения, где пользователи Word, Excel и PowerPoint могут обмениваться документами в реальном времени. Document Workspaces требует использования технологии SharePoint. Windows SharePoint Services распространяется как часть Windows Server 2003 и позволяет пользователям Office более эффективно работать над документами. Домашние пользователи этой функции не получат. Учитывая тему нашего спецвыпуска - "Обязательная программа", мы ограничимся описанием тех нововведений в Microsoft Office, которые доступны для домашних пользователей, и ознакомимся с возможностями основных программ этого пакета - Word, Outlook, Excel и PowerPoint. Word 2003В Word 2003 появился новый режим чтения - Reading Layout Mode, который предоставляет одностраничный и многостраничный режимы для чтения, как в приложении Adobe Reader, но при этом позволяет не только читать, но и редактировать документ. Постраничные иконки (в левой части экрана на рис. 1) помогают ориентироваться в больших документах. Удобным новшеством является возможность закрепления стиля, что позволяет избежать внедрения большого количества стилей при копировании фрагментов из разных источников. В пункте Editing Restrictions (Ограничения по редактированию) вы можете указать различные режимы ограничений редактирования, вплоть до режима Read only (рис. 2).
Рис. 1. Режим чтения Reading Layout Mode
Рис. 2. Панель Format Restrictions Работая с Word 2003, можно делать рукописные пометки (рис. 3), которые программа распознает.
Рис. 3. Пример распознавания рукописного текста Используя Word 2003 как e-mail-редактор в Outlook 2003, вы можете быстро добавить в ваше послание рукописные пометки (рис. 4).
Рис. 4. Рукописные пометки в Word при использовании его в качестве e-mail-редактора В Word 2003 расширены возможности по работе с дополнительными онлайн-ресурсами ресурсами. Используя область задач Research Task Pane, из Word 2003 можно обратиться к электронным словарям, тезаурусам и поисковым Web-узлам, что позволяет быстро найти нужные данные и включить их в документ (рис. 5). Возможность пользоваться ресурсами Web-узла Microsoft Office Online (профессионально разработанные шаблоны, интерактивное обучение и т.п.) существенно ускоряет работу.
Рис. 5. Не покидая приложений Office, можно получить доступ к онлайновым услугам В последнее время появился ряд новых интерактивных онлайновых служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступна электронная энциклопедия "Кругосвет", системы поиска товаров в Интернет-магазинах "Озон" и SoftKey, основанные на использовании возможностей работы с языком XML и технологии Web-служб. Пользователи Microsoft Office 2003 могут осуществлять поиск по энциклопедии "Кругосвет" с учетом морфологии русского языка (рис. 6). Все статьи можно сохранить и распечатать. Энциклопедия обновляется шесть раз в год.
Рис. 6. Пример справки на базе электронной энциклопедии "Кругосвет" Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам. В Word 2003 реализован оригинальный формат файла XML, позволяющий сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирование Word, хотя, возможно, данная функция не так важна для домашних пользователей, как для корпоративных. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и иные файлы хранятся отдельно. Доступна также функция преобразования, позволяющая перевести файл Word XML в формат HTML 4.0 или XHTML для отображения его в Web-обозревателе. Outlook 2003В Outlook 2003 было произведено наибольшее количество изменений. Прежний двухколоночный интерфейс программы заменен на трехпанельный (рис. 7), что обеспечивает более рациональное расположение сообщений на экране. Это, в свою очередь, позволяет реже открывать письма в отдельном окне, избавляя тем самым от необходимости следить за множеством отдельных окон для каждого сообщения.
Рис. 7. Обновленный интерфейс Outlook 2003 Появились новые возможности управления письмами. Функция интеллектуальной группировки почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список подобных разделов, например, "сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год". При этом с такими группами можно работать как с отдельными объектами. Например, можно перетащить пункт "за последний месяц" в отдельную папку и сохранить там в качестве архива. Еще одно новшество - виртуальные папки поиска Search Folders, в которых отображаются результаты определенных поисковых запросов, - позволяет удобнее осуществлять сортировку и обработку почты. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. Создавая такую папку, вы генерируете фильтр, который по заданным критериям ищет письма и выдает результаты. Например, можно создать папку, в которой будут отображаться все послания от определенного человека. При этом все его письма будут находиться в тех папках, куда они пришли. Процедура создания нового сообщения электронной почты упрощена за счет оптимизации работы с Microsoft Word в качестве редактора сообщений электронной почты. Изменив интерфейс, удалось сократить количество кнопок на экране и освободить больше места для сообщений. Изменилось также окно выбора адресной книги, которое теперь имеет более удобный интерфейс, масштабируется и может отображать больше записей (рис. 8).
Рис. 8. Упрощена процедура создания нового сообщения В Outlook 2003 появилась еще одна полезная функция - хранить записи контактов теперь можно вместе с фотографиями (рис. 9).
Рис. 9. Хранить записи контактов можно вместе с изображениями В Outlook 2003 реализован настраиваемый фильтр спама. В случае получения подозрительного сообщения появляется окно, показанное на рис. 10. Программа сообщит, что пришло сообщение с подозрением на спам и письмо автоматически перемещено в папку Junk E-mail folder, где оно позднее может быть просмотрено.
Рис. 10. Сообщение о скачивании письма с подозрением на спам Новый Outlook обеспечивает режим, при котором запрещено автоматическое скачивание изображений с Web-сервера, что не позволяет спам-изображениям занимать ваш трафик и грузить изображения оскорбительного характера. Очевидно, что факт загрузки изображений с сервера является подтверждением того, что почта кем-то прочитывается. Данная возможность может использоваться спамерами для проверки актуальности адресов в спам-листах. Таким образом Outlook 2003 обеспечивает функцию блокировки внешнего содержимого, которая пресекает все попытки подключиться к Web-серверу в Интернете, пока пользователь не решит просмотреть его содержимое. В новом Outlook усовершенствованы правила оповещений (рис. 11). В частности, пользователи могут выбрать звуковое оповещение, которым будет сопровождаться получение письма от конкретного человека или с наличием ключевого слова. Специальные сообщения (desktop alerts), появляющиеся по мере поступления новых писем, позволяют увидеть отправителя, тему письма (subject) и небольшой фрагмент текста. Alerts-сообщения позволяют принять решение по письму: читать его или удалить - не вызывая интерфейса Outlook.
Рис. 11. Панель Rulez Wizard Outlook 2003 PowerPoint 2003В PowerPoint 2003 улучшен интерфейс показа слайдов (рис. 12). Перемещаться по презентации стало значительно легче. В программе появился усовершенствованный вьюер (PowerPoint Viewer), позволяющий пользователям, у которых не установлена программа PowerPoint, просматривать PowerPoint-презентации. Помимо этого программа приобрела целый ряд новых функций. Появились смарт-тэги, панель для доступа к справочной онлайновой информации, а также возможность просматривать полноэкранные фильмы как PowerPoint-презентации.
Рис. 12. Интерфейс PowerPoint 2003 В PowerPoint 2003 улучшена поддержка примечаний. Впервые появилось такое удобное средство, как маркер (рис. 13). Во время обсуждения презентации часто необходимо выделить какие-то важные детали слайда, что теперь удобно сделать с помощью маркера. Можно делать заметки на слайдах и сохранять их для последующего использования.
Рис. 13. В процессе демонстрации на слайде можно делать пометки и выделения маркером PowerPoint 2003 поддерживает расширенный набор форматов списков воспроизведения: ASX, WMX, M3U, WVX, WAX и WMA. Появилась возможность полноэкранного воспроизведения. Пользователи PowerPoint 2003 смогут демонстрировать фильмы на всем экране, а не в маленьком прямоугольнике внутри слайда, как это было реализовано в предыдущих версиях программы. Excel 2003В Excel 2003 усовершенствована работа смарт-тэгов. В новой версии программы можно связать действия смарт-тэга с определенным разделом электронной таблицы. Анализ в Excel 2003 стал более эффективным благодаря усовершенствованным статистическим функциям. За счет поддержки языка XML Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Поддержку языка XML можно также использовать для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных. Таким образом обеспечивается динамическое обновление данных в реальном времени для анализа в любом формате Excel 2003. Весьма полезной при работе в Excel является новая функция сравнения документов - Compare Side by Side, позволяющая сравнивать отдельные записи в строках Excel-документов. В процессе одновременного скроллинга двух документов в режиме Compare Side by Side можно легко сравнить различные значения в одинаковых строчках таблиц (рис. 14).
Рис. 14. Синхронный скроллинг позволяет удобно сравнивать документы Office 2004 для Apple MacintoshКомпания Microsoft продолжает совершенствовать пакет Office для Macintosh, которым на данный момент в мире пользуются около 7 млн. человек. В мае этого года Microsoft объявила о выходе последней версии пакета Microsoft Office 2004 для компьютеров Macintosh, производимых компанией Apple Computer, Inc. Пока покупателям доступна только стандартная версия пакета и ее модификации: вариант для обновления предыдущих версий Office для Macintosh и редакция для учащихся и преподавателей, распространяемая по льготной цене. Выход профессиональной редакции откладывается на более поздний срок. В стандартную версию входят приложения Word, Excel, PowerPoint, Entourage (аналог Outlook), Интернет-пейджер MSN Messenger, а также ряд вспомогательных утилит. Учитывая, что пользователи Mac при работе с Office неизбежно будут обмениваться документами с пользователями ПК, в Office 2004 появился инструмент под названием Compatibility Report для проверки совместимости подготовленных документов с форматами Office других версий - как для Mac OS, так и для Windows. Утилита указывает на возможные проблемы с совместимостью и предлагает варианты их устранения. Новый Office 2004 обладает множеством инновационных функций. Впервые реализована поддержка длинных имен файлов (более 31 символа). Новый компонент Scrapbook (рис. 15) обеспечивает хранение, расширенный поиск и прямые вставки в документы. В Scrapbook можно помещать часто требующиеся в работе фрагменты текста, картинки, которые можно сохранять в виде отдельных файлов во всех основных графических форматах.
Рис. 15. Scrapbook В текстовом редакторе Word появилась новая функция - прозрачное окно. Пока редактор не используется, через него видны документы на рабочем столе, а при нажатии клавиш окно становится непрозрачным. Режим записной книжки Notebook Layout View (рис. 16) позволяет осуществлять поиск информации, делать пометки и внедрять голосовые сообщения непосредственно в документ.
Рис. 16. Word 2004 Notebook Layout View Почтовый клиент Entourage получил функции, знакомые по Outlook 2003, - трехпанельную структуру и фильтр спама. Интересным нововведением является приложение Project Center, которое позволяет свести воедино всю информацию, касающуюся каждого конкретного проекта. Можно просматривать письма, файлы, контакты, задания и напоминания, которые относятся к одному конкретному проекту и собраны в одном месте (рис. 17).
Рис. 17. Project Center 2004 Редактор таблиц Excel (рис. 18) также получил дополнительные новые возможности. В их числе - поддержка XML-файлов, "умные" кнопки (smart buttons), а также вид плана страницы. Excel также содержит ряд новых инструментов для построения и редактирования таблиц и графиков, необходимых при работе с данными большого объема. "Умные" кнопки облегчают работу с фрагментами документа, реализуют функцию автозаполнения. По сути они являются аналогами смарт-тэгов в Microsoft Office для Windows.
Рис. 18. Excel 2004 Редактор презентаций PowerPoint получил 100 новых шаблонов, анимационных модулей и других эффектов. Обновилась галерея ClipArt, улучшено форматирование фона и функция прозрачности. Microsoft Office Standard Edition (Word 2004, Excel 2004, PowerPoint 2004, Entourage 2004 и MSN Messenger Version 4.0) будет продаваться по цене 399 долл. за полную версию или 239 долл. за обновление; версия программы для студентов и учителей (Office Student and Teacher Edition) за 149 долл. Цена профессиональной версии составит 499 долл. за полный пакет и 329 долл. - за обновление. Все три конфигурации требуют ОС Mac OS X версии не ниже 10.2.8. Скачать бесплатный Office 2004 for Mac Test Drive (200 Мбайт) можно с сайта Microsoft. Есть ли альтернатива?Несмотря на то что MS Office давно завоевал рынок, попытки потеснить его не прекращаются. Причем стремление конкурентов завоевать рынок понятно, но понятно также и желание пользователей иметь возможность выбора между несколькими достойными решениями. Абсолютное доминирование того или иного приложения создает так называемый lock-in-эффект1, или vendor lock-in, - ситуацию, когда клиент (пользователь) становится зависимым от продукта вендора и не может перейти к другому вендору или услуге без финансовых потерь. Следует также отметить, что многим пользователям достаточно возможностей MS Office 97 и они хотели бы оставаться в рамках этой системы, если бы это было возможно. Они полагают, что Microsoft навязывает им апгрейд и вынуждает тратить деньги на те функции, которые они не собираются использовать. Что ж, за поиском альтернативных решений далеко ходить не надо. Основными конкурентами MS Office являются OpenOffice.org, бесплатный (open source) офисный пакет (или его модификация StarOffice, распространяемая компанией Sun), и пакет компании Corel - WordPerfect Office. 1 Дословно - "запертый". Вкратце рассмотрим возможности этих приложений. OpenOffice.org, StarOffice 6.0OpenOffice.org - это свободно распространяемый набор офисных программ. Пользователям, нуждающимся в лицензионной поддержке, имеет смысл обратить внимание на StarOffice 6.0, который базируется на том же исходном коде, что и OpenOffice, однако включает некоторые несвободные компоненты: шрифты, клипарты, коллекцию шаблонов и др. Для российских пользователей доступна локализованная версия StarOffice 6.0. В приложениях StarOffice 6.0 реализован набор функций, необходимый для полноценного офисного пакета: текстовый редактор, электронные таблицы, возможность создания презентаций, графические редакторы и базы данных, которые полностью интегрированы и просты в использовании. Приложения StarOffice могут работать на различных платформах, включая Solaris, Linux и Microsoft Windows. В офисный пакет StarOffice 6.0 входят:
StarOffice работает под Solaris (на SPARC и Intel), Linux (Intel) и Microsoft Windows. В отличие от предыдущего релиза (5.2), StarOffice 6.0 распространяется по модели полицензионной оплаты. Стоимость лицензии русской версии для корпоративных покупателей (от 25 лицензий) - от 35 до 60 долл., цены для OEM не объявлялись, а о коробочном выпуске пакета в Sun говорят лишь в сослагательном наклонении. Оригинальный StarOffice лицензируется корпорациям (от 150 лицензий) по цене от 25 до 50 долл. Для малого бизнеса пакет из 25 лицензий предлагается за 1500 долл. Рекомендованная розничная цена коробки - 75,95 долл. Определенным категориям пользователей (таким как покупатели станций SunRay и образовательным учреждениям) пакет планируется лицензировать бесплатно. В табл. 2 представлены результаты сравнения пакетов OpenOffice.org и Microsoft Office.
Таблица 2. Сравнительный анализ OpenOffice.org и Office 2003 WordPerfect Office 12WordPerfect Office - это еще один офисный пакет от известного разработчика - компании Corel. В марте этого года Corel представила новую, 12-ю версию пакета. При ее подготовке наибольшее внимание уделялось вопросам совместимости с приложениями и файлами Microsoft Office. При этом цена продукта почти в два раза ниже по сравнению с MS Office 2003. Преобразование документов, таблиц и презентаций, созданных в WordPerfect, в файлы MS Office стало проще и удобнее. Усовершенствованные фильтры WordPerfect рассчитаны на последние версии Word, Excel и PowerPoint, входящие в состав ПО Office 2003. Поддерживается экспорт в форматы XML и PDF. Новая функция Workspace Manager позволяет переключаться в режим, имитирующий работу с офисными программами Microsoft, включая размещение меню и комбинации клавиш. Интересным дополнением, расширяющим функциональность офисного пакета Corel, стал набор средств, лицензированный у ZIM Technologies и получивший название WordPerfect Wireless Office Suite. Он позволяет владельцам WordPerfect 12 отсылать информацию из приложений пакета на мобильные телефоны в виде SMS, а также принимать такие сообщения и автоматически интегрировать содержащиеся в них данные, например, в электронные таблицы Quattro Pro. Цена стандартной версии WordPerfect Office 12 начинается с 299,99 долл., апгрейд с предыдущих версий обойдется в 149,99 долл., а специальное издание пакета для учебных заведений стоит 99,99 долл. Разговор о том, что тот или иной офисный пакет, благодаря своей ценовой политике, сможет реально потеснить MS Office, идет уже много лет, однако ситуация практически не меняется. Сторонники альтернативных решений в России часто объясняют это тем, что популярность в России MS Office обусловлена возможностью купить пиратскую копию этого дорогого продукта. Однако региональный менеджер Microsoft Павел Ершов опроверг это суждение: "Есть мнение, что если бы не было пиратства, то Microsoft Office никто бы не пользовался. Однако это не так. Примером может служить Швеция, где пиратства практически нет. В 2000 году в этой стране был отмечен самый высокий уровень распространения Office - 98%, не хватило 1% до 99, и шведы очень из-за этого расстроились. Уместно привести также комментарии Павла Ершова по поводу сравнения StarOffice и Microsoft Office 2003: "Правильнее было бы сравнивать StarOffice и Microsoft Office 97. Они близки по функционалу, выполняют те же самые задачи, работают одинаково стабильно. Но Office 97 мы уже не продаем. Мы продаем продукты на два шага вперед. Использовать компьютер как печатную машинку неэффективно. Мы же говорим о повышении эффективности работы". Очевидно, что успех MS Office связан с преобладанием Windows на настольных ПК. Ситуация может измениться по мере роста числа компьютеров под управлением Linux. Однако если посмотреть на статистику выхода в Интернет с компьютеров под управлением той или иной операционной системы, то несложно заметить, что доля Linux составляет менее 3% и динамика роста доли данной ОС невелика (табл. 3).
Таблица 3. Статистика выхода в Интернет с компьютеров под управлением той или иной операционной системы, % Таким образом, в качестве обязательного офисного пакета пока можно смело рекомендовать Microsoft Office. Дополнительная информация
|