Люди используют Notes/Domino самыми разными способами, но один из наиболее популярных - реализация почтовой системы и системы обмена сообщениями. Для этих целей Notes/Domino 7 предлагает значительные улучшения функциональности почтовой системы, включая расширенный календарь и планирование. В данной статье приведен обзор некоторых новых функций, наиболее важных и полезных.
Простота совместной работы - это заклинание Lotus Notes, начиная с его первой версии. Notes/Domino 7 продолжает данную тенденцию, помогая пользователям сотрудничать более эффективно. Разработчики, конечные пользователи, бизнес-партнеры и клиенты по всему миру жаждут исследовать и узнать, как Lotus Notes/Domino 7 помогает улучшить эффективность, простоту использования и IT-инфраструктуру.
В данной статье рассмотрены новые функциональные возможности, включенные в почтовую базу данных Notes 7. К ним относятся возможности почтовой системы, а также функции Calendar и Scheduling. Мы предполагаем, что вы знакомы с основами функциональности Notes. Обзор всех новых функциональных возможностей в Notes 7 и Domino Designer 7 приведен в статье по Lotus "Новые функциональные возможности в Lotus Notes и Domino Designer 7.0".
Новые функциональные возможности почтовой системы
Почтовая система Notes 7 предлагает большое число новых функциональных возможностей. К ним относятся:
- Маркировка сообщений на основе списка получателей;
- Система мгновенного обмена сообщениями из почтовой базы данных;
- Функция Quick Flags для сообщений Follow Up;
- Автосохранение текущего документа;
- Блокировка почты от отправителя.
В следующих разделах эти функции описаны подробно.
Маркировка сообщений на основе списка получателей
Маркировка сообщений была введена в Notes 6. В Notes 7 дополнительный параметр позволяет отображать в почтовых представлениях пиктограммы, сигнализирующие о важности каждого сообщения, на основе списка получателей в полях To и cc. Эти индикаторы помогают быстро идентифицировать самые критично важные сообщения, адресованные вам, и ответить на них (см. рисунок 1).
Рисунок 1. Отображение индикаторов для каждого сообщения в папке Inbox 
На рисунке 1 вы найдете столбец, отображающий для каждого принятого сообщения заполненную окружность, наполовину заполненную окружность и пустую окружность. Заполненная окружность указывает на то, что вы единственный получатель в поле To сообщения. Наполовину заполненная окружность указывает на то, что вы один из числа "x" получателей, включенных в поле To сообщения, а пустая окружность указывает на то, что ваше имя включено в поле cc (или одно из более числа "x" имен в поле To) сообщения. Столбец индикаторов может быть отсортирован, для того чтобы вы быстро нашли сообщения, адресованные вам. Эти индикаторы помогают определить степень внимания, которую нужно уделить сообщению.
Вы можете также настроить предпочтения маркировки сообщений. Для этого:
- В почтовой базе данных выберите Actions - Tools - Preferences;
- Под Mail выберите закладку Message Marking;
- Выберите закладку Recipients;
- Выберите параметры для отображения соответствующей пиктограммы. Вы можете также указать любые альтернативные или групповые имена, под которыми почта может быть вам послана, и для которых вы хотите применить эти предпочтения (см. рисунок 2).
Рисунок 2. Закладка Recipients в диалоговом окне Preferences 
Система мгновенного обмена сообщениями из почтовой базы данных
Система мгновенного обмена сообщениями sametime тесно интегрирована в Notes 7 с почтовой базой данных. Используя эту функциональную возможность, вы можете общаться с коллегами из вашей почтовой базы данных. Примечание: Система мгновенного обмена сообщениями sametime должна быть настроена в вашем клиенте Notes 7 для использования этой функции. Это делается в документе Location на закладке Servers в разделе "IBM Lotus Sametime server".
Notes 7 предоставляет возможность сохранить копию переписки (chat) в текстовом файле или в почтовой базе данных. Для просмотра сохраненной в вашей почте копии нажмите Views - Chat Transcripts в левой навигационной панели почтовой базы данных (см. рисунок 3).
Рисунок 3. Сохраненные копии переписки в виде Chat Transcripts 
Вид (view) Chat Transcripts отображает документ с именем человека, с которым вы переписывались, а также дату и время сохранения копии. Пиктограммы "Chat I started" ("Начатые мной переписки") и "Chat I took part in" ("Переписки, в которых я принимал участие") помогают найти конкретную копию. Вы можете перенаправить сохраненные копии переписки, мгновенно делясь информацией с другими людьми.
Notes 7 позволяет установить предпочтения для сигналов и предпочтения для сохранения копий переписки, а также установить временные метки во время переписки. Эти предпочтения можно установить через File - Preferences - User Preferences. Затем выберите Instant Messaging - Options. Появится диалоговое окно Instant Messaging preferences (см. рисунок 4).
Рисунок 4: Предпочтения Instant Messaging 
Функция Quick Flags для сообщений Follow Up
Функция Quick Flags позволяет вам установить флажки приоритетов сообщений для Follow Up (последующие действия) без отображения диалогового окна Follow Up. Такой флаг для сообщения можно установить, нажав параметр Quick Flag ниже меню Follow Up (см. рисунок 5).
Рисунок 5. Параметры функции Quick Flags в меню Follow Up 
Quick Flags устанавливаются в значения по умолчанию в предпочтениях Follow Up (см. рисунок 6). Для изменения предпочтений по умолчанию сделайте следующее:
- Выберите Actions - Tools - Preferences.
- Перейдите на закладку Follow Up.
- Укажите важность последующих действий (будет использоваться по умолчанию), выбрав один из уровней приоритета (Urgent priority - срочный, Normal priority -нормальный, Low priority - низкий).
- Если захотите, можете установить время и дату по умолчанию для последующих действий, и настроить сигнализацию.
Рисунок 6. Закладка Follow Up в диалоговом окне Preferences 
Вы можете использовать Follow Up MiniView для комментариев по последующим действиям, которые должны выполнить. Кроме того, Notes 7 позволяет обращаться к сообщениям, перечисленным в Follow Up MiniView из календарных видов.
Автосохранение текущего документа
В Notes 7 вы можете автоматически сохранять активный рабочий документ посредством новой функциональной возможности под названием AutoSave. Если данная функция включена, Notes сохраняет документ в локальной закодированной базе данных. Это помогает восстановить сообщения в случаях сбоя питания или аварии системы. Notes избавляется от таких сообщений или документов после отправки, сохранения или удаления активного рабочего документа.
Для использования этой функциональной возможности вы должны разрешить AutoSave в ваших пользовательских настройках. Диалоговое окно User Preferences теперь содержит новый флажок для разрешения AutoSave и для установки интервала времени, по истечении которого активный рабочий документ сохраняется автоматически (см. рисунок 7).
Рисунок 7. Настройка AutoSave в диалоговом окне User Preferences 
Блокировка почты от отправителя
Почтовая база данных Notes 7 теперь позволяет вам блокировать почту от одного и более пользователей. Вы можете заблокировать электронные письма от конкретного пользователя, либо из целого почтового домена (например, @domain.com). Сообщения от блокированных пользователей передаются прямо в новую папку Junk Mail ("макулатура") в почтовой базе Notes 7.
Для блокировки почты от пользователя (пользователей):
- Выберите сообщение от пользователя, которого хотите заблокировать (или, если вы хотите заблокировать несколько отправителей сразу, выберите сообщения от каждого из них);
- Выберите Actions - Tools - Block Mail from Sender. Появится диалоговое окно Block Mail from Sender. Вы можете также использовать для этого меню, появляющееся при нажатии правой кнопки мыши;
- Выберите "Block mail from this sender (sender@domain.com)" для блокировки почты от конкретного отправителя. Вы также можете выбрать "Block mail from any address that ends with (@domain.com)". Выбор этого варианта блокирует всю почту из этого домена. Данный вариант доступен только тогда, когда отправитель имеет адрес в стиле Internet, а не в стиле Notes;
- Нажмите кнопку OK. Все будущие входящие сообщения от блокированных пользователей будут передаваться автоматически в папку Junk Mail.
Для отмены блокировки отправителя (отправителей):
- В папке Junk Mail выберите сообщение (сообщения) от того пользователя, для которого хотите снять блокировку;
- Выберите Actions - Unblock. Нажмите кнопку Yes для подтверждения адреса электронной почты, удаляемого из списка Blocked Senders. Вы можете также использовать для этого меню, появляющееся при нажатии правой кнопки мыши.
Новые функции в Calendar и Scheduling
При помощи системы мгновенного обмена сообщениями Sametime Notes 7 расширяет интеграцию на такие элементы календаря как приглашения на встречу и многие другие. Вы можете активизировать переписку в режиме онлайн с председателем встречи и другими приглашенными, включенными в план встречи.
Виды Calendar теперь усовершенствованы набором параметров фильтрации (см. рисунок 8) для быстрого доступа к записям вашего календаря.
Рисунок 8. Меню Filter в виде Calendar 
Фильтры календаря позволяют:
- Искать приглашения на встречу от конкретного инициатора встречи;
- Искать календарные записи по типу (например, по назначениям или напоминаниям);
- Искать календарные записи по состоянию (например, с состоянием "принятые");
- Просматривать календарные записи, отмеченные как личные.
Notes 7 также помогает эффективно управлять календарными записями. Действие календаря cleanup (очистка) позволяет вам удалять календарные записи на основе указанного для конкретного пользователя крайнего срока. Для выполнения этого действия вы должны обратиться к пункту Calendar Cleanup меню Tools. После выбора этого действия отобразится диалоговое окно Calendar Cleanup, предлагающее выбрать тип календарных записей для удаления и крайний срок.
Планирование собрания в календаре Notes 7 поддерживает планирование собрания в режиме онлайн (online meeting). При этом вы можете включить месторасположение собрания, пароль и принадлежности (attachments), необходимы для этого собрания. Председатель может даже ограничить онлайн-собрание только приглашенными. На вашей системе должен работать сервер Sametime с функцией Web-конференций для использования этой возможности.
При создании расписания собрания вы можете зарезервировать помещения и ресурсы для него. Календарь Notes позволяет вам искать доступное помещение и ресурсы. Вы можете выполнить этот поиск при помощи действия Find Room or Resource. Это действие доступно через Action Bar документа собрания и через меню Actions. Вы можете также установить предпочтения для Rooms и Resources (см. рисунок 9).
Для установки этих предпочтений выполните следующие действия:
- Откройте календарь и выберите Actions - Tools - Preferences. Перейдите на закладку Calendar & To Do и выберите закладку Rooms and Resources.
- Укажите место (site), сделав выбор в открывающихся по нажатии пиктограммы Address book диалоговых окнах Find Room и Find Resources.
- Выберите список Room(s), нажав кнопку Manage Room List.
- Выберите список Resource(s), нажав кнопку Manage Resource List.
- Под "Preferred Room list management" или "Preferred Resources list management" укажите, как Notes должен работать при выборе вами помещений или ресурсов для приглашения на собрание.
Рисунок 9. Закладка Rooms and Resources в закладке Calendar & To Do диалогового окна Preferences 
Установленные предпочтения для Rooms and Resources будут служить значениями по умолчанию для выбранных места (site) и списка комнат и ресурсов, отображающихся при планировании собрания. Если в какой-либо момент времени вы измените месторасположение собрания или добавите другую комнату, Notes автоматически перепланирует резервирование места.
Notes также может "научиться" идентифицировать неоптимальные помещения и автоматически добавлять их в список (или изменять значение предпочтительного места) при создании и передаче приглашения на собрание. Notes-клиент обнаружит, что указанная комната (ресурс, место) не находится в списке предпочтительных и предложит вам изменить/обновить ваш текущий список.
Примечание: Чтобы вы могли зарезервировать комнату или ресурс, каталог Domino Directory вашей организации должен поддерживать и содержать записи комнат или ресурсов. Domino-администратор должен создать документ Site Profile, указав предпочтительное имя места, и связать его с конкретной базой данных Resource Reservation и с Domino Directory. Документы Site Profile создаются в базе данных Room Reservation, размещенной на сервере Domino. Документ Resource создается в базе данных Room Reservation, а Resource Document должен быть связан с документом Site Profile. Документ Resource позволяет вам указать тип ресурса (Room (комната), Online meeting place (место для онлайн-собрания) или Other (другой)). После установки информации о ресурсе и связывания его с базой данных Room Reservation и Domino Directory, вы можете выполнять поиск свободных в определенное время комнаты и ресурсов, а также запланировать их для собрания. Более подробная информация о функциональности Rooms and Resources в Notes/Domino 7 приведена в статье "Новые функциональные возможности Rooms и Resources в Lotus Notes/Domino 7".
Используя Lotus Notes 7 Calendar, вы можете добавить предопределенный набор праздничных дней. При добавлении этого набора Notes добавляет каждый праздничный день в Calendar как ежегодное событие (anniversary). Вы должны выполнить импорт праздничных дней для создания записей в Calendar. Для добавления праздничных дней выберите Actions - Tools - Import Holidays, а затем - набор праздничных дней (см. рисунок 10).
Рисунок 10. Диалоговое окно Import Holidays 
Обратите внимание на то, что администратором Domino должен быть настроен список доступных праздничных дней.
Прочие новые функциональные возможности почтовой системы
Появляющееся при нажатии правой кнопки мыши меню почтовой базы Notes 7 было расширено множеством новых действий. К ним относятся блокировка почты от отправителя, установка Quick Flags для действий Follow Up, активизация общения, добавление отправителя в вашу адресную книгу, копирование вашего сообщения в новую памятку (memo), календарная запись или документ элемента To do (Сделать), перемещение сообщения в конкретную папку и создание QuickRule (Быстрое правило).
Notes 7 теперь поддерживает сортировку сообщений по теме. Эта возможность позволяет вам быстро найти сообщения по конкретной теме. Кроме того, Notes запрашивает у вас подтверждение при передаче сообщения с отсутствующей темой.
Notes 7 позволяет отображать только непрочитанные сообщения в папке Inbox. Это можно сделать через View Unread (см. рисунок 11). Данное действие позволяет переключаться между отображением только непрочитанных сообщений и отображением всех сообщений.
Рисунок 11. Переключение на отображение непрочитанных сообщений 
Заключение
Эти новые функциональные возможности в Lotus Notes 7 помогают определить уровень важности информации в вашей почтовой базе данных. Используя почтовую базу данных Notes 7, вы можете более эффективно организовать совместную работу с точки зрения своевременности и продуктивности, а также лучше управлять ежедневной информацией и ресурсами.