Что надо знать о ERP-системах

О необходимости более активного внедрения современных технологий в российскую экономику говорится много и часто, однако как отметил Президент России В.В. Путин на недавней встрече с руководителями крупнейших российских компаний, работающих в области компьютерных технологий, компьютер остается для многих руководителей лишь данью моде. Внедрив ERP-систему, предприятие получает современное комплексное решение для всей производственной цепочки: от закупки сырья до реализации конечной продукции, а также возможность объединения таких сложных процедур, как работа с персоналом филиалов компании, расположенных в разных точках земного шара.
Лидирующие позиции среди полномасштабных ERP-систем занимают MFG/PRO компании QAD и iRenaissance компании ROSS Systems. Обе эти системы успешно работают на тысячах предприятиях в десятках стран мира.

Что такое ERP?

Enterprise Resource Planning — система планирования ресурсов предприятия, причем эксперты в данной области отмечают, что главное слово в здесь — "предприятие".
ERP-системы внедряются для того, чтобы объединить все подразделения компании и все необходимые функции в одной компьютерной системе, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений. Разработка подобной единой системы — непростая задача. Обычно каждое подразделение имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную для решения его задач. ERP ведет единую базу данных по всем подразделениям и задачам, так что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией. Возьмем, к примеру, типичную ситуацию поступления заказа от клиента. В виде бумажного документа заказ начинает путешествие по кабинетам и службам, частенько перепечатываясь, отдельная информация из него вносится в частные базы данных подразделений. Каждая перепечатка, каждый дополнительный ввод данных чреваты ошибками. В итоге финансовый отдел ничего не знает о состоянии склада и возможности выполнить заказ срочно. А разгневанный заказчик, не получивший в срок свой заказ, произносит сакраментальное: "Вы должны были узнать на складе!".

Как ERP может улучшить работу компании?

Система автоматизирует задачи, встроенные в выполнение бизнес-процессов. Так, при получении заказа от потребителя менеджер имеет всю информацию об отношениях с заказчиком и его кредитный рейтинг. Когда одно подразделение заканчивает работать с заказом, тот автоматически передается в следующее подразделение. При этом исключаются многократные ошибки ввода информации, потери документов и тому подобные казусы. В итоге заказы обрабатываются быстрее и без ошибок. Аналогичные возможности возникают у многих других служб — службы персонала, производственного отдела, отдела маркетинга, службы снабжения. Единая информационная база позволяет учитывать взаимосвязь отдельных процессов, как, например, загрузка заказами на текущий месяц и график отпусков персонала. ERP меняет отношение персонала в отдельности и служб в целом к своей работе. Теперь менеджеры, ведущие заказ, владеют информацией о его состоянии в каждый момент времени и по всем аспектам: поступила ли оплата за работу, достаточно ли комплектующих на складе, стоит ли в графике выполнения работ их заказ к нужному сроку... И если, например, склад не вовремя введет в систему информацию о запасах, то получивший запрос клиента менеджер, справившись в системе о состоянии склада, может ответить отказом на его обращение, увидев, что запас на складе недостаточен или нужное изделие отсутствует. Тем самым ERP повышает ответственность каждого за общее дело.

Сколько времени занимает внедрение ERP?

Внедрение ERP — нелегкое дело. Правильное внедрение ERP предполагает изменение внутренних процедур в компании, изменение в работе ее сотрудников и в отношениях с заказчиками и поставщиками.
В любом случае не следует ломать голову над тем, "как долго происходит внедрение ERP?", главное, ответить на вопрос, — "зачем это нужно нашей компании и как это улучшит ее работу?".

Что ERP может привнести в наш бизнес?

Компании выбирают ERP, исходя из трех основных соображений.

Объединение финансовых данных

Когда управляющий хочет составить представление об общем положении дел в компании, он может получить много версий, и все они будут верны. Каждое подразделение ведет свой учет, каждое имеет свое мнение относительно вклада в общее дело, и далеко не всегда легко понять — затраты на маркетинг достаточны или избыточны, окупаются или нет. При использовании ERP затрудняются манипуляции с данными, поскольку данные едины и все подразделения используют одну и ту же систему.

Стандартизация производственных процессов

Производственные компании, особенно те, у которых много подразделений, географически удаленных, расположенных в разных странах и на разных континентах, осознают, что отдельные подразделения могут пользоваться разными методами учета, разными компьютерными системами, так что не всегда концы сходятся с концами. Объединенная многовалютная система позволяет сократить персонал и унифицировать учетные процессы. Развитие Internet обеспечивает простой доступ к данным из любого, самого удаленного места. Кроме того, когда производство конечного продукта раздроблено на производство комплектующих в разных местах, не менее важно обеспечить техническую совместимость, единство методов контроля, своевременность поставок партий сырья, заготовок, комплектующих.

Стандартизация информации в системе кадров

ERP с успехом решает задачи объединения данных о персонале в различных подразделениях — кадровый подбор, перспективы роста, переподготовка и т.п. С помощью системы облегчается возможность связи с каждым сотрудником. Фактически ERP-системы являются своеобразным компьютерным представлением способов ведения бизнеса различными компаниями. Каждая отрасль промышленности имеет свои особенности, поэтому разработчики систем ориентируют их на применение в различных областях, где их возможности будут проявлены максимально. Вот почему потребители из соответствующей отрасли промышленности требуют от разработчиков максимального соответствия их потребностям.

Подходит ли ERP к нашим способам ведения бизнеса?

Подобная постановка вопроса в принципе неверна. Частенько случается так, что компании отказываются от проектов внедрения ERP, когда обнаруживают, что программа не поддерживает какой-либо из важных бизнес-процессов. С этой точки зрения возможны два дальнейших пути действий. Первый — изменить бизнес-процесс так, чтобы он соответствовал программе. Это путь тяжелых и длительных изменений в самом бизнесе, которые, впрочем, зачастую дают компании ряд конкурентных преимуществ и хорошую встряску персоналу. Второй путь — внести изменения в программу. Крупнейшие компании-разработчики ERP-системы (такие как QAD и ROSS Systems) охотно помогут вам изменить стандартные модули нужным образом.

Сколько в действительности стоит ERP?

Исследовательская компания Meta Group изучала вопрос о стоимости владения ERP (TCO — Total Cost of Ownership), включая аппаратное и программное обеспечение, услуги и затраты на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний период внедрения, в течение которого происходит сопровождение системы специалистами, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO составила $1,5 млн., с разбросом от $400 тыс. до $3 млн. Средняя отдача от ERP по тем же исследованиям составила $1,6 млн. в год. Так что ERP — довольно дорогая, но и довольно эффективная система.

Компания QAD, основанная в 1979 году, является одним из ведущих поставщиков программных решений в области планирования и управления производственной деятельностью предприятий. По данным аналитиков компаний Gartner Group и Benchmarking Partners корпорация QAD входит в состав 10 крупнейших компаний — разработчиков программного обеспечения производственно-экономических систем. Система MFG/PRO имеет более 4600 инсталляций с поддержкой 26 языков на предприятиях автомобильной, электронной, медицинской, фармацевтической, пищевой и легкой промышленности в 86 странах мира.

ROSS Systems — одна из ведущих компаний, работающих в индустрии создания больших корпоративных систем и системной интеграции. Компания была основана в 1972 г. и акционирована в 1991 г. ROSS Systems имеет более 60 офисов в 24 странах мира. Клиентами ROSS являются более 3400 компаний по всему миру. Основатель компании ROSS Systems — легендарный американский миллиардер Росс Перот, баллотировавшийся в президенты США. Другим его известным детищем является империя информационных технологий Electronic Data System (EDS), один из мировых лидеров на рынке системной интеграции.
Основной программный продукт компании — Renaissance, настраиваемое программное обеспечение, позволяющее автоматизировать деятельность крупных организаций различного профиля. Среди пользователей ПО ROSS Systems есть финансовые корпорации, банки, крупные промышленные, фармацевтические, энергетические предприятия, правительственные, государственные и муниципальные структуры и ведомства.