Полезные советы по MS Office. Часть 1

Источник: КомпьютерПресс, 4'2003

Светлана Шляхтина

MS Word

Возврат к месту, где была прервана работа

Word запоминает и хранит в документе последние четыре места, где вводился или редактировался текст. Чтобы вернуться к одной из этих четырех позиций, нажмите соответствующее количество раз комбинацию клавиш Shift+F5. При четвертом нажатии курсор переместится на исходную позицию. Вследствие этого при открытии уже имеющегося документа для возврата к месту, где работа была прервана, достаточно нажать комбинацию Shift+F5.

Смена регистра букв

При наборе периодически возникает необходимость переключения регистра - в результате зачастую буквы набираются не в том регистре. Чтобы быстро изменить регистр, встаньте курсором на слово, набранное не в том регистре (или выделите несколько слов), и нажимайте комбинацию клавиш Shift+F3 до тех пор, пока не получите желаемый результат.

Как избавиться от лишних пробелов

Иногда приходится работать текстом, где выравнивание производилось набором пробелов. Такой текст форматировать очень сложно, и, как правило, приходится вручную убирать лишние пробелы. В этом случае лучше прибегнуть к операции поиска и замены (Правка>Заменить). Для этого в строке поиска введите два пробела, а в строке замены - один и щелкайте на кнопке «Заменить все» до тех пор, пока не будут найдены все лишние пробелы.

Специальные символы и подстановочные знаки в операциях поиска и замены

Word предоставляет удобные возможности для проведения поиска и замены, что существенно упрощает редактирование документов, особенно при использовании специальных знаков. Существуют два типа специальных знаков - специальные символы и подстановочные знаки. Те и другие удобно вводить в строки поиска и замены, используя кнопку «Специальный» в диалоге поиска и замены (Правка >Заменить).

Специальными называют символы, которых нет на клавиатуре и (или) которые невозможно непосредственно вписать в строку поиска или замены, например принудительный обрыв строки, мягкий перенос, неразрывный пробел и т.п. (рис. 1).

Рис. 1. Выбор специальных знаков в окне поиска при отключенной опции «Подстановочные знаки»

Кроме того, включив опцию «Подстановочные знаки», можно формировать сложные условия поиска и замены, задавая диапазоны символов и выражения, отвечающие ряду условий (рис. 2).

Рис. 2. Выбор специальных знаков в окне поиска при включенной опции «Подстановочные знаки»

Специальных знаков достаточно много, и коды их можно посмотреть в справке. Мы же остановимся на некоторых конкретных примерах их использования при включенной опции «Подстановочные знаки».

Например, в документе много десятичных дробей: часть из них набрана через точку, а часть - через запятую. Нужно сделать замену так, чтобы все дроби оказались с запятой. Для этого достаточно в строке поиска ввести комбинацию (<[0-9]@).([0-9]@>) (означает, что перед точкой и после точки стоит несколько цифр из интервала от 0 до 9), а в строке замены - \1,\2 (означает, что берется первое выражение из строки поиска, поле него ставится запятая, а затем второе выражение из строки поиска).

Другой пример - в документе присутствуют пробелы перед знаками препинания и их нужно удалить. В этом случае в строке поиска следует ввести ^0032([.,:;\!\?]) (означает пробел и следующий за ним знак препинания), а в строке замены - \1 (означает, что остается первое выражение из строки поиска).

Или представим такую ситуацию - в документе встречаются английские термины и изначально нет никаких текстовых выделений. Нужно выделить все английские слова курсивом. В этом случае в строке поиска следует ввести ([A-Za-z^0032]) (означает английское слово и следующий за ним пробел), а строку замены оставить пустой. Одновременно с этим для строки замены необходимо установить соответствующий формат, воспользовавшись кнопкой «Формат».

Кроме того, встречаются обозначения с большой буквы на русском языке в кавычках вида «Формат». Нужно убрать кавычки, а сами обозначения выделить полужирным начертанием. Для этого введите в строке поиска выражение вида ([А-яа-я]@) (означает русское слово с большой буквы в кавычках), а в строке замены - \1 и установите соответствующий формат.

Возможность работы с множеством буферов обмена

Очень удобна теперь работа с буфером обмена, в который можно скопировать до 24 фрагментов (отрывков текста, картинок, диаграмм и пр.) одновременно. Для удобства обращения к панели буфера обмена вызовите ее вначале на экран, дважды нажав на комбинацию клавиш Ctrl+C. Затем очистите буфер, кликнув на кнопку «Очистить буфер обмена», и скопируйте в него нужные объекты, по очереди выделяя их и каждый раз нажимая Ctrl+C. Копировать можно из разных приложений Office.

После этого встаньте курсором в место вставки и вставьте из буфера обмена сразу всю информацию (кнопка «Вставить все») или поочередно требуемые фрагменты, дважды щелкая на каждом из них.

О сохранении в Word

Если при сохранении файла вы замечаете, что его размер явно преувеличен, причем при удалении отдельных фрагментов он не уменьшается, а даже увеличивается, то стоит проверить, не включена ли опция «разрешить быстрое сохранение».

Дело в том, что программа имеет три режима сохранения: быстрое сохранение, обычное сохранение и обычное сохранение с созданием резервной копии. При обычном сохранении файл каждый раз записывается заново в соответствии со сделанными изменениями. При сохранении с созданием резервной копии исходный файл не удаляется, а переименовывается, получая имя, начинающееся со слова «копия». По умолчанию установлен режим быстрого сохранения, в котором все сделанные в документе изменения дописываются в конец файла, а по мере внесения правок размер файла неуклонно растет и даже полное удаление содержимого не делает файл меньше - удаленные фрагменты (в том числе картинки) в действительности продолжают находиться внутри файла.

Для отключения режима быстрого сохранения выполните команду Сервис>Параметры>Сохранение и отключите флажок «разрешить быстрое сохранение». После этого размер файла будет всегда соответствовать действительности.

Печать формул

Печать формул в Word - занятие не очень благодарное (тем более что для этой цели существуют специализированные приложения), но зачастую совершенно необходимое. В таком случае, чтобы максимально облегчить себе задачу, лучше вынести все кнопки, которые придется задействовать, на панель инструментов с помощью команды Сервис>Настройка>Команды. Здесь имеются в виду редактор формул для непосредственного ввода математических формул (рис. 3) и команда «Символ», которая позволит быстро вставлять греческие буквы и математические символы из шрифта Symbol (категория «Вставка»), команды «Надстрочный знак» и «Подстрочный знак» и команда «Шрифт Symbol», которую удобно применять для преобразования выделенных латинских символов в соответствующие греческие (категория «Формат»). Сама же п ечать формулы выполняется в этом случае полностью вручную.

Рис. 3. Окно редактора формул

Можно пойти и другим путем, прибегнув к вставке полей типа Eq через Вставка>Поле. В верхней части открывшегося окна выберите категорию «Формулы», а в нижней - поле Eq, затем последовательно нажмите на кнопки «Коды поля» и «Параметры» и определите ключ для поля (рис. 4).

Рис. 4. Окно вставки поля для печати формулы вида

MS Excel

Транспонирование таблицы

Иногда возникает необходимость повернуть таблицу на 90° - в этом случае строки должны стать столбцами, а столбцы - строками. Excel легко решает эту проблему. Для этого выделите таблицу и скопируйте ее в буфер обмена, а затем воспользуйтесь специальной вставкой с флажком «транспонировать» (Правка>Специальная вставка).

О ширине столбцов

Как показывает практика, изменять ширину колонок в таблицах приходится намного чаще, нежели высоту строк. Например, ширину подгоняют под содержимое ячеек, а бывает, требуется, чтобы столбцы имели одинаковую ширину. Если столбцов мало, то обе операции выполняются очень быстро вручную. Иное дело когда их много.

Чтобы подогнать ширину столбцов в Excel под содержимое ячеек автоматически, дважды щелкните на правой границе заголовка выделенных столбцов.

А для выравнивания ширины столбцов выделите их заголовки, затем подведите мышь к вертикальной разделительной черте между любыми двумя выделенными столбцами и измените ширину. В результате столбцы станут одинаковыми по ширине.

Достаточно неприятным моментом при работе с Excel является изменение ширины столбцов при копировании таблиц с другого листа - в этом случае после копирования приходится вновь подгонять их ширину. Однако существует возможность копировать с сохранением ширины столбцов - для этого нужно нажать сразу после обычной вставки на кнопку «Параметры вставки» (рис. 5) и выбрать вариант «Сохранить ширину столбцов оригинала».

Рис. 5. Окно таблицы сразу после вставки ячеек (кнопка «Параметры вставки» активна)

Копирование форматирования одной диаграммы в другую

Оформление диаграмм Excel в большинстве случаев отнимает немало времени. Одно дело, когда речь идет о построении одной диаграммы, другое - нескольких. Существенно ускорить сам процесс форматирования можно путем простого копирования атрибутов одной диаграммы в другую.

Выделите отформатированную диаграмму (диаграмму-основу) и скопируйте ее в буфер обмена. Выделите другую диаграмму, которую нужно отформатировать, примените команду Правка>Специальная вставка и выберите пункт «Форматы».

Установка параметров печати для нескольких листов

При печати большого количества листов таблицы немало времени уходит на установку параметров печати. Однако время можно существенно сэкономить, если параметры печати для различных листов одинаковы.

Выделите все интересующие листы, удерживая клавишу Ctrl и последовательно щелкая по их ярлычкам, и воспользуйтесь командой Файл>Параметры страницы, сделав все необходимые изменения установок (рис. 6). В результате все установленные параметры будут действительны в отношении всех выбранных листов.

Рис. 6. Установка параметров печати

Формат ячеек с условием

Бывает, что среди целого списка значений (например, вычисляемых) желательно автоматически выделять шрифтом те, которые удовлетворяют какому-то числовому условию, предположим, те, что находятся в некотором интервале. В этом случае может помочь условное форматирование.

Выделите ячейки, на которые следует наложить условный формат, воспользуйтесь командой Формат>Условное форматирование, определите условие и укажите вариант форматирования (рис. 7).

Рис. 7. Окно условного форматирования

Условное форматирование может оказаться полезным при выявлении свободных ячеек в таблице. Выделите диапазон, в котором могут быть свободные ячейки, затем примените команду Формат>Условное форматирование, выбрав для условия 1 варианты «значение» и «равно». В поле значения введите «=""», а затем щелкните на кнопке «Формат» и выберите нужный цвет на вкладке «Вид». После завершения операции Excel автоматически покажет все свободные ячейки из выделенного диапазона, окрасив их в выбранный цвет, при этом в случае ввода значений в эти ячейки фоновый цвет станет таким же, как и у других ячеек на этой странице.

Автофигуры для выделения ключевых значений

Если необходимо, чтобы на экране и (или) на печати выделялось отдельное слово, фраза или вычисляемое значение, то можно поместить его в автофигуру, при этом значение в ней, как и в ячейках таблицы, будет автоматически меняться при изменении исходных данных.

Для этого создайте ячейку с печатью нужных данных. Затем нарисуйте подходящую автофигуру, выделите ее, щелкните в «Строке формул» и введите ссылку на ячейку с нужными данными (рис. 8).

Рис. 8. Пример автофигуры со ссылкой на ячейку

Внешний вид автофигуры с данными можно улучшить обычным образом, нажав правую кнопку мыши и вызвав диалоговое окно «Формат автофигуры».

Единственное неудобство в том, что в строке формул автофигуры можно указать только ссылку на конкретную ячейку (например, =A1) и нельзя ввести более сложную формулу (например, =A1*10) - появится сообщение об ошибке. Поэтому вначале приходится создавать ячейку с нужной формулой, а потом в автофигуре вводить ссылку на эту ячейку.

Создание и использование шаблонов документа

Достаточно часто приходится создавать однотипные формы документов - ускорить данный процесс может создание шаблона документа, используемого в дальнейшем в качестве основы.

Для этого нужно подготовить книгу-основу и сохранить ее как шаблон, выбрав команду Файл>Сохранить как и указав в списке «Тип файла» вариант «Шаблон». При этом в качестве папки для шаблона следует выбрать папку XLStart, где находится сама программа Excel (обычно C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart), если необходима загрузка шаблона по умолчанию (это будет стандартный шаблон), или любую другую папку при создании обычного шаблона, который будет доступен по команде Файл>Создать.

Импорт данных

Если нужные данные существуют в электронном виде, то намного приятнее воспользоваться возможностями импорта, нежели вводить информацию вручную. Нужно только знать, какой вид имеют импортируемые данные: разделены они или нет и какой знак используется в качестве разделителя (обычно табуляция, пробел, запятая или точка с запятой), если они разделены (рис. 9).

Рис. 9. Окно мастера импортирования данных

Если данные не разделены, то они представлены в формате с фиксированной шириной колонок. В этом случае мастер сам определяет границы колонок.

Для открытия импортируемых данных выберите в меню Файл>Открыть и укажите файл. Затем определите вид данных (с разделителями или фиксированной длины), и в случае данных с разделителями укажите вид разделителя, а при использовании данных фиксированной длины проконтролируйте, правильно ли мастер установил линии-разделители между колонками. Затем при необходимости установите формат данных и щелкните на кнопке «Готово».

MS Outlook

Создание кнопки для автоматической адресации сообщений

Часто бывает, что с несколькими корреспондентами переписка намного активнее, нежели со всеми остальными. В этом случае имеет смысл сделать кнопки для создания писем прямо с адресами данных корреспондентов и вывести их на стандартную панель инструментов (можно и на любую другую, но на стандартную удобнее, так как обычно она всегда открыта).

Вначале потребуется добавить на панель нужное количество кнопок. Воспользуйтесь командой Сервис>Настройка, перейдите на вкладку «Команды», выберите в поле «Категории» «Файл» и перетащите команду «Сообщение» на панель инструментов. Не закрывайте диалоговое окно «Настройки» до выполнения всех последующих действий.

Затем стоит подписать кнопки - для этого, не закрывая окно «Настройка», нужно будет последовательно щелкать на каждой из созданных кнопок правой кнопкой мыши и вводить в контекстном меню имя кнопки и стиль ее отображения (удобнее вариант «Только текст (всегда)») - рис. 10.

Рис. 10. Определение имени кнопки и стиля ее отображения

Теперь остается связать кнопки с электронными адресами корреспондентов. Для этого при открытом окне «Настройка» правой кнопкой мыши вновь вызовите контекстное меню связываемой кнопки и выберите команду Изменить гиперссылку>Открыть. На панели «Связать с» нажмите кнопку «электронной почтой» и введите адрес в поле «Адрес эл. почты». Можно указать и тему сообщения (поле «Тема»), если тема повторяется достаточно часто. Теперь по нажатии данной кнопки будет создаваться новое сообщение с уже указанным адресом (и темой), что достаточно удобно при интенсивной переписке с небольшим числом корреспондентов.

Как вставить визитную карточку в автоподпись

Подпись позволяет автоматически вставлять любой текст в отправляемые сообщения. Чаще всего используются подписи, состоящие из имени, должности и номера телефона отправителя. Можно дополнить подпись своей визитной карточкой, которая создается на базе списка контактов.

Выберите Сервис>Параметры, а затем на вкладке «Сообщение» нажмите кнопку «Выбор подписи». Щелкните на кнопке «Создать», установите необходимые параметры и нажмите кнопку «Далее». После этого щелкните на кнопке «Создать визитную карточку из списка контактов» и выберите контакт (в данном случае выбирают, естественно, собственные данные) - рис. 11 и 12.

Рис. 11. Создание подписи с визитной карточкой

Рис. 12. Письмо с подписьюи с визитной карточкой

Формы для повторяющихся писем

Если вы часто посылаете одинаковые сообщения, например отправляете отчеты о текущем состоянии дел, которые строятся на стандартной основе, то проще начинать создание подобных отчетов с заранее подготовленной формы, а не с нуля или с поиска предыдущего отчета в папке «Отправленные».

Для того чтобы сделать такую форму-основу, создайте стандартное сообщение с текстом, который всегда будет присутствовать в данных отчетах. Укажите адрес корреспондента и заполните поле темы. Затем воспользуйтесь командой Сервис>Формы >Опубликовать форму (рис. 13), указав при этом имя формы (например, «отчет_за_прошлый_месяц») и выбрав папку «Входящие» (или любую другую, из которой вы собираетесь создавать подобные отчеты).

Рис. 13. Сохранение письма в качестве формы

Выйдите из формы, сохранив ее, и перейдите в папку, где была сохранена форма (в нашем примере в папку «Входящие»). Выполните команду Действия>Создание отчет_за_прошлый_месяц, и на экране появится сообщение-основа с исходной информацией, готовое к изменениям и отправке.

Автоматическая пересылка сообщений в отдельную папку

Учитывая большой поток приходящей (уходящей) корреспонденции и тот момент, что к немалому количеству писем приходится обращаться спустя какие-то время, разумно размещать письма не в папках «Входящие» («Отправленные»), а в специально отведенных для каждой группы писем папках внутри них.

При этом удобнее, если перемещение писем будут осуществляться автоматически. Организовать автоматическую пересылку сообщений в отдельные папки очень просто. Выберите одно из сообщений пользователя, почту которого вы хотите автоматически направлять в некоторую папку. Нажмите кнопку «Организовать», установите переключатель «По папкам», во втором элементе маркированного списка уточните, о каких сообщениях идет речь: полученных или адресованных, укажите папку для пересылки писем и щелкните на кнопке «Создать» (рис. 14).

Рис. 14. Настройка папки для пересылки писем

Настройка автоответчика

При больших объемах корреспонденции, когда вы не успеваете оперативно ответить на все письма, может помочь автоответчик, который известит ваших корреспондентов о том, что вы получили их письма. И хотя сам по себе Outlook не выполняет функции автоответчика, не сложно получить тот же самый результат, используя правила.

Для этого вначале создайте новое сообщение, наберите текст автоответа и сохраните сообщение в качестве «шаблона Outlook» (не путайте: «шаблон» и «шаблон Outlook» - не одно и то же) через Файл>Сохранить как. После этого потребуется создать новое правило, на основании которого и будет работать автоответчик. Для этого выполните команду Сервис>Мастер правил, щелкните на кнопке «Создать». Поставьте флажок в поле «Создать новое правило» и выберите пункт «Проверка сообщений после получения». В следующем окне мастера укажите сообщения, которые следует отбирать (рис. 15).

Рис. 15. Определение условий выбора сообщений

В появившемся далее окне мастера правил установите, что следует делать с сообщением (в нашем случае «ответить, используя указанный шаблон»), и выберите файл с шаблоном, созданным выше для использования в качестве ответа. Затем определите письма-исключения, на которые не следует отвечать. Как правило, к исключениям относятся всевозможные рассылки; могут здесь быть указаны и сообщения от конкретных пользователей (рис. 16).

Рис. 16. Определение исключений

Теперь, если поступившее сообщение будет удовлетворять указанным условиям, Outlook автоматически направит в ответ созданное письмо-шаблон точно так же, как это сделал бы автоответчик.

Стоит отметить, что вы не сможете сохранить файл «шаблона Outlook», если в качестве редактора писем используется MS Word. В этом случае придется на момент создания шаблона отказаться от применения MS Word в качестве редактора - Сервис>Параметры>вкладка Сообщение. После сохранения шаблона все можно будет вернуть обратно.

Настройка уведомлений о получении важных писем

Бывают случаи, когда крайне важно вовремя заметить и прочитать какие-либо конкретные полученные сообщения. Если почты немного, достаточно просто сразу реагировать на звуковой сигнал и на появление значка письма в правом нижнем углу экрана. В противном случае периодическое переключение на чтение сообщений, далеко не всегда срочных, может существенно мешать работе. В этой ситуации удобнее настроить дополнительное оповещение о получении наиболее важных писем, и помогут здесь обычные правила.

Предположим, вас интересует вся информация о некотором проекте1, над которым вы работаете. В этом случае нужно настроить правила так, чтобы система реагировала на текст «Проект1» или «Проект 1» (можно добавить и другие варианты данного текста, например «к проекту1» и т.п.), который может встречаться как в теме, так и в теле письма. Для этого выберите команду Сервис>Мастер Правил и создайте новое пустое правило, щелкнув на кнопке «Создать». Выберите правила вида «Проверка сообщений после получения», в следующем окне отметьте «Содержащие <текст> в тексте или в поле Тема» и введите текст «Проект1» и «Проект 1» (рис. 17).

Рис. 17. Окно ввода текста, который должно содержать письмо

В следующем окне мастера правил установите, что нужно делать с сообщением -«известить меня, используя уведомление <текст>», - введите сам текст уведомления (рис. 18) и нажмите кнопку «Готово», чтобы завершить работу мастера правил.

Рис. 18. Окно ввода уведомления

Теперь при получении письма, содержащего текст «Проект1» или «Проект 1», сработает это правило и в результате на экране появится всплывающее окно-уведомление с соответствующим сообщением, щелкнув на кнопке «Открыть» в котором, вы сразу же попадете в поступившее письмо.

Создание персональных писем для большого количества корреспондентов

Как правило, при отправке идентичных писем многим адресатам по электронной почте принято создавать группу рассылки. Это очень быстро и удобно. Но тут есть одно «но» - в таком случае не удается создать персональные письма, то есть письма с обращением. Аналогичная проблема возникает и при необходимости отправки подобных писем по обычной почте, когда наряду с обращением требуется указать почтовые адреса на письмах и конвертах. Решением вопроса может стать использование информации из папки «Контакты» с возможностью слияния почты. Причем при необходимости регулярного проведения подобных рассылок следует сохранить результаты слияния в файле, который потом и будет использоваться в качестве основы для подготовки следующей серии писем.

Вначале потребуется быстро определить список контактов, которые необходимы для почтовой рассылки. Самый простой выход - воспользоваться категориями (можно использовать существующие в Outlook категории или создать свои собственные).

Для этого перейдите в папку «Контакты» и примените команду Вид>Текущее представление>По категориям. Если вы прежде не использовали категории, все ваши контакты окажутся в группе «нет». Раскройте эту группу и выделите все контакты, которые нужно включить в список. Щелкните на любом из них правой кнопкой и выберите в контекстном меню пункт «Категории». В открывшемся меню пометьте одну из существующих категорий или создайте свою собственную.

При подготовке очередной массовой почтовой рассылки зайдите в папку «Контакты», переключитесь в режим просмотра «По категориям» и выберите все контакты, принадлежащие нужной категории. Затем воспользуйтесь командой Сервис>Слияние>Только выбранные контакты. В результате загрузится Word с дополнительной панелью инструментов «Слияние». Напишите общий (неизменный) текст письма, а вместо конкретного обращения вставьте подходящее поле слияния с помощью кнопки «Добавить поле слияния». Получится примерно такое письмо, как на рис. 19.

Рис. 19. Персональное письмо в общем виде

Щелкните на кнопке «Объединить» и из ниспадающего списка «Назначение» выберите вариант «Электронная почта». Затем в этом же окне нажмите на кнопку «Настройка», введите тему сообщения и укажите электронную почту в качестве поля данных с адресом (рис. 20).

Рис. 20. Окнонастройки слияния

Щелкните последовательно на кнопках Оk и «Объединить». После этого в папке «Исходящие» у вас появятся персональные письма ко всем выбранным контактам. При этом в отличие от варианта отправления писем группе рассылки из Адресной книги в письмах наряду с персональным обращением не будут фигурировать адреса других корреспондентов (рис. 21).

Рис. 21. Итоговое персональное письмо

Импорт и экспорт контактной информации

Бывает, что данные с контактной информацией в силу каких-то причин вводятся не в папку «Контакты» Outlook, а в другие программные пакеты, например в MS Excel или MS Word. В этом случае контакты можно без проблем импортировать в Outlook. Правда, в Excel предварительно потребуется выделить данные, которые нужно поместить в Outlook, присвоить имя выбранному диапазону (Вставка>Имя>Присвоить), а затем сохранить и закрыть таблицу. А в Word открыть список контактных лиц (данные об отдельных контактных лицах, такие как имя, адрес, город и пр., должны разделяться знаками табуляции или запятыми), сохранить, выбрав в качестве типа файла «только текст (*.txt)», и закрыть документ.

Только после этого можно импортировать контактную информацию. Для этого в Outlook воспользуйтесь командой Файл>Импорт и экспорт, выберите в качестве действия «Импорт из другой программы или файла», укажите «Microsoft Excel» (при импорте из таблицы Excel), или «Значения, разделенные табуляцией (Windows)», или «Значения, разделенные запятыми (Windows)» (при импорте из Word) и определите файл с импортируемой информацией (рис. 22). Здесь же примите решение о том, что делать с дублирующими записями: не импортировать дубликаты, заменять дубликаты или делать копии.

Рис. 22. Определение файла для импорта

После этого выберите папку «Контакты» и установите соответствие полей (рис. 23).

Рис. 23. Окно соответствия полей

Бывает и обратная ситуация, когда контактную информацию необходимо экспортировать в другие приложения MS Office, например в Excel или Access. В этом случае вновь примените команду Файл>Импорт и экспорт, выберите вариант «Экспорт в файл», уточните тип файла: Excel, Access и т.п., выберите «Контакты» в качестве папки для экспорта и укажите имя экспортируемого файла. На последнем этапе установите соответствие полей - как правило, достаточно щелкнуть на кнопке «По умолчанию».

Одновременное изменение нескольких контактов

Изменить один контакт недолго, а вот одинаковые изменения большого числа контактов могут потребовать немалого количества времени. Однако выход есть: можно распространить одно изменение сразу на несколько контактов.

Предположим, что организация сменила адрес - в результате его придется менять у всех сотрудников компании, которые имеются в вашей папке «Контакты». Независимо от количества контактов это изменение можно сделать в считанные секунды, вначале вручную изменив адрес у одного контакта, а затем распространив изменения на все остальные.

Для этого откройте папку, содержащую контакты, которые нужно изменить. Затем установите наиболее информативное представление через Вид>Текущее представление - в данном примере подойдет вариант «По организациям». После этого выберите подходящую группировку с помощью команды Вид>Текущее представление>Изменить текущее представление>Группировка, в рассматриваемом случае - «почтовый адрес» (рис. 24). При этом группировать нужно по полю, в котором вы хотите произвести изменения. В этом же окне из ниспадающего списка «Развернуть/Свернуть группы» выберите вариант «Все свернуты» и дважды нажмите кнопку Ok.

Рис. 24. Окно группировки контактов

Раскройте интересующую вас группу, после чего откройте в ней один из контактов и внесите нужное изменение (в рассматриваемом примере измените адрес); затем сохраните и закройте контакт. Этот контакт теперь появится в другой группе. Закройте группу, в которой нужно вносить изменения, - в результате папка «Контакты» будет выглядеть примерно так, как на рис. 25. Теперь для распространения сделанного изменения перетащите строку с группой неизмененных пока контактов на строку группировки измененных контактов. В результате этой простой манипуляции Outlook осуществит изменения для других контактов автоматически.

Рис. 25. Все группы закрыты и выделена изменяемая группа

Планирование телефонных звонков

Outlook достаточно неплохо помогает в вопросах планирования, в частности выводит напоминания о том, что нужно сделать тот или иной телефонный звонок. Как правило, для этого создают соответствующие задачи или, реже, встречи. Но оба эти варианта в данном случае не совсем удобны, так как после получения напоминания потребуется искать контакт, которому нужно позвонить, чтобы посмотреть номер телефона.

Удобнее пойти другим путем: можно для контакта установить флажок «Отметить к исполнению» и указать точное время звонка. Чтобы осуществить это, выберите нужный контакт, нажмите правую кнопку мыши, выберите в меню пункт «Отметить к исполнению» и установите точные дату и время (рис. 26). Когда наступит указанный срок, вы получите напоминание о том, что вам нужно позвонить. При этом вы сможете прямо из напоминания открыть контакт и посмотреть номер телефона.

Рис. 26. Установка отметки к исполнению

следущая статья серии