От учета к управлению
С. Л. Зайцев
Переход от учета к управлению – с недавних пор этот лозунг, или как
выражаются специалисты по рекламе, слоган, приобрел определенную популярность
у маркетинговых служб компьютерных компаний. Как и любое высказывание такого
рода, он неплохо звучит и легко запоминается, однако, сам по себе не вполне
понятен. А следовательно, каждый волен понимать и толковать его по-своему.
Итак, что же имеется в виду и в каком смысле? Возьмем на себя смелость
предложить собственную версию.
Что подразумевается под переходом от учета к управлению?
Прежде всего, переход от учета как дополнительной нагрузки, к которой государство
из своих соображений принуждает предпринимателя, к учету как осознанной
необходимости. То, что появляется "на выходе" учета, отправляется не только
и не столько "на вход" органам, осуществляющим гос. надзор, но служит основанием
для принятия решений в самой фирме. Образуется обратная связь, т. е. именно
то явление, которое является одним из основных объектов изучения математической
теории управления. Но разве и раньше на предприятиях не вели реальный учет
и не принимали решения на основании зафиксированных данных? Да, реальный
(это слово нередко используется в качестве эвфемизма, избавляющего нас
от публичного употребления слова "двойной") учет велся и раньше. Но каковы
были его основные цели и задачи? Часто таким образом решались простые и
понятные жизненные проблемы, например, выяснить, не ворует ли персонал.
Конечно, на основании результатов такого учета принимались решения, например,
неблагонадежные сотрудники увольнялись. Но подобные решения лежали не в
плоскости собственно бизнеса. При замене нечестного кладовщика честным,
скорее всего, останутся неизменными и рыночная стратегия фирмы, и ее маркетинговая
политика, и структура ассортимента, и система взаимоотношений с партнерами
(допустим, дилерами). Иметь хорошего кладовщика очень важно, но назвать
это залогом процветания нельзя, чего не скажешь о стратегии на рынке и
маркетинговой политике. Кроме того, привести последние факторы в соответствие
с требованиями ситуации (а эти требования еще необходимо выявить) неизмеримо
сложнее, чем заменить любого из служащих компании. Если замена сотрудника,
в чем бы ни пытались нас убедить рекламные службы кадровых агентств, действие
относительно простое, то формирование ассортимента на основании анализа
данных о продажах требует знания специальных методологий и умения применять
воплощающие эти методологии технические средства. Немаловажно также, что
такой анализ основывается не на оперативных, а на исторических, т. е.,
вообще говоря, уже не актуальных данных. Реальный же учет направлен на
актуальную информацию или на информацию, которая являлась таковой "в отчетный
период".
Итак, суть перехода от учета к управлению – возникновение в бизнесе
реальных обратных связей. Эти связи проявляются в том, что результаты проведенного
анализа больших объемов накопленных данных используются для принятия стратегических
решений и формирования корпоративной политики.
При каких условиях необходим переход от технологий учета к технологиям
управления?
Применение технологий анализа корпоративных данных, а также методологий
ведения бизнеса, опирающихся на эти технологии, показан всем предприятиям,
также, как всем людям показан прием витаминов или здоровый образ жизни.
Тем не менее, одну довольно часто встречающуюся ситуацию следовало бы выделить
особо. Если проблема явственно ощущается, но упорно не поддается формулированию,
если вы понимаете, что в вашем бизнесе необходимо что-то менять, но не
понимаете, что же именно, если ваш конкурент работает эффективнее вас,
хотя непонятно, чем он лучше вас, знайте – пришло время обратиться к технологиям,
позволяющим проводить углубленный анализ данных, и средствам поддержки
принятия решений. И, разумеется, к специалистам, которые владеют такими
технологиями.
При каких условиях возможен переход от учета к управлению?
При наличии достаточного объема исторических данных. Под историческими
данными понимаются сведения, накопленные в течение нескольких или даже
многих лет работы предприятия. Например, информация о продажах в некотором
супермаркете за последние 5 лет может послужить благодатной почвой для
анализа, цель которого – выявить сезонные колебания или построить типизацию
покупателей. А что же делать тем, кто в свое время не позаботился о том,
чтобы соответствующие данные накапливались и сохранялись в пригодном для
использования виде? Прежде всего, начать работать на перспективу, для того,
чтобы еще через 5 лет иметь в распоряжении достаточные для проведения анализа
объемы данных. Используя современные информационные технологии и подходы,
создавать корпоративную информационную систему, учитывая при ее проектировании
(или выборе из тиражируемых решений) потребности, которые реально проявятся
не сегодня и не завтра.
Еще одно непременное условие успешного перехода от учета к управлению
– наличие в штате компании специалистов, знакомых с методологиями и программными
решениями, используемыми для глубокого анализа данных. Конечно, вы можете
заказать информационную систему внешним специалистам или организациям.
Более того, такой подход, видимо, следует считать наиболее практичным.
Полностью отдавая создание любой корпоративной системы на откуп собственным
"IT-шникам", вы рискуете никогда не увидеть работу доведенной до конца.
Но разработанную приглашенными специалистами систему кто-то должен, во-первых,
принять, и, во-вторых, эксплуатировать и администрировать. А это возможно
только при условии, что сотрудники вашего информационного отдела, по крайней
мере, умеют говорить со специалистами, разрабатывавшими информационную
или чисто аналитическую систему, на одном языке. И, безусловно, им необходимо
владеть программными продуктами, на основе которых построена система.
Как осуществить переход от учета к управлению?
Обратиться к специалистам по системному анализу и информационным технологиям.
Они помогут вам исследовать сложившуюся в вашем бизнесе ситуацию, спроектировать
и разработать программные решения, с помощью которых можно было бы организовать
анализ данных и реализовать на практике обратные связи, о которых говорилось
в начале данной статьи. Кроме того, они выработают набор организационных
мер, которые сделают новую информационную систему не надстройкой над существующей
организационной структурой предприятия, а ее органичной частью. За подобными
услугами лучше всего обращаться к компаниям, которые традиционно считаются
компьютерными. Не следует воспринимать их только как поставщиков определенных
технологий. Из того, что они значатся в справочнике "Кто есть кто в российском
компьютерном бизнесе", и в них работает много программистов, совершенно
не следует их некомпетентность в области системного анализа и консалтинга.
Многие изначально чисто компьютерные фирмы, деятельность которых связана
с корпоративным программным обеспечением, сегодня по праву именуют себя
консалтинговыми компаниями. Заметьте, что изначально чисто консалтинговые
или аудиторские фирмы пока еще не сделались компьютерными. (О гигантах
из "большой консалтинговой шестерки" речь не идет – эти могут все.) Становясь
клиентом компьютерной компании, в которой работают и системные аналитики,
и специалисты по проектированию и разработке информационных систем, и в
которой плюс к тому, имеется учебный центр, вы получаете все необходимые
услуги "в одном флаконе".
Какие программные средства используются для анализа исторических данных?
Использование средств анализа данных и поддержки принятия решений дает
возможность реализовать те обратные связи, о которых говорилось в начале
статьи. Эти средства позволяют перерабатывать огромные объемы данных и
получать результаты, на которые можно опираться, принимая ответственные
решения.
В относительно простых случаях для получения подобных результатов можно
использовать развитые генераторы отчетов, например Crystal Reports компании
Sеаgate Software. Crystal Reports – признанный лидер среди генераторов
отчетов. Он позволяет работать с данными, управляемыми различными серверами
баз данных или настольными СУБД, использовать в отчетах средства деловой
графики, генерировать отчеты в формате HTML и размещать их на Web-сервере.
В более сложных случаях рекомендуется использовать систему Crystal
Info, обладающую широкими возможностями как по анализу данных, так и по
управлению распространением получаемых отчетов. Так, Crystal Info способна
автоматически генерировать отчеты через некоторые промежутки времени или
при изменении содержимого БД, а затем рассылать их по Internet тем менеджерам,
которые должны принимать решения на основании информации, содержащейся
в этих отчетах. Одно из достоинств системы состоит в том, что она позволяет
работать с разнородными источниками информации, включая данные устаревших
dBase-подобных СУБД или даже таблицы Microsoft Excel. Это означает, что
использование Crystal Info (и, естественно, Crystal Reports) не требует
кардинальной перестройки всей информационной инфраструктуры предприятия.
Вы можете начинать использовать эти средства анализа еще до того, как построите
новую информационную систему и перенесете в нее свои данные.
И, наконец, в случае работы с очень большими объемами данных используется
"тяжелая артиллерия", например Oracle Express OLAP.
Подробную информацию обо всех перечисленных выше программных продуктах
можно получить в компании Interface Ltd. Тел. (095) 135-55-00, 135-25-19,
mail@interface.ru, http://www.interface.ru.
Interface Ltd.