Проблема реорганизации деятельности предприятия рано или поздно неизбежно встает перед его руководством. Увы, многие начинают понимать это слишком поздно, когда шансов на успех остается немного. Но даже когда эта необходимость уже осознана, реорганизация, как правило, проводится спонтанно, волевым решением, без предварительного исследования, планирования и проектирования. Планирование и проектирование "вручную" может оказаться процессом трудоемким, дорогим и небыстрым. Между тем, здесь не нужно изобретать велосипед -- существуют общеизвестные и хорошо зарекомендовавшие себя средства, облегчающие и резко ускоряющие эту работу.
Как же на самом деле функционирует ваше предприятие? Ответ на этот вопрос далеко не очевиден. Как правило, никто из сотрудников, включая руководителя, не может полностью описать действующий технологический процесс. Рядовые сотрудники не представляют деятельности в целом, руководство не вникает в частности. Целостную и достаточно подробную модель существующей технологии (так называемая модель "как есть") может дать только обследование предприятия специалистами-системными аналитиками по специальным методологиям, таким, как IDEF0.
Одним из программных продуктов (т.н. CASE-средств), поддерживающих IDEF0, является BPwin (продукт компании Logic Works). Методология IDEF0 вот уже около 20 лет успешно применятся сотнями компаний во всем мире для анализа и проектирования сложных систем, встречающихся в самых разных областях деятельности. Суть методологии заключается в том, что при помощи графического языка и набора процедур анализа описывается система в целом, ее взаимосвязь с окружающим миром, все ее части и взаимодействие этих частей между собой. Процесс создания описания является многостадийным и итерационным. Другими словами, системные аналитики последовательно, шаг за шагом, идут от общего к частному, проводят опросы служащих и корректируют результаты своей работы. В результате получается модель -- набор тщательно взаимосогласованных описаний, от самого верхнего уровня всей системы до подробного описания деталей и операций системы. Каждое из таких взаимосогласованных описаний в IDEF0 называется диаграммой. Модель предприятия включает десятки, а иногда и сотни диаграмм, каждая из которых имеет несколько десятков деталей.
Применение на стадии анализа таких CASE-средств, как BPwin позволит вам избежать наиболее дорогостоящих ошибок -- ошибок, допущенных на ранних стадиях планирования и проектирования, и гарантирует, что построенная вами модель предприятия будет соответствовать действительности.
К чему стремиться? Допустим, вы имеете реальную картину происходящего на вашем предприятии и хотите улучшить его работу. Что значит улучшить? Каков критерий улучшения? Может быть вам необходимо сократить издержки? Повысить качество продукции или увеличить объем производства? Сократить персонал? А может быть вам необходимо и то, и другое, и третье? Ответить на эти вопросы бывает очень непросто, к тому же, как правило, существует несколько альтернативных путей улучшения деятельности предприятия. Для принятия решения необходимо создать и проанализировать все возможные варианты, оценить их продуктивность и эффективность. Для этого нужно с помощью системных аналитиков и экспертов создать модели предприятия "как должно быть", т.е. модели, описывающие как должно работать предприятие в идеале. Модели "как должно быть" создаются аналогично моделям "как есть", и хотя это достаточно трудоемкий процесс, сильные стороны такого подхода станут очевидны, когда вы начнете анализировать преимущества той или иной модели.
С помощью BPwin вы сможете создать и проанализировать все модели "как должно быть" и сравнить их с моделью "как есть", причем вы можете оценить преимущества той или иной модели как при помощи функционально-стоимостного анализа (Activity Based Costing), так и при помощи анализа любых определенных вами свойств процессов (например, это могут быть временные затраты, расход электроэнергии или других ресурсов и т.п.). Результатом такого анализа должен быть выбор одной модели "как должно быть", описывающей структуру предприятия, на которую вы собираетесь переходить.
А стоит ли овчинка выделки? Как получить кредит на реорганизацию? Итак, преимущества новой модели деятельности предприятия для вас стали очевидны. Но вполне может оказаться, что затраты, необходимые для перехода на новую технологию столь велики, что не окупятся в обозримом будущем. Кроме того, даже если реорганизация экономически целесообразна, у вас может не оказаться свободных денежных средств для ее проведения. Для оценки эффективности перехода и создания бизнес-плана, для получения кредита на реорганизацию, целесообразно воспользоваться программными средствами инвестиционного анализа и стратегического планирования (например, программой Project Expert фирмы Про-Инвест Консалтинг). Используя такие средства, вы сможете построить модель проекта реорганизации и проиграть варианты его развития в различных условиях в соответствии с различными сценариями. Сценарный подход является наиболее эффективным в условиях инфляции, неопределенности в объеме продаж, задержки платежей и т. п. Вы сможете также разработать стратегию продвижения товара на рынок, продажи в кредит, лизинга, учесть сезонность, потери, сроки и объемы хранения на складе, скидки. И, наконец, вы сможете подготовить отчетные документы, проанализировать результаты расчетов и оформить комплексный бизнес-план проекта реорганизации.
Как правильно распределить деньги и другие ресурсы, чтобы провести реорганизацию в сжатые сроки и с наименьшими затратами? При реализации проекта вы вполне можете столкнутся с перерасходом ресурсов на каком-либо этапе (деньги кончились, сотрудники работают внеурочно и, тем не менее, не успевают сделать свою работу и т.п.).
Для того чтобы избежать подобных неприятностей, следует воспользоваться средствами сетевого планирования, встроенными в Project Expert, или такими, как MS Project (Microsoft) и Time-Line (Symantec). Они обладают мощными инструментами для эффективного управления всей информацией по задачам и ресурсам вашего проекта. Аппарат составления расписаний поможет рассчитать даты начала и окончания проекта, определить критический путь, проанализировать наличие ресурсов и отследить зависимости и ограничения.
Воспользовавшись средствами сетевого планироваиния, вы сможете спланировать и организовать зависимые задачи, управлять людьми, рабочей загрузкой и затратами, передавать информацию о задачах и сроках. В конечном итоге, такие средства позволят вам правильно распределить по этапам имеющиеся ресурсы -- деньги, персонал, оборудование и успешно завершить проект по реорганизации предприятия.
Где взять специалистов для такой работы? Конечно, работа с достаточно сложными программными средствами требует навыка и может вызвать у неподготовленного пользователя значительные трудности. Можно, конечно, заказать обследование и составление проекта специализированным фирмам, тем более, что сейчас это не проблема. Как правило, такие фирмы имеют специалистов с опытом использования соответствующих программных средств. Но не нужно думать, что придет волшебник со стороны и решит все ваши проблемы.
Возможно, гораздо эффективнее подготовить собственных специалистов, которые будут в дальнейшем постоянно заниматься только вашими задачами. Для эффективного применения современных инструментальных средств необходимо подготовить персонал в специализированных учебных центрах, причем желательно на комплексных курсах, обучающих работе со всеми необходимыми средствами именно в контексте проблем реорганизации деятельности предприятия. Такое обучение проводит фирма Interface Ltd.
И, наконец, последний вопрос: А нельзя ли обойтись без всех этих "дорогих игрушек"? Ответить на него очень просто -- можно, если вас не интересует результат.